01Journée type gestionnaire locatif — Encaissements/appels/travaux/impayés (Lyon 45 lots)

Agence gestion immobilière Lyon (45 lots résidentiels, 98 locataires actifs, 420k€ loyers+charges collectés/an). Gestionnaire : 5–8 ans expérience, formation droit immobilier + gestion locative, responsabilité : encaissement loyers, relation locataires (appels, demandes), application baux légales (révision loyer IRL annuelle, régularisation charges 1×/an), procédures impayés (5 étapes délai 45j huissier), coordination travaux, conformité décret 2015. Portfolio : 40–50 lots (petit immeuble 4–6 unités chacun en moyenne). Temps : 35% encaissement/suivi loyers + appels locataires, 25% impayés (relances, administration), 20% travaux (devis, ordres service, suivi artisans), 15% charges (provisions, décomptes, disputes), 5% CRM/admin. Outils : logiciel gestion (ICS/Lojii/Rentila — 100–300€/mois), Excel suivi impayés, Word modèles courriers, GLI garantie loyers impayés (taux 2.5–4%), Universign signatures électroniques.

Lundi 9h–12h — Encaissement/appels locataires/demandes ordinaires

• 9h00–9h30 — Dashboard encaissement loyers mois. Logiciel Lojii. « État septembre 2026 : 420k€ loyers attendus (98 locataires × 4286€ avg/mois), collecté 412k€ (98% collecte). Impayés : 8k€ (1.9% portefeuille = excellent standard < 3%). Détail impayés : [Locataire A] 1200€ mois 1 retard (perte emploi, paiement partiel prévu jeudi), [Locataire B] 2800€ mois 2–3 retard (relance mise en demeure J+15 programmée), [Locataire C] 4k€ mois 3+ retard (commandement huissier en cours). Charges collectées : 28k€/mois provisionnel (chauffage, syndic commun, ascenseur, assurance). Actions : (1) Appel Locataire A jeudi matin suivi partiel (« Où en paiement? »). (2) Mise en demeure Locataire B envoi notaire J+15. (3) Suivi Locataire C huissier (« Où commandement? »). »
• 9h30–11h30 — Appels locataires (demandes ordinaires priorité). Gestionnaire téléphone. 40 appels/semaine typiques. 8–10 appels lundi. Registre appels : [9h30] Locataire T1 rue X « Interphone cassé depuis 3 jours, clients attendus. Urgence! » Gestionnaire : « Nous contactons dépannage aujourd'hui. Coût votre compte propriétaire. Dépannage appel 1 heure estimation. OK nous on gère? » Locataire : « Oui merci. » Action : email immediate artisan interphone, suivi dépannage 14h. [9h45] Locataire T2 avenue Y « Robinetterie chauffage radiateur chambre bloquée, froid » Gestionnaire : « Radiateur ancien modèle? » Locataire : « Oui tête thermostat. » Gestionnaire : « Problème mineur = déblocage tête thermostat DIY (tuto YouTube 2 min) ou plombier 60€ intervention. Vous essayer tuto d'abord? » Locataire : « OK j'essaie. » Action : suivi appel mercredi « Ça marche? ». [10h00] Locataire T3 rue Z « Fuite salle-bain robinetterie lavabo, goutte-à-goutte 2 jours » Gestionnaire : « Dégâts eau? » Locataire : « Non juste goutte. » Gestionnaire : « Robinetterie fuite = réparation simple. Plombier urgence nous contacte? Coût propriétaire si vétusté = réparation. Coût locataire si negligence locataire. Ici vétusté robinet (10–15 ans normal) → propriétaire paie. Vous bloqué robinet en attendant? » Locataire : « Oui. » Action : plombier contact urgent (devis matin, intervention après-midi si possible). [10h15] Locataire Studio rue A « Chauffage pas de chaud depuis 1 semaine, hiver arrives » Gestionnaire : « Chauffage central syndic ou locataire responsabilité? » (check contrat quick) Gestionnaire : « Chauffage central = syndic. Appel tellement urgent syndic today. Vous chaud ce soir/demain? » Locataire : « Merci merci. » Action : email syndic urgent chauffage panne. [10h30] continue appels (normaux demandes, quelques escalade impayés J+5).
• 11h30–12h00 — Synthèse appels + ordres service. Gestionnaire recap : 10 appels, 3 demandes urgentes travaux (interphone dépannage, fuite plomberie, chauffage syndic), 2 suivi impayés (partiel reçu, étape suivante J+15). Ordres de service émis : (1) Interphone réparation urgence rue X (devis appel, ODS signé electronic si ODS < 200€ sans devis préalable). (2) Plomberie fuite salle-bain rue Z (plombier appel urgence, devis avant travail si > 150€). (3) Syndic chauffage alerte Studio rue A. Notifications : Locataire T1 SMS « Dépannage 14h, artisan call you before arrive. »

Mardi–jeudi 14h–17h — Impayés suivi/propriétaires/travaux financement

• Mardi 14h–15h — Suivi impayés progression (5 étapes délai). Gestionnaire Lojii tracking. Impayés en cours : [Locataire B, 2800€, mois 2–3 retard] = jour 35 délai relance (J+5 passé, J+15 mise en demeure this week). Email mise en demeure généré modèle « Mise en demeure paiement immédiate, sinon commandement huissier semaine prochaine (frais huissier = 180€, si paiement refusé on poursuit). » Signature gestionnaire + directeur, envoi notaire recommandé (delai 3–5 jours délivrance). [Locataire C, 4k€, mois 3+ retard] = jour 45+ = commandement huissier signé semaine dernière, en cours execution. Gestionnaire appel huissier : « Où en commandement T3 rue Z Locataire C? » Huissier : « Commandement still in hand, devoir execution semaine prochaine (délai 10 jours post-commandement avant assignation tribunal). » Gestionnaire note : « Ok J+55 now, tribunal assignation prêt week 10 (J+65 target si no paiement). » Planning suivi : J+5 relance amiable (fait), J+15 mise en demeure (today), J+30 commandement huissier (fait week past), J+45 assignation tribunal (next week if payment no). Frais huissier + avocat track : ~800€ dossier complet (commandement 180€, assignation 150€, forfait avocat 2026 = 470€). Recovery probabilité : 85% paiement avant tribunal (peur sanction), 60% post-tribunal (jugement, exécution). Worst case : expulsion locataire + location perte 2–3 mois.
• Mardi 15h–16h — Propriétaires dévis/suivi travaux + approval. Gestionnaire emails propriétaires. Lot 1 (Immeuble rue X, 4 appart, propriétaire co-gestion): « Interphone panne urgence. Devis 450€ réparation neuve digital. Facture: [Artisan contact], [Prix détail], [Travaux jeudi]. Validation budget? » [Propriétaire reponse 1h : « OK approuvé 450€ »]. Lot 2 (Immeuble avenue Y, proprietaire absent travaux decision): « Chauffage radiateurs purgés mais air residuel chambre 1. Artisan propose saignée circule 2 heures = 180€ main-d'œuvre. Approuvez? Réponse rapide? » [Propriétaire delai 24h, 'yes go']. Lot 3 (Immeuble rue Z, renovation cuisine locataire request): « Locataire T2 ask "peinture cuisine murs user = jaune faded, locataire travaux painter s/his account?". Contrat Bail = locataire responsable peinture intérieure cosmétique ≤ 500€. Locataire propose painter perso 120€. Votre accord? » [Propriétaire response: « Ok accept locataire painter if pro licensed »]. Gestionnaire reply propriétaires recap + orders to artisans + CRM update.
• Mardi 16h–17h — Charges régularisation préparation/décompte. Gestionnaire prep septembre régularisation (real charges collected = provisions paid). Calcul : Provision mensuelle chargée = 280€/unité/mois (avg). Collecté 9 mois (jan–sept) = 280€ × 9 × 98 = 246.2k€ provision. Real charges 9 months = chauffage 85k€, eau 18k€, ascenseur 24k€, assurance immeuble 15k€, syndic frais 12k€ = total 154k€. Décompte : provisions paid 246k€ − real 154k€ = surplus 92k€ à rembourser locataires (1.5 month charges avg per locataire). Gestionnaire prep email propriétaires « Régularisation charges sept: surplus 92k€ à rembourser 98 locataires (~940€ per unit avg). Nous process remboursement transfer bancaire jeudi, ok? » Propriétaires agreement (auto since expected). CRM note : « Charges régularisé done, next calc décembre (annual cycle). »

Vendredi 10h–16h — Clôture hebdo, rapports, follow-ups

• 10h00–11h00 — Impayés recap + escalade planning. Gestionnaire brief team. Bilan semaine : 8k€ impayés, 3 cas escalade : [A] 1200€ relance J+5 amiable done, paiement partial vendredi expected (ok). [B] 2800€ mise en demeure sent lundi (timeline ok, suivi J+20). [C] 4k€ commandement huissier execute next week (J+55 track). Provisions next week : [D] 850€ first overdue (pré-relance J+3), email prévention planned. Action items week +1 : (1) Appel Locataire A jeudi [verify partial payement received]. (2) Suivi Locataire B mise en demeure [confirm notaire delivery]. (3) Huissier follow Locataire C [command execution date]. (4) Prevention Locataire D email lundi [reminder rent due].
• 11h00–12h00 — Travaux ordres service clôture + propriétaires summary. Gestionnaire emails propriétaires travaux week summary : « Travaux en cours : (1) Interphone rue X = done lundi 14h30, fact 450€ (approve OK). (2) Chauffage avenue Y = saignée radiateur jeudi matin 2h, est 180€ (approve pending). (3) Peinture cuisine rue Z = locataire painter jeudi 120€ (approve done, painter licensed). » Factures reçues ordres week : 450€ interphone, 85€ urgence plomberie dépannage (fuite salle-bain = tête robinet standard repair, cheaper than replace). Total facturation week = 535€ travaux (normal avg 600€/week on 45 lots = gestion proactive). CRM note : « Artisans rated : interphone 5/5 speed, plomberie 4/5 quality. Next calls preféré these. »
• 12h00–16h00 — Admin/rapports/préparation mois suivant. Gestionnaire finish admin tasks : (1) Consolidate collecte loyers sept (412k€/420k€ = 98%). (2) Charges regul doc (92k€ surplus detail per unit, remboursement list Friday). (3) Impayés CRM update (3 escalade tracking status + frais accrued). (4) Travaux ordres closes (3 completions weekly recap). (5) Propriétaires monthly statement prep (45 lots × 1–2 page each = revenu commissions 45 × 80€ = 3600€ honoraire fee month sept). (6) Prospect new lots : 2 leads property manager search (call follow next week). Admin time : 4h typical fri.

02Scripts opérationnels (10–12 dialogues gestion locative)

Situations réelles gestionnaire locatif : appel fuite tuyauterie (qui paie), annonce régularisation charges, relance amiable impayé J+5, appel garant, mise en demeure J+15 phone, congé pour vente J+60 légal, refus dossier locataire critères, negociation devis artisan, ordres service urgents, appel propriétaire pour décision budget.

Script 1. Appel locataire fuite salle-bain — Responsabilité qui paie

Script 2. Annonce régularisation charges au locataire

Script 3. Relance amiable impayé J+5 (téléphone)

Scripts 4–8. Compacts (5 dialogues essentiels)

Script 4. Appel garant (impayé locataire, caution sollicitée). Locataire C 4k€ impayé 3 mois (commandement en cours). Gestionnaire appel garant : « Bonjour [Garant]. Gestion ECL. Locataire [C] T3 rue Z impayé 4k€ loyers 3 mois (septembre–novembre 2026). Locataire pas responsive, procédure commandement huissier in progress (week prochaine assignation tribunal possible). Vous êtes garant solidaire? » Garant : « Oui mais... » Gestionnaire : « Garant = responsabilité légale paiement si locataire défaut. Délai paiement 10 jours court (sinon nous poursuite garant + frais huissier/avocat). Vous payez 4k€ 10 jours or couverture assurance (GLI garantie loyers impayés)? » Garant : « Oui check avec assurance, appel vous vendredi. » Gestionnaire : « Merci. Délai court. »

Script 5. Mise en demeure J+15 — Lecture phone avant envoi. Gestionnaire appel locataire J+15 : « Locataire [B], gestion ECL. Nous préparons mise en demeure formelle paiement 2800€ loyers retard (2 mois impayés). Mise en demeure = étape légale avant commandement huissier. Vous pouvez payer this week? » Locataire : « J'ai problème financier, peut négocier délai? » Gestionnaire : « Quel délai possible? » Locataire : « 2 semaines peut? » Gestionnaire : « D'accord. 2 semaines = paiement 1400€ now, 1400€ in 2 weeks, ok? Mais NO DELAY après = commandement huissier automatic (coûts frais 200€ for you). Accord? » Locataire : « Oui accord. »

Script 6. Congé pour vente locataire (J+60 légal France). Propriétaire appel : « Locataire vend apt (copro), besoin congé locataire. » Gestionnaire : « Congé résiliation bail pour vente= 60 jours légal France (vs 3 mois normal). Vous envoyer courrier recommandé today, délai : 60 jours à compter réception (acte enregistré notaire). Vous faites appel si contentieux bail (non-paiement clauses, damage bien). Locataire peut contesté si congé motif fault but vendeur priority. Contrat locataire check ok? » Propriétaire : « Oui. » Gestionnaire : « On envoyer congé formal recommandé monday. »

Script 7. Refus dossier locataire (critères légaux décret 2015). Propriétaire ask : « Dossier locataire T2 rue X : revenu net 1800€/mois, salarié CDI, loyer demandé 850€/mois. Accept? » Gestionnaire : « Critère décret 2015 = loyer ≤ 1/3 revenu net. Ici 850€ / 1800€ = 47% = FAIL criterion (limite 33%). Refus dossier. Propriétaire peut demande : (A) apport garantie 3 mois loyer (2550€), (B) GLI assurance loyers impayés (taux 3–4% × loyer). Sinon risk locataire insolvable. Recommandation : refuser or GLI mandatory. »

Script 8. Negociation devis artisan (chauffage urgent autumn). Gestionnaire appel 2 plombiers prix chauffage radiators purgés + saignée (air residual chamber 1). Artisan 1 : « 280€ main-d'œuvre saignée + pièce purgeur 35€ = 315€. » Gestionnaire : « Plutôt 220€ + pièce OK? » Artisan 1 : « 250€ final compromise. » Gestionnaire : « Deal. Jeudi 10am? » Artisan 1 : « OK jeudi 10am. » (Artisan 2 quote 350€ skipped). ODS issu 250€.

Script 9. Ordres de service urgent — Appel propriétaire approval. Gestionnaire appel propriétaire T1 rue Y (interphone broken depuis 3 jours) : « Locataire clients attendent, interphone critical access. Devis interphone réparation = 450€ (new unit installation, vieux cassé). Vous approve urgence today? » Propriétaire : « Yes approve. » Gestionnaire : « Merci. Artisan Tuesday 14h. »

Script 10. Appel propriétaire relance impayé avancée. Gestionnaire appel propriétaire lot (Locataire B 2800€ mois 2–3 impayé, mise en demeure sent week past) : « Bonjour [Propriétaire]. Suivi impayé locataire T2. Mise en demeure envoyée recommandé lundi (délai 3–5 jours délivrance). Si locataire pas paie après delivery (approx vendredi), nous étape suivante commandement huissier (frais 180€ votre account, pas locataire). Vous ok procéder commandement? » Propriétaire : « Yes. » Gestionnaire : « Ok. Si commandement executed, délai 45 jours avant tribunal assignation (if still no payment). Frais total huissier + avocat approx 800€. » Propriétaire : « Understood. »

03Procédures pas-à-pas chiffrées (5 essentielles gestion locative 2026)

Proc 1. Dossier locataire conforme (décret 2015 — pièces autorisées/interdites + ratio solvabilité)

1. Pièces obligatoires/autorisées (loi ALUR/décret 2015). Propriétaire peut demander : (1) Identité (copie passeport/CNI) — OK. (2) Justificatif revenu (3 derniers bulletins paie, ou attestation employeur) — OK. (3) Dernier avis impôts — AUTORISÉ (data revenu). (4) Situation emploi (CDI/CDD durée, justificatif) — OK. (5) Références locataires précédents (2–3 propriétaires contacted) — OK. (6) Garantie (dépôt, GLI insurance, garant solidaire) — OK. (7) Certificat non-endettement (demandé notaire?) — INTERDIT. (8) Certificat moral/behavioral (police) — INTERDIT. (9) Photo locataire profiling — INTERDIT. (10) Preuve compte bancaire (RIB pour virement) — OK normal practice.
2. Calcul ratio solvabilité (loyer ≤ 1/3 revenu net ou ≤ 1/4 charges inclus). Locataire A : revenu net 2400€/mois, loyer 800€/mois. Ratio = 800€ / 2400€ = 33.3% = PASS limite 33%. Locataire B : revenu 1800€, loyer 850€ (from script). Ratio = 47% = FAIL. Locataire C : revenu 2500€, loyer 800€ + charges 150€ = 950€ total. Ratio charges inclus = 950€ / 2500€ = 38% = PASS (limite charges 40%). Règle France : loyer seul ≤ 33%, or loyer+charges ≤ 40%.
3. Dossier complet checklist conformité. (1) Identité OK (✓), (2) Bulletins paie 3 derniers ✓, (3) Contrat travail CDI/CDD ✓, (4) Avis impôts ✓, (5) Garant identité OK ✓, (6) Dépôt ou GLI insurance signed ✓, (7) Références past landlords contacted ✓ (retour positif), (8) Ratio solvabilité PASS ✓. DOSSIER ACCEPT status. Archive digital (CRM ou drive encrypted).
4. Refus motif documenté (légal protection). Si refus dossier (ratio fail, references poor, employment unstable) : gestionnaire email propriétaire « Dossier [Locataire] refuse pour raison : ratio solvabilité 47% (limit 33%), pas criterion meet. Nous recommande : (A) GLI insurance (gestionnaire help arrange), (B) Garant renforcé (parent si possible, or co-signer), or (C) Refuser dossier (risk locataire insolvable). »

Proc 2. Traiter impayé de A à Z (chronologie J+5 relance/J+15 mise en demeure/J+30 commandement/J+45 tribunal)

1. J+0 à J+5 — Relance amiable (appel/SMS/email). Loyer dû 1er septembre, pas reçu 5 septembre matin. Gestionnaire appel 10h « Loyer pas reçu, problème virement? Vous payez today? » Locataire excuse habituelle (oubli/banque delay/urgence). Gestionnaire SMS post call « Loyer september 1200€ retard 5 jours. Paiement immédiate svp. Sinon mise en demeure formal week prochaine. » Résultat : 70% cas paiement J+2 à J+5. CRM note : « Relance amiable done J+5. »
2. J+5 à J+15 — Mise en demeure formelle (courrier recommandé notaire). Si pas paiement J+5, gestionnaire email propriétaire « Locataire toujours impayé. Envoyer mise en demeure recommandé today. » Gestionnaire génère document « Mise en demeure paiement immédiate loyer [amount] septembremois [year]. Délai 8 jours paiement à partir réception courrier. Défaut = commandement huissier + frais légaux 200€+ (coûts charges locataire compte aussi). » Signature notaire/gestionnaire, envoi recommandé (AR = proof). Timing : « Mise en demeure envoyé J+7, reçu locataire J+10 (3 jours postal + delivery). Délai 8 jours = paiement expected J+18. Si pas : step 3 commandement. »
3. J+15 à J+30 — Commandement huissier (official notice before lawsuit). J+20 (5 jours après mise en demeure deadline) : pas paiement, gestionnaire appel huissier « Nous avons locataire impayé 4 semaines (1200€ septembremois). Mise en demeure sent J+7, reçu J+10, délai passed J+18. Vous prepared commandement? » Huissier : « Oui. Frais commandement = 180€ (votre account). Nous envoyer demain recommandé. » Commandement received J+25. Huissier official notice : « Vous avez 10 jours paiement (from commandement date) or tribunal assignation imminent. » Cost to proprietor : 180€ huissier + éventuellement GLI insurance coverage (if contract signed). Gestionnaire CRM : « Commandement executed J+25. »
4. J+30 à J+45 — Assignation tribunal (lawsuit if no payment). J+35 (10 jours après commandement) : still no paiement. Gestionnaire appel avocat « Locataire impayé 5 semaines, commandement executed J+25, délai passed. Nous assignate tribunal (expulsion procedure + recovery). Frais avocat environ 400–500€ dossier complet (initial plus execution after judgment). » Avocat lance assignation tribunal (délai lecture = 1–2 semaines). Jugement expected J+50 (if default locataire). Exécution (if judgment win) : bailiff expulsion possible J+65+.
5. J+45+ — Jugement et exécution / Settlement. Scenario 1 (85% cas) : Locataire paye before tribunal (peur sanction + expulsion public record), settlement before judgment. Total frais = 180€ huissier. Scenario 2 (15% cas) : Tribunal judgment against locataire. Frais total = 180€ huissier + 400€ avocat = 580€ + jugement + expulsion costs. Proprietor recovery = loyer + frais (huissier pays 70%, locataire responsible reste). GLI insurance (if signed) covers 50–80% frais légaux. Gestionnaire CRM : « Impayé closed : [Judgment date] / [Settlement agreement] / [Expulsion executed]. »

Proc 3. Calculer révision loyer IRL (indice de référence = officiel 2026 France)

1. Retrouver IRL base année début bail (exemple bail signé septembre 2023). IRL trimestre septembre 2023 = 154.65 (index officiel INSEE publié). Check gouvernement website « IRL 2026 revisions » or ICS/Lojii auto-calculate if enabled.
2. Localisé IRL trimestre révision (septembre 2026 = this year). IRL septembre 2026 = 158.12 (officiel INSEE forecast 2026).
3. Calcul révision formule officielle. Formule = Loyer ancien × (IRL nouveau / IRL ancienne) = 1200€ × (158.12 / 154.65) = 1200€ × 1.0225 = 1227€. Augmentation loyer = 27€/mois = +2.25%. Propriétaire propose nouveau loyer 1227€ (vs 1200€ ancienne). Locataire accepté (obligatoire si clause révision IRL in contrat).
4. Document notice révision à envoyer locataire. Gestionnaire email/courrier « Révision loyer IRL septembre 2026 : ancien 1200€, nouveau 1227€ (+27€/mois). Formule : 1200€ × (158.12/154.65) = 1.0225 facteur. Applicatif October 2026 (vs September 2026 ancien). Justification : index officiel INSEE publié. » Locataire peut contester ONLY si : (1) Index wrong (rare), or (2) Clause révision not valid contrat (check). Else révision appliqué mandatory.

Proc 4. Régulariser charges annuelles (décompte provision/réelle chiffré)

1. Provisions collectées année (jan–dec 2026). Provision mensuelle fixée = 280€/locataire. Locataires actifs = 98. Collecté 12 mois (jan–dec) = 280€ × 12 × 98 = 328.3k€ provision.
2. Charges réelles année 2026 facturées (chauffage, eau, syndic, assurance). (1) Chauffage collectif (syndic facture ECL) = 115k€ (12 mois hiver+inter). (2) Eau (compteurs collectifs, syndic) = 22k€. (3) Ascenseur (maintenance+énergie, syndic) = 28k€. (4) Assurance immeuble (syndic) = 18k€. (5) Frais syndic gestion (3% collecte) = 10k€. Total réelle = 193k€.
3. Calcul surplus/déficit (provision − réelle). Collecté provisions 328.3k€ − réelle 193k€ = SURPLUS 135.3k€ à rembourser. Rembourse par locataire = 135.3k€ / 98 = 1380€ avg par locataire. (Si déficit : add next year provision, or charge supplémentaire locataires).
4. Document décompte detail pour proprietaires + locataires. Email propriétaires « Régularisation charges 2026 : Nous collected 328k€ provisionnel (280€×12×98). Réelles facturées 193k€ (chauffage 115k€, eau 22k€, ascenseur 28k€, assurance 18k€, syndic 10k€). SURPLUS 135k€ à rembourser locataires. Remboursement virement bancaire [date]. » Email locataires « Régularisation charges 2026 : Provisions 3360€ (280×12), réelles 2360€, surplus 1000€ remboursé. » (Example locataire × 98).

Proc 5. État des lieux entrée/sortie (comparatif, vétusté, retenues dépôt conforme)

1. État des lieux entrée (signature tenant + gestionnaire). À emménagement jour, gestionnaire visite bien avec locataire. Document photo/checklist pièce-par-pièce : (1) Séjour : peinture OK, murs propre, sol parquet OK, radiateur OK, baie vitrée OK, photos taken. (2) Chambre 1 : peinture jaune faded, placard porte cassée (will need repair), sol OK, radiateur OK. (3) Chambre 2 : peinture OK, sol OK. (4) Cuisine : peinture OK, appareils cuisson OK, évier fuite mineure (huissier report). (5) Salle-bain : peinture OK, tub OK, toilet OK, radiateur OK. (6) Entrée/couloir : peinture OK, sol OK. État des lieux ENTRÉE signée = baseline comparaison.
2. Stockage état / monitoring annuel (aucune visite mi-bail usual, sauf complaint). Gestionnaire archive document, note CRM. Locataire occupancy 12 mois. Si demande maintenance (fuite, radiator, paint touch) = normal propriétaire pay (vétusté wear). If locataire damage (broken door from force, hole wall) = locataire pay repair.
3. État des lieux sortie + comparatif (fin contrat/new locataire). J−15 avant départ, gestionnaire appel locataire « Préparation exit. État des lieux sortie required week prochaine. Vous laissez bien clean? » Locataire prépare. État des lieux SORTIE day signature new tenant : (1) Séjour : peinture still jaune (normal wear 1 year, pas retenue), murs OK, sol OK, radiateur OK. (2) Chambre 1 : peinture still jaune (normal), placard door STILL cassée (locataire never repaired = might retrain deposit if locataire refused repair demand). (3) Salle-bain : radiator now leaking (NEW damage = locataire responsible repair cost ~200€). Comparatif ENTRÉE vs SORTIE = damage locataire = retaire dépôt.
4. Calcul retenues dépôt (grille vétusté officielle France). Dépôt collecté = 2400€ (2 mois loyer). Retenues : (1) Radiator salle-bain leak = 200€ réparation (locataire damage). (2) Placard door = 150€ (locataire never repaired, wear normal might forgive but documented damage). Total retenues = 350€. Remboursement dépôt = 2400€ − 350€ = 2050€ (dans 2 semaines après exit). Détail courrier locataire « Dépôt 2400€ :tenues 350€ (radiator 200€ + placard 150€), remboursement 2050€. Document attached proof coûts reparation. »

04Tableau de bord gestionnaire (KPI suivi mensuel — 45 lots, 98 locataires)

05Grille d'audit dossier gestion (15 points — conformité légale, impayés, travaux, charges)

06Prompts IA gestionnaire (8 modèles — courriers, relances, annonces, rapports)

Prompt 1. Mise en demeure formelle (courrier recommandé)

Tu es gestionnaire immobilier Lyon. Rédige mise en demeure formelle (courrier recommandé) paiement loyer impayé.

Contexte:
— Locataire: [Locataire B]
— Adresse: [T2 rue X, Lyon]
— Loyer: 1200€ septembre 2026
— Dû: sept 1st
— Aujourd'hui: sept 16 (J+15)
— Relance amiable J+5: fait (pas paiement)
— Délai mise en demeure: 8 jours paiement à partir réception

Style: formel, légal, clair (pas menace, juste procedure officielle). Signataire: [Gestionnaire nom], agence [nom]. Destinataire: recommandé AR.

Output: courrier complet, copyable Word/email recommandé directement.

Prompt 2. Email propriétaire — Impayé escalade (mise en demeure sent)

Tu es gestionnaire. Proprietaire T2 rue X a locataire impayé loyer septembre 1200€. Relance amiable J+5 pas reçu payment. Aujourd'hui J+15, tu envoyer mise en demeure.

Rédige email propriétaire (professional, transparent):
— Situate problema: loyer 1200€ pas reçu sept 1–15
— Action taken: relance J+5 (no result), mise en demeure recommandé sent aujourd'hui
— Timeline escalade: mise en demeure 8 jours délai (paiement expected sept 24), si no = commandement huissier
— Frais info: commandement huissier = 180€ (votre account, pas locataire pay)
— Prochain update: sept 25 (post-mise-en-demeure deadline)

Tone: calm, professional, reassurance (we handle). Output: email short 150–200 words, copyable directement.

Prompt 3. Annonce locataire nouveau (disponibilité bien après exit)

Tu es gestionnaire immobilier. Logement T2 rue [X] Lyon available immédiate (locataire exit fait, état des lieux done).

Rédige annonce accrocheur (200–250 mots):
— Type: T2 55m², rue [X] quartier [Nice neighborhood], 2e étage
— État: rénovation 2020, peinture récente, carrelage, électricité neuf
— Équipement: chauffage collectif, eau incluse, parking outdoor nearby (non inclus)
— Loyer: 850€/mois + charges 280€/mois (total ~1130€)
— Disponibilité: 1er octobre 2026 immediate
— Critères locataires: ratio solvabilité (loyer ≤ 1/3 revenu), CDI priorité, garant required
— Photos: suggest listing avec 8–12 photos key rooms
— Contact: [Gestionnaire email/phone]

Tone: honnête, chaleureux, zéro fake ("charming neighborhood" ok if real). Highlight: location quartier, calme, charges transparent. No clichés.

Output: annonce complète 200–250 words, copyable SeLoger/LeBonCoin directement.

Prompts 4–8. Compacts (5 autres modèles essentiels)

Prompt 4. Email régularisation charges (quarterly preview ou annual summary). Gestionnaire prepare email propriétaires + locataires: « Régularisation charges T3 2026 (jan–sept, 9 mois): Provisions collectées 2520€ (280€×9), Charges réelles 2320€ (chauffage, eau, syndic, assurance). Surplus 200€ à rembourser locataire (virement vendredi). Détail factures joint. » Pour locataires : « Vous avez payé 2520€ provision, réelle dépense 2320€. Surplus 200€ returned vous semaine prochaine. Merci! »

Prompt 5. Relance SMS/WhatsApp locataire (appel maintenance urgent).. Gestionnaire rapide message : « Bonjour [Locataire]. Suite appel maintenance interphone cassé. Artisan dépannage mardi 14h. Pouvez-vous être chez vous 14h–16h? Artisan call vous 13h45 avant arrivée. Merci! »

Prompt 6. Demande devis travaux (email artisan, 2–3 artisans pour comparer). Gestionnaire email plombiers/électriciens: « Devis travaux T2 rue X: Chauffage radiateur chambre air residual. Besoin saignée circuit 2h. Pièce purgeur standard. Déplacement + main-d'œuvre estimé? Validation budget avant work. Disponibilité jeudi matin? »

Prompt 7. Rapport mensuel propriétaires (KPI synthèse mois). Gestionnaire email propriétaires: « Septembre 2026 résumé: Loyers 4300€/4300€ (100% collecte), Charges 280€ provisions (OK). Travaux: interphone 450€ (ODS approved), plomberie 185€ (maintenance). Impayés: Aucun this month. Satisfactions locataires: bon. Prochaine: octobre régularisation charges annual. »

Prompt 8. Compte rendu appel locataire (internal CRM note — problème + solution + follow-up). Gestionnaire log CRM: « [Locataire C] Appel 10h45 jeudi: Chauffage radiateur chambre froid depuis 2 jours. Discussion: Radiateur classique, tête thermostat possible bloquée. Suggéré DIY déblocage ou plombier 60€. Locataire essayer DIY first. Follow-up: vendredi 18h call « Ça marche? ». If pas resolved: plombier ODS order lundi. »

07Check-list entrée nouveau lot + Tableau « Combien ça coûte » (logiciels/GLI/huissier/salaires 2026)

Check-list onboarding nouveau lot (immeuble 4–6 unités)

• Propriétaire contact info. Prénom/nom, email, tel, adresse facturation (pour propriétaire statements). ✓ Archive CRM contact card.
• Bien details. Adresse complète (rue, numéro, code postal, city), type immeuble (collectif/villa), nombre lots résidentiels, nombre étages. ✓ Upload cadastre/titre si available.
• Locataires existants (if taking over management). List nom/email/tel/loyer/charges locataires, date entrée bail, dépôt collecté or guaranteed (GLI). ✓ Archive bails électroniques.
• Contrat gestion. Taux commission (3–5% avg 2026 = 3.5–4.5% normal), durée (1–3 ans renouvelable), clauses spéciales, date start, signature propriétaire. ✓ Scan + archivé.
• Setup CRM logiciel gestion. Lojii/ICS/Rentila: input propriétaire, bien, locataires, loyer/charges, contacts artisans. ✓ Test système 1 mois trial if new logiciel.
• Syndic contact (if copro). Nom syndic, responsable, email, tel, adresse. Factures charges, procès-verbaux AG 3 ans, état de l'immeuble. ✓ Récupérer documents digital.
• Artisans réseau. Plombier, électricien, chauffagiste, peintre, menuisier contact — 2–3 by métier for devis compare. ✓ Référence + tarif horaire 2026.
• Assurance gestion (GLI garantie loyers impayés). Souscrire GLI contrat if pas existing (3–4% loyer/an couverture assurance impayés). ✓ Scan police insurance.
• Banque account setup. Compte séparé pour lot (if multiple properties), IBAN/SEPA info pour virements loyers+charges propriétaire. ✓ Validation account.
• Training propriétaire. Appel explication: encaissement loyers (date, montant), charges (provisions vs régularisé), impayés procedure (if happen), travaux process (devis approval), rapports mensuels. ✓ Email recap training points.

Tableau « Combien ça coûte » — Logiciels/assurances/huissier/salaires 2026