Bienvenue dans ce cours consacré au métier d'office manager et assistant(e) de direction.Pendant cette séance, tu vas explorer le quotidien réel de ce professionnel : quels environnements l'emploient, quelles missions concrètes il ou elle exécute chaque jour, et les compétences essentielles pour réussir.À la fin de cette séance, tu seras capable de te projeter réellement dans ce rôle et de comprendre comment performer dès ton arrivée en alternance.
Couverture
Office manager / assistant(e) de direction — Découvrir le métier — environnement, missions et compétences clés
Bienvenue dans ce cours consacré au métier d'office manager et assistant(e) de direction.Pendant cette séance, tu vas explorer le quotidien réel de ce professionnel : quels environnements l'emploient, quelles missions concrètes il ou elle exécute chaque jour, et les compétences essentielles pour réussir.À la fin de cette séance, tu seras capable de te projeter réellement dans ce rôle et de comprendre comment performer dès ton arrivée en alternance.
METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M1Plan du cours2 / 53
Le plan du cours
Introduction
Trois parties pour maîtriser le métier, de la découverte à la performance.
1
Découvrir le métier
L'environnement professionnel
Les missions réelles et les livrables
Les compétences clés attendues
2
Exercer le métier au quotidien
Gestion d'agenda et arbitrages complexes
Organiser un déplacement professionnel
Préparation et suivi des réunions COMEX
3
Performance et carrière
Gestion des services généraux et fournisseurs
Facturation et pré-comptabilité
Développement professionnel et carrière
Ce cours suit un parcours progressif.D'abord, tu découvriras l'environnement dans lequel exerce cet office manager : quels secteurs, quels types d'employeurs, quel cadre légal.Ensuite, tu plongeras dans le quotidien concret avec les missions réelles et les outils professionnels : gestion d'agenda, organisation de déplacements, pilotage de réunions de direction.Enfin, tu comprendras comment performer sur ce métier : gestion des services généraux, outils de facturation et pré-compta, et stratégies de développement de carrière.
Plan du cours
Le plan du cours
Ce cours suit un parcours progressif.D'abord, tu découvriras l'environnement dans lequel exerce cet office manager : quels secteurs, quels types d'employeurs, quel cadre légal.Ensuite, tu plongeras dans le quotidien concret avec les missions réelles et les outils professionnels : gestion d'agenda, organisation de déplacements, pilotage de réunions de direction.Enfin, tu comprendras comment performer sur ce métier : gestion des services généraux, outils de facturation et pré-compta, et stratégies de développement de carrière.
De la dactylo des années 1950 au professionnel d'aujourd'hui.
1950
Émergence du secrétariat de direction
Explosion des bureaux et besoin d'organisation administrative
1970
Intégration de l'informatique
Arrivée des premiers ordinateurs et traitement de texte
1995
Naissance de l'Office Manager
Élargissement des responsabilités vers la gestion globale
2010
Ère de la collaboration digitale
Outils collaboratifs et réunions à distance (Teams, Zoom)
2020
Hybridation du travail
Télétravail, gestion des espaces de co-working et bien-être au travail
2025
Assistant(e) de direction augmenté(e)
IA et automatisation des tâches administratives, accent sur le conseil et l'anticipation
Le métier d'office manager et d'assistant(e) de direction n'a pas toujours existé sous cette forme.Dans les années 1950, le secrétariat était avant tout une fonction de transcription et d'organisation.L'arrivée de l'informatique dans les années 1970 a transformé les outils.C'est à partir des années 1990 que le rôle s'est élargi pour devenir « office manager », avec des responsabilités sur l'espace de travail et la logistique générale.
Repères
Le passé éclaire l'avenir
Le métier d'office manager et d'assistant(e) de direction n'a pas toujours existé sous cette forme.Dans les années 1950, le secrétariat était avant tout une fonction de transcription et d'organisation.L'arrivée de l'informatique dans les années 1970 a transformé les outils.C'est à partir des années 1990 que le rôle s'est élargi pour devenir « office manager », avec des responsabilités sur l'espace de travail et la logistique générale.
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Partie 1 sur 3
1
Découvrir le métier
L'environnement professionnel
Les missions réelles et les livrables
Les compétences clés attendues
METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · Séance 1 · Office manager / assistant(e) de direction — Découvrir le mé...
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M11.Découvrir le métier›L'environnement professionnel5 / 53
Définition
Vocabulaire
Terme du cours
Office manager / Assistant(e) de direction
De l'anglais « office » (bureau) et « manager » (gestionnaire) ; français : assistant(e) ou secrétaire de direction.
Professionnel(le) de l'organisation administrative et logistique qui pilote le fonctionnement du bureau et supporte la direction exécutive, en coordination avec les autres services.
L'office manager ou l'assistant(e) de direction est d'abord un professionnel de l'organisation.Contrairement à ce que certains pensent, ce n'est pas juste une fonction administrative : c'est une fonction de coordination transversale.Cet(te) assistant(e) est responsable que chaque chose soit à sa place, que les informations circulent, que les réunions se déroulent sans accroc, que les déplacements de la direction soient sans surprise.C'est un(e) coordonnateur(rice) invisible mais stratégique : quand l'office manager fait bien son travail, personne ne le remarque.
Définition
Définition : Office manager / Assistant(e) de direction
L'office manager ou l'assistant(e) de direction est d'abord un professionnel de l'organisation.Contrairement à ce que certains pensent, ce n'est pas juste une fonction administrative : c'est une fonction de coordination transversale.Cet(te) assistant(e) est responsable que chaque chose soit à sa place, que les informations circulent, que les réunions se déroulent sans accroc, que les déplacements de la direction soient sans surprise.C'est un(e) coordonnateur(rice) invisible mais stratégique : quand l'office manager fait bien son travail, personne ne le remarque.
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Sources : ROME — Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois — Ministère du Travail · Nomenclature CNAO — « Assistant(e) de direction »
METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M11.Découvrir le métier›L'environnement professionnel6 / 53
Les secteurs d'emploi principaux
Notion clé
PME et TPE : responsable du siège
Grandes entreprises : support de direction générale
Cabinets : gestion et pilotage opérationnel
Secteur public : coordination administrative
L'office manager travaille dans tous les secteurs.Dans une PME ou TPE, c'est souvent le rôle clé du siège : une seule personne peut gérer la comptabilité, les fournisseurs, les ressources humaines et l'accueil.Dans une grande entreprise, tu peux être affecté(e) à la direction générale, à un département spécialisé, ou à un pôle de gestion administrative.Les cabinets de conseil, d'avocats ou d'expertise comptable ont des besoins spécifiques de gestion des clients et des projets.Le secteur public recrutent aussi : ministères, collectivités locales, établissements publics.
Notion clé
Les secteurs d'emploi principaux
L'office manager travaille dans tous les secteurs.Dans une PME ou TPE, c'est souvent le rôle clé du siège : une seule personne peut gérer la comptabilité, les fournisseurs, les ressources humaines et l'accueil.Dans une grande entreprise, tu peux être affecté(e) à la direction générale, à un département spécialisé, ou à un pôle de gestion administrative.Les cabinets de conseil, d'avocats ou d'expertise comptable ont des besoins spécifiques de gestion des clients et des projets.Le secteur public recrutent aussi : ministères, collectivités locales, établissements publics.
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Cadre légal et régulation du métier
Notion clé
Code du travail : contrats, congés, horaires
Confidentialité et secret professionnel
Respect du RGPD pour les données personnelles
Règles de gestion des biens de l'entreprise
L'office manager travaille sous le régime du code du travail français.Il ou elle doit maîtriser les bases : contrats de travail (CDI, CDD, alternance), droits aux congés (cinq semaines minimum), durée légale du travail (35 heures hebdomadaires).Sur le plan éthique, c'est un métier de confiance : tu auras accès aux informations sensibles de l'entreprise, calendriers des dirigeants, données comptables, communications confidentielles.Le secret professionnel n'est pas un droit, c'est un devoir : tu devras savoir ce qui reste privé et ce qui peut circuler.Depuis 2018, le RGPD (Règlement général sur la protection des données) encadre aussi ta gestion des listes de contacts, emails, ou fichiers clients : aucune donnée personnelle n'est innocente.
Notion clé
Cadre légal et régulation du métier
L'office manager travaille sous le régime du code du travail français.Il ou elle doit maîtriser les bases : contrats de travail (CDI, CDD, alternance), droits aux congés (cinq semaines minimum), durée légale du travail (35 heures hebdomadaires).Sur le plan éthique, c'est un métier de confiance : tu auras accès aux informations sensibles de l'entreprise, calendriers des dirigeants, données comptables, communications confidentielles.Le secret professionnel n'est pas un droit, c'est un devoir : tu devras savoir ce qui reste privé et ce qui peut circuler.Depuis 2018, le RGPD (Règlement général sur la protection des données) encadre aussi ta gestion des listes de contacts, emails, ou fichiers clients : aucune donnée personnelle n'est innocente.
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Sources : Code du travail français — Édition 2026 · Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) — Guide RGPD
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Prenons l'exemple d'une PME de conseil en logistique à Lyon, environ quarante salariés.L'office manager y est presque la colonne vertébrale de l'entreprise.Elle (dans cet exemple) gère seule : l'accueil des dix clients qui visitent chaque mois le siège, l'organisation du déplacement du gérant et des trois associés (réunions chez les clients, séminaires aux quatre coins de France), la gestion des fournisseurs et des appels d'offres (informatique, télécom, fournitures), la coordination des trois secrétaires qui travaillent par pôles métier, l'animation des réunions de direction hebdomadaires, et aussi les décisions urgentes quand le gérant n'est pas disponible : embauche d'un consultant, négociation avec un fournisseur de parking.Elle est clairement une aide à la décision, pas juste une exécutante.
Cas concret
Cas — PME de conseil en logistique (40 salariés)
Prenons l'exemple d'une PME de conseil en logistique à Lyon, environ quarante salariés.L'office manager y est presque la colonne vertébrale de l'entreprise.Elle (dans cet exemple) gère seule : l'accueil des dix clients qui visitent chaque mois le siège, l'organisation du déplacement du gérant et des trois associés (réunions chez les clients, séminaires aux quatre coins de France), la gestion des fournisseurs et des appels d'offres (informatique, télécom, fournitures), la coordination des trois secrétaires qui travaillent par pôles métier, l'animation des réunions de direction hebdomadaires, et aussi les décisions urgentes quand le gérant n'est pas disponible : embauche d'un consultant, négociation avec un fournisseur de parking.Elle est clairement une aide à la décision, pas juste une exécutante.
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À retenir — L'environnement professionnel
À retenir
À retenir
Métier universel : PME, grands groupes, cabinets, secteur public
Fonction clé mais invisible quand bien faite
Expertise légale requise : code du travail, RGPD, confidentialité
Rôle stratégique auprès de la direction exécutive
Retenons les points clés de l'environnement professionnel.D'abord, l'office manager n'existe pas dans un seul type de structure : tu le trouves en PME comme dans les plus grands groupes.Ensuite, c'est une fonction d'ombre : on l'apprécie quand elle fonctionne, on la critique quand elle dysfonctionne.Tu dois accepter de n'être pas en première ligne et de prendre du plaisir à être l'architecte du bien-être des autres.Troisièmement, ce n'est pas un rôle purement opérationnel : tu deviens peu à peu une ressource stratégique pour la direction, celui ou celle qui connaît l'entreprise mieux que quiconque.
À retenir
À retenir — L'environnement professionnel
Retenons les points clés de l'environnement professionnel.D'abord, l'office manager n'existe pas dans un seul type de structure : tu le trouves en PME comme dans les plus grands groupes.Ensuite, c'est une fonction d'ombre : on l'apprécie quand elle fonctionne, on la critique quand elle dysfonctionne.Tu dois accepter de n'être pas en première ligne et de prendre du plaisir à être l'architecte du bien-être des autres.Troisièmement, ce n'est pas un rôle purement opérationnel : tu deviens peu à peu une ressource stratégique pour la direction, celui ou celle qui connaît l'entreprise mieux que quiconque.
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Définition
Vocabulaire
Terme du cours
Mission et livrable
Mission : du latin « mittere » (envoyer) ; Livrable : néologisme français pour le concept anglais « deliverable » (ce qu'on doit remettre).
Une mission est une responsabilité concrète ; un livrable est le résultat mesurable qu'on attend à la fin : un document, un événement, une organisation finalisée.
Dans ce cours, on parle souvent de « missions » et de « livrables ».Il faut bien les distinguer.Une mission, c'est une responsabilité continue : tu es responsable de la gestion de l'agenda du directeur.Un livrable, c'est un résultat concret et mesurable : avant telle date, l'agenda du directeur est synchronisé, les salles de réunion réservées, les participants notifiés.Dans le métier d'office manager, les missions sont souvent floues : on te dit « tu gères l'accueil et la logistique » sans vraiment préciser quoi.C'est ton rôle de traduire ça en livrables clairs.
Définition
Définition : Mission et livrable
Dans ce cours, on parle souvent de « missions » et de « livrables ».Il faut bien les distinguer.Une mission, c'est une responsabilité continue : tu es responsable de la gestion de l'agenda du directeur.Un livrable, c'est un résultat concret et mesurable : avant telle date, l'agenda du directeur est synchronisé, les salles de réunion réservées, les participants notifiés.Dans le métier d'office manager, les missions sont souvent floues : on te dit « tu gères l'accueil et la logistique » sans vraiment préciser quoi.C'est ton rôle de traduire ça en livrables clairs.
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Source : PMBOK (Project Management Body of Knowledge) — Project Management Institute
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Logistique et services généraux : salles, fournitures, fournisseurs
Communication interne : réunions, événements, tableaux de bord
Gestion administrative du personnel : paies, congés, documents RH
Les missions de l'office manager se structurent autour de cinq axes.Le premier : être le support de la direction.Tu gères son agenda (quand il y a plusieurs demandes de réunion, c'est toi qui tranchis), tu organises ses déplacements (avion, hôtel, restaurant, réunion sur place), tu structures son temps pour qu'il soit productif.Le second : gestion administrative : tous les papiers, l'archivage, la veille RGPD.Le troisième : logistique et services généraux.C'est l'espace de travail : les salles de réunion réservées sans faire la queue, les fournitures toujours disponibles, les fournisseurs de services sélectionnés et négociés.Le quatrième : communication interne.Tu es celui qui annonce les changements, qui organise les séminaires, qui prépare les présentations du PDG.Le cinquième : gestion administrative du personnel.En petite structure, tu peux être impliqué(e) dans la paie et les congés.
Notion clé
Les cinq missions centrales
Les missions de l'office manager se structurent autour de cinq axes.Le premier : être le support de la direction.Tu gères son agenda (quand il y a plusieurs demandes de réunion, c'est toi qui tranchis), tu organises ses déplacements (avion, hôtel, restaurant, réunion sur place), tu structures son temps pour qu'il soit productif.Le second : gestion administrative : tous les papiers, l'archivage, la veille RGPD.Le troisième : logistique et services généraux.C'est l'espace de travail : les salles de réunion réservées sans faire la queue, les fournitures toujours disponibles, les fournisseurs de services sélectionnés et négociés.Le quatrième : communication interne.Tu es celui qui annonce les changements, qui organise les séminaires, qui prépare les présentations du PDG.Le cinquième : gestion administrative du personnel.En petite structure, tu peux être impliqué(e) dans la paie et les congés.
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Hiérarchie des urgences et arbitrage
Notion clé
Niveau 1 : urgences de direction (désaveu, crise)
Niveau 2 : tâches client-facing (réunion, présentation)
Niveau 3 : tâches internes (archivage, reporting)
Niveau 4 : tâches d'optimisation (amélioration process)
Une compétence centrale du métier : savoir arbitrer.Tu auras toujours dix tâches pour un seul temps disponible.Laquelle tu fais en premier ?Ça ne s'improvise pas.Il y a des niveaux clairs.D'abord, les urgences de direction : si le PDG découvre qu'un email important n'a pas été traité, c'est toi qui as échoué.Exemple : un client majeur appelle pour une réunion d'urgence ; tu dois trouver une salle, libérer l'agenda du directeur, commander le café.Deuxième niveau : les tâches client-facing, tout ce que les clients voient ou qui affecte directement le business.Troisième niveau : les tâches internes (archivage, mises à jour de bases de données, petits reportings).Quatrième niveau : l'optimisation.
Notion clé
Hiérarchie des urgences et arbitrage
Une compétence centrale du métier : savoir arbitrer.Tu auras toujours dix tâches pour un seul temps disponible.Laquelle tu fais en premier ?Ça ne s'improvise pas.Il y a des niveaux clairs.D'abord, les urgences de direction : si le PDG découvre qu'un email important n'a pas été traité, c'est toi qui as échoué.Exemple : un client majeur appelle pour une réunion d'urgence ; tu dois trouver une salle, libérer l'agenda du directeur, commander le café.Deuxième niveau : les tâches client-facing, tout ce que les clients voient ou qui affecte directement le business.Troisième niveau : les tâches internes (archivage, mises à jour de bases de données, petits reportings).Quatrième niveau : l'optimisation.
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Cas — Une matinée type du lundi (studio de design digital)
9h00 : accueil fournisseur papeterie → relancer devis
10h00 : préparation COMEX jeudi → dossier de synthèse
12h30 : commande déjeuner pour réunion → fournisseur
Petite immersion dans une journée réelle.Lundi matin, studio de design digital à Bordeaux, environ trente salariés.Toi, office manager, tu arrives à 8h30.Dès 8h45, le PDG te contacte : son client le plus important (celui qui représente 30 % du CA) demande une réunion d'urgence mardi matin.Il faut : annuler ou reporter trois réunions prévues, réserver la salle de présentation (il faut du matériel de projection top niveau), préparer les dossiers de synthèse de l'année précédente, commander des supports marketing.C'est du niveau 1 d'urgence.À 9h00, l'accueil signale qu'un fournisseur de papeterie attend pour discuter des prix (tu l'as convoqué il y a deux semaines).Le timing est mauvais, mais tu dois être là car tu négocie les tarifs.À 10h00, le directeur opérationnel te demande le dossier de synthèse pour le COMEX de jeudi : budgets, RH, indicateurs, les dossiers sensibles.À 12h30, la compta te demande de commander le déjeuner pour la réunion d'équipe de l'après-midi (huit personnes, régimes divers).
Cas concret
Cas — Une matinée type du lundi (studio de design digital)
Petite immersion dans une journée réelle.Lundi matin, studio de design digital à Bordeaux, environ trente salariés.Toi, office manager, tu arrives à 8h30.Dès 8h45, le PDG te contacte : son client le plus important (celui qui représente 30 % du CA) demande une réunion d'urgence mardi matin.Il faut : annuler ou reporter trois réunions prévues, réserver la salle de présentation (il faut du matériel de projection top niveau), préparer les dossiers de synthèse de l'année précédente, commander des supports marketing.C'est du niveau 1 d'urgence.À 9h00, l'accueil signale qu'un fournisseur de papeterie attend pour discuter des prix (tu l'as convoqué il y a deux semaines).Le timing est mauvais, mais tu dois être là car tu négocie les tarifs.À 10h00, le directeur opérationnel te demande le dossier de synthèse pour le COMEX de jeudi : budgets, RH, indicateurs, les dossiers sensibles.À 12h30, la compta te demande de commander le déjeuner pour la réunion d'équipe de l'après-midi (huit personnes, régimes divers).
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M11.Découvrir le métier›Les missions réelles et les livrables14 / 53
À retenir — Missions et livrables
À retenir
À retenir
Cinq missions : support direction, administration, logistique, communication, RH
Livrable ≠ mission : un livrable est mesurable et daté
Arbitrage quotidien : clients > direction > interne > optimisation
Tu n'auras jamais assez de temps pour tout faire
Trois points essentiels à mémoriser.D'abord, les cinq missions structurent ton temps, mais aucune ne vous occupe 100 %.Tu dois mélanger.Ensuite, apprends à traduire chaque mission en livrables concrets et datés : « gestion de l'agenda » c'est flou, « agenda du PDG synchronisé chaque matin à 7h30 avec les participants notifiés » c'est clair et mesurable.
À retenir
À retenir — Missions et livrables
Trois points essentiels à mémoriser.D'abord, les cinq missions structurent ton temps, mais aucune ne vous occupe 100 %.Tu dois mélanger.Ensuite, apprends à traduire chaque mission en livrables concrets et datés : « gestion de l'agenda » c'est flou, « agenda du PDG synchronisé chaque matin à 7h30 avec les participants notifiés » c'est clair et mesurable.
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Définition
Vocabulaire
Terme du cours
Compétence métier
Du latin « competentia » (aptitude, compétence) ; en français gestionnaire : aptitude + savoir-faire + attitude.
Une compétence est la combinaison de savoirs (connaissances), de savoir-faire (techniques) et d'attitudes (comportement) pour réussir une tâche donnée.
Avant d'entrer dans le détail des compétences requises pour ce métier, clarifions le terme même.Une compétence n'est pas juste de la théorie : c'est du concret.Par exemple, « être organisé » c'est trop vague.Mais « utiliser un outil de gestion des tâches (type Asana ou Notion) pour prioritariser et tracker quatre-vingts tâches en cours sans oublier une deadline » c'est une vraie compétence.C'est observable, mesurable, démontrable.
Définition
Définition : Compétence métier
Avant d'entrer dans le détail des compétences requises pour ce métier, clarifions le terme même.Une compétence n'est pas juste de la théorie : c'est du concret.Par exemple, « être organisé » c'est trop vague.Mais « utiliser un outil de gestion des tâches (type Asana ou Notion) pour prioritariser et tracker quatre-vingts tâches en cours sans oublier une deadline » c'est une vraie compétence.C'est observable, mesurable, démontrable.
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Source : Bloc de compétences RNCP34734 — France Compétences
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Pilier 3 : rigueur et pro-activité dans l'exécution
Les compétences d'office manager reposent sur trois piliers qui se renforcent mutuellement.Le premier pilier : maîtrise des outils numériques.Pas besoin d'être informaticien, mais tu dois être à l'aise avec Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint), les outils de gestion de projets (Asana, Notion, Monday.com), les CRM basiques, et parfois des ERP (entreprise resource planning).Dans certains cabinets, c'est plus spécialisé : logiciel de facturation, logiciel de paie.Le second pilier : les soft skills.« Écoute » : tu dois entendre ce que le directeur demande, souvent implicitement.« Diplomatie » : tu navigues entre les demandes contradictoires de plusieurs chefs de service.« Résilience » : quelquefois, la réunion de jeudi avec le client se report au mardi, tu dois absorber ça sans paniquer.Le troisième pilier : rigueur et proactivité.
Notion clé
Les trois piliers de compétences
Les compétences d'office manager reposent sur trois piliers qui se renforcent mutuellement.Le premier pilier : maîtrise des outils numériques.Pas besoin d'être informaticien, mais tu dois être à l'aise avec Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint), les outils de gestion de projets (Asana, Notion, Monday.com), les CRM basiques, et parfois des ERP (entreprise resource planning).Dans certains cabinets, c'est plus spécialisé : logiciel de facturation, logiciel de paie.Le second pilier : les soft skills.« Écoute » : tu dois entendre ce que le directeur demande, souvent implicitement.« Diplomatie » : tu navigues entre les demandes contradictoires de plusieurs chefs de service.« Résilience » : quelquefois, la réunion de jeudi avec le client se report au mardi, tu dois absorber ça sans paniquer.Le troisième pilier : rigueur et proactivité.
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Attitude et posture attendue
Notion clé
Discrétion absolue : ne pas raconter la vie du directeur
Service et humilité : c'est pas un rôle de pouvoir
Anticiper sans inventer : lire entre les lignes
Confiance des autres : être digne de la confiance reçue
Au-delà des techniques, il y a une posture mentale attendue.D'abord, la discrétion.Tu vas entendre des choses : un projet avant son annonce, une décision de licenciement avant qu'elle soit communiquée, des tensions entre associés.Cette information ne doit JAMAIS sortir.Ce n'est pas une simple règle de bien-vivre, c'est une condition pour garder ton poste.Les meilleurs office managers sont discrets au point qu'on oublie qu'ils entendent tout.Deuxièmement, le service.Ce n'est pas un rôle de pouvoir : tu ne commandes à personne (sauf en cas de coordination logistique).Tu es au service de la direction, de l'équipe, des clients.Cette humilité n'est pas une faiblesse, c'est ta force : tu peux critiquer sans offenser, proposer sans imposer.Troisièmement, anticiper sans inventer.Exemple : le PDG te dit « J'ai une réunion client lundi ».Tu dois lire entre les lignes : client important ?Durée probable ?Avec du matériel ?Combien de personnes ?
Notion clé
Attitude et posture attendue
Au-delà des techniques, il y a une posture mentale attendue.D'abord, la discrétion.Tu vas entendre des choses : un projet avant son annonce, une décision de licenciement avant qu'elle soit communiquée, des tensions entre associés.Cette information ne doit JAMAIS sortir.Ce n'est pas une simple règle de bien-vivre, c'est une condition pour garder ton poste.Les meilleurs office managers sont discrets au point qu'on oublie qu'ils entendent tout.Deuxièmement, le service.Ce n'est pas un rôle de pouvoir : tu ne commandes à personne (sauf en cas de coordination logistique).Tu es au service de la direction, de l'équipe, des clients.Cette humilité n'est pas une faiblesse, c'est ta force : tu peux critiquer sans offenser, proposer sans imposer.Troisièmement, anticiper sans inventer.Exemple : le PDG te dit « J'ai une réunion client lundi ».Tu dois lire entre les lignes : client important ?Durée probable ?Avec du matériel ?Combien de personnes ?
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M11.Découvrir le métier›Les compétences clés attendues18 / 53
À retenir — Compétences clés
À retenir
À retenir
Trois piliers : technique (outils), soft skills (écoute), rigueur
Posture de discrétion et de service, pas de pouvoir
Anticipation : lire entre les lignes, ne pas attendre d'être demandé
Digne de confiance : c'est ton capital professionnel
Deux idées fortes à retenir.D'abord, les compétences métier du office manager ne sont pas seulement techniques : 50 % c'est du technique (Excel, outils de collaboration), 50 % c'est du comportemental (écoute, diplomatie, proactivité, rigueur).Deuxièmement, ta posture est ta marque de fabrique.Les office managers excellents ne sont pas ceux qui font le plus de tâches, ce sont ceux qui anticipent, qui restent discrets, et qui gagnent la confiance.
À retenir
À retenir — Compétences clés
Deux idées fortes à retenir.D'abord, les compétences métier du office manager ne sont pas seulement techniques : 50 % c'est du technique (Excel, outils de collaboration), 50 % c'est du comportemental (écoute, diplomatie, proactivité, rigueur).Deuxièmement, ta posture est ta marque de fabrique.Les office managers excellents ne sont pas ceux qui font le plus de tâches, ce sont ceux qui anticipent, qui restent discrets, et qui gagnent la confiance.
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Partie 2 sur 3
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Exercer le métier au quotidien
Gestion d'agenda et arbitrages complexes
Organiser un déplacement professionnel
Préparation et suivi des réunions COMEX
METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · Séance 1 · Office manager / assistant(e) de direction — Découvrir le mé...
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M12.Exercer le métier au quotidien›Gestion d'agenda et arbitrages complexes20 / 53
Définition
Vocabulaire
Terme du cours
Gestion d'agenda
Agenda : du latin « agendum » (ce qui doit être fait), classeur ou carnet de notes.
Pilotage du temps d'une personne (ou d'un groupe) : enregistrement des rendez-vous, priorisation des demandes de réunions, gestion des conflits de calendrier.
L'agenda du directeur n'est pas juste un calendrier Outlook : c'est ton levier stratégique.Quand deux clients importants demandent une réunion la même heure, toi tu décides qui a le directeur.C'est énorme comme responsabilité.La gestion d'agenda va bien au-delà de « mettre le PDG à 15h » : il faut anticiper le temps de trajet, laisser du temps avant pour la préparation, du temps après pour débriefer.
Définition
Définition : Gestion d'agenda
L'agenda du directeur n'est pas juste un calendrier Outlook : c'est ton levier stratégique.Quand deux clients importants demandent une réunion la même heure, toi tu décides qui a le directeur.C'est énorme comme responsabilité.La gestion d'agenda va bien au-delà de « mettre le PDG à 15h » : il faut anticiper le temps de trajet, laisser du temps avant pour la préparation, du temps après pour débriefer.
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Source : Outils de calendrier collaboratif : Outlook, Google Workspace, Calendly
METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M12.Exercer le métier au quotidien›Gestion d'agenda et arbitrages complexes21 / 53
Les règles de l'arbitrage d'agenda
Notion clé
Niveau 1 : client majeur (top 5 du CA) — priorité absolue
Niveau 2 : client stratégique ou fournisseur majeur — priorité haute
Niveau 3 : client régulier ou réunion interne — priorité normale
Niveau 4 : prospection ou réunion de courtoisie — reportable
L'arbitrage suit une règle très claire, même si elle n'est jamais écrite.Les clients majeurs (top 5 du chiffre d'affaires) ont priorité absolue : même si c'est dimanche, tu vas chercher un créneau.Exemple : Alcatel Lucent demande une réunion en urgence, tu déprogrammes n'importe quoi d'autre (sauf un autre client top 5).Les clients stratégiques (pas encore énorme chiffre, mais potentiel énorme, ou fournisseurs critiques) passent avant les clients réguliers.Un client régulier, tu peux demander à attendre une semaine.Une prospection, facilement reportable.Mais voilà ce qui te rend bon(ne) dans ce rôle : c'est pas de présenter l'arbitrage d'une façon qui frustre.Quand tu dis au prospecteur « désolé, le PDG ne peut pas la semaine prochaine », tu lui proposes une alternative : « et si c'était en visioconférence avec le directeur opérationnel ?
Notion clé
Les règles de l'arbitrage d'agenda
L'arbitrage suit une règle très claire, même si elle n'est jamais écrite.Les clients majeurs (top 5 du chiffre d'affaires) ont priorité absolue : même si c'est dimanche, tu vas chercher un créneau.Exemple : Alcatel Lucent demande une réunion en urgence, tu déprogrammes n'importe quoi d'autre (sauf un autre client top 5).Les clients stratégiques (pas encore énorme chiffre, mais potentiel énorme, ou fournisseurs critiques) passent avant les clients réguliers.Un client régulier, tu peux demander à attendre une semaine.Une prospection, facilement reportable.Mais voilà ce qui te rend bon(ne) dans ce rôle : c'est pas de présenter l'arbitrage d'une façon qui frustre.Quand tu dis au prospecteur « désolé, le PDG ne peut pas la semaine prochaine », tu lui proposes une alternative : « et si c'était en visioconférence avec le directeur opérationnel ?
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M12.Exercer le métier au quotidien›Gestion d'agenda et arbitrages complexes22 / 53
Outils et meilleure pratiques
Notion clé
Outlook ou Google Calendar : agenda partagé et alertes
Bloc de temps « réflexion » : réservé pour le travail de fond
Buffer de 15 min : entre chaque réunion, espace pour trajet
Archivage et suivi : tracer chaque décision d'arbitrage
En pratique, voilà comment ça se fonctionne.Tu utilises Outlook (ou Google Calendar si c'est une structure Google).L'agenda du directeur est partagé avec certaines personnes (associés, RH, toi).Quand quelqu'un demande une réunion, tu consultes d'abord son calendrier.Tu lui proposes trois créneaux libres, pas un seul, parce que tu sais que le premier ne sera pas bon.Ensuite, tu bloques du temps de réflexion : ce n'est pas de la paresse, c'est du travail stratégique.Un PDG qui n'a que de la réunion n'a pas le temps de penser.Tu bloque donc une heure le matin avant 10h00 « réflexion / stratégie », et tu la protèges.
Notion clé
Outils et meilleure pratiques
En pratique, voilà comment ça se fonctionne.Tu utilises Outlook (ou Google Calendar si c'est une structure Google).L'agenda du directeur est partagé avec certaines personnes (associés, RH, toi).Quand quelqu'un demande une réunion, tu consultes d'abord son calendrier.Tu lui proposes trois créneaux libres, pas un seul, parce que tu sais que le premier ne sera pas bon.Ensuite, tu bloques du temps de réflexion : ce n'est pas de la paresse, c'est du travail stratégique.Un PDG qui n'a que de la réunion n'a pas le temps de penser.Tu bloque donc une heure le matin avant 10h00 « réflexion / stratégie », et tu la protèges.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M12.Exercer le métier au quotidien›Gestion d'agenda et arbitrages complexes23 / 53
Cas — Conflit d'agenda mardi matin (agence événementiel)
9h00 : PDG a RDV confirmé avec autre client depuis 2 semaines
Tes options : arbitrer, reporter, compromis
Scenario concret.Tu travailles pour une agence événementiel à Paris.Lundi à 14h00, le client Carrefour (ton client numéro 1, 40 % du CA) demande une réunion « urgente » mardi matin avec le PDG.Le soucis : mardi matin à 9h30, le PDG a un RDV confirmation depuis deux semaines avec un client concurrent (mais moins important).Tes options : un, tu dis à Carrefour « désolé, pas disponible » (suicide commercial).Deux, tu décommandes le client mineur (mais tu vas les frustrer, et c'est malpoli).Trois, tu cherches un compromis : tu appelles le client mineur et tu dis « Le PDG a une urgence mardi matin.Et si tu venais lundi 17h00 à la place, avec un ordre du jour plus réduit ?» Souvent, ça marche.
Cas concret
Cas — Conflit d'agenda mardi matin (agence événementiel)
Scenario concret.Tu travailles pour une agence événementiel à Paris.Lundi à 14h00, le client Carrefour (ton client numéro 1, 40 % du CA) demande une réunion « urgente » mardi matin avec le PDG.Le soucis : mardi matin à 9h30, le PDG a un RDV confirmation depuis deux semaines avec un client concurrent (mais moins important).Tes options : un, tu dis à Carrefour « désolé, pas disponible » (suicide commercial).Deux, tu décommandes le client mineur (mais tu vas les frustrer, et c'est malpoli).Trois, tu cherches un compromis : tu appelles le client mineur et tu dis « Le PDG a une urgence mardi matin.Et si tu venais lundi 17h00 à la place, avec un ordre du jour plus réduit ?» Souvent, ça marche.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M12.Exercer le métier au quotidien›Gestion d'agenda et arbitrages complexes24 / 53
À retenir — Agenda et arbitrage
À retenir
À retenir
Agenda = levier stratégique, pas juste un calendrier
Outils : Outlook avec calendrier partagé, buffer de 15 min, bloc réflexion
Ne jamais frustrer : toujours une alternative sympathique
Trois points clés.D'abord, ton agenda n'est pas du secrétariat passif : c'est du pilotage stratégique du temps.Qui rencontre le PDG, quand, pour combien de temps — c'est toi qui le décides.Deuxièmement, tu as une règle d'arbitrage claire : clients d'abord, par ordre de chiffre d'affaires, puis interne.Respecte-la et défends-la.Troisièmement, l'outil technique (Outlook, Google Calendar) n'est que l'infrastructure.Le vrai savoir-faire : arbitrer sans frustrer, toujours en ayant une solution de remplacement.
À retenir
À retenir — Agenda et arbitrage
Trois points clés.D'abord, ton agenda n'est pas du secrétariat passif : c'est du pilotage stratégique du temps.Qui rencontre le PDG, quand, pour combien de temps — c'est toi qui le décides.Deuxièmement, tu as une règle d'arbitrage claire : clients d'abord, par ordre de chiffre d'affaires, puis interne.Respecte-la et défends-la.Troisièmement, l'outil technique (Outlook, Google Calendar) n'est que l'infrastructure.Le vrai savoir-faire : arbitrer sans frustrer, toujours en ayant une solution de remplacement.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M12.Exercer le métier au quotidien›Organiser un déplacement professionnel25 / 53
Définition
Vocabulaire
Terme du cours
Déplacement professionnel de A à Z
Déplacement : movement géographique ; professionnel : lié au travail ; A à Z : de la préparation initiale au compte rendu final.
Processus complet : conception, réservation, gestion budgétaire, logistique, suivi et compte rendu d'une visite professionnelle hors siège.
Organiser un déplacement du PDG à Berlin pour rencontrer un partenaire stratégique, ce n'est pas juste acheter un billet d'avion.C'est une opération qui comprend dix-neuf étapes : définir l'ordre du jour, réserver vol et hôtel, prévoir le trajet à l'aéroport, préparer les dossiers de réunion, commander les slides, prévoir un assistant sur place si nécessaire, gérer le budget (demander les devis, les faire approuver), vérifier les documents (passeport valide ?), gérer les délais de paiement, prévoir un plan B si le vol est retardé, préparer le compte rendu post-visite.De A à Z, tu es responsable.Le PDG doit juste se concentrer sur les rencontres, pas sur comment il arrive à l'aéroport ou où manger.
Définition
Définition : Déplacement professionnel de A à Z
Organiser un déplacement du PDG à Berlin pour rencontrer un partenaire stratégique, ce n'est pas juste acheter un billet d'avion.C'est une opération qui comprend dix-neuf étapes : définir l'ordre du jour, réserver vol et hôtel, prévoir le trajet à l'aéroport, préparer les dossiers de réunion, commander les slides, prévoir un assistant sur place si nécessaire, gérer le budget (demander les devis, les faire approuver), vérifier les documents (passeport valide ?), gérer les délais de paiement, prévoir un plan B si le vol est retardé, préparer le compte rendu post-visite.De A à Z, tu es responsable.Le PDG doit juste se concentrer sur les rencontres, pas sur comment il arrive à l'aéroport ou où manger.
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Source : Normes SNCF, Air France pour les déplacements professionnels
METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M12.Exercer le métier au quotidien›Organiser un déplacement professionnel26 / 53
Checklist de préparation
Notion clé
Ordre du jour + objectifs → dossier de synthèse
Réservations : vol, hôtel, trajet, restauration
Budget et approbations : demande avant de réserver
Suivi : vérification J-3 que tout est confirmé
On ne s'improvise pas organisateur(rice) de déplacement.Voici la checklist qui doit devenir ta deuxième nature.Étape 1 : clarifier l'ordre du jour et les objectifs.Pourquoi le PDG va-t-il à Berlin ?Rencontrer trois clients potentiels ?Visiter un site de production ?Participer à une conférence ?Étape 2 : préparer le dossier de synthèse : qui tu vas rencontrer, où, quand, ordre du jour de chaque réunion, objectifs commerciaux.Étape 3 : réserver en cascad : vol d'abord (les meilleures heures se remplissent vite), hôtel ensuite (proche du client ou de l'aéroport ?), trajet (taxi, location de voiture ?), restaurant (qui paie ?où ?).Étape 4 : gérer le budget.Avant de réserver quoi que ce soit, tu dois avoir une enveloppe budgétaire approuvée.En France, il y a des règles de remboursement : tu dois rester en dessous de X euros par nuit d'hôtel, par repas.
Notion clé
Checklist de préparation
On ne s'improvise pas organisateur(rice) de déplacement.Voici la checklist qui doit devenir ta deuxième nature.Étape 1 : clarifier l'ordre du jour et les objectifs.Pourquoi le PDG va-t-il à Berlin ?Rencontrer trois clients potentiels ?Visiter un site de production ?Participer à une conférence ?Étape 2 : préparer le dossier de synthèse : qui tu vas rencontrer, où, quand, ordre du jour de chaque réunion, objectifs commerciaux.Étape 3 : réserver en cascad : vol d'abord (les meilleures heures se remplissent vite), hôtel ensuite (proche du client ou de l'aéroport ?), trajet (taxi, location de voiture ?), restaurant (qui paie ?où ?).Étape 4 : gérer le budget.Avant de réserver quoi que ce soit, tu dois avoir une enveloppe budgétaire approuvée.En France, il y a des règles de remboursement : tu dois rester en dessous de X euros par nuit d'hôtel, par repas.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M12.Exercer le métier au quotidien›Organiser un déplacement professionnel27 / 53
Gestion budgétaire et conformité
Notion clé
Règles de remboursement : hébergement, repas, transport
Devis multiples : comparer avant de réserver
Approbation avant réservation : pas d'improvisation
Traçabilité : factures, justificatifs, reporting
La gestion budgétaire des déplacements est encadré par le code du travail et les règles de conformité de l'entreprise.D'abord, les règles de remboursement : en France, l'hébergement d'un cadre est remboursé jusqu'à 150 euros par nuit en province, 250 euros en Île-de-France (chiffres 2026).Les repas : 30 euros en province, 50 euros à Paris.Le transport : les frais réels, sans supplément.Pourquoi c'est important ?Parce que ça rentre dans la comptabilité, et un jour l'expert-comptable ou le contrôleur interne regarde.Tu dois donc te conformer.Ensuite, avant de réserver quoi que ce soit, tu dois demander l'approbation.Exemple : « Déplacement Berlin 3-5 novembre, budget estimé 2 500 euros, ok ?» Un coup approuvé, tu réserves.Tu dois demander des devis multiples : deux hôtels, deux vols si possible.
Notion clé
Gestion budgétaire et conformité
La gestion budgétaire des déplacements est encadré par le code du travail et les règles de conformité de l'entreprise.D'abord, les règles de remboursement : en France, l'hébergement d'un cadre est remboursé jusqu'à 150 euros par nuit en province, 250 euros en Île-de-France (chiffres 2026).Les repas : 30 euros en province, 50 euros à Paris.Le transport : les frais réels, sans supplément.Pourquoi c'est important ?Parce que ça rentre dans la comptabilité, et un jour l'expert-comptable ou le contrôleur interne regarde.Tu dois donc te conformer.Ensuite, avant de réserver quoi que ce soit, tu dois demander l'approbation.Exemple : « Déplacement Berlin 3-5 novembre, budget estimé 2 500 euros, ok ?» Un coup approuvé, tu réserves.Tu dois demander des devis multiples : deux hôtels, deux vols si possible.
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Sources : Code du travail — Chapitre rémunération et frais professionnels · SNCF Connect, Air France, Booking.com (outils de réservation professionnelle)
METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M12.Exercer le métier au quotidien›Organiser un déplacement professionnel28 / 53
Coût moyen d'un déplacement professionnel en France (48h)
Économétrie
Enveloppe budgétaire par destination et type de client.
Budget moyen (€ TTC)
Source : Enquête DFCG (Association des Directeurs Financiers et Contrôleurs de Gestion) — 2025
42 %
Part du budget destinée à l'hébergement
23 %
Part destinée aux transports (vol + trajet)
Ces données montrent la réalité des budgets de déplacement professionnel.Pour un client majeur à Paris, tu dois prévoir en moyenne deux mille huit cents euros : c'est du haut de gamme (hôtel cinq étoiles, restaurants, transport confortable).Pour un client majeur en province, compte mille neuf cent cinquante euros : tu peux faire du quatre étoiles, c'est convenable.Pour un client régulier à Paris, mille six cents euros c'est déjà pas mal (trois étoiles).
Données
Coût moyen d'un déplacement professionnel en France (48h)
Ces données montrent la réalité des budgets de déplacement professionnel.Pour un client majeur à Paris, tu dois prévoir en moyenne deux mille huit cents euros : c'est du haut de gamme (hôtel cinq étoiles, restaurants, transport confortable).Pour un client majeur en province, compte mille neuf cent cinquante euros : tu peux faire du quatre étoiles, c'est convenable.Pour un client régulier à Paris, mille six cents euros c'est déjà pas mal (trois étoiles).
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M12.Exercer le métier au quotidien›Organiser un déplacement professionnel29 / 53
À retenir — Déplacement professionnel
À retenir
À retenir
19 étapes de A à Z : conception, réservation, suivi
Checklist infaillible : ordre du jour, budget, confirmations J-3
Budget : règles de conformité fiscale, devis comparés
Traçabilité complète : aucune surprise le jour du déplacement
Retenez bien : un déplacement professionnel réussi, c'est un déplacement où RIEN ne peut vous surprendre.Vous savez exactement quelle heure la voiture arrive, quel étage l'hôtel, qui vous attend à la gare.Pour l'atteindre, tu dois suivre une checklist sans exception : ordre du jour clair, dossiers préparés, budget approuvé avant réservation, confirmations faites à J-3 et J-1.Les déplacements ratés ?Souvent, c'est parce qu'on a grillé une étape.On réserve avant d'avoir approuvé le budget, ou on ne confirme pas à J-3.
À retenir
À retenir — Déplacement professionnel
Retenez bien : un déplacement professionnel réussi, c'est un déplacement où RIEN ne peut vous surprendre.Vous savez exactement quelle heure la voiture arrive, quel étage l'hôtel, qui vous attend à la gare.Pour l'atteindre, tu dois suivre une checklist sans exception : ordre du jour clair, dossiers préparés, budget approuvé avant réservation, confirmations faites à J-3 et J-1.Les déplacements ratés ?Souvent, c'est parce qu'on a grillé une étape.On réserve avant d'avoir approuvé le budget, ou on ne confirme pas à J-3.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M12.Exercer le métier au quotidien›Préparation et suivi des réunions COMEX30 / 53
Définition
Vocabulaire
Terme du cours
COMEX (Comité exécutif)
COMEX : abréviation de « Comité Exécutif » ; réunion de direction stratégique.
Réunion périodique (souvent hebdomadaire ou mensuelle) où les cadres dirigeants de l'entreprise décident des orientations stratégiques et des actions immédiates.
Le COMEX est le cœur décisionnel de toute organisation.C'est la réunion où le PDG, le directeur opérationnel, le CFO, le responsable RH se retrouvent pour décider des grands sujets : stratégie, budget, recrutement, résultats financiers.Pour beaucoup d'entreprises, c'est hebdomadaire (lundi ou mardi matin), pour d'autres mensuels.Et tu, l'office manager, tu en es la colonne vertébrale.Personne ne remarque ton rôle si c'est bien fait.Mais si tu oublies un dossier, si les slides ne sont pas à jour, si la salle n'a pas assez de places — c'est toi qu'on blâme.
Définition
Définition : COMEX (Comité exécutif)
Le COMEX est le cœur décisionnel de toute organisation.C'est la réunion où le PDG, le directeur opérationnel, le CFO, le responsable RH se retrouvent pour décider des grands sujets : stratégie, budget, recrutement, résultats financiers.Pour beaucoup d'entreprises, c'est hebdomadaire (lundi ou mardi matin), pour d'autres mensuels.Et tu, l'office manager, tu en es la colonne vertébrale.Personne ne remarque ton rôle si c'est bien fait.Mais si tu oublies un dossier, si les slides ne sont pas à jour, si la salle n'a pas assez de places — c'est toi qu'on blâme.
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Source : Gouvernance des entreprises — Institut Français de Gouvernance
METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M12.Exercer le métier au quotidien›Préparation et suivi des réunions COMEX31 / 53
Préparation COMEX : étapes clés
Notion clé
J-7 jours : demander les dossiers à chaque département
J-5 : compiler et synthétiser les dossiers en un bloc
J-3 : présentation au PDG pour relecture et ajustements
J-1 : impression ou envoi des dossiers aux participants
La préparation du COMEX suit un cycle strict.Sept jours avant la réunion, tu envoies un mail à tous les chefs de département : « Merci de me remettre votre dossier pour le COMEX de lundi : situation RH, résultats ventes, projets, risques.Une à deux pages max.Format : titre, trois points clés, chiffres si applicable.Deadline : jeudi 12h00.» Tu dois être clair et stricte.Cinq jours avant, tu compiles : tu crées un document maître qui regroupe tous les dossiers, tu ajoutes une couverture avec l'ordre du jour, tu numérote toutes les pages.Trois jours avant, tu demandes une audience au PDG : « J'ai compilé le COMEX, veux-tu y jeter un œil avant que je l'imprime ?» Il (ou elle) lit, te dit « ajoute un slide sur la trésorerie » ou « supprime la partie marketing, ce n'est pas urgent ».
Notion clé
Préparation COMEX : étapes clés
La préparation du COMEX suit un cycle strict.Sept jours avant la réunion, tu envoies un mail à tous les chefs de département : « Merci de me remettre votre dossier pour le COMEX de lundi : situation RH, résultats ventes, projets, risques.Une à deux pages max.Format : titre, trois points clés, chiffres si applicable.Deadline : jeudi 12h00.» Tu dois être clair et stricte.Cinq jours avant, tu compiles : tu crées un document maître qui regroupe tous les dossiers, tu ajoutes une couverture avec l'ordre du jour, tu numérote toutes les pages.Trois jours avant, tu demandes une audience au PDG : « J'ai compilé le COMEX, veux-tu y jeter un œil avant que je l'imprime ?» Il (ou elle) lit, te dit « ajoute un slide sur la trésorerie » ou « supprime la partie marketing, ce n'est pas urgent ».
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M12.Exercer le métier au quotidien›Préparation et suivi des réunions COMEX32 / 53
Pilotage et compte rendu
Notion clé
Pendant : prendre des notes, tracer les décisions
Ordre du jour vs. réalité : noter ce qu'on a oublié
Décisions : qui fait quoi, quand, avec quelle deadline
Après : compte rendu envoyé J+1, suivi des actions
Pendant le COMEX, tu es présente mais discrète.Tu prends des notes : qui a dit quoi, quelles décisions ont été prises, qui est chargé de quoi.Tu dois être hyperattentive : quand le PDG dit « je veux que le projet X avance avant fin juillet », c'est une décision.Tu dois tracer ça.Beaucoup de réunions ne respectent pas l'ordre du jour : c'est normal.Mais tu dois noter ce qu'on a couvert.Ensuite, dès que possible (le lendemain matin), tu envoie un compte rendu synthétique à tous les participants : « COMEX du 14 juillet — Décisions : 1) Lancement projet nouveau client, resp.ops, deadline 31 juillet ; 2) Embauche deux consultants RH, resp.RH, démarrage 1er août ; 3) Audit comptable externe programmé septembre.» Tu mets en copie le PDG pour qu'il relise.Et tu dois tracker : à la réunion COMEX suivante, tu vas retro sur les décisions précédentes.
Notion clé
Pilotage et compte rendu
Pendant le COMEX, tu es présente mais discrète.Tu prends des notes : qui a dit quoi, quelles décisions ont été prises, qui est chargé de quoi.Tu dois être hyperattentive : quand le PDG dit « je veux que le projet X avance avant fin juillet », c'est une décision.Tu dois tracer ça.Beaucoup de réunions ne respectent pas l'ordre du jour : c'est normal.Mais tu dois noter ce qu'on a couvert.Ensuite, dès que possible (le lendemain matin), tu envoie un compte rendu synthétique à tous les participants : « COMEX du 14 juillet — Décisions : 1) Lancement projet nouveau client, resp.ops, deadline 31 juillet ; 2) Embauche deux consultants RH, resp.RH, démarrage 1er août ; 3) Audit comptable externe programmé septembre.» Tu mets en copie le PDG pour qu'il relise.Et tu dois tracker : à la réunion COMEX suivante, tu vas retro sur les décisions précédentes.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M12.Exercer le métier au quotidien›Préparation et suivi des réunions COMEX33 / 53
À retenir — COMEX
À retenir
À retenir
COMEX = cœur décisionnel, tu es la colonne vertébrale
Pendant : notes précises, traçabilité des décisions
Après : compte rendu J+1, suivi des actions aux réunions suivantes
Le COMEX est ta responsabilité majeure.C'est le cœur de la gouvernance : c'est là qu'on décide les choses qui comptent vraiment.Tu dois mettre en place un cycle immuable : dossiers demandés à temps, compilation rigoureuse, relecture PDG, transmission aux participants à l'heure.Pendant la réunion, tu es invisible mais présente, tu notes tout.Et après, tu documentes et tu trackes.
À retenir
À retenir — COMEX
Le COMEX est ta responsabilité majeure.C'est le cœur de la gouvernance : c'est là qu'on décide les choses qui comptent vraiment.Tu dois mettre en place un cycle immuable : dossiers demandés à temps, compilation rigoureuse, relecture PDG, transmission aux participants à l'heure.Pendant la réunion, tu es invisible mais présente, tu notes tout.Et après, tu documentes et tu trackes.
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Partie 3 sur 3
3
Performance et carrière
Gestion des services généraux et fournisseurs
Facturation et pré-comptabilité
Développement professionnel et carrière
METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · Séance 1 · Office manager / assistant(e) de direction — Découvrir le mé...
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M13.Performance et carrière›Gestion des services généraux et fournisseurs35 / 53
Définition
Vocabulaire
Terme du cours
Services généraux
Services : prestations fournies ; généraux : d'intérêt général pour toute l'organisation.
Ensemble des fonctions de support : maintenance des locaux, gestion des fournitures, sélection des fournisseurs, négociation des contrats, archivage, gestion des biens.
Les services généraux, c'est l'invisible qui rend tout possible.Quand un stylo n'est pas disponible au poste de travail, ou que la salle de réunion n'est pas climatisée en juillet, tout le monde se demande « où sont les services généraux ?» Mais quand tout fonctionne ?Personne ne le remarque.C'est un métier où tu dois accepter l'ingratitude.Cela dit, c'est aussi un levier d'impact énorme : négocier les bons contrats, c'est faire des économies pour l'entreprise (5 à 15 % de réduction selon ton talent de négociateur).Optimiser l'espace, c'est réduire les coûts immobiliers.
Définition
Définition : Services généraux
Les services généraux, c'est l'invisible qui rend tout possible.Quand un stylo n'est pas disponible au poste de travail, ou que la salle de réunion n'est pas climatisée en juillet, tout le monde se demande « où sont les services généraux ?» Mais quand tout fonctionne ?Personne ne le remarque.C'est un métier où tu dois accepter l'ingratitude.Cela dit, c'est aussi un levier d'impact énorme : négocier les bons contrats, c'est faire des économies pour l'entreprise (5 à 15 % de réduction selon ton talent de négociateur).Optimiser l'espace, c'est réduire les coûts immobiliers.
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Source : Chapitre achats du code UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code)
METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M13.Performance et carrière›Gestion des services généraux et fournisseurs36 / 53
Sélection et négociation de fournisseurs
Notion clé
Besoin clairement défini : type de service, volume, délai
Sourcing : minimum trois devis, comparatifs
Négociation : conditions de paiement, volumes, service
Contrat écrit : SLA (Service Level Agreement) spécifiés
Tu dois apprendre à gérer les fournisseurs comme un professionnel.D'abord, clarifier le besoin.Exemple : tu dois renouveler le contrat de fournitures de café pour la cafeteria.Quel volume ?Combien de jours de livraison ?Quel budget maximum ?Quel type de café (arabica, robusta, blend) ?Ensuite, tu cherches des fournisseurs.Minimum trois propositions : café du café local, fournisseur national (type Lavazza), fournisseur industriel (type Douwe Egberts).Tu demandes des devis chiffrés avec les même spécifications pour que ce soit comparable.Ensuite, tu négocies.Le fournisseur dit 50 euros le kg ?Tu dis « j'ai un autre fournisseur à 45, peux-tu faire mieux ?» Ou : « si je m'engage sur 12 mois, tu peux réduire de 10 % ?» Ou : « et si tu ajoutais une formation sur la préparation du café espresso pour nos clients ?
Notion clé
Sélection et négociation de fournisseurs
Tu dois apprendre à gérer les fournisseurs comme un professionnel.D'abord, clarifier le besoin.Exemple : tu dois renouveler le contrat de fournitures de café pour la cafeteria.Quel volume ?Combien de jours de livraison ?Quel budget maximum ?Quel type de café (arabica, robusta, blend) ?Ensuite, tu cherches des fournisseurs.Minimum trois propositions : café du café local, fournisseur national (type Lavazza), fournisseur industriel (type Douwe Egberts).Tu demandes des devis chiffrés avec les même spécifications pour que ce soit comparable.Ensuite, tu négocies.Le fournisseur dit 50 euros le kg ?Tu dis « j'ai un autre fournisseur à 45, peux-tu faire mieux ?» Ou : « si je m'engage sur 12 mois, tu peux réduire de 10 % ?» Ou : « et si tu ajoutais une formation sur la préparation du café espresso pour nos clients ?
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M13.Performance et carrière›Gestion des services généraux et fournisseurs37 / 53
Optimisation des coûts et KPIs
Notion clé
Cartographie des dépenses : où va l'argent
Benchmarking annuel : vérifier compétitivité des tarifs
Consolidation des achats : grouper pour négocier mieux
KPI suivi : coût par m², par utilisateur, par transaction
Un office manager performant, c'est quelqu'un qui réduit les coûts sans réduire la qualité.Comment ?D'abord, elle fait une cartographie des dépenses : combien on dépense en fournitures ?En services informatiques ?En nettoyage ?En énergie ?Qui sont nos principaux fournisseurs ?C'est fondamental pour identifier où on peut économiser.Ensuite, elle fait un benchmarking annuel : elle demande à d'autres entreprises du même secteur « vous payez combien pour X ?» ou elle regarde les données publiques (tarifs moyens).Si elle découvre qu'elle paie 40 euros par espace de parking quand la moyenne du secteur c'est 25, elle a un argument de négociation : « ce tarif n'est pas compétitif, je dois réduire.» Troisièmement, elle consolide les achats : au lieu de commander du papier à un fournisseur et de l'encre à un autre, elle négocie un contrat unique « fournitures de bureau » pour avoir un meilleur tarif.Enfin, elle suit des KPIs.
Notion clé
Optimisation des coûts et KPIs
Un office manager performant, c'est quelqu'un qui réduit les coûts sans réduire la qualité.Comment ?D'abord, elle fait une cartographie des dépenses : combien on dépense en fournitures ?En services informatiques ?En nettoyage ?En énergie ?Qui sont nos principaux fournisseurs ?C'est fondamental pour identifier où on peut économiser.Ensuite, elle fait un benchmarking annuel : elle demande à d'autres entreprises du même secteur « vous payez combien pour X ?» ou elle regarde les données publiques (tarifs moyens).Si elle découvre qu'elle paie 40 euros par espace de parking quand la moyenne du secteur c'est 25, elle a un argument de négociation : « ce tarif n'est pas compétitif, je dois réduire.» Troisièmement, elle consolide les achats : au lieu de commander du papier à un fournisseur et de l'encre à un autre, elle négocie un contrat unique « fournitures de bureau » pour avoir un meilleur tarif.Enfin, elle suit des KPIs.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M13.Performance et carrière›Gestion des services généraux et fournisseurs38 / 53
À retenir — Services généraux
À retenir
À retenir
Besoin clairement formulé → sourcing → négociation → contrat écrit
Minimum trois devis pour chaque marché, toujours comparer
Réductions de coûts sans baisse de qualité : c'est ton métier
KPIs : coût/m², coût/utilisateur, fiabilité du service
La gestion des services généraux, c'est comme piloter un budget invisible.On ne te remerciera pas pour avoir réduit les coûts de parking de 15 %, mais tu auras sauvé 30 000 euros par an à l'entreprise.C'est quand même du réel impact.Donc, mémorise le cycle : clarifier le besoin, faire le sourcing, négocier, formater par écrit.Chaque marché (fournitures, parking, nettoyage, énergie) doit être revisité une fois par an pour s'assurer que tu restes compétitif.
À retenir
À retenir — Services généraux
La gestion des services généraux, c'est comme piloter un budget invisible.On ne te remerciera pas pour avoir réduit les coûts de parking de 15 %, mais tu auras sauvé 30 000 euros par an à l'entreprise.C'est quand même du réel impact.Donc, mémorise le cycle : clarifier le besoin, faire le sourcing, négocier, formater par écrit.Chaque marché (fournitures, parking, nettoyage, énergie) doit être revisité une fois par an pour s'assurer que tu restes compétitif.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M13.Performance et carrière›Facturation et pré-comptabilité39 / 53
Définition
Vocabulaire
Terme du cours
Facturation et pré-comptabilité
Facturation : du latin « facere » (faire) ; pré-comptabilité : comptabilité préalable ou comptabilité d'avant-terme.
Processus de génération des factures de vente, d'enregistrement préalable des données comptables, et de rapprochement avec la comptabilité générale.
En petite ou moyenne structure, l'office manager joue un rôle clé en pré-comptabilité.Ce n'est pas toi qui fais la comptabilité complète (c'est l'expert-comptable), mais c'est toi qui alimentes le système.Quand un client reçoit une facture, c'est toi qui la génères (ou qui vérifies qu'elle est bonne).Quand une facture est payée, c'est toi qui enregistres le paiement.Quand une dépense arrive, c'est toi qui la classe.C'est pas du chiffre, c'est de l'organisation.Mais c'est fondamental : une facture mal remplie, c'est un client qui tarde à payer.
Définition
Définition : Facturation et pré-comptabilité
En petite ou moyenne structure, l'office manager joue un rôle clé en pré-comptabilité.Ce n'est pas toi qui fais la comptabilité complète (c'est l'expert-comptable), mais c'est toi qui alimentes le système.Quand un client reçoit une facture, c'est toi qui la génères (ou qui vérifies qu'elle est bonne).Quand une facture est payée, c'est toi qui enregistres le paiement.Quand une dépense arrive, c'est toi qui la classe.C'est pas du chiffre, c'est de l'organisation.Mais c'est fondamental : une facture mal remplie, c'est un client qui tarde à payer.
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Source : Plan comptable français 2026 — Conseil National de la Comptabilité
METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M13.Performance et carrière›Facturation et pré-comptabilité40 / 53
La facturation, c'est un processus simple mais qui demande de la rigueur.Tu vas utiliser un outil : soit Pennylane (très populaire en PME), soit Facturio, soit un ERP (type SAP, Sage) si c'est une plus grosse structure.L'outil te guide : client à facturer, montant HT, TVA appliquée (20 % en France généralement), délai de paiement (net 30 jours, net 60 jours ?), numéro de bon de commande si applicable, références internes (projet, code analytique).Tu dois vérifier : calcul de la TVA (net × 1.20), numéro de facture unique et séquentiel, date de facturation correcte.Une erreur courante : oublier une ligne de service, ou mettre un mauvais taux de TVA (certains services sont à 5.5 % au lieu de 20 %).Une fois la facture générée, tu l'archives (deux copies minimum, une imprimée, une numérique), tu l'envoies au client (email ou courrier selon l'accord), et tu traçes que c'est bien arrivé.
Notion clé
Génération de factures : outils et procédure
La facturation, c'est un processus simple mais qui demande de la rigueur.Tu vas utiliser un outil : soit Pennylane (très populaire en PME), soit Facturio, soit un ERP (type SAP, Sage) si c'est une plus grosse structure.L'outil te guide : client à facturer, montant HT, TVA appliquée (20 % en France généralement), délai de paiement (net 30 jours, net 60 jours ?), numéro de bon de commande si applicable, références internes (projet, code analytique).Tu dois vérifier : calcul de la TVA (net × 1.20), numéro de facture unique et séquentiel, date de facturation correcte.Une erreur courante : oublier une ligne de service, ou mettre un mauvais taux de TVA (certains services sont à 5.5 % au lieu de 20 %).Une fois la facture générée, tu l'archives (deux copies minimum, une imprimée, une numérique), tu l'envoies au client (email ou courrier selon l'accord), et tu traçes que c'est bien arrivé.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M13.Performance et carrière›Facturation et pré-comptabilité41 / 53
Suivi des paiements et relance
Notion clé
Suivi de trésorerie : date d'émission, montant, délai, statut paiement
Alertes : factures impayées à J+30
Relance courtoise : mail pédagogue, pas d'agression
Escalade : si non paiement à J+60, saisir la direction
Une facture émise, ce n'est pas argent reçu.Il faut tracker la trésorerie.Tu dois avoir un suivi (format Excel ou logiciel) qui montre : numéro facture, date, montant, date limite paiement (net 30 = J+30), statut (en attente, payée, impayée, retardée).Au moment où la facture devient impayée (J+31), une alerte s'allume.Tu envoies un mail sympa : « Bonjour, nous n'avons pas encore reçu le paiement de la facture XXX du YY juillet, montant 5 000 euros, délai jeudi dernier.Peux-tu vérifier de ton côté ?Peut-être qu'il y a eu un souci de traitement.Dis-moi si tu as une question.» Pas d'agression, juste un rappel.Si à J+60 toujours rien, tu escalades auprès du PDG ou du directeur commercial : « Client X ne paie pas, facture depuis deux mois.
Notion clé
Suivi des paiements et relance
Une facture émise, ce n'est pas argent reçu.Il faut tracker la trésorerie.Tu dois avoir un suivi (format Excel ou logiciel) qui montre : numéro facture, date, montant, date limite paiement (net 30 = J+30), statut (en attente, payée, impayée, retardée).Au moment où la facture devient impayée (J+31), une alerte s'allume.Tu envoies un mail sympa : « Bonjour, nous n'avons pas encore reçu le paiement de la facture XXX du YY juillet, montant 5 000 euros, délai jeudi dernier.Peux-tu vérifier de ton côté ?Peut-être qu'il y a eu un souci de traitement.Dis-moi si tu as une question.» Pas d'agression, juste un rappel.Si à J+60 toujours rien, tu escalades auprès du PDG ou du directeur commercial : « Client X ne paie pas, facture depuis deux mois.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M13.Performance et carrière›Facturation et pré-comptabilité42 / 53
Impact du délai de paiement sur la trésorerie d'une PME (100 k€ chiffre d'affaires)
Économétrie
Montrant l'importance d'une gestion rigoureuse de la facturation.
Trésorerie manquante (€)
Source : Banque de France — Enquête sur les délais de paiement 2025
58 jours
Délai moyen de paiement en France (B2B)
23 %
Entreprises ayant du mal avec la trésorerie due aux délais
Ces chiffres illustrent pourquoi la facturation et le suivi de trésorerie ne sont pas du détail.Imagine une PME avec 100 000 euros de chiffre d'affaires annuel, soit environ 8 333 euros de facturation par mois.Si les clients paient à net 30 (un mois), ta PME manque 8 333 euros de trésorerie en permanence.Si c'est net 60, c'est 16 667 euros.Certains gros clients demandent net 90, et là c'est 25 000 euros manquants.Pour une PME, c'est énorme.C'est la différence entre payer ses fournisseurs à temps ou pas.
Données
Impact du délai de paiement sur la trésorerie d'une PME (100 k€ chiffre d'affaires)
Ces chiffres illustrent pourquoi la facturation et le suivi de trésorerie ne sont pas du détail.Imagine une PME avec 100 000 euros de chiffre d'affaires annuel, soit environ 8 333 euros de facturation par mois.Si les clients paient à net 30 (un mois), ta PME manque 8 333 euros de trésorerie en permanence.Si c'est net 60, c'est 16 667 euros.Certains gros clients demandent net 90, et là c'est 25 000 euros manquants.Pour une PME, c'est énorme.C'est la différence entre payer ses fournisseurs à temps ou pas.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M13.Performance et carrière›Facturation et pré-comptabilité43 / 53
Suivi de trésorerie : pas optionnel, c'est du cash management
Relance sympa : pas d'agression, offre une aide pour le client
Impayés : c'est un risque financier direct pour la PME
Retenez ceci : la facturation et le suivi de paiement ne sont pas des tâches d'exécution, c'est du pilotage financier.Une facture mal générée = paiement retardé.Un impayé non relancé = trésorerie compromettante.Un suivi de paiement rigoureux = PDG en confiance.Pour performer, tu dois : utiliser un outil dédié (Pennylane est excellent pour PME), vérifier chaque facture avant émission, tracker la trésorerie en permanence, relancer de façon courtoise et systématique.
À retenir
À retenir — Facturation et pré-compta
Retenez ceci : la facturation et le suivi de paiement ne sont pas des tâches d'exécution, c'est du pilotage financier.Une facture mal générée = paiement retardé.Un impayé non relancé = trésorerie compromettante.Un suivi de paiement rigoureux = PDG en confiance.Pour performer, tu dois : utiliser un outil dédié (Pennylane est excellent pour PME), vérifier chaque facture avant émission, tracker la trésorerie en permanence, relancer de façon courtoise et systématique.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M13.Performance et carrière›Développement professionnel et carrière44 / 53
Définition
Vocabulaire
Terme du cours
Carrière et développement professionnel
Carrière : du latin « cararia » (route pavée de pierres) ; chemin à parcourir.
Parcours professionnel planifié : progression de compétences, évolution de postes, apprentissage continu, et projets de développement personnel.
On termine avec ta carrière.Si tu vois ce métier comme un poste à vie où tu vérifies des cases, tu seras une exécutante.Mais si tu le vois comme un tremplin, tu peux progresser énormément.Les meilleurs office managers que j'ai connus ne sont pas restés dans ce poste : ils sont devenus directeurs administratifs, responsables de projets, directeurs de structure entière.Comment ?En utilisant ce poste comme une école.Chaque mission te permet d'apprendre : l'agenda t'apprend la stratégie commerciale, les déplacements t'apprennent les fournisseurs, la compta t'apprend la finance, les services généraux t'apprennent la négociation et le management de contrats.Tu dois avoir un plan : « Dans deux ans, je veux être responsable administrative.
Définition
Définition : Carrière et développement professionnel
On termine avec ta carrière.Si tu vois ce métier comme un poste à vie où tu vérifies des cases, tu seras une exécutante.Mais si tu le vois comme un tremplin, tu peux progresser énormément.Les meilleurs office managers que j'ai connus ne sont pas restés dans ce poste : ils sont devenus directeurs administratifs, responsables de projets, directeurs de structure entière.Comment ?En utilisant ce poste comme une école.Chaque mission te permet d'apprendre : l'agenda t'apprend la stratégie commerciale, les déplacements t'apprennent les fournisseurs, la compta t'apprend la finance, les services généraux t'apprennent la négociation et le management de contrats.Tu dois avoir un plan : « Dans deux ans, je veux être responsable administrative.
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Source : Référentiel RNCP34734 — France Compétences
METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M13.Performance et carrière›Développement professionnel et carrière45 / 53
Progression naturelle du métier
Notion clé
An 1-2 : maîtrise opérationnelle (agenda, logistique)
An 3-4 : spécialisation (finance, RH, projet)
An 5+ : leadership (manager d'équipe, responsable administratif)
Variante : expert(e) (spécialiste de la gestion de sites multi-locaux)
La carrière typique d'un office manager suit un arc assez prévisible.Les deux premières années, tu apprends l'opérationnel : tu maîtrises l'agenda, tu gères les déplacements sans stress, tu connais tous les fournisseurs par cœur.À partir de la troisième année, tu peux te spécialiser : certains se passionnent pour la finance et deviennent responsables de gestion administrative (vrai poste avec du reporting).D'autres aiment la RH et deviennent gestionnaires de paie ou coordinateurs RH.D'autres encore aiment les projets et deviennent project managers administratifs.Après cinq ans, si tu as montré de l'ambition, tu peux manager une équipe : responsable de deux-trois assistants administratifs.Le métier d'office manager, c'est une porte d'entrée.
Notion clé
Progression naturelle du métier
La carrière typique d'un office manager suit un arc assez prévisible.Les deux premières années, tu apprends l'opérationnel : tu maîtrises l'agenda, tu gères les déplacements sans stress, tu connais tous les fournisseurs par cœur.À partir de la troisième année, tu peux te spécialiser : certains se passionnent pour la finance et deviennent responsables de gestion administrative (vrai poste avec du reporting).D'autres aiment la RH et deviennent gestionnaires de paie ou coordinateurs RH.D'autres encore aiment les projets et deviennent project managers administratifs.Après cinq ans, si tu as montré de l'ambition, tu peux manager une équipe : responsable de deux-trois assistants administratifs.Le métier d'office manager, c'est une porte d'entrée.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M13.Performance et carrière›Développement professionnel et carrière46 / 53
Compétences clés pour progresser
Notion clé
Leadership : capacité à fédérer sans avoir de pouvoir hiérarchique
Analyse : interpréter les données, proposer des optimisations
Compta-finance : connaître les fondamentaux (bilan, résultat)
Langues : anglais minimum, autres langues bonus
Pour progresser, tu dois développer des compétences qui vont au-delà du métier d'office manager.D'abord, le leadership : la capacité à fédérer sans avoir de pouvoir hiérarchique direct.En tant qu'office manager, tu n'es pas le chef de tout le monde, mais tu dois être respecté(e).Comment ?En étant fiable, à l'écoute, et en proposant des solutions au lieu de des problèmes.Ensuite, l'analyse.Au lieu de juste exécuter, tu commences à analyser : « On a dépensé 20 % de plus en fournitures que l'année dernière.Pourquoi ?Comment on le réduit ?» Cette pensée analytique, c'est celle du manager.Troisièmement, les fondamentaux de compta-finance.Tu n'es pas comptable, mais tu dois comprendre ce qu'est un bilan, un compte de résultat, un flux de trésorerie.Pourquoi ?
Notion clé
Compétences clés pour progresser
Pour progresser, tu dois développer des compétences qui vont au-delà du métier d'office manager.D'abord, le leadership : la capacité à fédérer sans avoir de pouvoir hiérarchique direct.En tant qu'office manager, tu n'es pas le chef de tout le monde, mais tu dois être respecté(e).Comment ?En étant fiable, à l'écoute, et en proposant des solutions au lieu de des problèmes.Ensuite, l'analyse.Au lieu de juste exécuter, tu commences à analyser : « On a dépensé 20 % de plus en fournitures que l'année dernière.Pourquoi ?Comment on le réduit ?» Cette pensée analytique, c'est celle du manager.Troisièmement, les fondamentaux de compta-finance.Tu n'es pas comptable, mais tu dois comprendre ce qu'est un bilan, un compte de résultat, un flux de trésorerie.Pourquoi ?
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M13.Performance et carrière›Développement professionnel et carrière47 / 53
À retenir — Carrière et développement
À retenir
À retenir
Ce n'est pas un métier définitif, c'est un tremplin
An 2-3 : maîtrise opérationnelle, An 3-4 : spécialisation, An 5+ : leadership
Compétences pour progresser : leadership, analyse, finance, langues
Ton plan de carrière : à définir avec ton manager pendant l'alternance
Pensez à ce métier comme un départ, pas une destination.En tant qu'alternant(e), tu vas apprendre les fondamentaux pendant deux ans.Mais c'est pendant l'alternance que tu dois te demander : « Vers où je veux aller ?» Manager une équipe ?Spécialiste en gestion financière ?Responsable de logistique globale ?Ces questions vont guider tes apprentissages.Et pendant ton alternance, tu dois créer un plan d'action avec ton manager : « Pour progresser en finance, je peux suivre quoi comme formation ?
À retenir
À retenir — Carrière et développement
Pensez à ce métier comme un départ, pas une destination.En tant qu'alternant(e), tu vas apprendre les fondamentaux pendant deux ans.Mais c'est pendant l'alternance que tu dois te demander : « Vers où je veux aller ?» Manager une équipe ?Spécialiste en gestion financière ?Responsable de logistique globale ?Ces questions vont guider tes apprentissages.Et pendant ton alternance, tu dois créer un plan d'action avec ton manager : « Pour progresser en finance, je peux suivre quoi comme formation ?
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M1Exercice48 / 53
Exercice — Construis ton parcours d'apprentissage d'alternance
Exercice — à rendre
Consignes
Étape 1 : Identifie ton rôle idéal à 3 ans (manager, expert finance, responsable admini, etc.)
Étape 2 : Listes les 3 compétences clés que tu dois développer pour l'atteindre
Étape 3 : Pour chaque compétence, propose une action pendant l'alternance (formation, shadowing, projet, certification)
Étape 4 : Fais-en une présentation 1-page avec : rôle cible, compétences, plan d'action par mois
Format attendu : Document Word ou PDF avec tables et structures claires Dépôt : Moodle, avant la séance S2, ou discute avec ton maître de stage Pondération : 15 % de la note du module (évaluation en alternance)
Cet exercice est fondamental : tu vas te projeter professionnellement.Ce n'est pas du rêve, c'est du concret.Tu vas identifier ton rôle de rêve à trois ans (ça peut être manager, responsable administrative, spécialiste finance, ou même créer ton propre service).Ensuite, tu vas être honnête : quelles compétences il faut que tu maîtrises pour ça ?Agenda et déplacements, tu vas les apprendre en An 1.Mais pour être manager à An 3, tu dois aussi maîtriser la compta, les RH, la négociation.Alors, tu vas planifier chaque mois : « En septembre, je vais suivre une formation Excel avancé.En octobre, je vais shadower le responsable RH une demi-journée par semaine.En novembre, je vais gérer seule le budget des fournitures pour apprendre la compta.
Exercice
Exercice — Construis ton parcours d'apprentissage d'alternance
Cet exercice est fondamental : tu vas te projeter professionnellement.Ce n'est pas du rêve, c'est du concret.Tu vas identifier ton rôle de rêve à trois ans (ça peut être manager, responsable administrative, spécialiste finance, ou même créer ton propre service).Ensuite, tu vas être honnête : quelles compétences il faut que tu maîtrises pour ça ?Agenda et déplacements, tu vas les apprendre en An 1.Mais pour être manager à An 3, tu dois aussi maîtriser la compta, les RH, la négociation.Alors, tu vas planifier chaque mois : « En septembre, je vais suivre une formation Excel avancé.En octobre, je vais shadower le responsable RH une demi-journée par semaine.En novembre, je vais gérer seule le budget des fournitures pour apprendre la compta.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M1Sources49 / 53
Sources & références
Bibliographie
Ressources pour approfondir le métier d'office manager et assistant(e) de direction.
Académique & universitaire
Bouvier A., Obin J.-P. (2018) — La gestion administrative de l'établissement scolaire , ESF Éditeur
Livresque (Dunod prio)
Emond Y., Lefevre P. (2023) — Le guide complet de l'assistant(e) de direction , Dunod
Pennylane (2026) — La facturation pour les PME : guide pratique , Auto-publication
Presse / synthèse
Harvard Business Review France (2025) — L'assistant(e) de direction, clé du management du temps
Étapes (2025) — Espaces de travail hybrides : enjeux pour les office managers
Webographie officielle
France Compétences — Référentiel RNCP34734 — Chargé de gestion et management
Banque de France — Enquête sur les délais de paiement B2B 2025
Ministère du Travail — ROME — Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois (N1103, N4105)
Voici les sources et références qui enrichissent ce cours.Les références académiques te donnent la théorie de la gestion administrative.Les livres, particulièrement le guide Dunod, sont réputés auprès des professionnels du métier.Les articles de presse te montrent les enjeux actuels : la gestion du temps, les espaces de travail hybrides, les défis de la modernisation.
Sources
Sources & références
Voici les sources et références qui enrichissent ce cours.Les références académiques te donnent la théorie de la gestion administrative.Les livres, particulièrement le guide Dunod, sont réputés auprès des professionnels du métier.Les articles de presse te montrent les enjeux actuels : la gestion du temps, les espaces de travail hybrides, les défis de la modernisation.
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METIER-OFFICE-MANAGER-B3-M1 · M1Acronymes50 / 53
Acronymes du cours
Annexe
COMEXComité exécutif — réunion des cadres dirigeants
SLAService Level Agreement — accord de niveau de service avec fournisseur
PMEPetite et moyenne entreprise
PDGPrésident directeur général
RHRessources humaines
KPIKey Performance Indicator — indicateur clé de performance
TTCToutes taxes comprises
HTHors taxes
ERPEnterprise Resource Planning — système de gestion intégré
RGPDRèglement général sur la protection des données
Voici les acronymes principaux que tu vas croiser dans ce métier et dans ce cours.COMEX, bien sûr, sera ta réalité quotidienne.SLA est essentiel quand tu négocie avec les fournisseurs.PME est le contexte où 70 % des office managers travaillent.PDG est ton interlocuteur principal.RH est ton allié quand il y a des sujets de personnel.KPI est le langage de la performance (c'est ainsi que tu vas montrer ta valeur).TTC/HT te permettra de maîtriser la facturation.
Acronymes
Acronymes du cours
Voici les acronymes principaux que tu vas croiser dans ce métier et dans ce cours.COMEX, bien sûr, sera ta réalité quotidienne.SLA est essentiel quand tu négocie avec les fournisseurs.PME est le contexte où 70 % des office managers travaillent.PDG est ton interlocuteur principal.RH est ton allié quand il y a des sujets de personnel.KPI est le langage de la performance (c'est ainsi que tu vas montrer ta valeur).TTC/HT te permettra de maîtriser la facturation.
ArbitrageDécision de priorité entre deux demandes contradictoires ; exemple : arbitrer agenda quand deux clients veulent la même heure
BufferZone tampon de temps réservée ; exemple : 15 min entre deux réunions pour se déplacer
Compte renduDocument synthétique des décisions d'une réunion, envoyé aux participants
ImpayéFacture non payée à l'échéance prévue
Net 30Délai de paiement de 30 jours après la date de la facture
SourcingRecherche et sélection de fournisseurs
TrésorerieSomme d'argent disponible en banque et caisse à un moment donné
TraçabilitéDocumentation et enregistrement de chaque action (facture, contrat, décision)
DevisEstimation chiffrée fournie par un fournisseur avant prestation
HébergementLogement hôtel pendant un déplacement professionnel
Ce lexique récapitule les termes clés du métier.Arbitrage est central : c'est l'art de trancher sans frustrer.Buffer est une technique de planification pour rester flexible.Compte rendu est ta traçabilité des décisions.Impayé et trésorerie sont des réalités financières quotidiennes.Net 30 est le standard contrat.Sourcing est le processus de négociation fournisseur.Traçabilité est ton ennemi du hasard : tout doit être documenté.
Lexique
Lexique technique
Ce lexique récapitule les termes clés du métier.Arbitrage est central : c'est l'art de trancher sans frustrer.Buffer est une technique de planification pour rester flexible.Compte rendu est ta traçabilité des décisions.Impayé et trésorerie sont des réalités financières quotidiennes.Net 30 est le standard contrat.Sourcing est le processus de négociation fournisseur.Traçabilité est ton ennemi du hasard : tout doit être documenté.
Dix questions auto-corrigées. Seuil de validation : 80 %. Cette auto-évaluation te permet de vérifier ta compréhension du cours.
1. Quel est le rôle principal d'un office manager auprès de la direction ?
a. Faire la comptabilité de l'entreprise
b. Être le support stratégique du temps et de l'organisation
c. Gérer seul tous les RH de l'entreprise
2. Quand deux clients majeurs demandent la même heure au PDG, comment arbitrer ?
a. C'est au PDG de décider, pas à moi
b. Je demande à l'un d'attendre une semaine
c. Je regarde le chiffre d'affaires de chaque client et je donne priorité au top 1
3. Quel est l'espace à laisser entre deux réunions consécutives du PDG ?
a. Aucun, il doit être efficace
b. Au moins 15 minutes (buffer)
c. Cela dépend du jour de la semaine
4. Pour organiser un déplacement professionnel, quelle est la première étape ?
a. Réserver le vol immédiatement
b. Clarifier l'ordre du jour et les objectifs
c. Demander un devis hôtel
5. Qui approuve le budget d'un déplacement professionnel avant réservation ?
a. Le fournisseur de voyage
b. La direction (PDG ou CFO)
c. L'agence de voyage
6. Quelle est l'étape-clé de préparation d'un COMEX, 7 jours avant ?
a. Imprimer les dossiers
b. Demander les dossiers aux chefs de département
c. Réserver la salle de réunion
7. Qu'est-ce qu'un SLA dans la gestion des fournisseurs ?
a. Un simple prix réduit
b. Un accord qui spécifie le niveau de service attendu, les délais et les conditions
c. Une obligation d'acheter exclusivement chez ce fournisseur
8. Quel est l'impact d'un délai de paiement net 60 sur la trésorerie d'une PME avec 100 k€ de CA annuel ?
a. Pas d'impact, c'est normal
b. Un manque de trésorerie d'environ 16 700 euros en permanence
c. Un gain de trésorerie car on a plus de temps
9. Combien de devis minimum dois-tu demander avant d'engager un fournisseur ?
a. Un, le moins cher
b. Deux
c. Au moins trois pour que ce soit comparable
10. Quel est un rôle clé de l'office manager dans la carrière long-terme ?
a. Rester dans ce poste toute sa carrière
b. Utiliser ce poste comme tremplin d'apprentissage pour progresser en responsabilité
c. Quitter le métier au bout de deux ans car c'est trop facile
Cet auto-test te permet de vérifier ta compréhension du cours.Seuil de validation : 80 %.Ce n'est pas passable/non passable au sens académique, mais un seuil qui te dit « tu as compris l'essence ».Si tu as 8 bonnes réponses sur 10, tu peux avancer.Si tu en as moins, relis les slides concernées.
Auto-test
Auto-test de fin de séance
Cet auto-test te permet de vérifier ta compréhension du cours.Seuil de validation : 80 %.Ce n'est pas passable/non passable au sens académique, mais un seuil qui te dit « tu as compris l'essence ».Si tu as 8 bonnes réponses sur 10, tu peux avancer.Si tu en as moins, relis les slides concernées.
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Pour briller en société
«
Un bon office manager se reconnaît au fait qu'on ne le remarque jamais — parce que tout fonctionne sans accroc.
Adapté librement
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Fiche métier — Boîte à outils opérationnelle
Boîte à outils — Office Manager / Assistant de direction
École de Commerce de Lyon — Groupe ECL · Alternants gestion administrative · Version 2026
1 Semaine type de l'office manager — heure par heure
Mode d'emploi : cette semaine type est calée sur une PME ou une direction avec un dirigeant occupé, réunions fréquentes, déplacements, et services généraux à gérer. Les six tâches essentielles : agenda du dirigeant verrouillé, tous les RDV confirmés J-3, factures fournisseurs traitées, notes de frais arrêtées, réunions préparées (ordre du jour, salles, matériel), services généraux en bon fonctionnement (nettoyage, maintenance, fournitures).
Règle de survie : l'agenda du dirigeant reçoit de la demande H-24 (« Je veux voir le DG mardi »). Verrouille 3 blocs : lundi matin gestion agenda/RDV, mercredi préparation réunions/séminaires, vendredi point budget + services généraux + reporting. C'est là que tu n'es pas interruptible.
Arrivée : lecture des demandes de RDV du weekend (emails, WhatsApp, SMS), demandes d'urgence du dirigeant, confirmations de réunions en cours.
9 h 00 – 10 h 30
Agenda
Gestion des demandes de RDV : filtre direct — « Est-ce une urgence ? », vérifier la disponibilité du dirigeant, proposer 2-3 créneaux au demandeur. Confirmation d'urgence au dirigeant (elle ne demande pas) — le reste est routinier.
10 h 30 – 11 h 00
Admin
Point de 15 min avec le dirigeant : agenda de la semaine, décisions sur les RDV complexes, urgences de la journée.
11 h 00 – 12 h 00
Agenda
Confirmations RDV : téléphone ou email J-3, relancer les non-confirmations de week-end passé. Préparation des salles pour les réunions de la semaine (réservation, matériel).
12 h 00 – 13 h 00
Admin
Déjeuner (1 h fixe — pas négociable).
13 h 00 – 14 h 30
Facturation
Traitement des factures de la semaine passée (entrée paie fournisseurs, vérification prix/devis), demandes de devis urgentes, paiements à faire cette semaine.
14 h 30 – 15 h 30
Services
Suivi services généraux : nettoyage du lundi OK ? Maintenance en cours (climatisation, imprimantes) ? Fournitures à commander urgentes ? Mail aux prestataires si problèmes.
15 h 30 – 17 h 00
Admin
Agenda visual de la semaine : imprimer ou partager vue Google Calendar du dirigeant (pas ses notes personnelles). Préparer résumé du jour avec lui. Tâches administratives : contrats, modifications locaux, communications interne/externe.
Journée type « mercredi — préparation réunions & séminaires »
Heure
Zone
Ce que tu fais, concrètement
8 h 30 – 9 h 30
Agenda
Préparation des réunions en cours et suivantes : ordre du jour, liste des participants, diaporama ou documents à imprimer, salle réservée, matériel A/V testé, approvisionnements (eau, café).
9 h 30 – 10 h 30
Agenda
COMEX ou réunions management : pré-check avec le dirigeant (synthèse du jour, documents annexes), validation ordre du jour, qui prend la main pour chaque point.
10 h 30 – 11 h 00
Admin
Point coopération avec les assistantes ou services (IT, RH) : qui fait quoi pour la semaine à venir, problèmes à remonter au dirigeant.
11 h 00 – 12 h 00
Voyages
Gestion des déplacements : confirmations hôtels/avions, transport vers aéroport, agenda du déplacement (qui l'accueille à la destination), documents de voyage (visas si applicable).
12 h 00 – 13 h 00
Admin
Déjeuner.
13 h 00 – 14 h 30
Services
Audit services généraux : locaux propres pour réunions, climatisation OK, parking accessible pour les invités, ascenseur fonctionne. Formulaire d'urgent si problèmes.
14 h 30 – 15 h 30
Facturation
Suivi budgets : services généraux, voyages, fournitures. Alerter le dirigeant si dépassement prévisible.
15 h 30 – 17 h 00
Admin
Gestion réactive : demandes urgentes du dirigeant, modifications agenda, appels de clients/partenaires, documentation à préparer pour demain.
Arrêt des notes de frais de la semaine : tous les reçus saisis et validés, justificatifs présents, montants corrects, prêt à payer le vendredi/lundi.
9 h 30 – 10 h 30
Facturation
Suivi paiements fournisseurs : factures à payer cette semaine ou prochaine, alertes sur délais (30, 45 jours dépassés ?), relances fournisseurs si facturation tardive.
10 h 30 – 11 h 30
Services
Point services généraux : nettoyage de la semaine OK, maintenance à planifier (révisions machines), commandes fournitures pour lundi, budget services vs prévision.
11 h 30 – 12 h 00
Admin
Point court avec le dirigeant (15 min) : recap de la semaine, alertes financières/opérationnelles, points de lundi à l'agenda, repos du weekend.
12 h 00 – 13 h 00
Admin
Déjeuner.
13 h 00 – 14 h 30
Agenda
Préparation agenda semaine suivante (partage avec le dirigeant), blocs de créneaux à protéger (concentrations sans RDV), conflits d'agenda à anticiper.
14 h 30 – 16 h 00
Admin
Reporting mensuel (si applicable) : résumé des opérations de la semaine/mois, alertes, points à discuter lundi, documents à préparer pour la semaine suivante.
16 h 00 – 17 h 00
Admin
Nettoyage de bureau : archivage papiers, suppression emails réglés, mise à jour de tous les documents partagés (Google Sheets budget, agenda, etc.). Prêt pour lundi matin.
Créneaux protégés à verrouiller CHAQUE SEMAINE : lundi 9 h-11 h (gestion RDV), mercredi 8 h 30-11 h 30 (réunions et services), vendredi 8 h 30-12 h (budget et reporting). Ces trois blocs ne se négocient pas — c'est la colonne vertébrale de l'organisation du dirigeant.
2 18 modèles mot à mot — filtrage RDV, report réunion, invitation COMEX…
Mode d'emploi : lis le texte avant d'envoyer, remplace les [variables], vérifie les dates et noms. Règle générale : sois courtois, clair, jamais d'ambiguïté. Tous les documents dirigeants doivent être bruts de propriété — rien ne sort sans son approbation explicite.
Filtrage et gestion des demandes de RDV
Script 1 — Réponse refus courtoise : RDV non urgent, pas de créneau
Demande reçue : un partenaire / client veut voir le dirigeant. L'agenda est plein. Réponse : non, mais solution de remplacement.
Objet : Disponibilité [Prénom Nom du dirigeant] — propositions
Bonjour [Prénom],
Merci de votre demande de RDV avec [Prénom Nom].
Malheureusement, ses disponibilités pour les deux prochaines semaines sont limitées. Nous vous proposons deux alternatives :
1. Un RDV décalé avec [collègue approprié / assistant] qui est [titre, spécialité] — lui peut recevoir dès [jour date]
2. Un appel téléphonique court (15 min) avec [Prénom Nom] en fin de semaine
Qu'en est-il pour vous ?
Cordialement,
[Votre prénom], Assistant(e) de direction
Script 2 — Filtrage RDV avant de proposer au dirigeant
Demande reçue. Avant de bombarder le dirigeant, tu verifies : qui ? pourquoi ? ça peut attendre ? C'est une procédure interne, pas un refus.
Objet : Re : Demande RDV avec [Prénom Nom]
Bonjour [Prénom],
Merci pour votre demande. Avant de proposer un créneau, quelques informations pour affiner :
1. Quel est l'objet de ce RDV ? (durée estimée)
2. C'est urgent pour cette semaine, ou la semaine prochaine convient-elle ?
3. Qui doit participer de votre côté ? (1 personne ou équipe)
Je vous propose un créneau dès que j'aurai ces infos.
Cordialement,
[Votre prénom]
Script 3 — Confirmation RDV ferme (J-3 avant)
RDV accepté. Confirmation 3 jours avant avec tous les détails pratiques (lieu, heure, qui accueille, où se garer).
Objet : Confirmation RDV — [Prénom Nom du dirigeant] — [jour date] à [heure]
Bonjour [Prénom],
Je confirme notre RDV :
**Détails pratiques :**
– Date et heure : [jour date, heure exacte] (durée prévue : [X min])
– Lieu : [adresse précise, étage, accès, parking]
– Qui accueille : [Prénom Nom] à la réception
– Documents à apporter : [liste si applicable]
En cas d'empêchement de dernière minute, prévenez-moi directement au [tél direct].
À [jour] prochain.
Cordialement,
[Votre prénom]
Réunions et préparation d'ordre du jour
Script 4 — Report élégant d'une réunion
Imprévu : le dirigeant doit déplacer une réunion. Raison logistique ou urgence. Ton job : gérer le report aux autres participants sans créer de dégâts.
Objet : Report de réunion — Nouvelle date proposée
Mesdames, Messieurs,
Le [nom de la réunion] prévue [jour date, heure] est reporté en raison d'une urgence imprévisible.
**Nouvelle proposition :**
– Date : [jour date]
– Heure : [heure]
– Lieu : [même lieu ou autre]
Vous confirmez votre présence à cette nouvelle date ?
Nos excuses pour le changement. [Prénom Nom] a hâte de vous y voir.
Cordialement,
[Votre prénom]
Script 5 — Invitation COMEX avec ordre du jour détaillé
COMEX ou réunion de pilotage. Invitation formelle, ordre du jour clair, durée estimée par point, documents à lire avant.
Objet : Réunion COMEX — [jour date] — Ordre du jour
Mesdames, Messieurs,
Vous êtes conviés à la réunion COMEX du mois de [mois].
**Détails pratiques :**
– Date et heure : [jour date] de [heure début] à [heure fin estimée]
– Lieu : [salle, bâtiment]
– Accessibilité/parkings : [info]
**Ordre du jour (durée estimée par point) :**
1. [Point 1 — 15 min] — animé par [Prénom]
2. [Point 2 — 20 min] — animé par [Prénom]
3. [Point 3 — 10 min] — info
4. [Point sensible — 15 min] — débat
**Documents à consulter avant la réunion :**
– Synthèse financière (cf. pièce jointe)
– Tableau KPI [mois]
– Compte rendu réunion précédente
Merci de confirmer votre présence avant [date J-3].
Cordialement,
[Prénom Nom du dirigeant] pour la direction
Script 6 — Compte rendu de réunion (synthèse & décisions)
Après chaque réunion importante : qui a dit quoi, décisions prises, qui fait quoi et avant quand, points à suivre. À envoyer J+1.
Objet : Compte rendu — COMEX du [date]
Mesdames, Messieurs,
Retrouvez ci-après le compte rendu de la réunion COMEX du [date].
**Présents :** [liste noms]
**Points abordés :**
[Point 1 — titre]
Décision : [quoi, qui, avant quand][Point 2 — titre]
Décision : [quoi, qui, avant quand]
**Actions en attente :**
– [Action 1] — responsable : [Prénom] — échéance : [date]
– [Action 2] — responsable : [Prénom] — échéance : [date]
**Prochaine réunion :** [date]
Merci à tous pour votre participation. Des questions sur ce CR ? Répondez à ce message.
Cordialement,
[Votre prénom]
Gestion des déplacements
Script 7 — Réservation de voyage : email type à l'agence
Déplacement Paris-New York (ou autre). Besoin de vols, hôtel, transferts. Email clair avec tous les critères (horaires, classe, niveau hôtel).
Objet : Demande de devis — Voyage [Prénom Nom] à [ville] — [dates]
Bonjour,
Nous avons besoin d'un devis pour un déplacement professionnel :
**Voyageur :** [Prénom Nom]
**Trajet :** Paris CDG → [destination/aéroport]
**Dates :** départ [date jour + heure souhaitée], retour [date jour]
**Classe :** [Business / 1ère / Affaires — spécifier urgence ou non]
**Hôtel :**
– Critères : [4-5 étoiles, centre-ville, proximité lieu de réunion]
– Durée : [nombre nuits]
**Transferts :** aéroport ↔ hôtel + parking/voiture de fonction selon besoin.
**Docs requis :** devis détaillé + conditions (annulation, flexibilité), versement d'acompte le cas échéant.
Délai : nous avons besoin de ce devis avant [date].
Merci.
[Votre prénom], Assistant de direction
Script 8 — Relance fournisseur (facture en retard, service dégradé)
Nettoyage, maintenance, logiciel : la prestation n'est pas à jour ou la facture tarde. Tone : professionnel, pas menaçant, mais ferme.
Objet : Suivi contrat [nom du service] — action requise
Bonjour,
Nous avons remarqué que [nettoyage n'a pas eu lieu mercredi dernier / facture de décembre non reçue / service d'imprimante dégradé].
Pouvez-vous :
1. Confirmer le statut du service pour la semaine du [date]
2. Envoyer la facture manquante ou relancer votre facturation
3. Reprendre les visites/interventions selon le calendrier convenu
Nous apprécions votre partenariat et souhaitons que ce contrat soit 100 % opérationnel.
Réponse attendue avant [date J+2].
Cordialement,
[Votre prénom]
Script 9 — Demande de devis : négociation prix prestataire
Nouveau prestataire ou renégociation de tarifs (séminaire, fournitures, services généraux). Email qui montre qu'on a comparé les prix.
Objet : Demande de devis — Optimisation budgets [service]
Bonjour,
Suite à notre collaboration depuis [date], nous souhaitons réévaluer les tarifs du contrat [nom du service].
**Contexte :**
– Volume actuel : [X visites/mois, Y utilisateurs, etc.]
– Budget actuel : [montant] €/mois
– Durée engagement : [12 mois minimum]
**Nous demandons :**
1. Votre meilleur tarif pour cet engagement
2. Réductions possibles en cas de paiement annuel
3. SLA (Service Level Agreement) : disponibilité garantie, délai d'intervention
Pour référence, nous avons reçu des devis de concurrents à [XXX € / mois].
Pouvez-vous nous faire une proposition compétitive avant [date] ?
Cordialement,
[Votre prénom]
Gestion interne et services généraux
Script 10 — Note interne : changement de locaux ou procédure
Info importante pour tous les salariés : déménagement, nouvelle règle de gestion des fournitures, modification horaires. Clair, factuel, rien de flou.
Objet : Note de service — Changement d'organisation [sujet]
À l'attention de tout le personnel,
Nous vous informons d'une modification importante à partir du [date] :
[Déménagement au bâtiment B, étages 2-4 / Nouvelle procédure gestion fournitures / Horaires décalés été]
**Détails :**
– Calendrier : [phases, si applicable]
– Impact : [qui est affecté, comment]
– Contacts pour questions : [Prénom, email, tél]
Merci de votre adaptabilité. Des réunions d'information sont prévues [dates].
Bien cordialement,
Direction
Mode d'emploi : chaque procédure est détaillée étape par étape avec les points critiques. À faire une première fois avec le dirigeant, puis en autonomie. Imprimer et garder sur le bureau pendant les 3 premiers mois.
Procédure 3.A — Organiser un déplacement Paris-New York complet (J-30 à J+1 retour)
Délai total : 30 jours minimum avant décollage pour trouver meilleurs prix et coordonner agenda. À 2 semaines, options limitées.
J-30 : Définition du besoin avec le dirigeant
Dates précises : départ quel jour, retour quel jour (jours + heures si possible)
Objet : réunion client, conférence, visite site — durée dans chaque ville
Accompagnement : seul ou avec collègues (combien, quels noms)
Classe : business ou affaires (selon budget et durée vol)
Hôtel : 4 ou 5 étoiles, proximité réunions prévues
J-25 : Recherche & demandes de devis
Contacter 2-3 agences de voyages (comparaison TTC)
Vols directs ou avec escale (impact durée et prix)
Hôtels : 2-3 options selon proximité lieux réunions
Transferts : location voiture vs chauffeur vs taxis (New York = chauffeur recommandé)
Assurances : vol, annulation, bagages
J-20 : Validation budget & documents
Présenter les options au dirigeant avec coûts totaux (vols + hôtel + transferts)
Visa pour USA (si français sans ESTA) : demande en ligne (delai 72 h) ou consulat (1-2 semaines)
Passeport valide 6+ mois après retour
Validité carte de crédit (pas expiration avant voyage)
J-15 : Réservation définitive
Confirmer auprès de l'agence : vols + hôtel + transferts
Paiements : acompte (30-50 %) + solde à confirmer J-7
Numéros de confirmation : emails à archiver, imprimer
Calendrier personnel du dirigeant : bloquer les dates entièrement (vol, réunions, retour)
J-10 : Préparation administratives
Dossier voyage : imprimer tous les confirmations (vols, hôtel, assurances)
Infos pratiques New York : adresses des lieux de réunion, numéro tel français depuis USA (+33), avis décalage horaire
Coordonnées sur place : contacts locaux qui accueillent (adresse, tel, horaires)
Fiche de sécurité : avancer itinéraire à au moins une personne de confiance à la direction
J-7 : Confirmations finales
Confirmer auprès de l'agence : tous les services (vols, hôtel, transfert)
Appeler hôtel : confirmer arrivée, demander surclassement si possible (loyauté), laisser note préférences (étage calme, vue, etc.)
Confirmer agenda sur place : heures précises des RDV, qui reçoit le dirigeant (noms, tél)
Valider notes de frais : modèle fourni, taux change EUR/USD, justificatifs à garder
J-3 : Dernier check
Rappel à la secrétaire / dirigeant : RDV de dernière minute reporte à son retour (on n'ajoute pas en voyage)
Relayer agenda de sa présence aux équipes (qui fait quoi en son absence)
Vérifier météo New York, liste valises (carrry-on et checked bag règles USA)
J jour : Départ
Chauffeur confirmé pour le ramener à l'aéroport (2 h avant vol international)
Dossier voyage en main, téléphone chargé, adaptateur électrique US
J+1 retour : Rétro et reporting
Récupérer toutes les notes de frais originales : justificatifs rangés, montants vérifiés
Brief du dirigeant : résumé des réunions à intégrer dans dossiers clients/projets
Paiement factures agence : solde restant
Procédure 3.B — Préparer un COMEX de A à Z (J-7 à J+2)
Objectif : réunion sans improvisation, ordre du jour clair, durée respectée, décisions documentées.
J-7 : Définition avec le dirigeant
Quels sujets doit-on aborder ce mois ? (stratégie, chiffres, problèmes à résoudre)
Participants obligatoires : qui pilote, qui écoute, qui vote ?
4 Tableau de bord administratif — KPI et formules prêtes
Mode d'emploi : créer ce tableau dans Google Sheets, mettre à jour toutes les semaines. Suivi des délais, budgets, satisfaction. À partager au dirigeant le vendredi pour les alertes.
Données de base à saisir chaque mois
Métrique
Définition
Source de données
Mise à jour
RDV traités
Nombre de demandes RDV acceptées / refusées ce mois
Gmail, agenda partagé
Hebdo
Délai RDV moyen
Nombre de jours entre demande et réunion (cible : 5 jours)
Tracking RDV (Excel)
Hebdo
Factures traitées
Nombre de factures fournisseurs payées ce mois
Logiciel compta / Ramp
Hebdo
Délai paiement
Nombre de jours moyen avant paiement (cible : 30 j)
Dossier fournisseurs
Hebdo
Budget services généraux
Total dépenses du mois (nettoyage + maintenance + fournitures)
Factures reçues
Hebdo
Budget vs plan
% du budget consommé vs budget annuel prévu
Calcul : réalisé / budget × 100
Hebdo
Formules KPI à calculator
KPI
Formule
Norme / Alerte
Taux RDV confirmés (%)
(RDV acceptés / Demandes totales) × 100
> 70 % = bon ; < 50 % = alerte
Délai RDV moyen (jours)
Somme des délais / Nombre de RDV
< 5 j = bon ; > 10 j = alerte
Factures payées à temps (%)
(Factures < 30 j / Total factures) × 100
> 80 % = bon ; < 60 % = alerte
Budget services généraux vs plan
Dépenses réalisées / Budget annuel × 12 / mois écoulés
Idéal : 0 à +5 % ; alerte si > +10 %
Satisfaction interne (score 1-5)
Moyenne notes mini sondage (« Etes-vous satisfait de l'orga ? »)
> 4 = bon ; < 3 = alerte
Tableau résumé mensuel (à remplir le vendredi avant le point)
Période
RDV traités
Délai moyen
Factures payées
Budget services (€)
% vs plan
Janvier
24
4,2 j
28
3 200 €
+2 %
Février
22
5,1 j
26
3 150 €
+1 %
Mars
26
3,8 j
30
3 280 €
+4 %
Avril
20
6,2 j
24
3 100 €
-1 %
TOTAL / MOY
92
4,8 j
108
12 730 €
+1,5 %
À signaler au dirigeant chaque vendredi : alertes (délais trop long, budget dépassé), amélioration (moins de demandes en attente), points à discuter (retards fournisseurs, services à améliorer).
10. Documents de voyage complets ? Passeport valide, visa si nécessaire, assurances, numéros de confirmation, itinéraire partagé.
11. Notes de frais collectées & payées rapidement ? Toutes les justificatifs reçus, saisies dans le logiciel, paiement < 15 jours après retour.
12. Agenda pendant voyage synchronisé ? RDV locaux confirmés, contacts prêts, buffer entre réunions (pas 3 RDV en 2 h).
Audit : facturation & services généraux
13. Factures traitées dans les délais ? Paiements fournisseurs > 80 % à temps (conditions de paiement respectées : 30 j, etc.).
14. Services généraux en bon état ? Nettoyage du bureau 2x/semaine minimum, maintenance préventive en place, fournitures jamais en rupture.
15. Budgets services généraux vs plan ? Écart < 5 % du budget mensuel. Aucun dépassement surprise.
16. Relances fournisseurs effectuées ? Délais non respectés = relance écrite, contrats non performants = renégociation ou changement.
Audit : documentation & confidentialité
17. Dossiers dirigeant sécurisés ? Accès limité, armoire fermée à clé, données sensibles sous mot de passe, pas de partage abusif.
18. Archivage des documents ? Tous les CR, contrats, factures classés. Aucun document important perdu ou oublié.
19. Confidentialité respectée ? Aucune fuite d'info sensible (salaires, stratégie, clients) en externe ou auprès du personnel non-autorisé.
20. Normes légales respectées ? Contrats mises à jour, données personnelles sécurisées, dates de révision contracts notées et rappel en temps.
À faire une fois par mois : évaluer ces 20 points sur l'échelle 0 (aucun) à 2 (complet). Score attendu : ≥ 36/40 (90 %). Alertes rouges : signaler au dirigeant immédiatement.
6 8 prompts IA prêts à copier — emails, budgets, agendas
Mode d'emploi : utiliser dans ChatGPT, Claude ou autre IA. Adapter les réponses à ta structure spécifique. Tous les prompts doivent respecter confidentialité (pas de vrais noms).
Prompt 1 — Rédiger un email de report élégant
« Je dois reporter un RDV prévu [jour date]. L'objet était [contexte court]. Je dois prévenir [nom/organisation] de façon à :
1. Excuser le report sans inventer
2. Proposer 2-3 dates alternatives rapidement
3. Rassurer : c'est pas grave, juste logistique
Propose-moi un email court (max 150 mots) qui passe bien. »
Prompt 2 — Analyser un budget de séminaire 40 pax
« J'organise un séminaire pour 40 personnes, 1 jour [lieu]. Budget enveloppe : [montant €]. Voici les postes de dépense :
– Salle + catering : [montant]
– Animation/icebreaker : [montant]
– Transport (cars si province) : [montant]
– Communication/badges/matériel : [montant]
– Marge de sécurité : [montant]
L'IA doit :
1. Vérifier que le budget est réaliste pour 40 pax
2. Identifier les postes à optimiser (où économiser sans réduire qualité)
3. Proposer des alternatives économiques (ex. pique-nique vs catering complet)
4. Me donner un budget révisé qui laisse marge »
Prompt 3 — Créer un tableau de suivi fournisseurs
« Je dois tracker les prestataires/fournisseurs suivants :
– [Nom 1] : [service], prix [€]/mois, contrat jusqu'à [date]
– [Nom 2] : [service], prix [€]/mois, contrat jusqu'à [date]
– [Nom 3] : [service], prix [€]/mois, contrat jusqu'à [date]
L'IA doit :
1. Me proposer un tableau structure Excel/Sheets avec colonnes : nom | service | montant mensuel | date fin contrat | SLA | date prochain audit | score performance
2. Ajouter formules : date renouvellement (6 mois avant fin) en rouge
3. Créer une zone « alertes » : contrats sortie proche, service dégradé, prix à renégocier
Donne-moi le template prêt à copier. »
Prompt 4 — Optimiser l'agenda avec contraintes
« Mon dirigeant a du mal à trouver du temps de concentration. Ses contraintes :
– Lundi : RDV clients imprévus souvent (non flexible)
– Mardi, jeudi, vendredi : réunions management
– Mercredi : visites, conférences
L'IA doit :
1. Proposer des créneaux « créneaux protégés » (2-3 blocs dans la semaine)
2. Règles pour filtrer les demandes de RDV urgents vs non-urgent
3. Une politique d'agenda simple à communiquer au personnel (« avant lundi 17 h pour semaine sui »)
4. Exemple d'ordre du jour type semaine (template)
Fais la proposition en JSON ou bullet points pour qu'on puisse la modifier facilement. »
Prompt 5 — Rédiger un mail de relance fournisseur sans agresser
« Un fournisseur [service] a des délais de relance [durée — ex. factures en retard]. Je dois le relancer sans casser la relation.
Contexte :
– Depuis combien de temps ? [durée]
– Enjeu pour nous : [impact — trésorerie, operations, etc.]
– Historique : fiable avant ou problèmes chroniques ?
L'IA doit rédiger un email qui :
1. Rappelle le problème factuellement (pas d'accusation)
2. Propose solution (« pouvez-vous faire X avant Y ? »)
3. Reste courtois mais ferme
4. Donne ultimatum doux : « Si pas réglé semaine pro, nous étudierons alternatives »
Donne-moi 2 versions : urgence basse vs urgence haute. »
Prompt 6 — Préparer un ordre du jour de réunion équilibré
« Je dois préparer ordre du jour réunion [nom], avec [nombre participants], durée [1-2 h].
Points à couvrir :
– [Point 1 : contexte/enjeu]
– [Point 2 : contexte/enjeu]
– [Point 3 : contexte/enjeu]
L'IA doit :
1. Proposer ordre OPTIMAL (positif avant critique, urgent avant fluff)
2. Répartir du timing (ex : point 1 = 20 min, point 2 = 30 min, etc.)
3. Proposer qui pilote/anime chaque point
4. Suggérer format : présentation vs débat ouvert vs décision vote
5. Ajouter buffer 5 min à la fin (pas running over time)
Donne-moi un template prêt à envoyer aux participants. »
Prompt 7 — Analyser un devis prestataire (est-ce cher ou normal ?)
« J'ai un devis pour [service] de [prestataire nom], montant : [€/mois ou €/projet].
Contexte :
– Service : [description précise]
– Durée/volume : [ex. 4 visites/mois, 100 utilisateurs, etc.]
– Comparaison : j'ai aussi reçu devis de [autres prestataires] à [montants]
– Budget enveloppe : [max acceptable]
L'IA doit :
1. Évaluer si le prix est compétitif (marché, secteur)
2. Identifier les pièges dans les conditions (clauses cachées, SLA faibles)
3. Me proposer des points de négociation (« réduction sur paiement annuel », « augmentation volume = réduction prix »)
4. Recommandation finale : accepter / renégocier / refuser
Donne-moi aussi 3 questions à poser au prestataire avant de signer. »
« Je veux mesurer la satisfaction de l'équipe sur l'organisation/services généraux.
Focus :
– Qualité du nettoyage/locaux
– Réactivité sur problèmes (entretien, maintenance)
– Fournitures/équipements suffisants
– Communication (notes de service bien comprises)
L'IA doit :
1. Proposer 8-10 questions courts (Likert scale 1-5, pas essay)
2. Format Google Form ou Microsoft Forms (lien prêt à copier)
3. Délai réponse : 2 minutes max
4. Options anonyme ou pas (Je recommande anonyme)
5. Quand lancer : tous les 3 mois, timing pour ne pas déranger
Donne-moi aussi : comment analyser les résultats (moyenne par rubrique, alertes si < 3/5) »
Mode d'emploi : 30 min max, vendredi en fin de matinée. Récap de la semaine, alertes, agenda semaine suivante. Format court = respect du temps du dirigeant.
Exemple : Point hebdo — vendredi 18 juillet 2026
POINT HEBDO — 18 JUILLET 2026 — 30 MIN1. RECAP AGENDA SEMAINE PASSÉE (5 min)
– Lundi 15 : RDV client [Nom] ✓ fait
– Mercredi 17 : COMEX ✓ complet, CR envoyé
– Jeudi 18 : visite site [Lieu] ✓ OK
– Demandes RDV non traitées : 2 (mardi, jeudi impossibles)
2. ALERTES / POINTS ATTENTION (5 min)URGENCE Fournisseur services généraux [Nom] : maintenance ascenseur NOT confirme pour mardi. Je relance ce jour.
ATTENTION Budget juillet services généraux : +8 % vs plan (nettoyage intensif + climatisation réparation). À valider.
INFO Factures en attente : [nombre], paiement prévu lundi. Tous à jour sauf une (client [Nom], facture à corriger).
3. SEMAINE SUIVANTE — AGENDA (10 min)
– Lundi 22 : [Réunion 1] à 10 h, [Réunion 2] à 14 h — J-3 confirmations faites
– Mercredi 24 : déplacement [Ville] confirmé, transport 8 h, retour vers 18 h
– Jeudi 25 : COMEX — documents prêts, salle réservée
– Vendredi 26 : point stratégie [équipe] + debriefing semaine
Créneaux « concentration » protégés : lundi 9-11 h, jeudi 15-17 h — aucune demande RDV SVP.
4. POINTS À DISCUTER (5 min)
– Approuvez-vous la participation séminaire [Date, Lieu] pour 40 pax ? Budget est prêt à voir.
– Nouvelle procedure gestion fournitures (pour réduire stock) : à commenter.
– Renouvellement contrat [Fournisseur] : renegociation possible (économie estimée ~15 %). Avis ?
5. QUESTIONS / LIBRE (5 min)
– Questions rapides du dirigeant ?
Prochaine point : vendredi 25 juillet, 11 h 30.
Docs de reference (annexes) :
– Tableau RDV de la semaine
– Budget services généraux (détail)
– Programme séminaire
8 Combien ça coûte — outils et services à vérifier
Mode d'emploi : tarifs à titre indicatif. Les prix changent régulièrement. Appeler directement les éditeurs pour devis. Benchmark pour PME 50-200 salariés.