Fiche métier — Boîte à outils opérationnelle

Boîte à outils — Gestionnaire Administration du Personnel

École de Commerce de Lyon — Groupe ECL · Alternants ressources humaines · Version 2026

1 Mois type du gestionnaire ADP — semaine par semaine

Mode d'emploi : le gestionnaire ADP gère l'intégrité du dossier personnel sur toute la durée du contrat. Priorités : paperasse complète à l'embauche, conformité légale absolue, archivage RGPD avant fin du contrat. Zones critiques : lundi = documentations en retard, mercredi = audits dossiers, vendredi = dossier sorties.

Le cadre du rôle ADP : tu es le garant que TOUT document est en place, daté, signé, localisable. Aucune anomalie légale ne passe entre tes mains. Quand un contrôle URSSAF arrive, ton travail doit être parfait : dossiers complets 12 pièces, contrats datés, DPAE transmise, visite médicale archivée.

Semaine 1 du mois — Gestion des embauches & dossiers en construction

Jour	Tâche dominante	Créneau réservé
Lundi	Vérification entrée : tout nouvel embauché du mois : contrat signé ? RIB reçu ? Copie pièce d'identité classée ? DPAE préparée. Relancer par email les pièces manquantes (deadline : avant J+3).	9 h – 12 h
Mardi	Suivi administratif : nouvelles demandes de congé parental / congé maternité à documenter, demandes de télétravail en attente de formalisation (avenant à préparer).	10 h – 11 h 30
Mercredi	Audit complet : 1/4 des dossiers audités (5-12 dossiers selon effectif). Grille audit section 5 : contrat présent, DPAE, visite médicale, solde congés à jour, anomalies temps détectées.	9 h – 13 h
Jeudi	Rédaction et envoi de courriers légaux : avenants signés, courriers d'affiliation mutuelle, réponses demandes administratives (accès dossier, attestation CPAM).	14 h – 17 h
Vendredi	Suivi départs & archivage : salarié sortant ce mois ? Calcul solde de tout compte, vérification remise certificat de travail, classement dossier archivage (5 ans).	10 h – 12 h

Semaine 2-3 du mois — Conformité documentaire & légale

Jour	Tâche dominante	Créneau réservé
Lundi	Suivi visites médicales : qui est dû pour visite d'embauche ? Qui a 2 ans d'anniversaire ? Relancer convocations manquantes, tracer les avis retournés au dossier.	9 h – 10 h 30
Mardi	Gestion courrier RH entrant : anomalies temps signalées, demandes de congé maternité reçues, demandes changement de coordonnées bancaires (vigilance fraude), alertes légales.	10 h – 12 h
Mercredi	Audit complet : 1/4 dossiers (rotation). Vérification en priorité : dossiers en congé maternité (documentation complète ?), dossiers avec avenants (tous versionnés ?).	9 h – 13 h
Jeudi	Rédaction courriers : réponses aux demandes de congés maternité / parental (formulaires type, délais légaux), attestations de salaire pour CPAM, demandes télétravail (avenants formels).	14 h – 17 h
Vendredi	Suivi anomalies temps déclarées : heures supplémentaires non payées, compteur en erreur, pointage manquant. Signaler au DRH, documenter correction apportée.	10 h – 11 h 30

Semaine 4 du mois — Reporting & fermeture mensuelle

Jour	Tâche dominante	Créneau réservé
Lundi	Suivi embauches en construction : liste de tous les « à faire » remis en retard : pièces manquantes, DPAE pas encore envoyée (relancer avant J+8). Escalade au DRH si blocage.	9 h – 11 h
Mardi	Préparation reporting : comptabiliser les dossiers auditées ce mois, anomalies détectées, actions correctives menées. Préparer fiche synthèse pour DRH.	10 h – 12 h
Mercredi	Audit complet : 1/4 dossiers. Priorité : dossiers « à risque » (nouveaux, mutations, ou jamais audités), puis rotation classiques.	9 h – 13 h
Jeudi	Rédaction courriers finaux : confirmations DPAE à recevoir, rappels visites médicales en retard, mise à jour d'adresse bancaire (anti-fraude), communiqués administratifs urgents.	14 h – 17 h
Vendredi	Fermeture mensuelle : reporting ADP au DRH (section 7). Archivage des dossiers fermés ce mois (sorties, mutations). Vérification que rien ne traîne : tous les courriers envoyés, tous les avis reçus rangés au dossier.	10 h – 12 h

Créneau inviolable : mercredi 9-13 h = audit dossiers. Pas d'interruptions. C'est le seul moment où tu nettoies 1/4 du portefeuille. À la fin du mois, 100 % des dossiers ont eu au moins 1 audit. Cela te sauve en cas de contrôle URSSAF ou inspection du travail.

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2 17 modèles mot à mot — avenant, congé parental, mutuelle…

Mode d'emploi : lis à voix haute avant envoi, remplace les [variables], verse signatures DRH, conserve trace écrite au dossier. Documents officiels légalement contraignants : jamais de brouillon. Tous les courriers RH sortent de ta main mais sous autorité du DRH — il signe ou approuve avant transmission.

Avenants et modifications de contrat

Script 1 — Avenant de passage temps plein → temps partiel

Salarié demande réduction d'horaires. Document légal obligatoire. Signatures avant application. Conservation au dossier + fournir copie au salarié.

AVENANT AU CONTRAT DE TRAVAIL Fait entre l'entreprise [Nom entreprise, siège] représentée par [Prénom Nom, Directeur], et le salarié [Prénom Nom, né(e) le [date naissance], adresse], employé en qualité de [titre du poste]. Le présent avenant modifie le contrat de travail du [date contrat original]. **ARTICLE 1 — Modification du volume horaire** À partir du [date de prise d'effet, 1er du mois recommandé], le volume horaire hebdomadaire du salarié passe de [35 heures] à [X heures par semaine]. Répartition : [lun-mar-mer-jeu-ven 9h-17h, sauf lundi off / ou autre calendrier] **ARTICLE 2 — Impact sur la rémunération** Le salaire mensuel brut passe de [montant ancien] € à [calcul proportionnel : ancien × (nouvelles heures / 35)] € brut, à titre de compensation proportionnelle. Exemple : ancien 2 000 € / 35 h = 57,14 € / h × 28 h = 1 600 € (arrondi). **ARTICLE 3 — Congés et avantages sociaux** Le salarié conserve l'intégralité de ses droits à congés payés (2,5 jours par mois acquis, reportables selon convention). Les autres avantages (mutuelle, prévoyance, tickets restaurant) restent inchangés. **ARTICLE 4 — Durée et révision** Cet avenant est conclu pour une durée indéterminée, sauf mention contraire. Il pourra être révisé par commun accord écrit dans les [6 mois / 12 mois] si circonstances. Fait à [lieu], le [date], en deux exemplaires originaux. Pour l'entreprise : Signature + tampon [Prénom Nom, titre] Pour le salarié : Signature [Prénom Nom]

Script 2 — Avenant de changement de poste (mutation interne)

Salarié change de fonction, horaires ou lieu. Formalisation obligatoire. Peut entraîner révision de salaire.

AVENANT — CHANGEMENT DE POSTE Entre [Entreprise] et [Salarié], à partir du [date], Le salarié change de fonction : de [ancien poste] à [nouveau poste]. Responsable hiérarchique : [Nouveau manager] Localisation : [Nouveau site / même site] Horaires : [inchangés / modifiés : préciser] Salaire : [inchangé / augmente de X €, justification : coefficient, prime responsabilité] Préavis d'adaptation : [période d'essai implicite de 1-2 mois, à préciser si applicable] Tous les autres termes du contrat restent inchangés. Signatures DRH + Salarié

Script 3 — Autorisation de télétravail (avenant formel)

Télétravail = droit du salarié, obligation de formaliser par écrit. Définir jours présence obligatoires, conditions, droit de rétractation.

AVENANT — TÉLÉTRAVAIL Entre [Entreprise] et [Salarié], À partir du [date], le salarié est autorisé à travailler en télétravail aux conditions suivantes : **Fréquence :** [nombre de jours / semaine, ex. 2 jours / semaine] depuis le domicile ou un espace de travail partagé. **Jours présence obligatoires :** [lundi matin, jeudi, fin de semaine, etc. — détailler] **Équipement fourni :** [ordinateur portable, câble VPN, box internet remboursée : préciser] **Conditions :** le salarié doit disposer d'un environnement de travail conforme RGPD (aucun partage d'écran en tiers lieu public, mot de passe personnel, sécurité données clients). **Rétractation :** soit le salarié, soit l'entreprise peuvent résilier cet avenant avec [1-2 mois de préavis]. Signée par DRH et Salarié

Congés, maternité et situations administratives

Script 4 — Réponse à demande de congé maternité (formalité légale)

Congé maternité est un droit légal, automatiquement approuvé. À documenter : durée légale 16 semaines (8 avant, 8 après), maintien salaire 100 %, SNCF à déclarer.

Objet : Congé maternité — [Prénom Nom] — confirmé Madame [Nom], Nous confirmons l'approbation de votre congé maternité demandé. **Dates :** – Départ en congé maternité : [date, prévoir 8-6 semaines avant accouchement prévu] – Retour prévu : [date supposée : 8 semaines après accouchement] **Durée :** 16 semaines légales (8 semaines avant l'accouchement, 8 semaines après) — extensible si complication médicale (à justifier). **Rémunération :** 100 % de votre salaire est maintenu pendant le congé (pris en charge par la Sécurité Sociale via indemnités maternité). **Documents à nous transmettre :** 1. Certificat médical datant l'accouchement prévu (pour calcul exact des dates) 2. Attestation de grossesse à la caisse CPAM **Retour au travail :** À votre retour, vous retrouverez votre emploi ou un emploi équivalent. Les congés payés (CP) ne s'écoulent pas pendant le congé maternité. **Allègement possible :** si vous souhaitez réduire vos horaires en retour (réduction d'activité), contactez-nous immédiatement — avenant à préparer. Bonne grossesse et bonne naissance ! [Signature DRH]

Script 5 — Réponse à demande de congé parental

Congé parental = droit du salarié jusqu'au 3e anniversaire de l'enfant. À déclarer à la CAF et à l'URSSAF. Salaire suspendu (allocation CAF éventuellement).

Objet : Congé parental — [Prénom Nom] — conditions Madame, Monsieur, Suite à votre demande de congé parental, nous vous confirmions les informations suivantes : **Cadre légal :** Vous avez le droit de prendre un congé parental jusqu'au [3e anniversaire de l'enfant], selon l'art. L1225-47 du Code du travail. **Modalités possibles :** 1. Congé parental à temps plein : suspension totale du contrat 2. Travail à temps réduit : conservation du contrat, réduction d'horaires (à formaliser par avenant) **Durée demandée :** [du [date début] au [date fin], durée totale X mois] **Procédure administrative :** – Vous devez notifier l'entreprise par écrit (ce présent courrier = notification) au moins 1 mois avant le début du congé – L'entreprise doit déclarer le congé à l'URSSAF et à la CAF (allocation de congé parental : CPE, complément libre choix d'activité) – Votre allocation CAF compensera partiellement le salaire suspendu **Retour au travail :** À la fin du congé parental, vous retrouverez votre emploi ou équivalent. Pas de pénalité salariale. **Pendant le congé :** – Salaire suspendu – Cotisations de retraite : assimilées (gratuit pour le salarié) – Congés payés : s'accumulent (2,5 j/mois, même en congé parental) Merci de nous confirmer les dates définitives sous 8 jours. [Signature DRH]

Script 6 — Affiliation mutuelle collective (courrier salarié)

À envoyer en début de contrat. Informe le salarié de sa couverture mutuelle, garanties, demandes de remboursement, modifications.

Objet : Bienvenue — Mutuelle d'entreprise — accès et garanties Bonjour [Prénom], En tant que nouveau salarié, vous êtes automatiquement affilié à notre mutuelle collective. **Mutuelle :** [Nom, ex. : AGF-MMA / Allianz / Santéor] **Couverture :** vous et vos ayants droit (famille) êtes couverts pour : – Frais médicaux (consultation médecin, dentiste, optique) : remboursement selon barème – Hospitalisation : prise en charge complète – Maternité : allocation maternité + frais accouchement – Pharmacie : remboursement 50-100 % (génériques) **Accès :** [portail web / application mobile] — identifiants fournis en séparé **Cotisation :** prélevée sur votre fiche de paie (réduction fiscale pour vous, déductible pour l'entreprise). Montant : [X € / mois pour salarié seul] **Famille :** si vous souhaitez ajouter conjoint ou enfants, formulaire auprès de [Prénom], RH — délai : 30 jours après mariage ou naissance. **Demande de remboursement :** gardez vos factures → téléchargez sur le portail mutuelle → remboursement sous 15 jours. Questions ? Contactez la RH ou la mutuelle directement : [téléphone mutuelle] Bienvenue dans notre équipe ! [Prénom, RH]

Script 7 — Dispense de mutuelle (demande acceptée / refusée)

Salarié peut demander dispense si couverture personnelle. Rare, mais légal. Document obligatoire de dispense à conserver.

Objet : Dispense de mutuelle collective — [Prénom Nom] — accordée / refusée Monsieur, Madame, Suite à votre demande de dispense de mutuelle collective, [nous avons le plaisir / regrettons] de vous informer que [votre demande est approuvée / ne peut pas être approuvée]. **Si ACCORDÉE :** À partir du [date], vous êtes dispensé d'affiliation à la mutuelle d'entreprise. Vous devez pouvoir justifier une couverture personnelle équivalente (attestation d'assurance à fournir). Cotisation mutuelle = suspendue de votre fiche de paie. Vous restez affilié à la Sécurité Sociale obligatoire. **Durée :** cette dispense est valable pour [12 mois], à renouveler par écrit si vous souhaitez la maintenir. **Si REFUSÉE :** L'affiliation à la mutuelle collective est obligatoire selon [accord de branche / contrat de travail]. La dispense ne peut être accordée que si vous pouvez justifier une couverture personnelle égale ou supérieure. Nous attendons la preuve de votre couverture. Fait à [lieu], le [date] [Signature DRH]

Demandes et attestations administratives

Script 8 — Attestation de salaire pour CPAM (maladie, maternité)

Demandée pour compléter dossier SSA (indemnités CPAM). À produire rapidement. Modèle officiel CPAM.

ATTESTATION DE SALAIRE POUR LA CPAM Je soussigné(e) [Prénom Nom, titre, entreprise, SIRET], atteste que : [Nom salarié, prénom, date de naissance] est employé(e) par notre entreprise en qualité de [titre du poste]. **Périodes d'emploi :** – Embauche : [date] – Statut : en activité / en arrêt maladie depuis [date] / en congé maternité depuis [date] **Salaire net moyen des 3 derniers mois complets :** – Mois 1 ([mois année]) : [XXX €] – Mois 2 ([mois année]) : [XXX €] – Mois 3 ([mois année]) : [XXX €] **Moyenne : [calcul] €** **Salaire brut :** [YYYY €] Cette attestation est établie pour permettre au salarié de percevoir ses indemnités de la CPAM en cas de maladie ou maternité. Fait à [lieu], le [date] Signature + tampon [Prénom Nom], [titre]

Script 9 — Réponse à demande de mise à jour des coordonnées bancaires (vigilance fraude)

Demande changement RIB = risque fraude. À approuver SEULEMENT si justification + pièce d'identité. Sinon, demander explication.

Objet : Changement coordonnées bancaires — [Prénom Nom] Bonjour [Prénom], Suite à votre demande de changement de RIB pour les virements de paie, nous confirmons la modification. **Nouveau RIB :** IBAN : [copie du RIB fourni] Titulaire : [doit correspondre EXACTEMENT au nom du salarié] **Date d'application :** la prochaine paie ([date 28 du mois]) sera virée sur ce nouveau compte. **Vérification importante :** nous avons contrôlé que l'IBAN appartient bien à [Prénom Nom] (identité, date naissance). En cas d'erreur, un virement à mauvaise adresse = problème légal, il faut le rectifier immédiatement. Si vous n'êtes PAS à l'origine de cette demande ou si vous avez des doutes, signalez-le immédiatement par email (preuve écrite). [Prénom, RH] --- **Note pour RH (vigilance fraude) :** Si demande de changement RIB = TOUJOURS demander une pièce d'identité, vérifier que titulaire = salarié. Si titre ne correspond pas = escalader DRH immédiatement. Fraude RIB = vol de paie.

Script 10 — Convocation à visite de contrôle médical (CPAM, accident du travail)

Déclenchée par CPAM ou médecin du travail. Obligation de comparution. Absence = suspension des indemnités.

Objet : Convocation visite médicale de contrôle — recommandé avec AR Monsieur, Madame, Vous êtes convoqué(e) pour une visite médicale de contrôle déclenchée par : [CPAM / Médecin du travail / Assurance accident du travail] **Date et heure :** [jour date heure exacte] **Lieu :** [adresse cabinet médecin, instructions accès] **Contact :** [téléphone] **Objet du contrôle :** [Vérification de l'arrêt maladie du [date] / Contrôle suite accident du travail] **Éléments à apporter :** – Pièce d'identité – Carta vitale ou attestation CPAM – Carnet de santé ou dossier médical si applicable **Absence :** le non-respect de cette convocation peut entraîner la suspension de vos indemnités CPAM/accident du travail. En cas d'empêchement, contactez immédiatement le numéro ci-dessus. Cordialement, [Prénom Nom, Titre]

Script 11 — Réponse à demande de télétravail (formalisation administrative)

Télétravail = droit du salarié, formalisé par avenant. Définition claire : jours, lieu, équipement, sécurité données.

Objet : Demande télétravail — confirmation et mise en place Bonjour [Prénom], Suite à votre demande du [date], nous approuvons votre télétravail aux conditions suivantes : **À partir du :** [date de mise en place] **Jours télétravail :** [X jours par semaine, ex. lundi-mardi] **Jours présence obligatoires :** [mercredi, jeudi, et une demi-journée] **Sécurité des données :** – VPN obligatoire pour accès données client – Pas de partage d'écran en café ou espace public – Pas de document papier emporté (données confidentielles) – À la fin de la journée : éteindre l'ordi (verrouillage écran) **Équipement :** – Fourni par l'entreprise : [ordinateur portable / moniteur / cable VPN] – À votre charge : [connexion internet : remboursement partiel proposé ?] **Avenant :** un document d'avenant formalisera cet arrangement (copie sous 2 jours). Vous pouvez revenir à temps plein sur site sur demande écrite (préavis 1 mois) ou par accord. Bienvenue en télétravail ! [Prénom, RH]

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3 4 procédures pas-à-pas — embauche, maternité, avenants, archivage

Mode d'emploi : chaque procédure liste les étapes chronologiques. À faire en autonomie après 1ère fois avec DRH. À imprimer et garder sur le bureau.

Procédure 3.A — Embauche administrative complète (J-7 à J+8)

Délai critique : DPAE avant J+8, visite médicale avant J+8 (début du contrat).

J-7 (7 jours avant arrivée) :
- Recevoir du manager le contrat signé par le nouveau salarié + copie pièce d'identité + RIB
- Créer le dossier personnel (physique ou numérique) au nom du salarié
- Classer : contrat signé original, copie pièce identité recto-verso, RIB
- Préparer la DPAE sur net-entreprises (pré-remplissage avec données salarié)
J-3 (3 jours avant) :
- Envoyer email d'onboarding au salarié (script section 2, script accueil) : horaires, lieu, qui l'accueille
- Vérifier que IT a configuré compte informatique, badge est prêt
- Imprimer la DPAE brouillon pour DRH signature
J (jour arrivée) :
- Accueil matin : remettre dossier d'onboarding (contrat copie, chartes, RGPD, confidentialité)
- Faire signer toutes les chartes au dossier original
- Transmettre au DRH pour signature DPAE version définitive
- Envoyer DPAE (version définitive signée) sur net-entreprises.fr
J+2 :
- Vérifier reçu DPAE par URSSAF (email de confirmation)
- Organiser rendez-vous visite médicale d'embauche avec médecin du travail
- Envoyer convocation visite médicale au salarié (avec adresse, horaire)
J+8 (avant cette date = délai légal) :
- DPAE doit être transmise (vérifier confirmation URSSAF reçue)
- Visite médicale d'embauche doit avoir eu lieu (si pas encore : urgence, rattraper avant J+10)
J+15 (aprè la visite médicale) :
- Recevoir l'avis médical (enveloppe confidentielle du médecin)
- Ranger l'avis au dossier du salarié dans une enveloppe scellée (CONFIDENTIEL)
- Marquer « Visite médicale complète » au tableau de bord suivi visites
J+30 :
- Vérifier dossier complet 12 pièces : contrat, ID, RIB, DPAE, visite, chartes
- Rien ne manque ? Dossier est « COMPLET » = classé en archive courante

Procédure 3.B — Congé maternité et parental (déclaration administrative)

Cadre : congé maternité = 16 semaines légales (8 avant + 8 après), tous frais payés par CPAM. Congé parental = jusqu'au 3e anniversaire enfant, suspension salaire (allocation CAF possible).

À la demande (salarié informe qu'il/elle attend enfant) :
- Faire signer attestation maternité (certificat médical date accouchement prévu)
- Envoyer script 4 section 2 = réponse confirmation congé maternité
Dès confirmation grossesse :
- Envoyer documentations à la CPAM : attestation maternité, fiche entreprise
- Alerter paie : congé maternité débute date X, salaire suspendu (indemnité CPAM prendra le relais)
6 semaines avant congé :
- Contacter salarié : date départ en congé = 8 semaines avant accouchement (ou moins sur demande)
- Formaliser dates exactes par email : ex. « congé maternité du 15 avril au 9 juin 2026 »
Semaine de départ en congé :
- Transmettre fiche d'absence URSSAF (déclaration congé maternité)
- Marquer au dossier : « En congé maternité depuis [date] »
- Vérifier que fiches de paie = zéro salaire (indemnité CPAM arrive en compte salarié)
Pendant congé (maintien lien) :
- À J+0 (jour accouchement supposé) : appel salarié ou famille pour confirmation
- Mettre à jour date retour si connue (souvent 8 semaines après)
J-2 semaines avant retour :
- Email au salarié : rappel date retour, horaires, responsable, questions ?
- Prévoir dossier retour travail (contrats éventuels, modifications horaires, arrangement télétravail ?)
Jour du retour :
- Accueil court (elle a peut-être sommeil…) : remise de tous documents, clarification horaires retour
- Envoyer certificat retravail à CPAM (arrête indemnités maternité)

Procédure 3.C — Modification de contrat par avenant (5 étapes légales)

Principe : toute modification = avenant écrit signé AVANT application (excepté urgence sécurité).

Étape 1 — Demande/décision : Le salarié ou manager demande changement. Approuver avec DRH. Cas typique : réduction temps, changement poste, télétravail, hausse salaire.
Étape 2 — Préparation avenant (tu) :
- Rédiger avenant en utilisant script section 2 approprié (Script 1 si temps partiel, Script 2 si poste, Script 3 si télétravail)
- Remplacer toutes les [variables]
- Imprimer 2 exemplaires (un pour salarié, un pour dossier)
Étape 3 — Signature DRH : Le DRH signe les 2 exemplaires + tampon entreprise.
Étape 4 — Signature salarié :
- Remettre au salarié en mains propres (ou email signé)
- Expliquer brièvement les changements (ne pas juste tendre à signer)
- Salarié signe 2 exemplaires
Étape 5 — Archivage + application :
- Ranger original avenant au dossier personnel
- Remette copie salarié (preuve de sa possession)
- Appliquer modification à la date prévue dans l'avenant (ex. 1er du mois suivant)
- Alerter paie si impact salaire (date changement + nouveau montant)

Procédure 3.D — Archivage RGPD après départ (conservation légale 5 ans)

Règle : dossier clos = conservé 5 ans minimum à partir de la fin du contrat. Puis destruction. Données sensibles (médical) = super-confidentiel.

Jour du départ (dernier jour du contrat) :
- Classer tout document final : certificat de travail, solde de tout compte, fiche paie finale
- Récupérer matériel : badge, clés, ordi, documents client en possession du salarié
- Faire signer un « Reçu remise documents » (salarié a bien reçu : certificat, paie finale, attestation chômage)
J+1 après départ :
- Marquer dossier « FERMÉ — [Date fin contrat] »
- Retirer du classement actif, rangé en archive de départ
Semaine après départ :
- Faire inventaire dossier fermé : tout présent ? Rien ne manque ?
- Documents sensibles (arrêts maladie, avis médical) = dans enveloppe scellée marquée « CONFIDENTIEL — MÉDICAL »
- Autres doc : contrat, paies, chartes, correspondances RH
Classement :
- Ranger dossier fermé dans boîte d'archives (physique ou numériques) = accessible RH/DRH seulement
- Étiquette : « Dossier [Nom salarié] — Période [date début]-[date fin] — À CONSERVER JUSQU'AU [date = fin contrat + 5 ans] »
Accès post-départ :
- Ancien salarié qui demande accès dossier ? Droit RGPD = 15 jours pour répondre. Communiquer copies (sauf données tiers confidentielles).
- Trace écrite : qui a demandé quoi, quand consulté, ce qui a été fourni
À date +5 ans après fin :
- Destruction autorisée = destruction sécurisée (papier : déchiquetage ; numérique : suppression + log destruction)
- Dossier médical : destruction systématique (aucune durée légale de conservation après fin contrat)

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4 Tableau de bord ADP — dossiers à jour, délais, anomalies temps

Mode d'emploi : mettre à jour vendredi après-midi. Vision mensuelle pour le DRH : % dossiers complets, délais de traitement, anomalies détectées. À imprimer pour réunion mensuelle.

KPI dossiers personnels (compliance)

Indicateur	Définition	Source	Cible
% dossiers complets	Nombre dossiers 12 pièces OK / effectif total × 100	Audit manuel grille section 5	100 % (zéro anomalie)
Délai moyen embauche	Jours entre signature contrat et DPAE transmise	Dossiers nouveaux mois	< 5 jours (avant J+8)
Visites médicales en retard	Nombre salariés dus visite (anniversaire ou embauche) − visites réalisées	Registre visites médicales	0 en retard
Anomalies temps détectées	HS non payées, pointage manquant, compteur en erreur, etc.	Contrôle paie + alertes manager	< 3 par mois
Avenants à jour	% contrats avec toutes modifications documentées	Audit dossiers	100 %

Tableau de bord mensuel — exemple octobre 2026

Indicateur	Valeur mois	Cible	Statut	Actions
Effectif fin mois	52 salariés	—	OK	—
% dossiers complets	98 % (51/52)	100 %	⚠ ALERTE	Salarié D : manque visite médicale (embauche sept), à programmer d'urgence
Délai embauche moyen	4 jours	< 5	✓ BON	2 embauches octobre, DPAE transmises J+3
Visites médicales en retard	1	0	⚠ ALERTE	Salarié E due visite anniversaire (oct), RDV prévu nov
Anomalies temps détectées	2	< 3	✓ BON	1 HS non payée (corrigée) ; 1 pointage doublon (rectifié)
Avenants à jour	100 % (3/3)	100 %	✓ OK	Avenant télétravail Salarié B signé ; avenant temps partiel C signé

Délais de traitement (SLA — Service Level Agreement)

Type de demande	Délai max de réponse	Priorité
DPAE nouvelle embauche	Avant J+8 obligatoire	🔴 CRITIQUE
Visite médicale embauche	Avant J+8 (convocation) ; effectuée avant J+30	🔴 CRITIQUE
Certificat de travail départ	Remis le dernier jour du contrat	🔴 CRITIQUE
Attestation employeur (RSA, logement)	Sous 2 jours max	🟠 URGENT
Avenant modification contrat	Signé avant application (min 1 jour)	🟠 URGENT
Accès dossier personnel (RGPD)	Sous 15 jours légalement	🟠 URGENT
Réponse demande congé parental	Sous 8 jours	🟡 NORMAL
Attestation de salaire CPAM	Sous 3 jours	🟡 NORMAL

Veille mensuelle : tous les vendredis après-midi, mettre à jour ce tableau. Alertes rouges = urgence DRH immédiate. Alertes oranges = correction dans la semaine.

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5 Grille d'audit dossier personnel — 20 points

Mode d'emploi : appliquer cette grille à 1/4 des dossiers chaque mercredi (rotation complète du portefeuille = 1 mois). Cocher 0/1/2 pour chaque point. Score cible : 36/40 minimum (90 %). Alertes critiques = DRH immédiatement.

Documents obligatoires (8 points)

1. Contrat de travail signé (original + tous avenants). Cocher : 0 = absent, 1 = présent mais incomplet, 2 = complet et à jour.
2. Copie pièce d'identité (recto-verso). 0 = absent, 1 = recto seul, 2 = recto-verso présent.
3. RIB (relevé identité bancaire). 0 = absent, 1 = ancien (différent du compte de paie), 2 = à jour et utilisé.
4. DPAE (accusé de réception URSSAF). 0 = absent, 1 = DPAE remplie mais pas transmission, 2 = DPAE envoyée + confirmation URSSAF.
5. Attestation Pôle emploi ou preuve fin contrat précédent. 0 = absent, 1 = demandé pas reçu, 2 = présent au dossier.
6. Visite médicale d'embauche (avis du médecin, confidentiel). 0 = pas faite, 1 = en cours, 2 = complétée et archivée sous scellé.
7. Chartes de confidentialité / RGPD signées par le salarié. 0 = absent, 1 = partiel, 2 = toutes les chartes signées.
8. Fiche de paie première embauche + dernière fiche. 0 = absent, 1 = partiel, 2 = toutes paies en place.

Contrat et modifications (4 points)

9. Contrat d'origine : date signature correcte ? Types et durée justes ? 0 = erreur, 1 = minor, 2 = OK.
10. Toutes modifications documentées par avenants ? (changement poste, temps partiel, salaire, télétravail). 0 = modifs sans avenant, 1 = partielles, 2 = tous avenants présents.
11. Salaire et primes : conformes convention collective ? Signé et daté ? 0 = anomalie, 1 = conforme mais pas signé, 2 = OK.
12. Heures de travail et horaires : précisés au contrat et avenants ? 0 = flou, 1 = partiellement, 2 = clairs et documentés.

Données médicales et conformité RGPD (4 points)

13. Avis médical embauche (confidentiel, sous enveloppe scellée) ? 0 = absent, 1 = présent mais pas scellé, 2 = archivé confidentiel.
14. Arrêts maladie & justificatifs médicaux (confidentiel) ? 0 = absent/perdu, 1 = mélangé au dossier général, 2 = archivé confidentiel.
15. Demandes d'accès dossier (RGPD, art. L1221-3) — trace écrite de consultation ? 0 = aucune trace, 1 = demande pas traitée, 2 = consulté et documenté.
16. Données personnelles : bien séparé des données tiers, salarié a signé politique confidentialité ? 0 = mélangé, 1 = séparé but pas signé, 2 = OK.

Absences et congés (2 points)

17. Solde de congés payés à jour ? (Acquisition 2,5 j/mois, consommé et mis à jour) ? 0 = absent/erroné, 1 = partiellement à jour, 2 = à jour et documenté.
18. Absences et justificatifs (arrêts > 3 j = original médical) ? 0 = manquants, 1 = partiels, 2 = tous en place.

Discipline et départ (2 points)

19. Actions disciplinaires documentées (avertissements, mises en demeure) ? 0 = oral non tracé, 1 = partiel, 2 = tous courriers recommandé archivés.
20. Si départ : certificat de travail + solde de tout compte signés ? 0 = absent, 1 = partiel, 2 = complet et daté.

Score et interprétation : – 36-40 = EXCELLENT (audit réussi) – 30-35 = BON (peu d'anomalies, à corriger) – 20-29 = ACCEPTABLE (anomalies à traiter rapidement) – < 20 = CRITIQUE (escalade DRH immédiate, risque légal) Chaque point rouge (= 0) = action corrective urgente. Chaque point orange (= 1) = à améliorer avant audit suivant.

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6 8 prompts IA prêts à copier — anonymisation RGPD obligatoire

Mode d'emploi : utiliser IA pour accélérer rédaction, analyse, conformité. RÈGLE ABSOLUE : ANONYMISER noms/dates avant d'envoyer à l'IA. Remplacer « Marie Durand » par « Salarié A ». Jamais envoyer dossier entier. Garder trace écrite de la demande.

Prompt 1 — Rédiger un avenant de changement d'horaires

« Rédige un avenant pour un salarié passant de 35h à 28h par semaine. Contexte : passage temps plein → temps partiel, durée indéterminée. Le salarié s'appelle [Salarié A, anonyme]. Salaire passe de 2 000 € à 1 600 € (proportionnel). Horaires nouveaux : lun-mar-mer-jeu 7h-17h, fermeture vendredi. Tous les avantages (mutuelle, congés) sont maintenus.

L'IA doit me donner un texte complet d'avenant à l'usage de l'entreprise, conforme légal. »

Prompt 2 — Analyser conformité contrats vs convention collective

« J'ai 5 salariés (anonymisés Salarié A-E). Tableau : Poste | Ancienneté mois | Salaire brut | Convention applicable.

[TABLEAU ANONYMISÉ SANS NOMS]

Notre convention collective est [ex. « Commerce de détail »]. L'IA doit :
1. Vérifier chaque salaire ≥ SMIC + minima de la convention
2. Déterminer coefficient correct pour chaque poste
3. Me dire si écart anormal ou si manquent infos

Donne-moi un rapport simple : conforme / non-conforme / à vérifier. »

Prompt 3 — Rédiger réponse à demande de congé parental

« Rédige une réponse officielle RH à une demande de congé parental. Contexte : [Salarié A] demande congé parental à partir du [date X] pour [durée Y mois], enfant né [date Z, anonyme].

La réponse doit :
1. Confirmer c'est un droit légal (pas une faveur)
2. Rappeler durée max légale (3 ans max)
3. Expliquer : salaire suspendu, allocation CAF possible, retour garanti
4. Lister documents à transmettre (certificat naissance, déclaration CAF)
5. Tone : bienveillant, clair, légal »

Prompt 4 — Vérifier si rupture contractuelle est risquée

« Question légale anonymisée : [Salarié A] a demandé rupture conventionnelle. Contexte : CDI depuis [X ans, anonyme], récent avertissement pour absences, situation : [anonyme]. Salaire de départ prévu : [montant X + indemnités].

L'IA doit m'analyser :
1. Risque rupture abusive ? (salarié ne peut pas contester)
2. Montant indemnité : acceptable ou trop bas ?
3. Procédure légale à respecter (document, délai rétractation)
4. Pièges potentiels

Dois-je consulter avocat ? »

Prompt 5 — Générer checklist audit dossier personnalisée

« Génère-moi une checklist d'audit pour un dossier personnel d'une PME 50 salariés. Secteur : [commerce / industrie / services]. Enjeux prioritaires : [conformité DPAE / visites médicales / temps partiel complexe / mutations fréquentes].

Checklist doit :
1. Lister 15-20 points à vérifier (docs, dates, signatures)
2. Fournir les critères de conformité (exemple : « DPAE reçue avant J+8 »)
3. Format : case à cocher + notation 0/1/2
4. À imprimer (orientation portrait)

Inspiration : dossier RH ISO 9001, pas trop lourd. »

Prompt 6 — Analyser anomalies temps (heures sup, pointage)

« Analysez ces anomalies de temps détectées (données anonymisées) :
– [Salarié A] : 45 heures semaine du [date], jamais 10h payées en HS
– [Salarié B] : pointage lun-mar-mer, absent jeu-ven sans justif déclaré
– [Salarié C] : compteur « congés » = -2 jours (négatif impossible)

L'IA doit :
1. M'expliquer ce qui ne va pas (légalement)
2. Correction apportée pour chaque cas
3. Prévention future : processus

Tone : factuel, pas accusation salarié. »

Prompt 7 — Préparer audit dossiers pour inspection travail

« Nous préparons possibilité d'inspection du travail (routine ou suivi plainte anonyme). Données : PME 50 sal., secteur [commerce]. Audit interne achevé, résultat : 92 % conformité.

Aide-moi à :
1. Lister les points critiques souvent vérifiés (paie, DPAE, temps, sécurité)
2. Documents que l'inspecteur demandera
3. Checklist pour vérifier on est prêts
4. Format dossier à présenter (classement logique)

Résumé court : « À faire avant visite ». »

Prompt 8 — Brainstorm amélioration processus ADP

« Notre gestionnaire ADP gère 50 dossiers. Pain points actuels : embauche lente (DPAE tardive), dossiers incomplets, visite médicale oubliée, anomalies temps détectées trop tard.

Proposez 5-7 améliorations concrètes (processus, outils, freins) :
1. Pour chaque idée : effort de mise en place (low/mid/high)
2. Impact estimé (temps gagné, conformité +)
3. Outils existants vs. new (Excel, Notion, logiciel SIRH)

Priorité : solutions à faible coût. »

RGPD obligatoire : avant d'envoyer données à l'IA, anonymiser : noms → Salarié A/B/C, dates précises → « [date] », références internes → génériques. Garder trace écrite de chaque demande (logs IA, preuve de conformité).

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7 Checklist mensuelle du gestionnaire ADP

Mode d'emploi : à compléter chaque fin de mois (vendredi). Validation que rien n'a glissé. À imprimer et archiver (preuve de suivi pour inspection).

✓	Tâche	Détail / Validation
☐	Embauches du mois	DPAE envoyée avant J+8 pour chaque nouveau ? Visite médicale programmée ?
☐	Dossiers complets (audit)	1/4 des dossiers audités (rotation). Score ≥ 36/40 ? Alertes critiques reportées au DRH ?
☐	Visites médicales	Anniversaires qui arrivent = convocations envoyées ? Avis reçus = archivés confidentiel ?
☐	Avenants signés	Toutes modifications contrat = documentées par avenant ? Salarié a sa copie ?
☐	Anomalies temps	Heures supplémentaires détectées ? Pointage en erreur ? Tout corrigé en paie ?
☐	Courriers RH envoyés	Toutes réponses aux demandes administratives ? Attestations CPAM, certificats de travail ?
☐	Solde congés à jour	CP consommés ce mois = enregistrés ? Solde fin mois calculé juste ?
☐	Départs du mois	Certificat de travail remis ? Solde de tout compte signé ? Dossier archivé 5 ans ?
☐	Tableau de bord ADP	% dossiers complets, délais, anomalies temps mis à jour ? Prêt pour DRH ?
☐	Alertes légales	Aucune DPAE en retard, visite médicale oubliée ou dossier critique en suspend ?
☐	Archivage	Dossiers fermés ce mois = classés « FERMÉ + date » et rangés en archive 5 ans ?
☐	Nettoyage	Pas de courrier non traitée sur le bureau ? Inbox RH → 0 demandes en attente ?

Score de complétude : 12/12 ☑ = EXCELLENT. 11/12 = BON (1 retard toléré). ≤ 10 = À rattraper avant fin mois. Signer et dater cette checklist (preuve de suivi).

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8 Combien ça coûte — SIRH temps/activités et coffre-fort numérique

Mode d'emploi : tarifs indicatifs 2026. À vérifier auprès des éditeurs. Benchmark PME 50-200 salariés ressources humaines.

SIRH (Systèmes d'Information RH) — gestion administrative centralisée

Outil	Public	Prix	Inclus	Lien
Lucca	PME 20-500	~1 200-1 600 € /an	SIRH complet : dossiers, congés, paie, time tracking, notes frais	lucca.fr
Eurécia	PME/ETI 50+	~2 000-3 000 € /an (devis)	SIRH avancé + recrutement, évaluations, avantages sociaux digitalisés	eurecias.com
Workday HCM	ETI 200+	~3 000-8 000 € /an (SaaS, scaling)	Cloud SIRH entreprise : paie, temps, performance, mobilité	workday.com/fr
Sage HCM	PME/PMI	~1 500-2 500 € /an	SIRH modulable : paie, absences, dossiers, time tracking	sage.com
Factorial	Petite structure < 100	~600-1 200 € /an	SIRH simple : dossiers, congés, absences, basique	factorial.io/fr

Gestion du temps et pointage (modules optionnels)

Outil	Fonction	Prix	Intégration paie
Chronotime (Lucca)	Time tracking ; heures supp automatiques	Inclus Lucca	✓ Directe
Eurecia Time	Pointage centralisé, anomalies flaggées	Inclus Eurécia	✓ Directe
Akila	Time tracking autonome, déclaration heures	~300-600 € /an	⚠ Export Excel requis
TimePro	Pointage mobile + analyse heures / absence	~400-800 € /an	⚠ Export requis

Coffre-fort numérique & archivage RGPD

Outil	Usage	Prix	Conformité RGPD	Lien
Digiposte (La Poste)	Coffre-fort numérique : documents officiels, contrats, dossiers	Gratuit (personnel) / ~5 € /mois (pro)	✓ Conforme FR	digiposte.fr
MyPeopleDoc	Gestion RH complète : dossiers, documents, signature électronique	~8-15 € /salarié/an	✓ Conforme RGPD, chiffrage données	mypeopledoc.com
Docusign	Signature électronique documents (avenants, autorizations)	~25-50 € /mois	✓ Conforme légal	docusign.com/fr
Sharepoint + chiffrage (Microsoft)	Dossiers RH centralisés, versioning, accès restreint	~6-10 € /user/mois (Office 365)	✓ Possible (configuration requise)	microsoft.com
Proton Drive	Stockage chiffré à bout en bout (haute confidentialité)	~4-15 € /mois	✓ Chiffrage automique	proton.me/drive

Budget annuel type — gestionnaire ADP, PME 50 salariés

Poste	Coût annuel	Nécessaire ?	Notes
SIRH complet (Lucca, Eurécia)	~1 200-3 000 € /an	✓ RECOMMANDÉ	Centralise dossiers, congés, temps, paie. Réduit travail administratif 50 %.
Coffre-fort numérique (MyPeopleDoc, Digiposte)	~400-1 000 € /an (50 sal.)	✓ RECOMMANDÉ	Archivage légal RGPD, signatures électroniques, accès par salarié à son dossier.
Time tracking avancé	~300-600 € /an (ou inclus SIRH)	⚠ Optionnel	Si temps partiel complexe ou heures sup fréquentes : très utile. Sinon, Excel peut suffire.
Signature électronique (Docusign, Yousign)	~300-600 € /an	⚠ Optionnel	Si beaucoup d'avenants / documents à signer. Peut être remplacé par email + scan.
Audit conformité externe (annuel)	~1 000-2 000 € (forfait 1 jour)	⚠ Selon contexte	À faire tous les 2 ans si risque, ou avant inspection possible.
TOTAL BUDGET ADP	~3 200-6 600 € /an	—	Amortissement : +30-50 % productivité gestionnaire ADP

Optimisation budget : MVP (Minimum Viable)

Option « light » (~1 500 € /an) : Lucca paie/RH de base + Google Drive chiffré + signature manuelle (email + scan). Fonctionnelle mais plus de travail manuel (ADP à temps plein).

Option « standard » (~3 500 € /an) : Lucca SIRH + Digiposte coffre-fort + time tracking. Équilibre confort/coût. Recommandé pour 50-150 salariés.

Option « premium » (~6 000+ € /an) : Eurécia SIRH complet + MyPeopleDoc + Docusign + audit annuel. Haute conformité, zéro risque, mais coûteux.

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Boîte à outils opérationnelle — Gestionnaire Administration du Personnel — École de Commerce de Lyon — 2026

Gestionnaire administration du personnel — Découvrir le métier

Le plan du cours

Le passé éclaire l'avenir

Définition

Secteurs d'emploi et employeurs types

Cadre légal et organisationnel

Cas — Distribution : gestionnaire dans un hypermarché de 400 salariés

À retenir — Environnement

À retenir

Définition

Contrats et dossiers de base

Absences et congés : collecte de données

Données de paie et déclarations sociales

À retenir — Missions et livrables

À retenir

Définition

Connaissances légales et réglementaires

Outils et systèmes informatiques

Qualités comportementales incontournables

À retenir — Compétences clés

À retenir

Définition

Types de contrats et clauses essentielles

Clauses de confidentialité, non-concurrence et avenants

Répartition des types de contrats en France (2026)

À retenir — Contrats et droit

À retenir

Définition

Structure d'un dossier personnel complet

Flux de données mensuels : collecte et entrée

À retenir — SIRH et gestion administrative

À retenir

Définition

Affiliation et déclarations d'embauche obligatoires

Mutuelle et prévoyance : couvertures obligatoires

Registres obligatoires et archivage RGPD

Coût moyen des cotisations patronales par profil (brut 2500€/mois)

À retenir — Protection sociale et obligations

À retenir

Définition

Indicateurs mesurables de performance

Prévention des erreurs et audit interne

À retenir — Performance administrative

À retenir

Définition

Évolutions de poste et compétences attendues

Formation continue obligatoire et bonnes pratiques

À retenir — Carrière et évolution

À retenir

Définition

Optimisation des processus et automatisation progressive

Influence et crédibilité auprès de la direction

À retenir — Excellence professionnelle

À retenir

Exercice — Audit complet d'un dossier personnel fictif

Consignes

Sources & références

Acronymes du cours

Lexique technique

Auto-test de fin de séance

1 Mois type du gestionnaire ADP — semaine par semaine

Semaine 1 du mois — Gestion des embauches & dossiers en construction

Semaine 2-3 du mois — Conformité documentaire & légale

Semaine 4 du mois — Reporting & fermeture mensuelle

2 17 modèles mot à mot — avenant, congé parental, mutuelle…

Avenants et modifications de contrat

Congés, maternité et situations administratives

Demandes et attestations administratives

3 4 procédures pas-à-pas — embauche, maternité, avenants, archivage

Procédure 3.A — Embauche administrative complète (J-7 à J+8)

Procédure 3.B — Congé maternité et parental (déclaration administrative)

Procédure 3.C — Modification de contrat par avenant (5 étapes légales)

Procédure 3.D — Archivage RGPD après départ (conservation légale 5 ans)

4 Tableau de bord ADP — dossiers à jour, délais, anomalies temps

KPI dossiers personnels (compliance)

Tableau de bord mensuel — exemple octobre 2026

Délais de traitement (SLA — Service Level Agreement)

5 Grille d'audit dossier personnel — 20 points

Documents obligatoires (8 points)

Contrat et modifications (4 points)