Assistant.e Administratif.ve (H/F)

Assistance administrative au sein de la cellule Conseils Admissions et Financements (CAF) pour le service enseignement à distance de l'ESA : la planification et l'organisation générale des missions sont supervisées par la responsable de la cellule qui manage la cellule Conseils Admissions et Financements :

Le niveau d'autonomie des missions sera en fonction du diplôme préparé.

1- Informer, conseiller, orienter les prospects en enseignement à distance sur du 1er niveau de renseignement (téléphone, visites, salons, journées portes ouvertes) :
- Accompagner les prospects dans leur projet professionnel et de formation : conseil à l'orientation, information sur les contenus des formations, présenter et conseiller sur les dispositifs de financement, aide à la résolution de problèmes à finalité professionnelle.
- Accompagner les prospects et stagiaires dans leur démarche auprès des organismes financeurs (CPF, France Travail, employeur, OPCO, Conseils Régionaux, etc.), réaliser les devis dématérialisés et monter les conventions de formation avec les entreprises.

2- Elaborer les parcours de formation, les contrats, et l'inscription de stagiaires/étudiants:
- Vérifier les conditions d'admission avant le passage des dossiers de candidature en commission d'admission
- Examiner les candidatures pendant les commissions d'admission
- Réaliser et envoyer les contrats d'enseignement à distance,
- Traiter les contrats qui reviennent et procéder à l'inscription administrative
- Relancer les contrats non retournés et les dossiers incomplets
- Archivage des dossiers.

3- Être interlocuteur entre la Cellule CAF et le service de comptabilité pour les facturations des financeurs :
- Préparer les pièces justificatives pour facturer les financeurs,
- Préparer les commandes de vente ou d'avoir sur l'outil SAGE,
- Mettre à jour les tableaux de suivi des apprenants financés suite aux facturations,
- Clôturer et archiver les dossiers des apprenants financés.

4- Être interlocuteur du traitement des résiliations des stagiaires/étudiants en lien avec l'équipe pédagogique et le service de comptabilité :
- Informer de la procédure de résiliation par téléphone, mail, etc.
- Suivre la procédure mise en place (courrier, tableau, etc.).

5- Gérer les émargements des stagiaires financés par un organisme en vue des facturations :
- Extraire les données de l'outil pédagogique et mettre en forme sous forme de tableau Excel,
- Contrôler les feuilles d'émargement pour vérifier la réalisation des heures financées dans le but de compléter les tableaux de suivi des stagiaires financés.

PROFIL RECHERCHE :

Formation et expérience :
- BTS GPME en 2ème année ou BUT GEA en 3ème année ou Bachelor 3ème année/Licence pro

Compétences spécifiques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack office)
- Adaptabilité à prendre en main différents logiciels métiers

Aptitudes professionnelles :
- Rigueur, autonomie, organisation, esprit d'équipe