Cas fil rouge : association de loisirs et culture (socioculturelle) en zone urbaine, 6 salariés (coordinateur + responsable événements + 2 animateurs + secrétaire + trésorier), 40 bénévoles actifs, 380 adhérents, 420 k€ budget annuel. Siège : local municipal 300 m2. Activités : ateliers créatifs (peinture, poterie, théâtre), sorties culturelles (expos, concerts, musées), séjours vacances, bar associatif weekend. Financement : 45 % subventions mairie (180 k€), 30 % cotisations adhérents (130 k€), 15 % CA bar (60 k€), 10 % dons/partenaires (50 k€). Gouvernance : assemblée générale annuelle 200 personnes, conseil d'administration 9 membres (président, vice-président, trésorier, secrétaire, 5 autres). Enjeux quotidiens : animer 40 bénévoles (formation, motivation, conflits), gérer 380 adhérents (renouvellement, attentes hétérogènes), piloter 6 salariés (paies, conventions), équilibrer budget (subventions fragiles, CA faible), obtenir des agréments (jeunesse, loisirs), organiser CA/AG fluides, satisfaire mairie (rapport activité, événements).
Semaine standard (hors crise) : 35 heures contrat, management bénévoles 4–5h, réunions interne 4h, administratif 6–7h, événements 4–5h, partenaires/mairie 2–3h, imprévisible 4–5h. Coordinateur = chef orchestre : pilote l'équipe salariée, anime 40 bénévoles, répond adhérents, suit budget, défend structure auprès mairie.
| Jour | Horaires | Activité | Durée | Livrables |
|---|---|---|---|---|
| Lundi | 9h–10h | Arrivée : relever mails fin de semaine, alertes bénévoles (absence animateur vendredi? Matériel cassé?), incidents adhérents (plainte, réclamation). | 1h | Incidents notés, relances listées, jour en priorités classées |
| 10h–11h30 | Réunion équipe coordination (coordinateur + responsable événements + secrétaire) : récap week-end, activités en cours, ateliers semaine (assiduité, matériel), adhésions. Résoudre frictions bénévoles (2–3 points chaud). | 1h30 | Actions notées, urgences flaggées, ordre du jour mercredi CA préparée | |
| 11h30–12h30 | Entretien 1-to-1 bénévole (rotation) : Xavier (40 ans, animateur poterie depuis 2 ans, bon, mais parfois mauvaise humeur). Feedback simple, motiver. Monthly. | 1h | Bénévole motivé/problème résolu si besoin, note action retenue | |
| 12h30–13h30 | Déjeuner (souvent déjeuner rapide bureau, ni vraiment pause) | 1h | — | |
| 13h30–15h30 | Administratif/dossiers : relancer adhérents cotisations impayées (11 personnes, mail + appel), vérifier contrats bénévoles assurance, relire budget budget pour CA mercredi. | 2h | Listes relances envoyées, contrats vérifiés, budget validé pour présentation | |
| 15h30–17h | Terrain : présence ateliers (observation, accueil adhérents, chat rapide avec animateurs, troubleshoot matériel). Visite 2 ateliers alternants (lundi = poterie + peinture, jeudi = théâtre + sorties). | 1h30 | Observations notées, feedback animateurs posé, photos pour newsletter si opportunité | |
| Mardi | 9h–10h30 | Appels sortants : 4–5 bénévoles clé (coordinateurs ateliers) relance tâches critiques. Exemple: « Fabienne, weekend bar vendredi, confirmes t'es là? Qui avec toi? » Motivation check. | 1h30 | Confirmations reçues, gap identifié (ex: 1 dimanche bar découvert sans animateur = urgent call backup), notes actions |
| 10h30–11h | Trésorier brief : situation financière YTD (budget consommé/projeté), paiements urgents (fournisseurs, trésorier approbation), subvention mairie reçue? (relance si en retard). | 0h30 | Cash flow mis à jour, ordres paiement validés, relances financeur si nécessaire | |
| 11h–12h30 | Rédaction/emails : répondre adhérents (questions atelier, tarifs, inscription sorties), écrire newsletter hebdo (3 actu activités + appel à bénévoles), annonce CA à faire. | 1h30 | Emails adhérents traités, newsletter rédigée (100 words), CA convocation rédigée | |
| 12h30–13h30 | Déjeuner | 1h | — | |
| 13h30–16h | Préparation événement mercredi (exemple : soirée théâtre 80 personnes jeudi soir). Checklist : salle réservée? Affiche posée? Invitations bénévoles confirmées? Matériel scène OK? Catering (pizza 20€ × 80 = 1600€) commandé? | 2h30 | Événement checklist complété, un problème résolu (affiche design if needed), bénévoles rappelés | |
| 16h–17h | Réunion avec président (hebdo rapide 30 min) : enjeux semaine, feedback CA, alertes stratégie (budget serré? Conflit à escalader?). Asynchrone si président absent. | 1h | Accord président sur actions, feedback descendu équipe | |
| Mercredi | 9h–10h | Conseil d'administration (réunion formelle 60–90 min) : agenda standardisé (activités update, finances, incidents, décisions stratégiques, candidatures subventions). 9 personnes (président, trésorier, secrétaire, coordinateur, responsable événements, 4 admin). | 1h30 | Minutes CA rédigées, décisions notifiées équipe, actions assignées responsables |
| 10h–11h | Post-CA : rédiger minutes, extraire décisions critiques (« autorizé budget 8k€ événement septembre »), transmettre orders d'action responsables. | 1h | Minutes finalisées, équipe alertée décisions | |
| 11h–12h | Appel mairie (partenaire clé) : statut subvention, événement co-organisé, demande agréments. Relationnel = stratégique (mairie = 45 % budget). | 1h | Subvention status confirmé, date agio annuel prise si besoin, demande agrément suivi | |
| 12h–13h30 | Pause/déjeuner (souvent avec porteur enjeu = 1-to-1 informel bénévole/adhérent) | 1h30 | — | |
| 13h30–17h | Atelier/événement soir (présence si important). Jeudi soir = soirée théâtre 80 personnes: animation, accueil, troubleshooting tech (micro, lumière), feedback après. | 3h30 | Événement réussi, photos archive, feedback adhérents collecté (satisfaction 1–5 scale), notes améliorations pour prochaine | |
| Jeudi | 9h–10h | Suivi post-événement : remercier bénévoles animateurs (emails perso), trier feedback (« soirée super » = archive, « salle chauffage froid » = maintenance call). | 1h | Thanks emails envoyés, feedback triage fait, actions maintenance/amélioration listées |
| 10h–11h30 | Entretien crise bénévole (imprévu typique) : Stéphane (bénévole bar) a eu conflit verbal avec salarié Christine. Médiation rapide, rétablir climat. | 1h30 | Conflit apaisé (ou escalade si grave), plan action proposé (ex: réunion 1-to-1 + régle nouvelle bénévoles) | |
| 11h30–12h30 | Entretien salarié Christine (après conflit) : écoute, feedback bénévole, soutien émotionnel, clarifier rôles/limites. Petite asso = fragilité RH. | 1h | Salarié rassuré, plan action clair si besoin (formation bénévoles, rotation poste) | |
| 12h30–13h30 | Pause/déjeuner | 1h | — | |
| 13h30–15h | Stratégie/planning : révision calendrier activités trimestre (septembre–décembre), brainstorm nouvelles idées adhérents (sondage fait = 10 demandes ateliers), budget provisoire décembre (Noël = gros événement nécessaire). | 1h30 | Calendrier actualisé, 2–3 nouvelles activités identifiées, budget prévisionnel novembre ok | |
| 15h–17h | Travail fondamental : projet stratégique (ex: candidature agrément jeunesse = dossier administratif 20 pages, budget dédié = 3h travail). Ou relecture contrats, ou audit bénévoles (liste à jour? Formation?). | 2h | Dossier agrément avancé, contrats reviewés, base bénévoles actualisée | |
| Vendredi | 9h–10h | Réunion équipe bénévoles (optionnel, 1 vendredi/mois) : 20–30 bénévoles actifs, déjeuner convivial gratuit. Actu activités, reconnaissance bénévoles (« prix » symbolique), training rapide (ex: nouveau système inscription online). | 1h | Bénévoles motivés, training assimilé, groupe cohésion renforcée |
| 10h–11h | Synthèse semaine : mise à jour tableau activités (calendrier, assiduité, incidents). Préparer rapport direction (1 page : KPI semaine, alertes, prochaine priorité). | 1h | Tableau de bord actualisé, rapport direction rédigé | |
| 11h–12h30 | Planification semaine N+1 : vérifier agenda (réunions bloquées?), dossiers critiques (subvention deadline? Contrat salarié?), appels prioritaires (trésorier, mairie, bénévoles clé). | 1h30 | Agenda semaine N+1 finalisé, dossiers stackés, priorités ordonnées | |
| 12h30–13h30 | Déjeuner fin de semaine (moment détente avant week-end) | 1h | — | |
| 13h30–16h | Flexible : appels adhérents perso (cotisations, inscription sorties), suivi salarié(e) en difficulté (ex: animateur théâtre congé maladie = call de support), dossiers admin ponctuels (candidature subvention région, validation contrat mairie). | 2h30 | Adhérents satisfaits, salarié supporté, dossiers avancés | |
| TOTAUX SEMAINE. ~35h contrat (+ débordements courants = 40h réalité). Répartition : managemnt bénévoles 5h (entretiens, conflits, animations réunion), équipe interne 4h (réunions 3, bi-lateral), administratif 7h (emails, budgets, dossiers, contrats, tableau suivi), événements 5h (préparation + présence), partenaires/mairie 2h (appels, visites), stratégie 2h (planning, dossiers fondamentaux). Interruptions imprévisibles 3–5h/semaine (crise bénévole, absence salarié, incident adhérent, problème local). Outil clé : Google Cal partagé équipe, Trello activités, Excel budget, Dossier Drive partenaires. Burn-out risque élevé : coordinateur souvent solo = multitâches + people management intense. | ||||
Situations réelles : réunion d'équipe hebdo (ordre du jour, arbitrage), recadrage bénévole dépasse son rôle, préparation CA avec président, annonce baisse subvention difficile, accueil intégration bénévole nouveau, gestion conflit salarié-bénévole, appel mairie défense convention, relance adhésions, animation AG, débat stratégique direction, demande salarié prime/augmentation, médiation interne.
Coordinateur: « OK équipe. Lundi, on déroule semaine. Incident bar samedi : Philippe a oublié fermer. Pas grave, mais check-list a fait? Et call Philippe? » Responsable événements: « Je lui ai parlé. Il dit « fatigué samedi soir ». Aurait besoin backup (tandem Philippe + quelqu'un autre si possib). » Coordinateur: « D'accord. Je vais proposer binôme samedi prochains (Philippe + Stéphane = deux closing). Ça ok pour vous? » Responsable: « Oui. Et Lucienne? 3e absence. » Coordinateur: « Je l'appelle ce soir check. Peut-être manque motivation, ou problem perso. Vous avez remarqué quoi? » Animateur poterie: « Elle avait l'air triste dernièrement. Peut-être soucis fam? » Coordinateur: « OK, approach bienveillant. Je vais inviter café with her, demander comment ça va. Pas agressive, juste support. » [change topic] « Fours: glitche temp? » Animateur peinture: « Oui, thermostat décalé, peut-être contact usé. » Coordinateur: « Je contacte dépanneur mardi, devis rapide. Entre temps, alternatif? » Animateur poterie: « Peinture sur bois? Ou pate polymère? » Coordinateur: « Bon pivot. Lucienne va poster message adhérents « atelier poterie cette semaine = peinture bois créative » = garder momentum. Ça ok? » Responsable: « OK. Vous faites post ou moi? » Coordinateur: « Toi? Ou je fais avec Lucienne call. » Responsable: « Je fais. » Coordinateur: « Merci. Autre chose? Matériel, adhésions? » [Various quick updates]. « OK, ça bouge bien. Mercredi CA 9h30 ici — agenda: budget sept, incidents, dossier subvention région. A+ demain. »
Contexte : Xavier (40 ans, animateur poterie 2 ans, bon techniquement) a décidé seul d'acheter four nouveau = 8k€ sans accord coordinateur/trésorier. A commandé déjà. Déroulé : Coordinateur appel Xavier jeudi après-midi, ton ferme mais bienveillant. « Xavier, salut. Merci beaucoup pour ton énergie four. J'ai juste découvert commande 8k€. Je dois te dire: c'est problématique. (1) Budget: on peut pas dépenser 8k€ seul sans approbation trésorier/CA. (2) Process: les décisions ça se fait ensemble. (3) Qualité achat: on aurait pu négocier supplier 3 devis avant? » Xavier: « Mais le four casse! Et j'ai trouvé super prix — » Coordinateur: « Je crois, sincère. Et ton intent bon. Mais tu dois demander d'abord. Voici: (1) tu contactes fournisseur DEMAIN, dis « on annule » (délai rétraction légale). (2) On refait process : tu me proposes 3 devis, on présente CA mercredi. Si approuvé, on achète. (3) Going forward : tout achat >500€ = demande coordinateur+trésorier toujours. OK? Je sais c'est serré, mais structure = règles qu'on suit ensemble. » Xavier (ennuyé): « Oui, ok… » Coordinateur: « J'apprécie beaucoup ton engagement Xavier. Four important. Mais on doit marcher ensemble. Accord? » Xavier: « Accord. Je comprends. » Coordinateur: « Top. Merci. Relance fournisseur demain? » Xavier: « Oui. » Coordinateur: « Parfait. On se reparle samedi? »
15 min de préparation stratégique. Coordinateur rencontre président (Yves, 60 ans, retraité, impliqué mais parfois bavard). « Yves, rapide check avant CA. Agenda: (1) Activités sept = 280 adhérents, 60 ateliers = ok. (2) Finances: on a 180k€ subvention mairie (oui!), mais budget serré sept = bar faible (rentrée scolaire = moins clientèle). On est à -15k€ projection mois. (3) Matériel poterie four = acheter 8k€. Xavier a commandé seul = red flag management. J'ai demandé annulation. Vous ok si CA valide devis 3 fournisseurs? » Président: « Quoi?! Xavier achète seul? C'est pas bon… » Coordinateur: « Exact. D'où il faut process clair à CA (« tout achat >500€ doit passer CA »). Ça ok pour vous proposer? » Président: « Oui, mais faut le dire doucement Xavier, pas l'humilier publique… » Coordinateur: « Entendu. Je prépare slide : « nouvelles règles gestion achats collectifs » = pas Xavier blaming, mais structure amélioration. » Président: « Parfait. Donc on valide 3 devis mercredi, on choisit supplier juin? » Coordinateur: « Oui. Et on laisse Xavier diriger installation (c'est son project, on le valorise). » Président: « Smart. Tu présentes financier ou trésorier? » Coordinateur: « Trésorier (Martine) va présenter chiffres. Mais je dois préparer elle? » Président: « Elle a update? » Coordinateur: « Je l'appelle après. Vous ok si on ferme réunion 11h? » Président: « Oui, je dois partir garer voiture différent quartier… »
Script 4. Annonce baisse subvention mairie à équipe. Coordinateur réunion jeudi équipe salariée + président. « Équipe, update stratégique. J'ai eu appel mairie ce matin: budget 2025 va être -12 % vs 2024 (au lieu 180k€, on aura 158k€). C'est une baisse politique (réduction communes partout, inflation). Conséquence: on doit réduire 22k€ budget. Options: (1) Couper activités (exemple: fermer atelier théâtre = -8k€ mais perte 15 adhérents), (2) Augmenter adhésions tarifs (25€→30€ = +5k€ revenue si 400 adhérents), (3) Trouver partenaire nouveau (fondation, entreprise sponsors). Je propose: on fait ALL three. Mercredi CA, on décide. Mais vous, comment vous voyez? » Animatrice: « Théâtre on peut pas couper, c'est populaire… » Coordinateur: « D'accord. Donc on privilégie sponsorship + tarif légère. » Trésorier: « Et si on demande adhésion + donation volontaire? » Coordinateur: « Bonne idée. On teste. Verdict: pas panique, on adapte ensemble. »
Script 5. Accueil bénévole nouveau (intégration 30 min). Coordinateur reçoit Fabienne (55 ans, retraité, veut aider). « Bienvenue Fabienne! Merci de rejoindre. Je te montre structure rapide. Local: 300 m2, ateliers ici (peinture, poterie, théâtre), bar là, bureau coordinateur/trésorier, cuisine, rangement matériel. Équipe: 6 salariés dont moi, 40 bénévoles (toi #41!). Activités: peinture mardi/jeudi, poterie lundi/mercredi, théâtre vendredi, bar weekend, sorties 1–2/mois. Budget: adhésion 25€/mois = accès tous ateliers. Qu'est-ce qui t'intéresse? » Fabienne: « Je faisais peinture jeunesse, j'aime bien bénévole… » Coordinateur: « Parfait. Tu aimerais animer atelier peinture ou aider/participer? » Fabienne: « Animer peut-être, mais j'suis pas sûre… » Coordinateur: « On peut faire trial: tu viens peinture jeudi prochains, observation d'abord. Puis on voit si tu veux animer. Et on te donne formation rapide bénévole (2h, règles assurance, gestion adhérents). Ça te va? » Fabienne: « Oui! » Coordinateur: « Super. Jeudi 19h30 donc, peinture avec Thomas (animateur). Je vais préparer petit accueil. » Fabienne: « Merci beaucoup, je suis contente! »
Script 6. Conflit salarié-bénévole (médiation). Coordinateur est appelé: salarié Christine (bar) en conflit avec bénévole Stéphane (bar également). Stéphane dit « Christine m'a parlé mal », Christine dit « Stéphane boît trop de café gratuitement ». Coordinateur call 1-to-1 chacun. À Stéphane: « Stéphane, j'ai entendu conflit bar avec Christine. De ton côté? » Stéphane: « Elle m'a dit « arrête de boire gratuitement, tu abus ». C'était méchant ton. » Coordinateur: « Je comprends, c'était mal formulé. Mais le fond: bénévoles boivent gratuit 1–2 verre/session (règle bénévole). Pas illimité. Elle a raison, mais pas le droit dire ça méchamment. » À Christine après: « Christine, tension bar avec Stéphane. Toi? » Christine: « Il abuse, il boit 3–4 cafés par shift! Pas juste pour vraiment bénévoles qui travaillent beaucoup. » Coordinateur: « Je comprends frustration. Mais il faut pas dire ça direct sur la tension. Voici solution: (1) je clarify règle tous bénévoles (1–2 verre gratuit, pas plus), (2) on affiche cette règle bar (PDF), (3) Si Stéphane insiste, tu me dis, je rappelle lui. Ça ok? » Christine: « OK, c'est bon. » Coordinateur: « Merci. Et Stéphane, super bénévole sinon. Just clear limit. D'accord? » Stéphane: « Oui. »
Script 7. Appel mairie (défense convention). Coordinateur appel Madame la Conseiller Animation Mairie (budget sous pression). « Bonjour Madame [X]. Coordinateur asso [name]. Je voudrais discuter subvention 2025. Nous avons reçu notification baisse -12 % (158k€ au lieu 180k€). Question: est-ce dû à budget commune globale, ou critique de notre asso? Peut-on discuter maintien 180k€? » Madame (hésitante): « Ah, difficile situation. Budget commune -5 %, associations ca doit partager effort… » Coordinateur: « Je comprends. Mais écoutez: asso 420k€ budget total = 43 % du budget vient mairie. Baisse 22k€ = critique. On va devoir réduire activités (fermer théâtre peut-être) ou augmenter adhésion tarifs (populaire impopulaire). Avant on fait ça, peut-on voir ensemble? On peut venir city hall présenter impact? » Madame: « Oui, c'est possible. Envoie mail avec projets nos + impact chiffres (emploi, adhérents touchés). On regarde. » Coordinateur: « Merci. Je vous envoie demain. Peut-on essayer rencontre première semaine octobre? » Madame: « Oui. » Coordinateur: « Parfait. »
Script 8. Relance adhésions (appel collection). Coordinateur appel 5 adhérents en retard cotisations (25€/mois). Ton sympa, ferme. « Bonjour Martine. C'est asso [name], coordinateur. Tu dois cotisation septembre (25€), tu l'as envoyé? » Adhérente: « Ah oui, j'ai oublié, je vais faire. » Coordinateur: « Merci! Virement IBAN [X] ou liquide à accueil? » Adhérente: « Virement demain. » Coordinateur: « Merci beaucoup Martine. À bientôt ateliers? » Adhérente: « Oui! » — Appel suivant, harder case: « Bonjour Robert. Cotisation juillet–septembre: 75€, impayée. Quoi se passe? » Robert: « Ah, j'ai pas trop euros en ce moment, j'ai peut-être arrêter asso pour quelques mois… » Coordinateur: « Je comprends, financier difficile. On peut faire arrangement? Comme 25€ septembre cette mois, puis 50€ next deux mois? » Robert: « Hmm, peut-être oui. » Coordinateur: « Sympa. On te remet au mail demain plan. Et si besoin, on peut aussi parler réduction tarif (chômage?) — on a « adhésion solidarité » 15€ si situation difficile. » Robert (ému): « Vraiment? C'est sympa… » Coordinateur: « Bien sûr! Asso pour tout le monde. On reste en contact? »
Contexte. Association = 6 salariés (coordinateur 1.0, resp événements 0.8, 2 animateurs 0.5 chacun, secrétaire 0.5, trésorier bénévole). Payroll = Trésorier responsabilité. Système: Chèque emploi associatif (CEA) simplifié pour très petites asso (~40€/an frais, plus avantageux paie classique). Chaque mois (le 25): Trésorier prépare fiche paie Excel template (pré-remplies: salaires nets, indemnités, retenues sociales). Exemple coordinateur: 2000€ brut (convention collective = 1600€ net après cotisations). Secrétaire 0.5 ETP = 800€ brut / 650€ net. Trésorier envoie fiche coordinateur approval (« paies ok pour ce mois? »). Coordinateur OK. Trésorier fait virements bancaires 26–27 et génère fiche paie PDF (archivé). Obligations trimestrier (janvier, avril, juillet, octobre): Déclarations sociales (URSSAF) : trésorier déclare salaires versés + cotisations dépendant. Fichier upload ou papier. Avant 15 du mois suivant. Annuel (janvier): Attestations fiscales bénévoles (si rémunération) + liasse fiscale asso (si revenue >10k€). Risque primordial: Oubli paie = pénalité URSSAF + démobilisation équipe. Mitigation: calendrier visuel (Google Cal « paie 25 du mois »), checklist trésorier (CEA demande, fiches prêtes, virements done).
Format. En-tête: logo asso, date/heure/lieu (« Mercredi 18 septembre 2024, 9h30, Local rue Pasteur, salle bureau »). Participants: « Président Yves, Trésorier Martine, Secrétaire Anne, Coordinateur [name], Resp événements, Admin Paul+Lucienne+Fabienne+Robert (6 personnes). » Durée estimée: 90 min. ORDRE DU JOUR: (1) Activités septembre: rapport coordinateur (5 min). (2) Incidents/alertes: four poterie dépannage, tension bénévole resolved (5 min). (3) Financier: trésorier update (cash flow, subv mairie confirmé) (10 min). (4) Décisions votes: (a) Autoriser achat four 8k€ (if devis ok) (5 min, vote), (b) Augment adhésion tarif 25€→28€ (5 min, vote), (c) Approbation dossier subvention mairie final (5 min, vote). (5) Partenaires: convention école (referral jeunes) — vote approbation (5 min). (6) Anom: problème bar weekend asigment (binôme bénévole) — solution proposée (5 min). (7) Divers/clôture (5 min). Document: email pré-envoi CA 48h avant (order du jour + documents annexe like dossier subvention PDF + devis four).
Structure. Haut de page: « Fiche de Mission — Bénévole [Nom] ». Signature coordinateur + bénévole date. (A) Missions: « Tu vas animer atelier peinture mardi 19h–21h (15 adhérents typique). Responsabilités: préparer peintures/toiles, accueillir participants, animer 2h ateliers libre (conseil mais pas imposé), ranger matériel, rapport notes (assiduité, feedback). » (B) Temps: « 2h par semaine mardi. Flexible: si absence, préviens coordinateur 48h avant. Remplaçant liste disponible. » (C) Formation: « Coordinateur te forme 1h avant première mission (sécurité, assurance, fonctionnement asso). » (D) Assurance: « Couvert assurance asso RC (si accident tiers, asso responsable). Couvert de 9h–23h local. » (E) Avantages: « Gratuit adhésion asso (25€/mois). 1–2 verres gratuit par session (règle maison). Certificat bénévole si besoin (CV). » (F) Contact: « Questions? Appelle coordinateur [phone]. » Ton: sympa, clair, pas lourd, 200 words.
Entre: « D'une part, [Asso Name], association régie par loi 1901, domiciliée [address], représentée par [Président name]. » « D'autre part, [School Name], institution publique représentée par [Director]. » Considérant: « Que asso offre activités culturelles, loisir adhérents 8–77 ans. Que école souhaite enrichir cursus jeunes (classe socio-culturelle). Que parties conviennent coopération réciproque. » Article 1 — Objet: « Partenariat culturel. Asso propose 5 séances ateliers peinture/théâtre pour classe CM2 (30 jeunes) durant année scolaire, gratuit pour jeunes. En retour, école recommande asso à familles (flyers, présentation annuelle). » Article 2 — Durée: « Septembre 2024–juin 2025, renouvelable accord mutuel. » Article 3 — Engagements asso: « Animer 5 séances qualité, respecter horaires école, assurance RC maisons (couverture 30 jeunes). » Article 4 — Engagements école: « Provide salle, matériel pédagogique basique, referral families à asso (email, flyer). » Article 5 — Résiliation: « Soit parti peut résilier 1 mois written notice. » Signé: Président + Director + date. Ton: légal mais pas complexe, français clair, 3 articles clé.
Format standard. Entête: « ASSEMBLÉE GÉNÉRALE [Asso name] — 15 novembre 2024, 10h00–12h30, Local rue Pasteur ». Présence/Quorum: « 156 adhérents présents (quorum = 25 % × 380 = 95 minimum → OK). Absences excusées: [si besoin]. » Bureau de séance: « Président Yves, Secrétaire Anne (PV). » Ordre du jour approuvé: « Adhérents votent ordre du jour proposé → approuvé unanime (levée mains). » Point 1 — Rapport activités: « Coordinateur présente année: 380 adhérents (+5 % vs 2023), 1200 séances ateliers organisées, 8 sorties (musées, concerts), bar 52 weekends. Demandes adhérents feedback: (a) demande atelier danse urbaine (new) → coordinateur note. (b) améliorer horaires bar (+ lundi soir?) → à étudier. (c) communiquer plus sur Facebook → asso accepte. » Point 2 — Rapport trésorier: « Budget 2024: 350k€ dépenses vs 340k€ revenue = -10k€ compensé reserve. Subv mairie 180k€ reçue décembre ok, adhésions 95k€, CA bar 60k€, dons 5k€. » Point 3 — Approbation budget 2025: « Trésorier présente budget 2025 (360k€ proposé). Adhérents votent → approuvé 154 oui, 1 abstention, 1 non. » Point 4 — Élections nouveau bureau: « Candidatures reçues: [liste]. Votes par scrutin secret. Résultats: Président Yves (réelu, 155 voix), Trésorier Martine (new, 148), Secrétaire Sophie (new, 142). Autres admins: [list]. Bravo new bureau! » Divers: « Apéro offertes après (vin + fromage, budget 50€). Coordination remercié pour travail intensif année. » Clôture: « Réunion levée 12h30. PV signé Président + Secrétaire. Archives légales: enregistrer dossier asso. » Ton: factuel, dates précises, votes expliques, 1200 words.
Format simple. En-tête: « Feuille d'émargement — [Date] — Atelier [Type] — Animateur: [Name] ». Colonnes: (1) # ordre, (2) Nom adhérent, (3) Signature, (4) Notes (if besoin). Exemple ligne 1: « 1 | Marie Dubois | [sig] | — », ligne 2: « 2 | Philippe Martin | [sig] | — », etc. En bas: « Adhérents présents: 23 | Total capacité: 25 | Taux: 92 % ». Animateur remplie pendant atelier (ou signature entrée). Archive: coordinateur collecte feuilles hebdo, gère absentéisme (si <80 % 3 semaines = call adhérent « tout va? »). Données annuel: taux fréquentation = avg 85 % (bon).
| Indicateur | Objectif annuel | Sept (actuel) | Oct prévision | Nov prévision | Statut | Notes |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ADHÉSIONS & PARTICIPATION | ||||||
| Adhérents nouveaux | +50/an | +12 | +8 | +5 | ✓ On track | Campagne été bonne, relance sept |
| Total adhérents actifs | 380 | 378 (2 départs) | 386 | 391 | ✓ OK | Taux rétention 85 % (good), rentrée boost |
| Participation ateliers (avg) | 1200 séances/an | 102 séances/mois (102 × 12 = 1224) | 105 | 110 | ✓ On track | Peinture +8 %, poterie stable, théâtre +2 jeunes |
| Taux fréquentation moyen | 85 % | 84 % | 85 % | 86 % | ✓ OK | Bénévoles fidèles. 1–2 absences imprévisibles/semaine |
| BÉNÉVOLES & RH | ||||||
| Bénévoles actifs | 40 | 39 | 42 | 45 | ✓ OK | Recrutement sept ok. Fabienne + 2 autres new |
| Turnover bénévoles % | <25 % | 6 % (3 départs/an ratio) | — | — | ✓ Bon | Faible churn. Formation + reconnaissance aide |
| Salariés actifs (ETP) | 6 | 6.0 | 6.0 | 6.0 | ✓ Stable | Pas d'absence maladie actuel. Paies à jour |
| Réunion équipe mensuel | 4 | 4 (lun+mer+1 bénévole) | 4 | 4 | ✓ OK | Lundi 10h + mercredi CA. Assiduité 95 % |
| FINANCES & BUDGET | ||||||
| Budget total consommé | 360k€ | 28.5k€ (9 mois projection = 342k€) | 31k€ | 32k€ | ✓ On budget | Salaires 200k€ (stable). Matériel ok |
| Subventions reçues | 180k€ | 180k€ (reçue déc 2023) | — | 180k€ (prévision déc) | ✓ OK | Mairie confirma 2025 stable. Dossier déposé sept |
| Adhésions revenue | 95k€ | 7.8k€ (378 × 25€ / 12) | 8.5k€ | 9.0k€ | ✓ On track | Tarif sera 28€ oct (new), +2k€ gain |
| CA bar revenue | 60k€ | 4.5k€/mois | 5k€ | 6k€ (Noël event) | ⚠ Below | Été faible (ouverture limitée). Redémarrage sept ok. Cible nov Noël |
| Trésorerie (solde) | +30k€ (buffer) | +32k€ | +30k€ | +28k€ | ✓ Secure | Subv dic boost. Paies ok, pas alerte |
| ACTIVITÉS & IMPACT | ||||||
| Ateliers semaine (type) | 3 (peinture, poterie, théâtre) | 3 | 4 (+ danse urbaine new oct) | 4 | ✓ OK | Danse urbaine recruitment ok (20 inscrits oct) |
| Sorties/événements | 8/an | 0 (summer break) | 1 (oct: musée expo) | 2 (nov: concert + Noël event) | ✓ OK | Budget evento ok, bénévole animation solid |
| Satisfaction adhérents (1–5) | 4.2 | 4.1 | 4.2 | 4.3 | ✓ Good | Survey mensuel (10 adhesifs random). Feedback: ateliers +5, bar hours -3 |
| RISQUES & ALERTES | ||||||
| Incidents majeures | 0 | 2 minor (four glitch, bénévole conflict) | — | — | ⚠ Monitor | Four: devis reçue, repair oct ok. Conflit réglé. Prévention: checklist + médiation |
| Absences salarié | <5 jours/an | 1 jour (animator sick leave) | 0 | 0 | ✓ OK | Equipe stable. Backup protocol en place |
| Problème local/bâtiment | 0 | 1 (electro bill +25€ oubli fermer) | 0 | 0 | ✓ Resolved | Check-list fermeture implé. Pas récurrence |
| SYNTHÈSE TABLEAU BORD. Structure saine: adhésions stables (378→391), bénévoles motivation haute (40→45), budget on track (342k€ vs 360k€ prévision). Deux micro-alertes (four dépannage, bar revenue faible) = gérées. Nouvel atelier (danse urbaine) boost. Prévision oct–nov optimiste: 40 bénévoles actifs, 390 adhérents, satisfaction 4.3/5, budget +2 % vs prévision (tarif adhésion +28€). Risque principal = burnout coordinateur (charge relationnelle très haute). Mitigation: assistant administratif 0.5 ETP souhaité 2025. Année sur bonne pente. | ||||||
| Domaine | Critère | Scoring | Questions |
|---|---|---|---|
| GOUVERNANCE (4 points max) | |||
| Statuts légaux | Immatriculation + statuts mis à jour | 0–1 pts | Asso enregistrée mairie? Statuts datent <5 ans? Modifications signées notaire si change? |
| CA fonctionnel | CA réunit 4+ fois/an, 70 % assiduité | 0–1.5 pts | CA existant? Réunissez régulier (min 4/an)? Admin participent 70 %+? PV écrits? |
| Transparence financier | Budget voté CA, rapport annuel trésorier | 0–1.5 pts | Budget 2025 approuvé CA? Trésorier fait rapport activité annuel? Compte bancaire asso (pas personnel)? |
| ÉQUIPE SALARIÉE (3 points max) | |||
| Coordinateur | Rôle clairement défini, contrat signé, ETP fixe | 0–1 pts | Coordinateur embauché légalement? Contrat CDI/CDD signé? Salaire adapté (vs SMIC +20 %)? |
| Equipe stable | Turnover <20 %/an, paies à jour | 0–1 pts | Salariés rester >1 an? Paies à jour chaque mois (pas retard)? Cotisations URSSAF versées? |
| Formation/développement | Équipe bénéfice formation annuel (2–5 jours) | 0–1 pts | Budget formation inclus? Staff suivre formation (secourisme, leadership, digital)? |
| FINANCES (3 points max) | |||
| Budget réaliste | Budget = hypothèses historiques + scenarios | 0–1 pts | Budget fondé données? (ex: subv mairie = contrat précédent, adhésions = retention estimate) Pas « on verra »? |
| Diversification revenue | 3+ sources (subv, adhésion, CA, dons) | 0–1 pts | Subvention % budget? Adhésions %. CA %. Dons? Si subv=100 % = fragile (risque fermeture cut funding) |
| Trésorerie buffer | Réserve 1–3 mois fonctionnement (fonds propres) | 0–1 pts | Vous avez fonds de roulement 20–30k€? Permet survivre si subv retard 2–3 mois? |
| BÉNÉVOLES (2 points max) | |||
| Bénévoles recrutement | Process recrutement clair (fiche mission, onboarding, formation) | 0–1 pts | Vous décrivez rôle bénévole? Formation rapide (2–4h)? Assignment claire? |
| Bénévoles rétention | 40+ bénévoles actifs, turnover <25 % | 0–1 pts | Nombre bénévoles 40+? Ils restent 1–2 ans+? Reconnaissance mensuel (emails, events)? |
| IMPACT SOCIAL (2 points max) | |||
| Objectif social clair | Mission asso précis, public cible défini, outcomes mesurés | 0–1 pts | Statuts disent quoi asso fait? Qui bénéficiaire (jeunes? Séniors? Culture?)? Vous mesurez participation + satisfaction? |
| Partenaires engagés | 2–3 partenaires majeurs (mairie, école, etc.) avec convention écrite | 0–1 pts | Mairie partenaire (accord écrit)? Ecole partenaire? Entreprise sponsor? Lettres d'engagement? |
| TOTAL GRILLE: 0–15 points | |||
| Interprétation: 0–5 pts = asso en risque (urgent réforme). 5–10 pts = asso fonctionnelle mais des trous (priorités: gouvernance + finances). 10–13 pts = asso saine (peut grandir). 13–15 pts = asso matures (modèle reproductible). Exemple notre fil rouge: Statuts ok (1 pt), CA régulier (1.5 pts), Finances transparent (1.5 pts), Coordinateur CDI (1 pt), Équipe stable (1 pt), Formation (1 pt), Budget réaliste (1 pt), 3 sources revenue (1 pt), Trésorerie 32k€ buffer (1 pt), 40 bénévoles (1 pt), Turnover 6 % (0.5 pts bonus), Impact clair (1 pt), Partenaires école+mairie (1 pt) = 14 pts (mature, exemplaire). Action: investir consolidation (assistant admin 0.5 ETP) + stratégie croissance 2025. | |||
Rédige compte rendu Conseil d'Administration 2 pages formelle. Date réunion: 18 sept 2024, 9h30–11h15. Participants: 8 personnes. Topics abordés: 1. Activités sept: 378 adhérents, 102 séances ateliers, 1 incident (four poterie glitch). Coordinateur report ok. 2. Financier: Trésorier confirm subv mairie 180k€ reçue. Budget 2025 présenté (360k€). Vote approuvé 8–0. 3. Incident alert: Xavier (bénévole) command four 8k€ seul (without approval). Decision: annuler command, process 3 devis next week. 4. Décisions votes: (a) augment adhésion tarif 25€→28€ oct, (b) convention école approval (referral jeunes). 5. Bénévole recruitment: new bénévoles 2 (Fabienne, Thomas). Formation scheduled oct. 6. Divers: apéro AG planning nov 15. Format: Présence liste, agenda resume, decisions formal (« vote approuvé 8–0 ») bullets, actions responsables+deadline. Ton: formel, factuels, archives légales. ~800 words.
Rédige newsletter adhérents/bénévoles semaine (friendly, 150 words, engageant). Sujet: « Semaine 4 oct — Nouvel atelier danse urbaine lance! » Contenus à include: - Accroche fun: « Coup de cœur semaine: 20 jeunes dansent déjà mercredi! » - Actu ateliers: peinture mardi ok (25 persons), poterie jeudi ok, théâtre new workshop « 20 ans de théâtre » oct 22 gratuit. - Event annonce: sortie musée 5 nov « impressionnistes » 20 personnes (tarif adhésion 12€, non-adhésion 18€). - Bénévole shout-out: « Merci Fabienne (new! accueil super), Xavier (four project), Philippe (bar weekend assidu) ». - Call to action: « Invite ami(e)s! Open trial mercredi danse urbaine 19h. » - Footer: horaires ateliers, contact coord, lien adhesion. Ton: sympa, pas jargon, emojis ok, encourageant pour participation.
Rédige email relance adhérent retard cotisation (ton doux, non-agressif). Adhérent: Sylvie (55 ans, peinture régulière, 2 ans adhésion), must 50€ (juillet + août). Angle: Elle risque arrêter si facile « oubli ». Asso veut la retenir (client+bénévole potentiel futur). Contenu: reminde amount due, explain payment method facile (virement/liquide accueil), offre « arrangement » si besoin (ex: 25€ sept, rest 25€ next mois). Mention tarif réduit si situation difficile (adhésion solidarité 15€). Personnalisé: « Sylvie, ta peinture jeudi on l'aime! ». Signature: Coordinateur. Ton: chaleureux, pas « on menace », supportif. ~150 words.
Rédige section « budget » dossier subvention mairie (2 pages). Asso « [Name] » ask 180k€/an. Context: asso culture 380 adhérents, 6 salariés, 40 bénévoles, 3 ateliers semaine, 8 sorties/an, budget total 360k€. Sections: (1) Budget détail (Excel narrative): salaires 200k€ (coordinateur 1.0 + resp événements 0.8 + 2 animateurs 0.5 chacun + secrétaire + trésorier bénévole), matériel 25k€, bâtiment 60k€, fonctionnement 30k€, investissement 10k€. Total dépenses 360k€. (2) Revenue projections: subv mairie 180k€, adhésions 95k€ (realism: 80 % rétention × 380 × 25€), CA bar 60k€, dons 10k€. Total 345k€. (3) Gap justification: -15k€ deficit = mairie cover (partenariat long-term). (4) Impact ratios: cost per adhérent = 360k€/380 = 947€/an = justifié. (5) Viabilité post-subv: if mairie cut 50 %, asso peut survivre (adhésion +tarif, recrute sponsor). Ton: factuel, réaliste, montre viabilité. ~1000 words.
Rédige email recruitment bénévole (outbound, 150 words, persuasif). Target: « amis asso » (ex-adhérents, familles membres, contacts mairie). Besoin: animateurs ateliers (poterie surtout) + bar manager + sortie leader. Message clé: « On a besoin toi! » Contenu: (1) intro warmth (« tu nous connais depuis [X], on t'adore ») (2) mission précis (« animer atelier poterie jeudi = 2h, nous fournissons tout, tu just lead + encourage ») (3) benefits (« gratuit adhésion, certificat bénévole, team super sympa, impacts réel = 40 person/mois touchés ») (4) low barrier (« trial possible: viens 1 fois observer, sans engagement ») (5) CTA (« appelle coords [phone] ou reply email »). Personalize each email: « Sophie, tu aimes créatif, poterie t'irait? » Tone: friendly, invitation, not desperate.
Rédige rapport activité 2024 (4 pages pour adhérents + mairie transparence). Asso culture: 380 adhérents, 40 bénévoles, 6 salariés, budget 360k€. Sections: (1) Message président (0.5 page): « année dynamique, 380 adhérents (+5 %), merci équipe/bénévoles » (2) Chiffres clé (0.5 page): 380 adhés, 1200 séances ateliers, 8 sorties, 40 bénévoles, satisfaction 4.1/5, budget break-even ok. (3) Ateliers détail (1 page): peinture (102 séances, 25 adhés/semaine, Thurs+Tues), poterie (95 séances, feedback « très bien, four historic mais ok »), théâtre (85 séances, new young cohort, 2 performance public juin+dec). (4) Événements/sorties (0.5 page): 8 sorties musée/concerts, 2 événement asso (AG+noël), 1 collaboration école (30 jeunes). (5) Finances (0.5 page): revenu subv 180k€, adhésion 95k€, bar 55k€ (lower than expected), impact: zero debt, trésorier stable. (6) Remerciements (0.5 page): équipe 6 salariés, 40 bénévoles heroes. (7) Plans 2025 (0.5 page): new atelier danse, expansion bar (open lundi?), recruitment assistant admin. Tone: transparent, achievements celebrate, realism on challenges. ~1600 words avec visuals (1–2 photos équipe, ateliers).
Rédige email médiation post-conflit (bienveillant, clearing air). Situation: Christine (salarié bar) et Stéphane (bénévole bar) conflict (ton, gratuit drinks). Coordinateur mediated. Message pour Stéphane (email): recognition contribution (« tu es bénévole super, 12 mois déjà »), clarify rule (« bénévoles 1–2 verres gratuit par shift, c'est règle maison pour tous »), validate feelings (« je comprend frustration si Christine tone pas beau »), forward (« on va afficher règle clair, pas drama »), invite support (« tu as quoi besoin? Questions? »). Message pour Christine (email separate): thank professionalism (« merci tirer alarm » = shows care quality), feedback communication (« bénévoles fragile, tone matter = prochaine fois, approach avec sympa »), support (« si Stéphane issue happen again, say-moi d'abord »). Tone: healing, not blaming, future-focused, clear rules. Each email ~150 words, personal + professional.
Rédige job description « Assistant administratif » (0.5 ETP, contrat CDD 12 mois expérimental). Contexte: Coordinateur overwhelmed (38h + débordement), trésorier (bénévole) stressed paie/subvention. Besoin: décharger admin load so coordinateur focus bénévoles + stratégie. Missions: (1) paie mensuel: préparer fiches, envoy trésorier, archiver. (2) suivi subventions: tracker deadlines région/fondations, relance dossiers. (3) adhésions: database update, relance cotisations en retard (script email). (4) CA/AG prep: order du jour, PV rédaction, distribution minutes. (5) correspondance mairie (pas sensitive). (6) calendrier asso maintenance (réservations salle, parking, etc.). (7) support événements (logistics, feuilles émargement). KPI: 0 paie retard, 95 % relance cotisations responded within 15 days, 100 % dossier subvention tracking accurate, minutes CA sent within 3 days réunion. Qualité requis: Excel, email, discrétion confidential, ton sympa (you represent asso culture). Budget: 1000€/mois (0.5 ETP × 2k€ salary gross). Durée: CDD 12 months, evaluation 6 mois. Si ok, CDI proposition. ~300 words description claire.
| Dépense | Montant annuel 2026 | Détail | Responsable | Notes |
|---|---|---|---|---|
| ASSURANCES & LÉGAL | ||||
| Assurance RC maison (bâtiment + responsabilité civile) | 3 500€ | Mutuelle asso (couverture 40 bénévoles + 380 adhérents 8–21h). Deductible 0€. | Trésorier | Renouvelle juin. Budget augmente +5 % vs 2025 (inflation assurance). |
| Assurance salariés (compl. maladie + accident travail) | 1 200€ | 6 salariés, couverture complément sécu. Rembourse 100 % optique/dentaire si besoin. | Trésorier | Via courrier collectif (AXA). Renew janv annual. |
| SACEM (droits d'auteur musique — événements) | 800€ | Festival/soirée avec musique live ou DJ. Déclaration SACEM si >30 personnes. Flat rate asso culture. | Coordinateur | Déclaration June + Dec (2 événements: concert juin, noël déc). ~400€ chacun. |
| Frais juridique (si besoin contrat notarié) | 300€ | Moyenne annuel. Contrats partenaires (école, mairie), modification statuts, etc. | Président | Prévision: 1 contrat école renewal à notariser 2026. |
| BÂTIMENT & LOGISTIQUE | ||||
| Loyer local municipal | 0€ | Local mairie gratuit (accord politique). Risque: coupure si mairie change. | Mairie | Sécuriser: conventionner long-term (2030) si possible. |
| Électricité (chauffage, lumière, matériel) | 4 800€ | 300 m² = ~400€/mois. Hiver (nov–mars) +30 % = 500€/mois. Été léger. Contrat Gaz+Elec collectif. | Trésorier | Augmentation +8 % prévu 2026 (tarif énergie). Plan économies: LED lights, chauffage réduit. |
| Chauffage (gaz ou géotherm) | 3 600€ | Nov–mars = 300€/mois × 6. Radiateurs thermostat control. | Trésorier | Inclus contrat gaz global. Thermostat programmé week-end off. |
| Eau & saniaire | 900€ | Eau courante 50€/mois, saniaire produits 25€/mois (papier, savon, assouplissant). | Secrétaire | Achat groupe Carrefour pro = -10 % tarif. |
| Nettoyage & maintenance local | 2 400€ | Agent nettoyage 2 half-days/semaine (lundi + vendredi 2h = 8h/semaine × 300€/mois). Maintenance: réparation portes, fenêtres, peinture = 1200€/an. | Coordinateur | Budget maintenance = potentiel over-run si équipement casse (four, chauffe-eau). Fonds réserve 5k€ emergency. |
| Internet & téléphone | 600€ | ADSL fixe 35€/mois + mobile coordinateur 30€/mois (plan professionnel 10GB). | Trésorier | Télétravail coordinateur 1 jour/semaine. Mobile CRITICAL pour gestion bénévoles. |
| MATÉRIEL & ÉQUIPEMENT | ||||
| Matériel ateliers (peinture, poterie, théâtre) | 4 000€ | Peinture acrylique/huile/aquarelle, toiles, brushes = 1500€/an. Poterie: glaise 1000€/an (consommable). Théâtre: costumes, props, son = 1500€/an. | Animateurs | Remplacement fourniture, pas amortissement. Budget peut osciller ±500€ si nouveau matériel major needed. |
| Four poterie (amortissement) | 2 000€ | Four acheté 8k€ en 2024, amortissement 4 ans = 2k€/an. Maintenance/réparation budget separate 500€/an (risk). | Coordinateur | Ancien four cassé 2024 (remplacement nécessaire). Budget maîtrisé, but monitor reliability. |
| Informatique & logiciels | 1 500€ | 3 ordinateurs (coordinateur, secrétaire, accueil) amortir 1000€/an. Logiciels: Google Workspace Business 120€/an (8 users), HelloAsso premium 200€/an (online adhesion + paie), Canva Pro 150€/an (design newsletter). | Trésorier | Cybersecurity: antivirus free (Windows defender ok). Backup drive Google automatique. |
| Mobilier & équipement salle | 800€ | Chaises, tables, étagères remplacement wear-tear. Amortissement ancien stock + new items si needed (ex: new table peinture = 200€). Budget épargne. | Coordinateur | Bénévole Xavier carpentry DIY repair (gratuit) = savings 300€/an vs prestataire. |
| PERSONNEL & PAIES | ||||
| Coordinateur (CDI 1.0 ETP) | 26 400€ | Brut 2200€/mois × 12 = 26400€ brut. Net ~1760€/mois après retenues sociales (~20 %). | Trésorier | Contrat convention collective (secteur services ESS). Augmentation 1 % prévue janv 2026 = +264€. Primes: 1/3 mois été (gratification juillet) = 733€. |
| Responsable événements (CDI 0.8 ETP) | 17 600€ | Brut 1833€/mois × 12 × 0.8 = 17600€. Net ~1406€/mois. | Trésorier | Flex: peut augmenter 0.9 ETP si croissance (événements +20 %). Contrat inclut 5 semaines vacances. |
| Animateurs (2 × 0.5 ETP = 1.0 total) | 13 200€ | Chacun 916€/mois (peinture + poterie). Contrats flexible (can reduce hiver if adhésions baisse). | Trésorier | Remplacement possible par bénévole si budget serré. But core animators = critical quality ateliers. |
| Secrétaire (CDI 0.5 ETP) | 8 800€ | Brut 916€/mois × 12 × 0.5 = 8800€. | Trésorier | Gestion administratif: emails, dossier, CA prep. Très important (souvent bottleneck). |
| Trésorier (bénévole) | 0€ | Responsabilité majeure (460k€ management, CAF/région reporting, paies). Bénévole actuellement Martine (retraité, 8h/semaine estimated). | Président | RISK: Martine lassée (high burnout risk). Succeseur formation urgent (2026). Considérer salarié trésorier (part-time 0.3 ETP = 5k€/an) si Martine depart. |
| Cotisations sociales employeur (~42 %) | 33 500€ | Salaires brut total 66 000€. Cotisations: URSSAF, retraite, etc. = ~42 % = 27 720€. Plus assurance compl + formation budget = 33 500€ total charges sociales. | Trésorier | Paiement mensuel URSSAF (25 chaque mois). Déclaration trim (avril/juil/oct/janv). |
| TOTAL BUDGET ANNUEL 2026: ~125 k€ charges fixes (salaires + soc ~100k€, infrastructure ~25k€). Revenue côté: subv mairie 180k€ + adhésions 95k€ + bar 60k€ + dons = 335k€ couvre + surplus réserve. | ||||
Boîte à outils — Coordinateur(rice) de structure associative. Édition 2026. Fil rouge: association socioculturelle 380 adhérents, 40 bénévoles, 6 salariés, 420 k€ budget. Tous les scripts, procédures, gabarits, prompts basés situations vraies. Utilisez librement dans votre asso, adaptez à votre contexte local.