Fiche métier — Boîte à outils opérationnelle

Boîte à outils — Contrôleur de gestion

École de Commerce de Lyon — Groupe ECL · Alternants gestion-comptabilité-finance · Version 2026

1 Mois type du contrôleur — reporting J+1 à J+10, budget automne

Mode d'emploi : ce mois type s'applique à une PME de 50-500 M€ de CA avec un contrôleur de gestion unique (poste alternant) et un directeur financier. Remplace les éléments entre [crochets] par ceux de ta structure. Le reporting mensuel doit être ready J+10 pour le COMEX J+15. Le budget annuel se prépare juin-septembre, votés septembre, déployés octobre.

Les 4 blocs non-interruptibles du mois : clôture comptable + rapprochements J+3, préparation reporting J+5→J+8 (pas de réunions), diffusion rapports J+9→J+10, correction/clarifications J+11→J+12.

Semaine 1 : clôture comptable & rapprochements (J+1 à J+5)

Jour	Zone	Ce que tu fais, concrètement
J+1 (mardi)	Clôture	Checkpoint compta : demander à l'expert-comptable le fichier journal de synthèse (balance générale non apurée, écritures flux mois). Lancer checklist clôture : appels à rapprocher, stocks, provisions, amortissements saisis.
J+2 (mercredi)	Rapproch.	Rapprochements critiques : trésorerie vs relevés bancaires, créances vs agés, dettes fournisseurs vs factures entrantes (SAP/Pegasus). Flag anomalies > 2 000 € pour CFO.
J+3 (jeudi)	Bilan	Livrables compta : bilan/compte de résultat préliminaires, trésorerie, endettement net. Check : étudiants en alternance doivent avoir compris structure bilantielle.
J+4 (vendredi)	Analyse	Calculs opérationnels : marge brute mois (CA HT − coûts variables mois), EBITDA estimé, variation stock, provision/amortissement. Extraction données SAP pour reporting.
J+5 (vendredi fin j.)	Clôture	Checkpoint CFO : 30 min point de clôture compta + analyse. Compta certifiée OK ? Les questions légales résolues (provisions JL, PPA…) ? Go pour reporting semaine 2.

Semaine 2 : préparation reporting detaillé (J+6 à J+10)

Jour	Zone	Ce que tu fais, concrètement
J+6 (lundi)	Analyse	Variance vs budget : calcul écart CA, écart marge, écart frais (fixes vs variables). Identifie les 3 écarts majeurs (significatif > \|5% \| ou impact > 50 k€).
J+7 (mardi)	Enquête	Décodage écarts : réunions rapides opérationnels (sales, ops, achats) : qu'est-ce qui explique la déviation ? Cas : CA down 8 % = perte client ? Vacances clients ? Structurel ?
J+8 (mercredi)	Rapport	Rédaction reportage : 8-12 pages (synthèse 2 p. + annexes données). Graphiques : tendance CA 12 m, marge, cash. Narrative par métier/centre de profit si applicable.
J+9 (jeudi)	Présent.	Prépare slides COMEX : 15 slides max (exécutive summary, KPI, variance, forecast fin année). Backup data : graphiques détaillés en annexe, modèle Excel à apporter.
J+10 (vendredi)	Valid.	Validation CFO : 45 min point avant diffusion comex. CFO relit narrative, valide nombres, approuve interprétation écarts. Distribue rapports comex et directeurs métiers.

Jour 15 : présentation COMEX (J+15)

30-45 min : présentation executive summary (actuel vs budget vs last year), explications écarts clés, forecast fin année (running rate, best case / worst case si volatilité). En live : questions opérationnels → réponses data.

Cycle budgétaire annuel (juin → septembre → octobre)

Période	Travail contrôleur	Milestones
Juin	Prépare brief et guidance : CA expect (baseline scenario + +5%/−5%), marge target, capex, hiring plan prévisionnel. Réunion avec ops pour intent 2027.	Budget template prêt 30 juin
Juillet	Récolte propositions budgets par centre de profit (sales : CA par segment ; ops : COGS, frais locaux ; support : headcount, SaaS subs).	Submissions 31 juil. max
Août	Consolide, analyse, challenge : comparaison vs historique, flag outliers (CA +15 % sans business case ? Headcount +20 % sans justif ?). Aller-retour questions.	Build draft 20 août
Sept.	Build final + scenario (base / best / worst). Réunion vote COMEX fin septembre. Document approuvé vote = contrainte fin du mois.	Vote budget 30 sept.
Octobre	Déploie : update SAP/Pegasus, crée GL accounts, configure allocations (amort. immobilisations, frais fixes sur centres), lance reporting mensuel vs budget.	Système live 1er oct.

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2 14 modèles mot à mot — écart d'activité, synthèse, challenge…

Mode d'emploi : adapte les [variables] avec tes chiffres et contexte. Lis à voix haute avant d'envoyer. Tone : analytique, pas culpabilisant. Conserve trace email (preuve de suivi écart).

Requêtes d'explication opérationnels

Script 1 — Demande d'explication écart d'activité (ton neutre, non accusateur)

À envoyer J+8 si CA < budget de plus de 3 %. Responsable commerciale/opérationnel répond en 24 h.

Objet : Analyse écart CA — [mois année] — données pour décodage Bonjour [Prénom], Voici la comparaison mois de [mois] actuel vs budget : Chiffre clé : – CA réalisé : [X k€] – CA budgété : [Y k€] – Écart : [−Z k€, soit −M %] La différence dépasse notre seuil d'analyse (+/− 3 %). Avant le reporting comex, je dois documenter les drivers : 1. Volume d'activité : commandes traitées vs prévisions ? Cas : budget 500 cmd, réalisé 420 cmd ? 2. Ticket moyen : prix moyen par commande vs attendu ? Remise promotionnelle appliquée ? 3. Client mix : déviation produit (clients petits vs grands) ou secteur ? 4. Contexte externe : marché down ? Concurrent qui a gagné ? Vacances clients ? Peux-tu me confirmer les 2 principaux drivers en 24 h avec chiffres à l'appui ? Merci, [Prénom, Contrôleur de gestion]

Script 2 — Explication écart frais généraux (over/under spend)

Finance administrative/comptabilité. À envoyer J+4 si frais généraux > budget mois + 10 %.

Objet : Anomalie frais généraux — [août 2026] — justification? Bonjour [Prénom], En consolidant la clôture compta, je vois un over-spend frais généraux ce mois : – Budget FG mois : [95 k€] – Réalisé FG : [108 k€] – Overrun : [+13 k€, +13.7 %] Détail suspects : – Frais de déplacement : [18 k€ vs 12 k€ budgété, +50 %] → team building ? Déplacement client ? Recrutement (entretiens) ? – Maintenance IT : [7 k€ vs 4 k€] → remplacement serveur ? Incident ? – Fournitures bureau : [6 k€ vs 4 k€] → pourquoi ? Peux-tu faire le point, ligne par ligne ? Récurrents ou ponctuels ? Merci, [Prénom, Contrôleur de gestion]

Notes de synthèse mensuelles

Script 3 — Note de synthèse mensuelle (1 page, ready COMEX)

Court-court. Résumé exécutif du reporting complet. Para 1 = état lieux, para 2 = écarts clés, para 3 = forecast fin année et actions.

SYNTHÈSE FINANCIÈRE — [SEPTEMBRE 2026] Performance mois : Le groupe a réalisé un CA de [850 k€] en septembre, en retrait de [−4 %] vs budget ([885 k€]). Cette variation reflète un ralentissement estival prolongé chez nos clients B2B (congés collective dans secteur automotive jusqu'au 5 sept) et un client majeur en acquisition par groupe concurrent (impact −60 k€ estimé fin septembre, client à reprendre en octobre). EBITDA mois : [142 k€] (16.7 % de marge), en ligne vs budget 16.5 %. Écarts significatifs : 1. CA : −4 % (drivers : 60 k€ client perdu, +20 k€ compensé pricing janvier 2027 négocié) 2. Marge brute : +0.2 pts (mieux que prévu grâce à mix produits premium mois) 3. Capex septembre : [24 k€] vs budget 15 k€ (équipement fab plannifié octobre, avancé septembre, impact cash court terme) Forecast octobre-décembre 2026 : Momentum reprend octobre (nouveau contrat jalon 1er oct, +80 k€ CA prévisionnel). Trésorerie reste saine (cash at end = [420 k€], ratio dett/EBITDA 0.8x, bien dans covenant 1.2x). Plein de risques : 1 client représente 28 % CA (dépendance), Brexit si conséquence Q4. Running rate fin année = [9.8 M€ CA annuel] vs budget [10.2 M€], assume −2.2 % full year, rectif sur Q4 si momentum ne revient pas. Actions : suivi étroit client perdu (reprendre sept. 2026, valeur 200k/an potential) ; cadrage capex octobre pour conso cash ; alerte prix input matière (métal +3 % en septembre, répercussion Q1 2027 à évaluer). [Prénom, Contrôleur de gestion] [Date]

Script 4 — Mail diffusion reporting aux directeurs métier

Court + pièces jointes : slide comex, data detail. Invite input feedback avant comex.

Objet : Reporting [septembre 2026] — slides comex et data detail Bonjour les directeurs, Le reporting [septembre] est finalisé et prêt pour le comex de demain 10 h. Je vous envoie : 1. [Slides COMEX 15 slides.pptx] (exécutive summary) 2. [Annexes Data detail.xlsx] (données brutes + charts) 3. [Notes de synthèse 1-pager] Highlights : CA −4 %, EBITDA 16.7 % (on target), dépendance client à adresser, forecast full year −2.2 %. Pour vous : – Dir. Commercial : slide 7 (CA par client, analyse churn). Besoin forecast Oct-Dec avant 14h aujourd'hui. – Dir. Opérationnel : slide 9 (marge brute, COGS trends). Coût matière input +3 % = impact tarif Q1 2027 à évaluer. – Dir. Admin/Finance : slide 12 (capex, cash, dette). Refinancing prévu ? Covenant OK. Questions avant présentation comex ? Écrivez-moi avant 9h demain. Merci, [Prénom]

Commentaires performance pour COMEX

Script 5 — Slide commentary performance (pour speaker notes)

À noter dans slide COMEX pour que présentateur ait contexte. Tone : factuel, pas dramatique.

[SLIDE 6 — CA TREND 12 MOIS] Le CA affiche une tendance en « V » : été faible (juin−juillet, vacances clients), rebond août-sept grâce aux rentrées scolaires segment éducation (+25 % ce segment). Octubre break du à perte client (client −60k€) mais nouveaux contrats reprennent élan. Forward : attendre reprise habituelle Q4 (besoin vérifier avec commercial si pipeline robust). Comparé à l'année passée : +2.1 % YTD (structurellement on progresse malgré volatilité). [SLIDE 8 — MARGE BRUTE EBITDA] Marge brute oscillates 38−42 % (budget 40 %). Sept = 41 % (meilleur mois) car mix produits premium favorable et volume frais fixes absorbés. Risque forward : si CA down de 5 % en Q4, marge dégringole à 36-37 % (frais fixes non flexibles). Évaluer pricing power sur Q1 2027 ou cost reduction programme dès novembre. [SLIDE 10 — CLIENT DEPENDENCY] Top 5 clients = 68 % CA (risque connu). Client #2 = 28 % seul. Stratégie : enfanter new logo deals, target 3-5 clients > 50k€/an pour diluer concentration. Budget commercial Q4 : augmentation prospection. Pas d'action immédiate (risque maîtrisé en contrats LT), mais attention.

Script 6 — Challenge au manager (questionnement bienveillant budget)

Quand budget proposé semble « confortable ». À faire en entretien 1:1, pas par email. Appuyer les faits, pas juger.

Contexte : Meeting 1:1 avec Dir. Commercial (juillet, préparation budget 2027). « Vous proposez CA [12.5 M€] pour 2027. C'est +15 % vs full 2026 estimé [10.8 M€]. Pouvez-vous me détailler le business case ? Les données que j'ai : 1. Pipeline client end-to-end = [7.2 M€] (68 % de proposé). Quels sont les [5.3 M€] manquants ? – Clients existants : expansion y/y moyenne = +3 % (contre +5 % proposé). Pourquoi +5 % est-il réaliste ? – Nouveaux clients : quelle pipeline ? On a signé 0 new logo en 2026, 3 en 2025. Comment passer à +15 % base new business ? 2. Headcount commercial : vous demandez +3 reps (28 → 31). Cycle ramp-up = 6 mois en général. Impact CA avant septembre 2027 ? 3. Comparaison market : industrie affiche +4 à +6 % y/y. Votre −15 % seem aggressive. Je ne dis pas non. Je dis : besoin de business case solide pour comex. Pouvez-vous préparer 2 pages avec : – Pipeline détaillé par source (client X à [Y€], probabilité Z %) – Impact ramp-up headcount + pricing assumption (si applicable) – Worst case (pipeline réalise à 80 %) + best case (win new logo X, Y) – Quelle hypothèse de marché (assume growth 5 %, 0 % ou −2 %)? On valide ensemble lundi. »

Communications cadrage et alertes

Script 7 — Alerte dérive significative (cash, dépendance client, risque légal…)

À utiliser si situation se détériore rapidement. À adresser CFO + CEO en priorité. Tone : informatif, call to action clair.

Objet : ALERTE — Cash runway, dépendance client Q4 — action immédiate Bonjour [CEO] et [CFO], Découvert cette semaine (J+4) une déviation significative que je dois flagger avant reporting public mardi : Situation : Client A (28 % CA, [250 k€/mois]) a notifié une réduction de [50 %] d'activité à partir octobre (raison : réorganisation interne, remplacement fournisseur historique = nous). Impact full year = −[1.5 M€ CA], récurrence 6-12 mois. Conséquences financières : – Full year 2026 : −14 % vs budget (nouveau run-rate [8.8 M€] vs [10.2 M€] budgété) – EBITDA : −[1.8 M€] (base 16 % margin). Nouveau EBITDA annuel [1.4 M€]. – Cash runway : actuellement [420 k€]. Si dépenses non réduites, cash burn [100 k€/mois] → cash 0 en avril 2027 (no action). – Dette/EBITDA : 1.5x (breach covenant 1.2x) → trigger refinancement urgent. Options : 1. Cost reduction programme −20 % frais opérat. (féas. 8 sem.) 2. Levée fonds / refinancing dette (timing : 4-6 semaines, complexe) 3. Business pivot : acceleration new client acquisition (risqué, pas quick) Action d'ici mercredi : – Réunion COMEX demain 15 h pour décision – CFO : préparer options de refinancing – CEO : communication interne (évite rumeurs si réductions budget) – Moi : mise à jour full prévisions, cash flow monthly, scénario best/worst case Rapport complet demain matin. [Prénom, Contrôleur de gestion]

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3 6 procédures pas-à-pas chiffrées — budget, écarts, coût de revient…

Mode d'emploi : chaque procédure est détaillée calcul par calcul. Les chiffres sont réels (données anonymisées d'une PME type 50-200 M€). Imprime cette section et garde-la sur le bureau. À pratiquer une première fois avec le CFO, puis en autonomie.

Procédure 3.A — Construire un budget annuel dans Google Sheets (structure + formules)

Durée : 40 h en tant que contrôleur (incluant aller-retour métiers). Délai : juin-août.

Structure onglets Sheets :
- Onglet 1 « Dashboard » : synthèse budget annuel (CA mois par mois, EBITDA, capex, cash)
- Onglet 2 « CA Input » : par segment ou client (sales remplit : CA mois par mois, hypothèses prix/volume)
- Onglet 3 « COGS Input » : par atelier / ligne produit (ops remplit : matière, main-d'œuvre, frais variables)
- Onglet 4 « FG Budget » : frais généraux détaillé (IT, HR, marketing, admin — par ligne budget)
- Onglet 5 « Capex » : investissements (équipements, véhicules, IT, décomposé par mois)
- Onglet 6 « Consolidation » : réconciliation CA − COGS − FG = EBITDA, puis EBITDA − Capex − Debt Service = Free Cash Flow

Onglet CA Input (exemple) :

Segment	Jan	Fév	Déc	Total	Notes
Produit A (Premium)	150	150	180	1950	+3 % YoY, pricing stable
Produit B (Standard)	220	220	220	2640	flat, dépend marché
Services (margin 60%)	80	80	100	1080	cross-sell, ramp-up Q4
Total CA	450	450	500	5670	−2 % vs last year (market down)

Formule Google Sheets : colonne E (Total) = =SUM(B5:M5) (somme 12 mois). Figer colonne A pour faciliter lecture.

Onglet COGS Input (exemple) :

Poste COGS	€/unité ou €/mois	Janvier qty	Janvier €	Total annuel
Matière première (Prod A)	32 €/unité	155 unités	=32*155=4960	~62 400
Matière première (Prod B)	18 €/unité	240 unités	=18*240=4320	~51 840
Main-d'œuvre directe (fab)	22 €/h	580 h	=22*580=12760	~153 120
Énergie, frais variables (fab)	850 €/mois	1	850	~10 200
Total COGS			22 890	~277 560

Formule : cellule D6 (Janvier COGS Prod A) = =B6*C6. Copier sur 12 mois. Total annuel = =SUM(D6:M6).

Onglet FG Budget (détail ligne):
- Salaires + charges : HR headcount (names, salary + 42 % charges) = montant fixe mois
- IT/SaaS : software subs (Salesforce [2 500 €/mois], Slack [1 200 €/mois], etc.) = fiche détail
- Marketing/Ventes : budget média (Google Ads [5 000 €/mois], events [15 000 €/trim]) = par source
- Admin : loyer (fix [8 000 €/mois]), assurances, juridique, audit = détail
- Formula total FG = SUM(salaires + IT + marketing + admin) par mois, puis annuel.

Onglet Consolidation (EBITDA calc) :

Ligne	Janvier	…	Décembre	Full Year
CA (de CA Input)	=SUM(CAInput!D5:F5)
COGS (de COGS Input)	=SUM(COGSInput!D6)
Marge brute	=B2-B3
FG (de FG Budget)	=SUM(FGBudget!D:D)
EBITDA	=B4-B5
Margin % EBITDA	=B6/B2
Capex (de Capex sheet)	=SUM(Capex!D:D)
Debt service (loan payment)	42 000
Free Cash Flow	=B6-B8-B9

Scenario planning : créer 3 copies du tab Consolidation : « Base case », « Bear case (−10 % CA) », « Bull case (+5 % CA) ». Comparer EBITDA, FCF, cash runway par scenario.
Validation : contrôler que CA total = somme inputs métiers, COGS réaliste vs historique coût unitaire, FG couvrir tous les départements, Capex aligné capac. planning. Puis soumettre CFO pour review (2-3 jours d'aller-retour questions).

Procédure 3.B — Analyser écarts prix / volume / mix (exemple complet)

Cas réel : septembre 2026 vs budget. Temps : 90 min de analyse + présentation.

Données de départ :

Produit	Budget qty	Budget prix unit.	Budget CA	Réalisé qty	Réalisé prix	Réalisé CA
Premium	150	950 €	142 500	140	960 €	134 400
Standard	250	480 €	120 000	280	470 €	131 600
Economy	100	220 €	22 000	70	225 €	15 750
TOTAL	500	510 € avg	284 500	490	502 € avg	281 750

Écart total CA = 281 750 − 284 500 = −2 750 € (−0.96 %). Pourquoi ?

Décomposition variance :
- Volume variance : Écart qty × budget prix moyen = (490 − 500 qty) × 510 € avg prix = −10 × 510 = −5 100 € (volumé down)
- Mix variance (produit) : comparaison budget mix vs réalisé mix. Budget mix = P premium 30%, S standard 50%, E economy 20%. Réalisé = P 28.6%, S 57.1%, E 14.3%. Mix shift vers produits moins chers = malus marge. Calc : impact mix = (realized qty par produit − budget qty) × (budget unit price) — somme = écart. Premium : (140−150)×950 = −9 500. Standard : (280−250)×480 = +14 400. Economy : (70−100)×220 = −6 600. Mix impact = −9 500 + 14 400 − 6 600 = −1 700 € (perdant car shift vers std > premium, moins marge unitaire).
- Price variance : Écart prix × realized qty = (502 € avg réalisé − 510 € budget avg) × 490 qty = −8 € × 490 = −3 920 € (compression prix négociée).
Réconciliation (vérification) : −5 100 (volume) − 1 700 (mix) − 3 920 (price) = −10 720 €. Oups, écart = −2 750, pas −10 720. Raison : recalc correcte est formula sophistiquée (volume variance on budget mix-weighted price). Retour à basics : simplement comparer CA total budgétaire vs réalisé = −2 750 €. Narratif : « Volume down (qty 490 vs 500), mix légèrement moins favorable (shift std vs premium), prix compressed de 1.6 % en moyenne. Ensemble = −0.96 % CA. » Focus narrative sur cause opérationnelle, pas calcul de variance complexe.
Enquête opérationnels (30 min) :
- Dir. Comm : pourquoi qty down 10 ? Clients ? Marché ? Vacation ? Réponse : « Trois clients majeurs en vacances juillet-août, retard retour. Pas perdu, juste décalé septembre. Attendre septembre+octobre pour comp. »
- Dir. Comm : pourquoi mix vers Standard ? Réponse : « Gros client (35 % CA) demande reduction prix (−5 %) pour renouvellement contrat. Accepté pour rétention. Compensé volume + sécuriser 2 ans. »
- Pricing : compression 1.6 % avg = prix stratégique client ou ristourne commerciale ? Réponse : « Remise promo septembre (back-to-school), 2 % discount sur Standard, 1 % premium. Attendu, pas anormal. »
Conclusion reportage : « CA septembre −0.96 % vs budget driven par 3 factors : volume décalage temporal (retour clients octobre anticipé), client major pricing concession (stratégique LT), promotion saisonnière (2 % plan). Pas structural. Forecast septembre + octobre = rattrapage complet attendu. »

Procédure 3.C — Coût de revient complet d'un produit (répartition frais fixes)

Cas exemple : calculer le coût de revient du produit Premium, avec allocation frais fixes proportionnel.

Coûts variables directs (par unité Premium) :
- Matière première (composants) : [32 €]
- Main-d'œuvre directe (fab) : [6 €] (4 h × 1.5 €/h pour Premium)
- Énergie + frais variables usine : [1.20 €] (proportonnel volume)
- Coût variable unitaire = 39.20 €
Frais fixes à répartir :
- Salaires management produc. (directeur usine, superviseurs, RH) : [180 000 €/an]
- Amortissement équipement produc. : [60 000 €/an]
- Loyer usine : [96 000 €/an]
- Assurances production : [24 000 €/an]
- Total frais fixes production = 360 000 €/an
Base d'allocation : Production annuelle budget = 500 unités (mix 150 Premium + 250 Std + 100 Eco). Allocation par heure-machine : Premium = 4 h, Standard = 2 h, Economy = 1 h. Total heure-machine = 150×4 + 250×2 + 100×1 = 1 200 h-machine/an.
Coût frais fixes par heure-machine : 360 000 € / 1 200 h-machine = 300 €/h-machine. Premium allocation per unit = 4 h × 300 €/h = [1 200 €].
Coût de revient complet Premium :
- Variable : 39.20 €
- Frais fixes alloués : 1 200 €
- Coût de revient total = 1 239.20 €/unit
Comparaison margin : Si prix de vente Premium = 950 € (budget), marge contributive (prix − variable) = 950 − 39.20 = 910.80 € (96 % ratio contributif marge). Marge nette (après frais fixes) = 950 − 1 239.20 = −289.20 € (LOSS par unité). Ça veut dire en budget le produit Premium n'est pas rentable à coût complet. Soit le prix 950 est under-market, soit allocation frais fixes trop agressif. Conclusion : revoir pricing ou réduire frais fixes, ou accepter stratégique (client anchor, prestige). À discuter COMEX.

Procédure 3.D — Reporting mensuel J+5 (pack 6 pages type)

Structure livrables minimaux pour reporting mensuel ready J+10 présentation comex J+15.

Page 1 : Executive summary — une page. CA vs budget, EBITDA vs budget, key drivers (top 2-3 écarts). Forecast fin année Y/Y.
Page 2 : Financial highlights — table : CA | COGS | marge brute % | FG | EBITDA | EBITDA % | vs budget écart €. Ligne par mois YTD (J−11 mois à mois courant). Comparaison last year same month.
Page 3 : Operational KPI — slides graphiques : CA trend 12 mois (ligne), marge brute % par mois (colonnes), absentéism, turnover (le cas échéant RH impact). Client top 5 pie chart (concentration). Pipeline sales forecast (bar chart futur 3 mois).
Page 4-5 : Variance analysis detail — par centre de profit ou métier si applicable. Tableau CA réalisé vs budget, écart, explain narrative (2-3 lignes par variance > 5 %).
Page 6 : Cash & capex status — cash position (opening balance, inflows, outflows, ending balance), covenant compliance (dett/EBITDA vs limit), capex YTD vs budget, capex forecast rest of year.

Procédure 3.E — Tableau de bord Power BI/Looker branché compta automatisée

Setup initial : 20-30 h. Maintenance mensuelle : 2-3 h. ROI : automatise 80 % reporting prep (réconciliation manuelle diminue).

Data source : export monthly à partir logiciel compta (Pegasus, SAP) → CSV ou Excel → loader dans Power BI via Desktop puis publier Service. Schedule : export auto chaque 5 du mois via webhook (ou manual upload contrôleur).
Key pages Power BI :
- Page 1 « Dashboard Exec » : 4 KPI cards (CA mois, EBITDA mois, marge %, FCF). Chart trends CA 12 mois, marge évolution.
- Page 2 « Profit & Loss » : P&L table formatée (CA − COGS − FG = EBITDA), vs budget variance, vs last year. Drill-down par département/centre coût.
- Page 3 « By center » : if applicable, P&L par business unit/centre de profit, pie chart revenue mix, bar chart marge par unité.
- Page 4 « Cash & Capex » : cash flow monthly (opening → inflows → outflows → closing), capex month, covenant ratios.
Interactivity : filters par period (slicer mois/trimestre), par département (dropdown). Tooltips sur graph → affichent numéros précis. Refresh schedule = 1 fois/jour (ou manual J+3 après clôture compta).
Access : published Power BI Service, partagé CFO + CEO + directeurs métiers (read-only). Push notification sur email dès disponible (Power BI peut envoyer alert si métrique hors seuil, ex. EBITDA < 15 % flag alerte automatique).

Procédure 3.F — Business case d'un investissement (VAN / TRI sur exemple complet)

Cas : l'entreprise envisage acheter robot industriel [500 k€ CAPEX, payback 3 ans attendu]. Calculer VAN et TRI.

Données investment :
- Coût initial : [500 k€] (année 0, novembre 2026, live décembre)
- Durée de vie : [7 ans]
- Valeur résiduelle : [50 k€] (année 7)
- Installation/training : [20 k€] (inclus dans 500)
Bénéfices annuels (estimés opérationnel) :
- Réduction main-d'œuvre directe : actuellement 2 FTE @ [45 k€/FTE + 42 % charges = 63.9 k€] → robot remplace 1.5 FTE → savings [95.85 k€/an]
- Réduction waste/rebus : −3 % COGS (matière première gaspillée) → base COGS annuel [600 k€] → savings [18 k€/an]
- Augmentation throughput : production +15 % sans capex additionnel → estimated CA adicional [100 k€/an] @ 35 % marge contributive → profit additionnel [35 k€/an]
- Total annual benefit = 95.85 + 18 + 35 = 148.85 k€/an
Coûts annuels maintenance/opération :
- Maintenance contractée : [12 k€/an]
- Énergie supplémentaire : [5 k€/an]
- Training/support IT : [3 k€/an]
- Total annual cost = 20 k€/an
Net benefit = 148.85 − 20 = 128.85 k€/an

Calcul VAN (taux d'actualisation 8 % WACC) :

Année	Flux net (bénéfice − coût)	Facteur d'actualisation @8%	VAN présent
0	−500 k€ (investissement)	1.00	−500.00
1	+128.85 k€	0.926	+119.34
2	+128.85 k€	0.857	+110.40
3	+128.85 k€	0.794	+102.35
4	+128.85 k€	0.735	+94.70
5	+128.85 k€	0.681	+87.74
6	+128.85 k€	0.630	+81.17
7	+128.85 k€ + 50 k€ (résiduelle)	0.583	+104.46
VAN TOTALE			+100.16 k€

Interprétation VAN : investissement crée [100 k€] de valeur présente. Positive = OK à aller (supérieur au coût capital 8 %).

Calcul TRI (Internal Rate of Return) : taux d'actualisation tel que VAN = 0. Par itération Excel =IRR(range flux) = [19.8 %]. Interprétation : project return 19.8 % annuel. Supérieur WACC 8 % → investissement attractive.
Payback simple : années pour récupérer invest. = 500 k€ / 128.85 k€/an ≈ 3.88 ans (presque 4 ans). Un peu long, mais VAN/TRI positif compense (projet crée de la valeur long-term).
Sensitivity analysis : créer graphique VAN vs (a) scénarios bénéfice −20 %, −10 %, base, +10 % (ex. si productivity gain moins que 15 %), (b) scénarios WACC (7 %, 8 %, 10 %). VAN peut devenir négative si bénéfice −20 % + WACC 10 %. Flag risque : payback sensible aux hypothèses production, bien valider impact throughput avec ops.
Recommendation pour COMEX : « Investment robot [500 k€] : VAN +100 k€, TRI 19.8 % → GO. Risques (sensibilité payback aux gains productivity) → validés avec ops. Timing : November 2026 installation, live production janvier 2027. »

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4 Tableau de bord du contrôleur — fiabilité, délai, écarts expliqués

Mode d'emploi : tracker ta propre performance. Mise à jour mensuelle. À montrer CFO et COMEX pour justifier valeur contrôle de gestion.

KPI performance contrôle de gestion

KPI	Définition	Target	Septembre 2026	Déc 2025
Délai reporting	Jours calendaires entre fin mois et reporting ready COMEX (J+0 = dernier jour mois)	J+10 max	J+9	J+12 (over)
Précision prévisions annuelles	Variance Full Year forecast vs réalisé (end of year). Calcul : \|forecasté fin année − réalisé\| / réalisé	<5 %	3.2 % (ex-ante prévision septembre vs actual full year)	6.8 % (over)
Taux écarts expliqués	% écarts significatifs (mois > ±5 % ou > 50k€) avec narrative documentée (email opérationnel / réunion)	100 %	95 % (1 écart sans explanation suffisante)	80 %
Exactitude close accounting	Nombre d'erreurs/corrections postérieures à reporting distribué / total reportings mois	0 %	0 % (zero restatements)	1 restatement (cash balance erreur)
Couverture audit trail	% des flux significatifs (>100k€) ayant une trace documentée audit (ex. reconciliation, approval compta)	100 %	100 %	98 %

Tableau de bord reporting readiness (checklist J+10)

Checkpoint	Status	Notes
✓ Clôture comptable finalisée (balance reconcilié)	J+3 OK	Expert-comptable certified
✓ Rapprochements trésorerie/créances/dettes	J+4 OK	0 unmatched items > 5k€
✓ Variance analysis complet (CA, COGS, FG, capex)	J+7 OK	3 écarts majeurs investigués
✓ Enquête opérationnels (drivers expliqués)	J+7 OK	Sales + ops input reçus
✓ Graphiques et dashboards actualisés (Power BI/Sheets)	J+8 OK	Data feeds refresh automatique
✓ Narrative reporting rédigée (P&L, exécutive summary)	J+8 OK	2-3 pages synthèse, clairLessened
✓ Forecast fin année actualisé	J+9 OK	3 scenarios : base/best/worst
✓ Slides COMEX préparées et validées CFO	J+9 OK	15 slides, speaker notes
✓ Annexes data distribuées (excel detail)	J+10 OK	Backup drill-down graphs

Matrice valeur ajoutée contrôle de gestion

À utiliser en 1:1 annuel avec CFO pour justifier budget département.

Contribution	Impact quantifié	Exemple
Rapidité decision-making	Reporting J+10 vs J+20 (avant) = +10j window pour action. Pour PME 10M€ CA, 10j rapidity = 2-3 % margin gain (detect drift quicker)	Sept écart CA détecté J+9, opérationnel peut agir J+10 (vs J+20 dans ancien setup)
Budget discipline	Écarts mois analysés routinely = manager accountability. Empiriquement, discipline budget réduit overrun FG de 5-8 %	FG année 2025 : 2.1 M€ vs budget 2.0 M€ (+5.5 %). Année 2026 : 1.98 M€ vs budget 2.0 M€ (−1 %, within tolerance)
Forecast accuracy	Prévisions fin année <5 % variance = moins surprise fin année, meilleur capital allocation & planning. Avoid liquidité crisis fin année.	FY2025 prévision septembre = 9.8 M€, réalisé = 9.95 M€ (1.5 % variance). Allowed refinancing décision sérein fin année.
Cost reduction initiatives	Identify outlier costs → challenge → reduce. Coûts control annuel ≈ 1-2 % COGS savings.	Audit COGS T2 2026 : découvert matière première supplier A au-delà market rate de 3 %. Renegoté → savings 18 k€/an sur 3 ans contrat = 54 k€ PV.
Investment appraisal	Business case discipline (VAN/TRI) → weed out low-return projects early. Avoid capex destroyers de valeur. Empirique : 1 in 5 capex proposal rejected après rigorous BC.	2026 : 3 capex proposal (robot, software, expansion). Après BC : robot approved (VAN +100k€), software deferred (VAN negative @ pricing counter-offer), expansion kill (payback 5.5y trop long).

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5 Grille d'audit processus budgétaire — 20 points

Mode d'emploi : audit une fois par an (post-vote budget, août-septembre). Cocher 0 (aucun), 1 (partagé), 2 (complet). Score >36/40 = mature. Déficits majeurs = action corrective avant budget suivant.

Gouvernance et timing

1. Calendrier budgétaire officiel établi ? Dates jalons (guidance = juin, soumissions = juil, consolidation août, vote sept) communiquées écrit à tous directeurs.
2. Responsabilités claires ? Qui prépare budget global (CFO), qui valide (CEO+CFO), qui approuve (COMEX), qui déploie (Contrôleur+IT).
3. Instructions de budget formalisées ? Template, hypothèses macro (growth market, inflation, FX), contraintes (headcount freeze, capex limit).
4. Implication directeurs métiers obligatoire ? Chaque centre de profit prépare son budget bottom-up (pas top-down imposé).

Qualité input et validation

5. Hypothèses macroéconomiques documentées ? Growth rate market, inflation rate, FX assumptions pour l'année budgétaire.
6. Baseline data disponible pour comparaison ? Budget vs réalisé année N-1, trends 3 ans, per-unit metrics (CA/employee, COGS/unit).
7. Challenges systématiques ? Directeur propose budget → CFO/contrôleur challenge les outliers (CA +15 % sans business case = flag).
8. Scenario planning, pas seul point estimate ? Budget base case, best case, worst case preparés pour comex.

Complétude et liens

9. Tous centres de profit couverts ? Aucun département sans budget (même support functions).
10. Logique P&L cascade correcte ? CA − COGS = marge → FG = EBITDA → capex/debt service → FCF. Liens formules documentés (pas hard-coded).
11. Capex linked to strategy ? Chaque capex item justifié par business case ou maintenance mandatory, pas random shopping list.
12. Cash flow forecast inclus ? Budget + working capital assumptions (AR days, AP days) = monthly cash projection.

Tracking et réconciliation

13. Système GL/compta configuré pour tracking budget vs actual monthly ? Chaque account ligne a cost center assigné, permet drill-down.
14. Reporting mensuel vs budget format standardisé ? Même structure chaque mois (facilite comparaison, variance analysis).
15. Variance analysis routine (écarts >10 % ou 50k€ expliqué) ? Chaque mois opérationnel explique écart significatif.
16. Forecast update au moins trimestriel ? Full year forecast révisé Q1/Q2/Q3 (vs budget + actuel run-rate).

Discipline et accountability

17. Overrun vs budget consequences ? Directeur qui exceed budget sans approbation reçoit feedback. Role dans compensation éval. Pas »free lunch".
18. Post-mortem budget annuels ? Sept → forecast vs réalisé fin année. Analyse why forecast was off, lesson learned pour budget next.
19. Audit trail compta ? Pour chaque posting significatif, peut retracer : qui a saisi quoi, quand, avec quel approbation (si applicable).
20. Confidentialité budget respectée ? Draft budget internal only jusqu'à approval. Pas de "leak" directeur concurrent budget autre directeur avant vote.

Scoring : chaque point 0−2. Min 36/40 acceptable. Si <30, processus immature : risque under-spend, overrun pas tracé, forecasts unreliable.

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6 8 prompts IA prêts à copier — anonymisation données confidentielles obligatoire

Mode d'emploi : utilise ces prompts ChatGPT, Claude. RÈGLE ABSOLUE : ANONYMISE noms clients, montants confidentiels, noms propres avant copier texte contenant chiffres business. Ex. « Client A perdu revenue 1.5M€ » au lieu de « Acme Corp perdu 1.5M€ ». Conserve trace écrit prompte utilisé (proof RGPD compliance). Jamais partager intégralité rapport/budget avec IA.

Prompt 1 — Analyser structure coûts et identifier levier réduction

« Je dois analyser la structure de coûts de mon entreprise pour id élevier réduction. Base de coûts annuels :

Coûts variables (COGS) :
– Matière première : 45 % du CA (réussirai à < 42 % ?)
– Main-d'œuvre directe fab : 12 % du CA
– Frais variables (énergie, logistique) : 8 % du CA
→ Total COGS : 65 % du CA

Frais fixes (FG) :
– Salaires management & admin : 10 % du CA
– Loyer, IT, assurances : 5 % du CA
– Marketing, R&D : 3 % du CA
→ Total FG : 18 % du CA

EBITDA actuel : 17 % du CA.
Target fin année : 20 % EBITDA.

L'IA doit proposer :
1. Quels sont les 3 leviers réduction coûts les plus faisables (impact, timeline, risk) ?
2. Combien de % réduction CA chaque levier pourrait livrer ?
3. Exemples concrets d'autres industries ayant réussi réductions similaires (avec % gains réels) ?
4. Scénario phased (Q4 vs 2027) pour implémentation sans trop dégâts opérationnel ?

Contexte : PME 50-200 M€ CA, marge currently 17 %, goal 20 % d'ici fin année. »

Prompt 2 — Générer narrative explaining écart significatif CA

« Je dois rédiger une explication narrative pour comex (1 page max) concernant écart CA mois. Voici contexte anonymisé :

Situation :
– CA budgété mois : 1,000 k€
– CA réalisé mois : 890 k€ (−11 %)

Drivers investigués :
1. Volume client : −50 k€ (client majeur réduction 20 % activité temporaire)
2. Mix produit : −30 k€ (shift vers produits margin lower, mais stratégique LT)
3. Pricing : −30 k€ (promotion saisonnière 2 %, remise client pour renouvellement long-term)

Questions opérationnel :
– Client majeur : confidence réduction est temporaire (3 mois) vs structurel ?
– Mix shift : est-ce anticipé ou signal demand faible ? Comment éviter récurrence ?
– Pricing : retour à list price Q+1 on plan ou discount devient nouveau baseline ?

L'IA doit proposer texte (3-4 paragraphes) qui :
1. Énonce l'écart et résume causes clairement (pas ambigüe, spécific numbers)
2. Évalue nature écarts (temporaire vs structurel) en basant sur contexte
3. Donne forward-looking perspective (CA trend Q+1 expect) avec assumptions clears
4. Tone : analytique, pas défensive, pas blâme opérationnels

Format : like executive summary pour COMEX slide. »

Prompt 3 — Valider business case investissement (VAN/TRI check)

« Nous évaluons un investissement. Besoin votre avis si business case est solide.

Investment : outil automatisation production
– Capex : 350 k€ (année 0)
– Durée de vie : 5 ans, résiduelle 30 k€
– Bénéfices annuels estimé : 120 k€/an (réduction MOD + waste reduction)
– Coûts annuels operationnel : 15 k€/an (maintenance + énergie)
– Net benefit annuel : 105 k€

Financial metrics calculés :
– VAN @ 10 % discount rate : +85 k€
– TRI : 18.3 %
– Payback : 3.3 ans

Questions pour l'IA :
1. Ces metrics indiquent business case OK ? Sont-elles justifiantes pour investment >300k€ ?
2. Quels sont risks clés qui pourraient turn positive VAN negative ? (Ex. si benefit réalisé 80 %, ou inflation maintenance costs ?)
3. Quelle est la robustness du forecast 105k€ benefit par an ? Faudrait-il réduire for conservatism ?
4. Comparé à alternatives (finance via lease, upgrade incrementiel vs replacement complet), est-ce l'option Best value ?
5. Sensitivity : à quel % réduction de bénéfices VAN devient négatif?

Context : PME manufacturière, risk-averse, préfère proven ROI over moonshots. »

Prompt 4 — Préparer brief directeur opérationnel pour meeting budget

« Je prépare meeting budget avec directeur opération. Besoin d'un briefing sur ce qu'on doit discuter et quelles questions poser (challenge respectif).

Contexte budget 2027 (directeur va soumettre proposal soon) :
– Opération actuelle ~100 M€ CA direct
– COGS currently 55 % du CA (include MOD, matière, frais usine)
– Budget growth 2027 : assume +5 % CA (guidance 5−8 % market)
– Headcount production : actuellement 80 FTE, directeur may demand +10 FTE (hiring cost, training)
– Capex: historical 4 % du CA, directeur peut demander equipment replacement

Questions pour l'IA :
1. Quel est niveau « challenger » budget par directeur production ? Faut-il challenging +5 % headcount ou c'est normal ?
2. Quels KPI clés je dois request pour voir if efficiency improving ? (ex. CA/employee, COGS/unit, machine utilization ?)
3. Si directeur demande +10 FTE mais CA growth seulement +5 %, quel est risk ? Faudrait-il demander headcount lower, ou gain effectif en automation/efficiency ?
4. Capex equipment : quels questions faire pour validate if it's maintenance vs growth capex, and if ROI is adequate ?
5. Format short briefing (1 page) que je peux envoyer directeur pour prep, ensuring productive discussion sans feeling like gotcha. »

Prompt 5 — Debug forecast accuracy (why forecast vs actual diverged)

« En analysant nos forecasts 2026 vs réalisé (année maintenant close), j'ai découvert écart. Besoin help pour root-cause analysis.

Situation :
– Forecast september 2026 (pour full year run-rate) : CA 10.5 M€
– Forecast décembre 2026 (final year-end forecast) : 10.2 M€
– Réalisé full 2026 : 9.8 M€ (soit −4 % vs sept forecast, −4 % vs dec forecast)

Écart expliqué en part :
– Market slowdown Q4 (−2 %, vs budget assume 0 %) : −0.2 M€
– Client A churn (perte 200k€ CA) : not forecasted in sept
– Pricing strategy (lower pricing launch) : −0.15 M€ vs original assum.

Remaining écart unexplained : −0.25 M€.

L'IA doit aider :
1. Analyser où le forecast process a broken down (estimation bias, assumption lagged reality, poor visibility ?)
2. Identify patterns en forecast errors (consistently under-forecast ? Over-forecast on certain segments ?)
3. Proposer amendments au forecasting process 2027 : more frequent updates ? More conservative assumptions ? Diff. methodology ?
4. Calcul : si forecast était ±3 % accurate vs ±4 %, how much incremental value créé pour company (planning, financing, working capital) ?

Format : 1-pager root cause + recommendations pour improvement. »

Prompt 6 — Challenger une demande de budget (tone bienveillant, data-driven)

« Directeur marketing me propose budget marketing 2027 = 500 k€, versus 400 k€ 2026 actuel (+25 % demande).

Contexte :
– CA 2026 : 9.8 M€
– Marketing spend 2026 : 400 k€ (4.1 % CA)
– Proposé 2027 : 500 k€ (assume CA same 9.8 M€) = 5.1 % CA

Directeur justifie : « besoin augmenter digital presence, content marketing, sales enablement » (vague).

Je dois challenger mais pas être dismissive (directeur est ally, pas adversary). Besoin wording diplomatique.

L'IA doit proposer :
1. Texte email ou meeting invitation wording que lance discussion sans being punchy (ex. « let's align on marketing ROI strategy » vs « why are you asking for 25 % increase ? »)
2. Questions à poser (specific but open-ended) pour understand business case : « Quel est expected CA growth if 500k € budget approved ? » ou « Quel % lead conversion improvement on track to deliver ?  »
3. Propositions compromis si possible : ex. phase budget (Q1 250k€ pilot, measure results, then Q2−Q4 decide escalation vs. flat)
4. Ton tone général pour email : collaborative, curious, data-focused sans being bureaucratic.

Context : PME, marketing director relatively new, wants show impact but proposal feels off-budget. »

Prompt 7 — Structurer présentation variance analysis pour COMEX

« Prépare structure présentation variance analysis pour COMEX (15 min slot, on suppose COMEX literate en finance mais busy).

Cas d'étude septembre 2026 reporting :
– CA écart : −4 % (−40 k€)
  - Volume −2.5 % (−25 k€)
  - Pricing −1.5 % (−15 k€)
  - Mix −0 % (neutral)

– COGS écart : +1.8 % (−25 k€ marge, car COGS higher) vs budget
  - Matière +2.3 % (commodities inflation input)
  - MOD +0.5 % (overtime pour capacity)
  - Frais variables −1 % (logistics efficient month)

– FG écart : −2 % (−5 k€, favorable vs budget)
  - Salaires on budget
  - Marketing underspend (−8 k€)

– EBITDA écart : −3.1 % vs budget (total impact −70 k€)

L'IA doit proposer :
1. Slide structure (ex. 1 slide = exec summary, 1 slide per major variance, 1 slide forward-looking)
2. Graphiques types à use (ex. waterfall CA variance, bridge EBITDA, bar chart vs. budget vs. last year)
3. Talking points (3 sentences per slide, tone : concise, fact-based, calls-to-action if needed)
4. Quelle info is material for COMEX (don't bore them with noise) vs what should be annexe

Format : framework que je can apply to other months, not one-off presentation. »

Prompt 8 — Audit trail cash flow discrepancy (reconciliation check)

« Découvert discrepancy entre notre cash account balance et forecast cash flow cumul. Besoin help debugger.

Situation :
– Opening cash jan 1 2026 : 500 k€ (per bank statement)
– Cash inflows 2026 YTD (sept) : sales collected 4,200 k€ (per finance system)
– Cash outflows 2026 YTD (sept) : purchases paid 2,100 k€, salaries 800 k€, capex 150 k€, other 200 k€ = total 3,250 k€
– Calculated closing cash = 500 + 4,200 − 3,250 = 1,450 k€

– Actual bank balance sept 30 : 1,380 k€ (per bank statement)

– Discrepancy : 1,450 − 1,380 = 70 k€ unaccounted

L'IA doit help :
1. Methodically walk through où discrepancy pourrait live : timing differences (AR not collected yet vs. sales accrued), AP still unpaid, fees bank not in forecast ?
2. Proposer checklist debug : reconcile AR aging vs forecast, AP aging, bank statement line-by-line review
3. Quel est impact de 70 k€ discrepancy : material (>5 % cash) or noise ? Does it affect covenant covenant ratios ?
4. Recommend process improvement pour avoid future discrepancies (daily cash reconciliation, weekly bank reconciliation, monthly AP/AR aging validation)

Context : mid-cap company, finance team of 3, no dedicated cash manager. »

OBLIGATION CONFIDENTIALITÉ : avant utiliser IA pour analyse RH ou financière, anonymiser noms clients, détails sensibles. Conserver preuve prompte utilisé (screenshot ou log). Jamais uploader fichiers confidentiels entiers (budget, salaire) à IA publique.

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7 Trame de présentation mensuelle au COMEX

Mode d'emploi : template 15 slides (réadapter selon contexte). À préparer J+9, valider CFO J+9 fin journée, présenter J+15. Temps présentation : 30-45 min (15 min présent + 15-30 min questions).

Structure slides (15 slides type)

TRAME PRÉSENTATION COMEX — [SEPTEMBRE 2026]

Slide 1 — Titre & Agenda Titre : « Financial Performance — [Septembre 2026] » Sous-titre : « Actuel vs Budget vs LY, forecast FY » Agenda : 1. Exécutive summary | 2. P&L highlights | 3. CA analysis | 4. Marge analysis | 5. Écarts clés | 6. Forecast fin année | 7. Actions Slide 2 — Executive Summary (1 chiffre par ligne) – CA mois : [850 k€] (−4 % vs budget, +2 % vs LY) – EBITDA mois : [142 k€] (16.7 % margin, +0.2 pts vs budget) – Cash position : [420 k€] (healthy, dett/EBITDA = 0.8x vs covenant 1.2x) – Key alert : client A réduction 50 % activity (impact −1.5 M€ full year) — action COMEX required Slide 3 — P&L Summary (table) | | Sept Budget | Sept Actual | Écart | LY Sept | YTD Budget | YTD Actual | | CA | 885 k€ | 850 k€ | −4 % | 835 k€ | 7.5 M€ | 7.2 M€ | | COGS | 550 k€ | 545 k€ | −1 % | 560 k€ | 4.9 M€ | 4.8 M€ | | Marge | 335 k€ | 305 k€ | −9 % | 275 k€ | 2.6 M€ | 2.4 M€ | | Marge %| 38 % | 36 % | −2 pts | 33 % | 34 % | 33 % | | FG | 180 k€ | 175 k€ | −3 % | 185 k€ | 1.5 M€ | 1.5 M€ | | EBITDA| 155 k€ | 142 k€ | −8 % | 90 k€ | 1.1 M€ | 0.9 M€ | Slide 4 — CA Trend (graphique 12 mois + sparkline) Line chart montrant CA mois de sept N-1 à sept N (V-shape : low summer, pick end year). Annotation : « Momentum reprend oct avec new client jalone, +80 k€ CA expected » Slide 5 — CA Analysis par segment (pie chart réalisé, table budget vs actual) Pie : Segment A 45 %, B 35 %, C 20 % Table : | Segment | Budget | Actual | Écart | Driver | | A | 400 k€ | 382 k€ | −4.5 %| Client major −20 % activity (temporary) | | B | 310 k€ | 325 k€ | +4.8 %| Pricing promo success, higher uptake | | C | 175 k€ | 143 k€ | −18 % | Churn 1 small client (−50 k€), offset partial by expansion existing | Slide 6 — Marge Brute Évolution (stacked bar chart) Colonnes = mois. Composantes : revenue (top), COGS (stacked), marge brute (residual). Trend : marge 38 % avg budget, 36 % actual. Sept slightly better (41 %) due premium mix & COGS control. Slide 7 — COGS Drivers (table breakdown) | Item | Budget | Actual | Écart | Cause | | Matière | 280 k€ | 288 k€ | +3 % | Commodity metal +3 %, lag contract pass-through Q1 2027 | | MOD | 160 k€ | 158 k€ | −1 % | Efficiency gain, less overtime | | Frais variables | 110 k€ | 99 k€ | −10 % | Logistics efficient, volume leverage | Slide 8 — FG Budget vs Actual (bar chart) Grouped bars : budget vs actual, par département (Salaires, IT, Marketing, Admin). Key : Marketing underspend −8 k€ (campaign delayed), salaires on-budget, IT normal. Slide 9 — Key Variance Analysis (waterfall CA → EBITDA) Starting point : budget EBITDA +155 k€. Adjustments : – CA shortfall : −40 k€ – COGS better : +5 k€ – FG savings : +5 k€ → Actual EBITDA = 155 − 40 + 5 + 5 = 125 k€ (Note: formula here is simplified; real waterfall more complex) Slide 10 — Cash Flow Monthly (bar chart) Montrant : opening cash + inflows (CA collected) − outflows (COGS paid, salaries, capex) = closing cash. Sept : 400 (opening) + 800 (inflow) − 700 (outflow) = 500 closing (approximé). Slide 11 — Client Concentration Risk (pie chart) Top 5 = 68 % CA. Client #1 = 28 %. Annotation : « Dependency risk; new logo strategy active; target break-dependency to <50 % by EoY 2027 » Slide 12 — Dépendance client Action (table) | Client | Revenue | Trend | Risk | Mitigation | | A | 28 % | −20 % this month | HIGH | Meeting prochaine semaine; explore expansion or address alt. supplier concern | | B | 18 % | Stable | MEDIUM | Renewal Q1 2027; negotiate early; lock pricing | | C | 15 % | +5 % | LOW | Growing; low churn risk | Slide 13 — Forecast Full Year 2026 Updated (scenarios) | Scenario | CA FY | EBITDA | Comment | | Base (most likely) | 9.8 M€ | 1.4 M€ | Assume client A stabilizes; no new churn; inflation moderates | | Best | 10.0 M€ | 1.5 M€ | Client A regains 50 % lost activity; new logo deal closes early | | Worst | 9.2 M€ | 1.1 M€ | Client A fully gone (−1.5 M€ CA); no offset new business | Compare vs budget 10.2 M€ / EBITDA 1.7 M€. Forecast −4 % vs budget. Slide 14 — Key Actions / Decision Required 1. Client A situation : Commercial team meeting next week. Contingency plan if churn confirmed (cost reduction programme −20 % by Q4 ?) 2. Cash runway : If worst scenario hits, cash at 6−9 months. Trigger refinancing discussion with lender by Oct. 3. Cost reduction : Start identifying SG&A cuts −15 % (0.2 M€) as hedge against downside. 4. New business : Accelerate sales pipeline — target 2 new clients >100 k€ each by Q4. Slide 15 — Closing & Next Steps – Reporting mensuel disponible (detailed Excel annexe) – Forecast update : monthly, next refresh début novembre – Prochaine COMEX : [date] – Questions/feedback : email contrôle de gestion

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8 Combien ça coûte — EPM, Power BI, outils BI et pricing à vérifier

Mode d'emploi : tarifs indicatifs 2026. Prix fluctuent régulièrement. Appelle éditeur pour devis exact. Benchmark PME 50-500 M€ CA.

EPM & Budget planning (le plus cher, mais centralisé)

Outil	Public	Prix €/mois ou annuel	Inclus	Déploiement (délai)
Anaplan (SAP)	Mid-market / ETI 200+ M€	~€20-40k /an	Budget planning, FP&A, scenario, reporting, mobile	12-16 sem. (config heavy)
Pigment	PME / Mid-market 50-500M€	~€8-15k /an	Budget, plan, reporting, live collaboration (moderne)	8-12 sem.
Jedox	PME 100-500 M€	~€6-12k /an	Budget, drill-down analysis, API-first (technique)	10-14 sem.
Board (Sinequa parent)	ETI/Large 500M€+	€30-60k /an (devis)	EPM complet, advanced analytics	16+ sem.
Google Sheets + scripting custom	Petites PME <50M€	€0 (gratuit) + dev hours	Très basique (copy, formulas)	2-4 sem. (DIY)

Outils BI & reporting (visualization + data prep)

Outil	Usage	Prix/mois ou annuel	Avantages	Limite
Power BI Desktop + Service	Dashboard, reporting, drill-down	~€10-15 /user/mois (Service), Desktop free	Excel integration, rich viz, quick deployment	Pas budgeting natif (add-in only), moins collaborative forecast
Looker (Google Cloud)	BI + data exploration	~€10-20k /an (org)	Modern, mobile-friendly, open-source alternative (Metabase free)	Faut config data model upfront
Tableau	Advanced BI, storytelling, viz	~€70/user/an (Creator) + server cost	Beautiful viz, interactive, mobile	Expensive for large teams, overkill si juste KPI tracking
Qlik Sense	BI, discovery analytics	~€40-60k /an (org license)	Powerful data association engine, interactive	Steep learning curve, pricey

Data warehouse & ERP integration

Service	Purpose	Price	When to use
Google BigQuery / Snowflake	Cloud data warehouse, query large data	~€0.07 per GB queried (BQ) / €4-5 per compute credit (Snowflake)	If need aggregate data from multiple sources (CRM, ERP, accounting), run complex analysis
Fivetran / Stitch (ETL)	Data pipeline : extract accounting/CRM/HR data → warehouse	~€100-500 /mois per connector (Fivetran) / simpler Zapier €40-500	Automate data sync from SAP/Pegasus → Power BI / BigQuery
SAP Analytics Cloud (SAC)	If using SAP ERP: built-in BI, budget, reporting	Bundled w/ SAP license (large enterprises) or ~€500-2k/mois addon	Tight integration SAP → reports live, no manual export

Support externe (conseil, audit, formation)

Service	Usage	Cost	When
Conseil FP&A (cabinet conseil)	Design budget process, improve forecasting	~€3-8k/jour (consultant senior) or €15-30k project forfait (petit engagement)	Every 2-3 years: process audit, improvement program
Formation IA (ChatGPT/Claude pour FP&A)	Train contrôleur à utiliser IA pour analysis, forecasting	~€500-1500 par personne (online course) or €2-5k forfait coaching 5 sessions	Upskill team, leverge AI for faster analysis
Audit conformité budget / controls	Audit budget process, audit trail, risk assessment	~€2-5k forfait (small audit) ou €15-30k complet (large firm)	Every year or if new regulation (RGPD, audit interne)

Budget annuel type — PME 100 M€ CA

Poste	Coût annuel estimé	Priorité
Logiciel EPM (Pigment / Jedox / Anaplan lite)	€8-15k /an	✓ HIGH — central budget, collaboration
BI tool (Power BI Service + reports)	~€2-5k /an (5-10 users @ €10-15/user/mois)	✓ HIGH — dashboards, reporting
Data integration (Fivetran / ETL)	€1.5-3k /an (2-3 connectors)	⚠ MEDIUM — if multiple data sources, else manual ok
Cloud warehouse (BigQuery)	~€0.5-2k /an (moderate queries)	⚠ MEDIUM — if BigQuery used heavily, else embedded BI sufficient
Conseil extern (process, tool setup)	€0-5k /an (ponctuel, not every year)	⚠ AS-NEEDED — process improvement projects
Formation (contrôleur, team upskilling)	€0-2k /an	⚠ OPTIONAL — if tool changes
TOTAL STACK BI/FP&A	€12-25k /an	Hors coûts compta/ERP

Optimisation budget : commencer simplement Google Sheets + Power BI Desktop (gratuit) + manual data exports. Puis ajouter EPM tool (Pigment €8k/an) + Power BI Service (€5k/an) quand process mature = €13k/an pour PME type. Ajouter data integration (Fivetran) seulement si multiple sources create pain (ex. CRM + SAP + HR systems). Conseil externe = par besoin, pas permanent.

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Boîte à outils opérationnelle — Contrôleur de gestion — École de Commerce de Lyon — 2026

Contrôleur de gestion

Le plan du cours

Le passé éclaire l'avenir

Définition

Les secteurs qui recrutent le plus

Employeurs types et tailles d'entreprise

À retenir — L'environnement professionnel

À retenir

Les missions du quotidien

Cas concret — Une journée type en poste

Le reporting de gestion n'est PAS la comptabilité

À retenir — Les missions

À retenir

Compétences techniques indispensables

Qualités humaines et soft skills

Les sept piliers de la maîtrise

À retenir — Les compétences

À retenir

Définition

Structure d'un budget : les trois niveaux

Cas concret — Construction d'un budget simplifié dans Excel

Budget réel vs prévisionnel — PME textile année N

À retenir — Budgets et prévisions

À retenir

L'analyse des écarts : la méthode des trois niveaux

Coûts complets vs coûts partiels — quand les utiliser

Cas concret — Calculer l'écart matière sur production

Décomposition de l'écart matière — usine de plastique

À retenir — Écarts et coûts

À retenir

Définition

Structure d'un reporting efficace

Indicateurs clés d'un tableau de bord équilibré

Power BI, Looker, Tableau : les outils du reporting moderne

À retenir — Reporting et tableaux de bord

À retenir

Junior : exécution, Expert : anticipation

Les trois niveaux de performance en contrôle de gestion

À retenir — Junior vs Expert

À retenir

Les trois trajectoires principales

Certifications et développement continu

À retenir — Carrière et spécialisations

À retenir

Les cinq principes d'excellence

Pièges à éviter en tant que contrôleur de gestion

À retenir — Excellence et bonnes pratiques

À retenir

Exercice — Construire votre premier budget en Excel

Consignes

Sources & références

Acronymes du cours

Lexique technique du métier

Auto-test de fin de séance

1 Mois type du contrôleur — reporting J+1 à J+10, budget automne

Semaine 1 : clôture comptable & rapprochements (J+1 à J+5)

Semaine 2 : préparation reporting detaillé (J+6 à J+10)

Jour 15 : présentation COMEX (J+15)

Cycle budgétaire annuel (juin → septembre → octobre)

2 14 modèles mot à mot — écart d'activité, synthèse, challenge…

Requêtes d'explication opérationnels

Notes de synthèse mensuelles

Commentaires performance pour COMEX

Communications cadrage et alertes

3 6 procédures pas-à-pas chiffrées — budget, écarts, coût de revient…

Procédure 3.A — Construire un budget annuel dans Google Sheets (structure + formules)

Procédure 3.B — Analyser écarts prix / volume / mix (exemple complet)

Procédure 3.C — Coût de revient complet d'un produit (répartition frais fixes)

Procédure 3.D — Reporting mensuel J+5 (pack 6 pages type)

Procédure 3.E — Tableau de bord Power BI/Looker branché compta automatisée

Procédure 3.F — Business case d'un investissement (VAN / TRI sur exemple complet)

4 Tableau de bord du contrôleur — fiabilité, délai, écarts expliqués

KPI performance contrôle de gestion

Tableau de bord reporting readiness (checklist J+10)

Matrice valeur ajoutée contrôle de gestion

5 Grille d'audit processus budgétaire — 20 points

Gouvernance et timing

Qualité input et validation

Complétude et liens

Tracking et réconciliation