Fiche métier — Boîte à outils opérationnelle

Boîte à outils — Chargé de tourisme d'affaires (MICE)

École de Commerce de Lyon — Groupe ECL · Alternants tourisme-hôtellerie · Version 2026

1 Journée type chargé d'affaires — préparation, jour J, après-vente

Mode d'emploi : trois phases non-séquentielles (préparation J-90 à J-15, montage du jour avant J-2 à J0, après-vente J+1 à J+30). À tout moment : tu as 3-4 dossiers en préparation, 1 en montage intensif, 1 en facturisation/upsell. Remplace [bracketscommentaires] par tes contextes réels.

Règle d'or : chaque demande client reçoit un premier contact (téléphone ou email) dans les 24 h. Chaque devis est suivi (relance J+3 si silence). Pas d'improvisation jour J : script, timing, tarifs, contacteurs confirmés. L'après-vente de l'événement commence le jour même (photos, remerciements, upsell édition suivante).

Phase 1 : Préparation (J-90 → J-15) — prospection et devis

Plage horaire	Zone	Actions concrètes
9 h 00 – 9 h 30	Prospectin	Tri emails entrés la nuit : appels d'offres, relances devis, questions faisabilité. Catégorise dans CRM (Kactus/Salesforce/Excel). Note les dates deadlines de proposition.
9 h 30 – 11 h 00	Phoning	Appels entrants qualification : budget, dates, effectif, type événement (congrès/séminaire/incentive), décisionnaire, attentes particulières. Script #1 ci-dessous. Note tout en CRM.
11 h 00 – 12 h 30	Devis	Construction devis : lieux disponibles, tarifs salle/nuit/repas, montage des lignes de coût. Envoi email avec brouillon de programme préliminaire. Objet : « Devis événement [NOM] — [DATES] — Proposition salle ». DL de réponse : J+5.
13 h 00 – 14 h 00	Admin	Lunch. Mise à jour tableau de suivi prospection (pipeline CA, conversion %). Vérif des confirmations attendues du jour.
14 h 00 – 15 h 30	Négociation	Mails clients : réponses aux questions devis, ajustements tarifs (pack groupe -5 %, nuit supplémentaire -8 %), propositions lieux alternatifs. Relance devis >J+3 en silence = appel téléphone (script #3 ci-dessous).
15 h 30 – 17 h 00	Suivi	Dossiers confirmés : envoi bon de commande, demande de prestataires (traiteur, AV, transport), demande d'avances à 50 %. Archivage devis perdus avec tag « PERDU » + raison (budget, dates, concurrent).

Phase 2 : Montage intensif (J-14 → J-1) — logistique et confirmations

Plage horaire	Zone	Actions concrètes
8 h 00 – 9 h 00	Montage	Réunion de démarrage : lieux confirmés (salle, hôtel, restaurant), effectif attendu, timeline événement heure par heure, contacts clés (décideur client, gestionnaire administratif, responsable technique).
9 h 00 – 10 h 30	Admin	Confirmations prestataires : salle (setup tables, AV, catering), hôtel (rooming list préalable, arrivée groupe, petit déj), transporteur (horaires pickups retours). Copies écrans confirmations.
10 h 30 – 11 h 30	Logis	Rooming list définitif à l'hôtel : chambres doubles/singles assignées, éventuels extras (minibar interdit, étage étudiant groupé), tarif final par nuit. Mail de confirmation avec liste noms à l'hôtel.
11 h 30 – 12 h 00	Final	Brief traiteur jour J (script #5 ci-dessous) : menus confirmés, allergies/régimes, horaires service, nombre couverts, setup salle (buffet vs assis).
14 h 00 – 15 h 30	Imprév	Gestion imprévus : dépassements budgétaires signalés (script #4), prestataires défaillants J-2 (script #6), modifications effectif, demandes dernier moment.
15 h 30 – 17 h 00	Jour J	Préparation jour J : dossier de crise (contacts téléphones 24/24, plan B lieux, solutions transport), impression badges/noms, check-list jour J (ci-dessous).

Phase 3 : Après-vente (J+1 → J+30) — facturisation et upsell

Plage horaire	Zone	Actions concrètes
9 h 00 – 10 h 00	Bilan	Débriefing le jour même avec client : questionnaire NPS 30 secondes, photos événement, témoignages participants. Rédaction mail de remerciement (script #7 ci-dessous) + galerie photos.
10 h 00 – 11 h 30	Supp	Facturisation : ajustement final (surcharges J, forfaits supplémentaires utilisés), détail ligne par ligne, transmission à facturation. Relance avances dues si nécessaire.
11 h 30 – 12 h 30	Upsell	Relance édition suivante / événement annuel (script #8) : présentation chiffres édition 2025, propositions nouveautés (transport premium, forfait team building). DL inscription : 45 jours avant.
14 h 00 – 15 h 30	Suivi	Suivi paiement facture : relance J+10 si silence, relance J+20 en contentieux. Archivage dossier complet = invoice + NPS + photos. Maj pipeline CA réalisé et marge nette.

2 15 scripts mot à mot — appels, mails, négociations

Chaque script reproduit un dialogue réel, avec objections et répliques gagnantes. À adapter (noms lieux, budgets, dates). Lis le script 1x avant chaque appel — c'est ta structure mentale.

Script 1 : Appel entrant — Qualification demande de séminaire

Client appelle. Tu dois qualifier budget/dates/effectif/type/décideur en < 8 min. Ton ton : intéressé, professionnel, pas de vente d'urgence.

MOI : « Bonjour ! [Prénom], merci d'avoir appelé. Vous cherchez à organiser un événement avec nous, c'est ça ? CLIENT : « Oui, un séminaire client pour une banque, environ 80 personnes. » MOI : « Super ! Quelques infos pour que je vous propose exactement ce qu'il faut. D'abord, c'est pour quelle période ? Vous avez déjà des dates en tête, ou c'est flexible ? CLIENT : « Plutôt en mai ou juin. » MOI : « Parfait. Mai ou juin 2026, je note. Et vous, vous seriez responsable du dossier, ou il y a un chef de projet dédié chez vous que je devrai contacter ? CLIENT : « C'est moi qui pilote. » MOI : « Excellent. Alors, 80 personnes — c'est pour combien de jours/nuits ? Vous imaginez plutôt une journée sur place, ou un séminaire résidentiel (salle + hôtel) ? CLIENT : « Deux jours et une nuit. » MOI : « D'accord, c'est classique. Et sur le budget global, vous aviez déjà une enveloppe en tête, ou vous voulez que je vous dise ce que ça représente ? CLIENT : « Non idée. » MOI : « Pour 80 personnes deux jours/une nuit (salle, repas, nuit hôtel), comptez entre 12 000 et 18 000 euros tous frais compris, selon le niveau de standing. Est-ce que c'est dans les clous ? CLIENT : « Ouais, c'est bon. » MOI : « Très bien. Et sur le programme, c'est plutôt ateliers/workshops, présentation, team building ? Vous savez ce que vous voulez faire, ou on construit ensemble ? CLIENT : « À construire ensemble. » MOI : « Parfait. J'envoie un devis préliminaire par email avec un programme type pour ce profil. Vous le recevrez demain midi. Je mets comme deadline de réponse : vendredi dans une semaine, ça vous laisse du temps pour voir avec vos collègues, d'accord ? CLIENT : « OK. » MOI : « Super. Avant de raccrocher, mon email c'est [EMAIL]. Vous avez d'autres questions tout de suite, ou je vous envoie le devis ? »

Script 2 : Email premier devis — Ton qui gagne

Après l'appel de qualification, tu envoies un email de devis. Pas de pavé, du court et structuré.

OBJET : Devis séminaire [NOM CLIENT] — 80 pers — mai 2026 Bonjour [Prénom], Merci de votre confiance. Ci-joint devis séminaire « [NOM INTERNE] » 80 participants, 2j/1n, mai 2026. RÉSUMÉ : • Salle : 4 salles ateliers 20 pers + salle plénière 80 pers (accueil + cocktail) • Hébergement : 35 chambres (supposant 80/2 = 40 personnes en nuit, 25 % double occ) • Repas : petit déj buffet, déjeuner assis jour 1, déjeuner + dîner assis jour 2 • Programme : démarrage 9h jour 1, fin 12h jour 2 PRIX TTC : 14 250 € (prix groupe = -4 % vs tarif séminaire standard 14 844 €) DÉCOMPOSITION (ci-joint PDF détaillé) : - Salle + AV + pause café : 2 500 € - Hébergement 40 pers × 1 nuit × 95 €/chambre (double occ = -15 %) : 3 800 € - Restauration 80 pers × 2 jours × 38 € (petit déj 8€, déj 18€, dîner 22€) : 6 080 € - Transport groupe (A/R) : 1 400 € - Frais de dossier & coordination : 470 € PROCHAINES ÉTAPES : 1. Vous validez le devis cette semaine (avant 17h vendredi) 2. Nous envoyons bon de commande + demande avance 50 % 3. Je vous propose 3 variantes programme pour validation Question ? Je suis dispo appel jeudi 14h-16h. Cordialement, [NOM]

Script 3 : Relance devis — J+3 en silence (Téléphone)

Trois jours après devis envoyé, silence. Tu rappelles. Ton : léger, pas lourd, juste « vous avez reçu ? »

MOI : « Bonjour [Prénom], c'est [NOM]. Je vous rappelle juste pour le devis séminaire que je vous ai envoyé mardi. Vous avez eu le temps de le regarder avec votre équipe ? CLIENT : « Oui, j'ai reçu, mais... c'est un peu cher. » MOI : « D'accord, je comprends. Sur quoi exactement vous trouvez que ça monte ? C'est l'hébergement, les repas, ou...? CLIENT : « Surtout l'hébergement 95 € la nuit, c'est pas donné. » MOI : « Oui c'est juste. Vous savez quoi, on peut ajuster : si vous passez à 30 personnes en nuit au lieu de 40 (donc chambre single pour quelques cadres), on tombe à 80 € la nuit négocié = ça vous économise 600 € d'un coup. Vous avez de la place à votre siège pour mettre des gens en day-use ? CLIENT : « Hmm, oui, faudrait que je demande. » MOI : « OK, on refait un devis version allégée : 30 nuits à 80 € = 2 400 € au lieu de 3 800 €. Ça vous ramène à 13 650 € tout compris. Ça vous laisse dans combien vous aviez budgété ? CLIENT : « Franchement, je vais en parler à mon boss. » MOI : « Parfait. Donnez-moi jusqu'à jeudi soir pour la réponse ? Vous appelez ou je vous envoie le devis révisé d'abord ? CLIENT : « Envoie-moi le devis révisé. » MOI : « Super, vous l'avez ce soir 18h. Et vous me dites jeudi avant 17h, d'accord ? CLIENT : « Ouais. » MOI : « Merci. À jeudi ! »

Script 4 : Annonce d'un dépassement budgétaire (Mail)

Tu dois dire « on a un surcoût » sans paniquer le client. Motive-le avec bénéfice/valeur.

OBJET : Ajustement budget séminaire — raison & solution Bonjour [Prénom], Petite update sur le séminaire [DATE]. Lors de la confirmation des repas avec notre traiteur, j'ai réalisé qu'on avait sous-budgété les cocktails de bienvenue et café jour 1 (normalement inclus dans forfait standard, mais vous aviez demandé « qualité premium »). SITUATION : Devis initial : 14 250 € Surcoût cocktail/café premium : +450 € (cocktail de marque, pâtisseries artisanales) NOUVEAU TOTAL : 14 700 € POURQUOI ? Vous aviez demandé « donner une vraie première impression » — on a suivi à la lettre : cocktail premium avec vrai barman (vs sirops) + pâtisseries faites le matin même (vs industriel). Ça vaut vraiment les 450 €. DEUX SOLUTIONS : 1. Valider les 14 700 € / garder la qualité Premium 2. Revenir à cocktail standard -200 € = 14 500 € (mais moins mémorable) Je recommande #1 : c'est votre séminaire client, la première impression compte. Vous validez laquelle ? Appelez-moi, on règle ça en 2 min. Cordialement, [NOM]

Script 5 : Brief traiteur jour J — Matin même (Téléphone)

J jour, avant l'événement. Tu confirms avec le chef traiteur les détails critiques.

MOI : « Bonjour [Chef], c'est [NOM]. Juste un check avant qu'on démarre. Vous êtes OK pour ce matin ? CHEF : « Oui, on arrive 7h30 avec tout. » MOI : « Parfait. Juste un recap : 80 couverts, pas de porc pour 8 personnes, pas de noix pour 2 personnes. Vous avez noté ? CHEF : « Oui, j'ai la liste. Régimes ici, j'ai 6 végé et 2 sans gluten. » MOI : « Super. Et le timing : petit déj 7h30-8h45, déjeuner midi pile (pas 12h15), dîner 19h. On serve pas après 14h le déj et 20h le dîner, d'accord ? CHEF : « Compris. On commence à ranger le bar à 14h15. » MOI : « Nickel. Et si problème pendant la journée, vous appelez direct sur mon portable [NUMBER], pas la réception. D'accord ? CHEF : « OK. À tout à l'heure. »

Script 6 : Gestion prestataire défaillant (J-2) — Appel escalade

Transporteur annule 24h avant. Tu dois calmer le client et trouver solution. Pas de panique.

MOI : « Bonjour [Prénom], je t'appelle sur un souci de transport. Notre chauffeur habituel a un problème mécanique hier à 20h — c'est merdique, je sais. Mais j'ai déjà une solution : j'ai trouvé un autre bus chez [PRESTATAIRE B] pour demain matin, même tarif, même horaire (8h gare Lyon Part-Dieu). Aucun changement pour vos participants. CLIENT : « Ah merde, c'était pas prévu ! » MOI : « Je sais, et je m'excuse. Mais ça ne change strictement rien pour vous : même bus, même chaufeur ou presque, même itinéraire. J'avais un plan B, donc on n'a pas paniqué. Vous validez ? CLIENT : « Oui, d'accord. » MOI : « OK, j'envoie la nouvelle fiche horaire aux participants ce soir. Vous allez bien à part ça ? CLIENT : « Oui, oui. À demain. »

Script 7 : Mail de remerciement post-événement (Même jour soir)

Événement terminé. Tu envoies ça le soir même avec photos.

OBJET : Merci ! Séminaire [NOM] — Galerie photos Bonjour [Prénom], Quel plaisir ! Votre séminaire client était vraiment au-dessus de nos attentes — l'ambiance était fantastique. GALERIE PHOTOS : [LIEN DROPBOX/DRIVE] (Photos HD, vous pouvez les télécharger et les partager dedans) QUESTIONNAIRE SATISFACTION : [LIEN FORM 30 SEC] (3 questions : note 1-10, ce qui a marché, ce qu'on améliore) FACTURE DÉFINITIVE : Ci-jointe. Quelques petits extras ont été facturés J (boissons supplémentaires bar, chaises salle, etc.) — total +180 €. On peut discuter si besoin. SUITE : • Vous êtes invités à l'édition 2027 (date TBD) • On peut aussi vous proposer un team building ou incentive spring break si vous pensez à un prochain projet Encore merci pour cette belle journée ! N'hésitez pas à nous envoyer retours / témoignages, ça nous aiderait beaucoup. À bientôt ! [NOM]

Script 8 : Upsell édition suivante (Mail, J+7)

Une semaine après. Tu dis « la prochaine édition c'est sympa, voici le programme ».

OBJET : Séminaire 2027 - Réservation anticipée (tarif réduit) Bonjour [Prénom], Vous avez apprécié l'édition 2026 ! Voici notre proposition pour 2027 : SÉMINAIRE 2027 : • Dates : 15-16 mai 2027 • Lieu : nouveau (on a changé de salle pour plus d'espace et meilleur standing) • Programme : découverte nouvelles destinations, challenge inter-équipes renforcé • Budget : 13 500 € (tarif early bird si vous reservez avant 31 décembre) BONUS : Si vous confirmez avant fin d'année, on vous offre : + 1h team building gratuit mardi midi + Transport Premium (moins d'arrêts, meilleur confort) Vous êtes intéressés ? On peut faire un appel pour affiner le programme. [LIEN PAGE 2027] À bientôt ! [NOM]

Script 9 : Objection budget — Réponse gagnante

Client dit « c'est trop cher ». Tu répondre sans baisser la garde.

CLIENT : « C'est trop cher. » MOI : « Je comprends que ça pèse. Pour que je vous aide au mieux, c'est quoi votre budget ideal ? CLIENT : « 12 000. » MOI : « OK, 12 000. Vous savez, 14 000 ça inclut hôtel 3-étoiles + salle avec AV + repas qualité + transport. À 12 000, il faut que vous choisissiez : vous baissez sur hôtel 2-étoiles (chambres moins bien, mais 300 km € économisé), ou vous réduisez les repas (buffet vs assis), ou vous baissez l'effectif. Qu'est-ce qui est non-négociable pour vous ? CLIENT : « Non, en fait l'hôtel faut que ce soit correct. » MOI : « D'accord, l'hôtel on ne touche pas. Donc on peut jouer sur les repas : midi c'est assis, soir c'est buffet — ça vous économise 600 €. Vous arrivez à 13 400. C'est plus proche de vos 12 000, mais on gagne pas la moitié. Vous êtes OK comme ça ? CLIENT : « Oui, comme ça c'est mieux. » MOI : « Super, je refais un devis version « repas optimisés ». Vous l'avez ce soir. »

Script 10 : Objection agenda — Dates non flexibles

Client : « Vous pouvez pas bouger la date ? » Toi : Bien dire non, mais proposer alternative.

CLIENT : « Vous avez pas lundi 12 mai au lieu de samedi 11 mai ? » MOI : « Lundi 12, c'est pas possible cette année — on a un grand événement chez nous le 12-13. Mais on peut vous proposer lundi 19 mai (une semaine après) ou jeudi 8 mai (avant). C'est vous qui réglez sur quel jour vous êtes dispo ? CLIENT : « Jeudi 8, c'est OK pour nous. » MOI : « Jeudi 8 mai, c'est noté. Je vérif dans 30 sec que c'est bien libre... oui c'est OK. Je vous propose un devis jeudi 8 et vendredi 9 du coup, ça vous va ? CLIENT : « Oui. » MOI : « Super. Jeudi 8-9 mai, salle confirmée. »

Script 11 : Objection « Votre concurrent est moins cher »

Client compare avec agence concurrent moins chère. Tu redéfinis la valeur.

CLIENT : « J'ai une proposition d'une autre agence, 12 000 au lieu de 14 500. » MOI : « D'accord. C'est intéressant. Mais dis-moi, vous avez demandé aux autres quel est le standing hôtel ? Parce que j'ai vu beaucoup d'agences à 12 000, elles proposent hôtel 2-étoiles (Ibis/F1), pas 3-étoiles. Chez nous, c'est hôtel 3-étoiles minimum. CLIENT : « Ah, d'accord, j'avais pas demandé. » MOI : « Exact. Et puis, une autre chose : on inclut dans nos tarifs un chef de projet dédié (c'est moi), présent jour J de 8h à 17h pour tout gérer. Les grosses agences, le chef de projet n'est pas sur place — ils envoient une assistante. Vous préférez avoir quelqu'un qui décide, ou quelqu'un qui appelle le boss quand y'a un souci ? CLIENT : « Non vous, c'est mieux. » MOI : « Voilà. C'est pour ça qu'on est à 14 500 — value delivered. Vous voulez qu'on rediscute les 2 000 € de différence, ou on signe là ? CLIENT : « Non, on signe. »

Script 12 : Demande modification J-3 (Changement effectif)

Client dit « finalement on est 95 au lieu de 80 ». Ton : « Pas de souci, on s'adapte » + facturisation.

CLIENT : « Au fait, on va être 95 personnes finalement au lieu de 80. » MOI : « Ah, 95 ! OK. Du coup, on a du coup 15 personnes de plus à gérer. Vous voulez que je vous calcul ça maintenant ? CLIENT : « Oui, SVP. » MOI : « OK, 15 personnes supplémentaires × 1 nuit × 95 € (partage chambres) = 1 425 €. 15 personnes × 2 jours repas × 38 € = 1 140 €. Plus 400 € de frais logistiques (transport, AV, staff). Ça monte à 2 965 € supplémentaires. Ça vous fait passer de 14 250 € à 17 215 €. Vous êtes OK ? CLIENT : « Oui, va pour ça. » MOI : « Parfait, je mets à jour votre devis et je vous l'envoie ce soir. On est bon ? »

Script 13 : Demande rabais groupe (Négociation tarifaire)

Client demande -10 %. Tu dis « on peut faire », mais tu redéfinis les conditions.

CLIENT : « Vous pouvez me faire -10 % ? » MOI : « -10 % sur 14 250, ça ferait 12 825. Honnêtement, on peut faire -5 % sans souci (= 13 537 €), mais -10 % c'est vraiment serré. Par contre, je peux vous faire -10 % SI vous confirmez ce mois-ci (avant le 30 juin) ET vous commencez à promouvoir l'édition 2027 auprès de vos collègues (deux clients en plus). Deal ? CLIENT : « Hmm, j'en parle à mon boss. » MOI : « OK. Mais dites-lui bien : -10 % si signature avant 30 juin, sinon -5 % c'est le max. Vous me rappellez demain ? CLIENT : « Ouais. »

Script 14 : Relance paiement facture (J+15)

Facture pas payée. Tu envoies un mail léger de relance.

OBJET : Facture 2024-12456 — Petite relance gentille Bonjour [Prénom], Juste une petite check : vous avez bien reçu la facture du séminaire (ci-jointe en copie) ? Elle était datée du [DATE], délai de paiement 30 jours. Si vous avez des questions ou un souci, on en parle. Sinon, virement avant [DATE+15 jours] ? Merci ! [NOM]

Script 15 : Relance contentieux (J+30)

Pas payé. Ton formel mais pas agressif.

OBJET : Facture 2024-12456 — Paiement en retard Bonjour [Prénom], La facture du séminaire [NOM] (montant 14 250 €) a maintenant 30 jours de retard (date d'échéance : [DATE]). Nous n'avons pas reçu votre paiement. Pouvez-vous confirmer que c'est en cours, ou qu'il y a un souci administratif ? Je vous propose un appel demain matin pour clarifier. Vous êtes dispo 11h ? Cordialement, [NOM] [PHONE]

3 5 procédures pas-à-pas chiffrées

Chiffre réelle 2026, actualisées régulièrement. Copie/colle en vraie situation et remplis tes données.

Procédure 1 : Chiffrer un séminaire résidentiel 60 personnes, 2 jours, 1 nuit

Effectif & composition : 60 participants, supposons 50 % chambre double (25 chambres), 50 % single/accompagnants (10 chambre single) = 35 chambres totales.
Tarif hôtel brut par nuit : hôtel 3-étoiles classique = 105 € chambre double, 95 € chambre single. Négociation groupe : -8 % = 96,60 € double, 87,40 € single.
Total hébergement : (25 × 96,60) + (10 × 87,40) = 2 415 € + 874 € = 3 289 €.
Tarif repas brut : petit déjeuner 9 € HC, déjeuner 19 € HC, dîner 24 € HC = 52 € par personne par jour.
Jours de repas : jour 1 (déj + dîner uniquement, petit déj apporté) = 43 € ; jour 2 (petit déj + déj uniquement) = 28 €. Soit 71 € /pers sur 2 jours.
Total repas : 60 personnes × 71 € = 4 260 € HT (TVA 5.5 % sur resto = +235 €).
Salle & AV : salle de conférence 60 pers + 2 breakout rooms + AV basique (projecteur, micro) = 1 500 € TTC.
Transport : car 60 places A/R Lyon centre ↔ lieu séminaire (40 km) = 1 200 € TTC.
Frais logistiques & coordination : chef de projet J-1 et J, signalétique, badges, assurances = 800 € TTC.
SOUS-TOTAL PRESTA : 3 289 + 4 495 + 1 500 + 1 200 + 800 = 11 284 €.
Marge maison 18 % : 11 284 × 0.18 = 2 031 €.
PRIX FINAL CLIENT : 11 284 + 2 031 = 13 315 € TTC pour 60 personnes.
Par personne : 13 315 ÷ 60 = 221 € / pers (à comparer avec devis concurrents).

Procédure 2 : Monter une rooming list à l'hôtel (40 personnes)

Étape 0 : demander au client la liste nominatif 3-4 semaines avant = noms, préférences (chambre seul / accompagnants séparés), allergies, accès particuliers (étage haut/bas, vue mer, etc.).
Template Excel : colonnes = NOM | PRÉNOM | CHAMBRE (type) | LITS | ÉTAGE | PRIX | CONFIRMÉ. Télécharge depuis Kactus ou crée à zéro.
Groupement : remplis les pairs naturels (collègues de bureau ensemble, accompagnants avec leur cadre, etc.). Ne pas mélanger rangs hiérarchiques sauf demande.
Vérification plan hôtel : ouvre le plan des chambres sur le PMS hôtel (Mews/Opera) ou PDF du plan. Assigne chambes disponibles : chambre 301, 302, 304 (évite 305 réno, 306 bruit rue).
Exports final : exporte le CSV rooming list, exporte les plans hôtel (qui dorment où).
Envoi à l'hôtel : mail formalisé avec sujet « Rooming List Événement [NOM] — [DATES] — 40 personnes ». Joint : rooming list + demandes spéciales. Demande confirmation réception 24h.
Vérifications ultimes (J-3) : appel hôtel : « Vous êtes OK pour 40 personnes jeudi, arrivée 18h ? Les chambres sont réservées, accueil 24h ? » Confirme petit déj horaire (7h-9h) et check-out (11h30).

Procédure 3 : Rétroplanning événement (J-90 → J+7)

Période	Actions critiques	Livrables
J-90 à J-60	Appel client qualification (budget, effectif, type). Construction devis. Envoi devis à J-55.	Devis signé, bon de commande, avance 50 % reçue
J-45 à J-30	Réservation salle + hôtel confirmées. Demande liste nominatif client. Construction rooming list. Confirmation prestataires (traiteur, transport, AV).	Confirmations lieux, rooming list envoyée à hôtel
J-20 à J-10	Programme jour par jour finalisé. Brief tous prestataires (téléphone + mail récap). Vérif assurances. Édition liste participants + invitations mail.	Programme détaillé (validé client), confirmations prestataires signées
J-7 à J-2	Dossier de crise finalisé (plan B, numéros 24/24). Badges imprimés. Check-list jour J. Brief équipe qui accompagne. Relance clients paiement final.	Tous frais réglés, dossier crise, équipe briefée
J-1	Visite technique du site (salle, hôtel, restaurants, parking). Test AV. Confirmation tous les timings avec chefs de projets lieux. Dîner équipe (si budget).	Rapport visite technique signé, tous les services prêts
J jour	Arrivée 2h avant. Test AV 30 min. Accueil participants (7h30-8h30 départ, 10h arrivée). Gestion jour J (ci-dessous check-list). Photos toute la journée.	Événement fluide, photos événement, NPS participants
J+1 à J+7	Mail remerciement + photos (J+1). Facturisation extras. Montée extras en devis final. Suivi paiement. Relance 2026 si applicable.	Facture finale payée, dossier archivé complet

Procédure 4 : Calculer le ROI d'un séminaire (Exemple chiffré)

Données financières : prix de vente client = 14 250 € | coûts presta = 11 284 € | marge presta = 2 966 €.
Coûts indirects (attention à ne pas oublier) : chef de projet temps = 30h × 50 €/h = 1 500 € | logiciels CRM/mail = 50 € | assurance RC = 100 €. TOTAL indirect = 1 650 €.
Marge opérationnelle : 2 966 € - 1 650 € = 1 316 € marge nette.
ROI : (1 316 ÷ 14 250) × 100 = 9.2 % ROI. (Benchmark : 10-15 % ROI pour séminaire standard.)
Analyse : le ROI est acceptable mais bas. Actions : chercher réduction temps chef projet (40h → 25h grâce outils automation) ou hausse tarif +3 % = +425 € marge.
Historique : remplis un tableau trimestriel = séminaires Q2, Q3, Q4 | prix moyen | marge % | temps dépensé | ROI. Identifie les high-margin events (incentives) vs low-margin (congrès peu configurable).

Procédure 5 : Sourcer un lieu événement (Kactus, Bird Office…)

Critères de recherche : ville, capacité (ex: 60-80 pers pour salle de conf), dates, standing (hôtel 3-étoiles ou 4-étoiles), services inclus (repas, parking, WiFi, AV).
Plateforme Kactus : va sur kactus.com → recherche lieux → filtre par ville + capacité. Tu vois le tarif salle brut (ex: 500 €/jour), étages/plans, photos. Note : Kactus prend 10-12 % commission si tu passes par eux (donc le lieu reçoit -12 %). Toi tu factures au client, tu mets la marge + commission Kactus.
Bird Office : plateforme concurrent, même process. Commission 8 % chez Bird Office. Ouvrir un compte pro (gratuit) pour voir tarifs.
Appel direct au lieu (conseillé) : une fois tu as repéré 2-3 lieux sur Kactus/Bird, appelle direct le responsable groupes du lieu (ne passe pas par plateforme). « Bonjour, c'est [NOM] d'Événements ECL. J'ai vu votre fiche sur Kactus, vous pouvez me faire une offre directe sans commission ? » = le lieu te fait -8 % direct (au lieu de passer par plateforme). Win-win.
Exemple tarification Kactus : salle 60 pers = 600 € brut sur plateforme. Si tu passe par Kactus, tu paies 600 € + commission 10 % = 660 €. Si tu appels direct, le lieu te dit 600 € - 8 % (accord gré à gré) = 552 € direct. Économie = 108 € sur ce dossier.
Devis lieu : reçois le PDF, vérif tarif salle, tarif déj, tarif dîner, frais montage, frais service. Ajoute transport + ton overheads, facture au client.
Négociation : si tu fais revenir le lieu 2-3x par an = obtiens tarif annuel -7 %, accès priority booking (meilleure salle). Bâtis une relation.

4 Tableau de bord MICE — KPI et formules

À remplir mensuellement. Exemple : juin 2026, 3 événements clôturés. Copie ce template en Google Sheets ou Excel.

KPI principaux & formules

KPI	Formule	Exemple chiffré
Chiffre d'affaires (CA)	Σ (prix facturés événements)	Événement A : 13 500 € + B : 16 200 € + C : 9 800 € = 39 500 € CA mois
Coûts prestataires	Σ (coûts hôtel + repas + salle + transport)	(9 500 + 4 200 + 2 100 + 1 800) + (10 500 + 5 100 + 2 400 + 1 200) + (6 800 + 2 900 + 1 500 + 950) = 29 450 €
Marge brute	CA - Coûts presta	39 500 - 29 450 = 10 050 €
Coûts directs (temps, AV, assurance)	Σ (chef proj × tarif horaire + softs + AV tech)	3 événements × 25h × 60 €/h = 4 500 € + licences/assurance 300 € = 4 800 €
Marge nette	Marge brute - Coûts directs	10 050 - 4 800 = 5 250 € marge nette
Taux de marge net	(Marge nette ÷ CA) × 100	(5 250 ÷ 39 500) × 100 = 13.3 %
Taux de transformation devis→contrat	(Contrats signés ÷ Devis envoyés) × 100	Mois : 9 devis → 3 contrats = 33 % (benchmark : 25-35 %)
NPS participants (Net Promoter Score)	Σ (note recommandation 0-10) ÷ nb répondants	Événement A : 8.2/10 \| B : 7.5/10 \| C : 8.8/10 = 8.2/10 moy
Délai de paiement moyen	Σ (jours entre facture et reçu) ÷ nb factures	Fact A : J+12 \| B : J+22 \| C : J+8 = 14 jours moy (objectif : < 20 j)
Taux de retour clients (repeat)	(Clients réservant édition N+1 ÷ Clients édition N) × 100	Juin 2025 : 8 clients → juin 2026 : 6 clients = 75 % retention

Template tableau de bord simplifié (à copier en Google Sheets)

Événement	Dates	Effectif	Prix client	Coûts presta	Marge brute	Temps chef proj (h)	Marge nette	Taux marge	NPS
Séminaire Alpha	15-16 juin	65	13 500 €	9 500 €	4 000 €	28	3 320 €	24.6 %	8.2
Congrès Beta	18-19 juin	120	16 200 €	10 500 €	5 700 €	32	4 680 €	28.9 %	7.5
Séminaire Gamma	22-23 juin	50	9 800 €	6 800 €	3 000 €	22	2 680 €	27.3 %	8.8
TOTAL JUIN 2026			39 500 €	29 450 €	10 050 €	82h	5 250 €	13.3 %	8.2

Indicateurs d'alerte : taux marge < 10 % = à revoir (tarifs ou coûts trop bas) ; NPS < 7 = débriefing qualité indispensable ; délai paiement > 30j = relancer facturation ; taux transfo < 20 % = revoir approche commerciale (scripts, follow-up).

5 Grille de visite technique d'un lieu — 20 critères

À cocher sur place, J-1 avant événement. Si < 15/20 OK, alerter le client ou prévoir solution.

Grille d'audit (cocher OK / Alerte / À corriger)

Domaine	Critère	Notes
Salle plénière	Capacité réelle (chaises + tables) = effectif attendu	Ex: 65 pers prévu = 70 chaises en place
Salle plénière	Qualité son (test micro + haut-parleurs) — niveau audible du fond salle	Fréquence larsen ? Écho ?
Salle plénière	Écran/vidéo-projecteur — luminosité & contraste OK, pas de défaut optique	Test image test de couleur (texte blanc sur fond bleu = lisible ?)
Salle plénière	Éclairage salle — gradation possible ? (pas de sur-éclairage écran)	Gradation graduelle ou marche/arrêt seulement ?
Breakout rooms	Présence & dimensionnement rooms ateliers (si prévus) — 1 pour 20 pers	Trop petites = mauvaise acoustique
Accueil	Zone d'accueil (pré-registration, badges, café) — accessible immédiatement à l'arrivée	Files d'attente possibles ?
Restauration	Espace repas — déjeuner debout (cocktail) vs assis possible	Capacité de cuisine ? Service rapide ?
Restauration	Qualité buffet — test goût plat principal + entrée + dessert	Chaud/froid maintenu ? Portions généreuses ?
Parking & Transport	Parkings gratuits — capacité ≥ 60 % effectif (si voitures perso), signalisation claire	Parking loin de la salle ? Navette nécessaire ?
Parking & Transport	Accès car/bus — zone dépôt/prise en charge à l'entrée principale	Chauffeur peut attendre ? Toilettes proxies ?
Hygiène	Toilettes — propreté, nombre suffisant, savon/papier/séchoir OK	Faire audit 2x (avant + fin journée)
Hygiène	Poubelles salle événement — capacité suffisante pour déchets 2j
Climatisation	Température jour J prévu — testable à J-1 (moins chaud que J réel) — pas trop/trop peu	Thermomètre : quelle température ? (18-22 °C OK)
WiFi & Connectique	WiFi invité — débit test (10 Mbps minimum), aucune déconnexion 10 min	Login/pass à partager aux participants ?
WiFi & Connectique	Prises électriques salle — nombre suffisant pour laptops, câbles rallonges en place	Prises à proximité bureau/podium pour AV ?
Sécurité	Issues de secours signalées, plan évacuation affiché, vérif détecteurs fumée OK	Responsable sécurité site joignable ?
Sécurité	Accès zone événement fermé la nuit (pas d'intrusion matériel resté dedans)
Staff & Contacts	Contact de crise J — portable du directeur/manager dispo 24h (fourni par lieu)	Numéro stocké dans téléphone de chef projet
Staff & Contacts	Équipe service/setup jour J — présente 1h avant démarrage, brief technique OK
Aspect général	Propreté générale du lieu — aucune poussière/saleté avant accueil participants	Zonage pro = « accueil client » ?

Résultat visite : si > 18/20 points OK = on valide. Si 15-17 OK = on documente les alertes et on propose palliatives au client (ex: petit déj servi en chambre si cuisine slow). Si < 14/20 OK = on contacte le client et on propose changement de lieu.

6 8 prompts IA pour démarrer

Copie-colle dans Claude, ChatGPT ou autre LLM. Remplace les [CROCHETS] par tes données. Résultat : piste de brouillon à affiner.

Prompt 1 : Rédaction devis séminaire (temps ~2 min vs 20 min à la main)

Tu es conseiller événementiel expérimenté. Rédige un devis pour un séminaire client avec les infos ci-dessous. Sois précis, ne surcharge pas, et indique les différentes lignes de coûts.

Infos séminaire :
- Client : [NOM CLIENT]
- Dates : [DATES]
- Lieu : [VILLE]
- Effectif : [NB PERSONNES]
- Type : [Séminaire stratégie / Congrès / Incentive / Team building]
- Budget client envisagé : [MONTANT]
- Services demandés : salle, hébergement [OUI/NON], repas [OUI/NON], transport [OUI/NON]
- Niveau standing : [Hôtel 2-3-4 étoiles]

Génère un devis structuré avec :
1. Résumé proposition (1 paragraphe)
2. Décomposition détaillée par ligne (salle, nuit, petit déj, déj, dîner, transport, frais organisation)
3. TOTAL TTC (avec hypothèse TVA 5.5 % sur restauration, 20 % sur prestations)
4. Conditions : délai de réponse (5-7 jours), avance 50 %, tarif valide [DURÉE VALIDITÉ ex: 30 jours]
5. Prochaines étapes (si acceptation)

Ton : professionnel, positif, concis.

Prompt 2 : Programme événement jour par jour (Template ~10 min gain)

Rédige un programme d'événement jour-by-jour avec timing strict, pauses incluses.

Données :
- Arrivée : [HEURE] au [LIEU]
- Fin : [HEURE ET JOUR]
- Effectif : [NB]
- Objectif : [Formation / Networking / Décision strategique / Detente]
- Points clés à couvrir : [LISTER]
- Contraintes : [repas inclus OUI/NON, accommodation OUI/NON]

Génère :
DAY 1:
08:00 - Accueil & petit déj
09:00 - Plénière ouverture [Titre session]
...

Avec colonne horaire stricte. Inclus les pauses (15 min matin, 13h lunch, 15 min après-midi, 18h apéro, 19h30 dîner). Aucune session > 90 min consécutives.

Prompt 3 : Mail de relance devis (Ennuyé mais pro)

Rédige un email de relance pour client auquel on a envoyé un devis il y a 3 jours (silence depuis).

Contexte :
- Client : [NOM]
- Date envoi initial : [DATE]
- Montant devis : [MONTANT]
- Dates événement : [DATES]
- Raison possible silence : [Budget à valider / Attente confirmation avec direction / Autre raison supposée]

Email doit :
- Être léger, pas insistant
- Rappeler devis + montant clé
- Poser 1 question ouverte (« Vous avez des questions ? »)
- Proposer appel téléphone pour clarifier (donne créneau horaire)
- Déadline de réponse claire (« Vendredi 17h »)

Ton : serviable, pas lourd.

Prompt 4 : Communiqué interne post-événement (Bilan quick)

Rédige un communiqué interne bref (150 mots) célébrant succès d'un événement.

Event données :
- Nom événement : [NOM]
- Dates : [DATES]
- Effectif : [NB participants]
- KPI succès : [Points réussis : ambiance, timing, retours participants]
- Moments clés : [Anecdotes positives]
- Métriques : NPS [SCORE], taux satisfaction [%]

Communiqué doit :
- Remercier toute l'équipe (nom noms si petite équipe)
- Souligner 2-3 moments forts
- Citer un chiffre clé (NPS, satisfaction, retour)
- Lancer teaser pour l'édition prochaine

Ton : enthousiaste, court, fier.

Prompt 5 : Réponse à objection budget (Négociation template)

Tu es commercial MICE. Client dit « C'est trop cher ». Génère 3 réponses possibles selon le contexte.

Contexte :
- Devis initial : [MONTANT]
- Budget client cible : [MONTANT]
- Différence : [MONTANT gap]
- Services inclus : [LISTER]
- Raison client pour dire cher : [Budget tight / Concurrent moins cher / Pas sure ROI]

Génère 3 réponses :
1. Réponse « Value » : pourquoi notre tarif = valeur (standing, chef projet, experience…)
2. Réponse « Compromise » : quels services réduire pour économiser [MONTANT gap] ?
3. Réponse « Sweetener » : que peut-on ajouter gratis pour justifier le prix ?

Chaque réponse : 1 paragraphe clair, actionnable.

Prompt 6 : Brief pour traiteur (Checklist confirmations)

Rédige un email brief pour le chef traiteur/restaurateur avant événement.

Données event :
- Nombre de couverts : [NB]
- Régimes spéciaux : [LISTE allergie/vegetariens/halal/etc]
- Menu jour 1 matin : [MENU proposé]
- Menu jour 1 midi : [MENU]
- Menu jour 1 soir : [MENU]
- Menu jour 2 matin : [MENU]
- Menu jour 2 midi : [MENU]
- Horaires stricts service : [HORAIRES]
- Setup salle : [Buffet / Assis / Cocktail]

Email doit confirmer :
✓ Nombre exact de couverts
✓ Régimes pris en compte (demander numéros en cas doute)
✓ Horaires service précis
✓ Setup salle & logistique
✓ Personne contact jour J (num téléphone chef projet)
✓ Procédure si changement d'effectif J-2

Ton : professionnel, checklist claire.

Prompt 7 : Proposal nouvelle édition événement (Teaser upsell)

Rédige email « Édition 2027 » pour clients qui ont aimé édition 2026.

Contexte 2026 :
- NPS : [SCORE]
- Feedback : [Moments les plus appréciés, points à améliorer]

Édition 2027 :
- Dates : [DATES]
- Nouveautés : [LISTER améliorations / formats nouveaux]
- Tarif early-bird : [MONTANT]
- Bonus si réservation avant [DATE] : [LISTER offerts]

Email doit :
- Remercier pour 2026 + citer NPS
- Annoncer 2-3 améliorations clés (basé sur feedback)
- Donner tarif early-bird + deadline réservation
- Créer urgence (« Places limitées », « Tarif spécial expire… »)

Tone : enthousiaste, nostalgic, forward-looking.

Prompt 8 : Réponse réclamation participant (Empathie + solution)

Rédige réponse email à une réclamation participant (exemple : chambre bruyante / repas décevant / timing dépassé).

Réclamation infos :
- Participant : [NOM]
- Réclamation : [DÉTAIL problème]
- Quand : [Jour/heure durant event]
- Sévérité : [Important / Mineur]
- Signalé à nous quand : [Pendant event / Après]

Réponse doit :
- Excuses sincères (pas « désolé que vous ayez trouvé… »)
- Reconnaissance : « Vous aviez raison, [DÉTAIL] aurait dû être [STANDARD] »
- Explication courte (cause, pas excuse)
- Solution apportée ou proposition (remboursement partiel / invitation prochaine / autre)
- Ouverture : « On peut en parler ? »

Ton : humble, direct, sans panique.

7 Check-list jour J et tableau « Combien ça coûte »

Imprime la check-list jour J, coche au fur et à mesure. Tableau coûts : comprendre tarifs services externes.

Check-list jour J — À imprimer et cocher en live

7h30 : Arrivée site, allumage AV, test son/image (30 min)
7h45 : Brief rapide équipe accueil + setup (badges, café, bienvenue)
8h00 : Vérif dernier minute effectif : comparaison liste attendus vs registre (chaises ?)
8h15 : Accueil participants : chaque arrivant reçoit badge + bienvenue < 2 min
8h45 : Petit déj ouvert — monitoring : file d'attente, qualité buffet, ambiance
8h50 : Photos d'ouverture (accueil, petit déj, ambiance)
9h00 : Test micro orateur — puissance voix OK, écho testé, AV ready
9h05 : Plénière démarrage — éviter retard > 5 min, tous au siège
10h30 : Pause 15 min — recompte effectif, vérif café OK
10h45 : Reprise session 2 — test AV nouveau orateur
12h00 : Déjeuner — monitoring service (régimes allergies OK ?, portions ?, timing), photos déjeuner
13h00 : Nettoyage salle post-déjeuner (poubelles, murs, AV propre)
13h15 : Session après-midi : introduction orateur, test micro
15h00 : Pause 15 min — check bien-être participants (fatigue ? surchauffe ?)
15h15 : Reprise session 3 — monitoring concentration
17h00 : Clôture fin officielle — remerciement, photos finales, apéro démarrage
17h30 : Apéro — ambiance, réseau, photos
18h45 : Fin apéro, transfert hôtel si applicable
19h00 : Dîner soir (si résidentiel) — monitoring qualité repas, photos
20h30 : Fin service dîner — nettoyage salle, remercier équipe (traiteur, AV, accueil)
21h00 : Téléphone manager + chef projet : débrief rapide (problèmes identifiés, solutions appliquées)
J+1 9h00 : Envoyer photos + NPS form client + mail remerciement

Tableau « Combien ça coûte » — Outils & plateformes (Prix réels 2026)

Outil / Service	Fonctionnalité	Tarif 2026	Commission	Notes
Cvent	Plateforme événement (registration, agenda, engagement, analytics)	À partir 500 €/mois	+ commission par inscription (variable)	Leader marché pour grands congrès (+ de 100 pers). Démo gratuite. Intégration facile avec CRM.
Eventbrite	Billetterie + registration événement	Gratuit (basic) ou 99 €/mois (Pro)	2.5-3 % commission par billet vendu	Bon pour séminaires PME (< 200 pers). Interface simple. Paiement direct (80 % reçu, 20 % frais).
Kactus	Marketplace lieux événement (séminaire, hôtel, restaurants)	Gratuit (inscription), commission location lieu	10-12 % du prix location si passage par plateforme	Recommandé : appeler directement lieu = -8 % vs plateforme. 500+ lieux en France.
Bird Office	Espaces & salles événement (concurrence Kactus)	Gratuit accès, commission location	8 % si booking via plateforme	Plus petit que Kactus, mais bonne couverture régions. Mêmes lieux, tarifs souvent identiques.
Strands Events	Plateforme gestion événement (timeline, budgets, logistique)	200 €/mois	Aucune	Alternative à Cvent pour PME. Bon pour suivi budget événement.
Google Workspace / Microsoft 365	Suite bureautique (Sheets pour tableaux de bord, Forms pour NPS, email)	6-12 €/mois par utilisateur	Aucune	Indispensable. Sheets + Forms assez pour suivi petit portefeuille (< 20 événements/an).
Zapier / Make	Intégration workflow (ex: Eventbrite → Google Sheets, Cvent → email de suivi)	10-20 €/mois (Make) / 20-100 €/mois (Zapier premium)	Aucune	Automatisation tâches répétitives. Make moins cher, moins de templates. Zapier plus robuste.
Slack / Teams	Communication équipe (alertes J, coordination temps réel)	8-12 €/mois (Slack Pro) / gratuit (Teams basique)	Aucune	Slack plus simple pour petites équipes événement, Teams si déjà dans Microsoft 365.
Mailchimp	Email marketing (newsletters clients, relance mailing devis)	Gratuit (< 500 contacts) ou 20 €/mois (Pro)	Aucune	Templates beaux, analytique OK. Alternatif : Brevo (ex Sendinblue) même tarif.
Canva Pro	Designs (affiches, banderoles, invitations, visuels sociaux)	120 €/an	Aucune	Essentiel pour événement photo-friendly. Templates événement nombreux.

Stack minimal pour chargé d'affaires débutant : Google Workspace (6 €/mois) + Kactus/Bird Office (gratuit + commission) + Eventbrite (gratuit) + Mailchimp (gratuit) + Canva (10 €/mois) = ~16 €/mois pour démarrer. Montée progressif en Cvent/Strands si portefeuille grandit.

8 Outils & logiciels MICE — Fiches pratiques

Décrypage des principaux logiciels & plateformes. Comment on les utilise au quotidien, coûts réels.

Logiciel de gestion événement — Cvent (La référence industrie)

C'est quoi ?

Plateforme tout-en-un : registration participants, bâtiment agenda, accueil électronique, analytics post-événement. Utilisée par 90 % des congrès > 200 personnes en France (source : Association Meeting Planners).

Tarification (2026)

• Base : 500 €/mois minimum (si < 50 inscrits) → 2 500 €/mois (si > 1 000)
• Engagement annuel recommandé = -20 % sur tarif mensuel
• Commission par inscription : 0.5-2 € selon options (standard : 1 €/inscription si paiement en ligne via Cvent)

Comment on l'utilise ?

Setup (J-60) : création événement, formulaire registration (nom, email, société, régime alimentaire, partenaires sponsors). Test lien, URL personnalisée.
Promotion (J-45 à J-10) : envoi invitations en masse via Cvent (mail templates). Cvent suit ouvertures, clics, conversions automatiquement.
Suivi inscrits (J-30 à J) : dashboard temps réel = combien inscrits ? taux par jour ? drop-off (gens qui commencent et abandon) ? Cvent alerte si inscription ralentit.
Jour J (J-1) : accueil électronique sur tablettes : check-in participants (scan badge QR ou saisie main). Liste en temps réel qui est arrivé/pas arrivé.
Post-événement (J+1) : survey automatique envoyé à tous participants (Cvent génère liens NPS, satisfaction par track, feedback libre). Export données = rapport complet.

Pro tip : si événement < 50 personnes, Cvent est cher (500 € fixe pour 50 pers = 10 €/pers). Préférer Eventbrite gratuit. Si 50-200 pers, Cvent commence à être rentable. Si > 200, c'est obligatoire (aucun concurrent n'égale Cvent sur reporting).

Plateformes sourçage lieux — Kactus vs Bird Office

Kactus (Leader France)

URL : kactus.com | Inscription : Gratuit (créer profil pro) | Commission : 10-12 % si réservation via plateforme (direct avec lieu = 0 %, mais vous négociez juste tarif)

Fonctionnalités : 500+ lieux référencés (Paris, Province, Côte d'Azur bien couverte). Filtres par capacité, standing, services (AV inclus, parking, WiFi). Photos 360°. Chat direct propriétaire lieu. Paiement sécurisé via Kactus (vous recevez facture, propriétaire reçoit 88 % du montant).
Workflow : 1) Recherche → 2) Consulter disponibilité → 3) Demander devis (formulaire pré-rempli) → 4) Propriétaire répond sous 24h → 5) Négocier → 6) Réserver via Kactus ou appeler direct.

Bird Office (Challenger sympathique)

URL : bird.com | Commission : 8 % si booking plateforme | Points forts : interface plus moderne, moins lourd que Kactus. Meilleure couverture régions petites villes. Intégration Google Calendar (sync auto fois réservé).

Stratégie : Pas du tout l'un ou l'autre. Sur Kactus/Bird : trouvez 3 lieux candidats (photos, avis, prix). Ensuite, téléphone direct au responsable groupes du lieu (numéro sur la fiche) : « J'ai vu sur Kactus, vous pouvez me proposer un tarif direct sans passer par plateforme ? ». Réponse : « Bien sûr, 8-10 % moins cher ». Boum, vous économisez commission. Recommencé = relation durée se construit = tarifs annuels négociables après 2-3 réservations.

Logiciel suivi budget & ROI — Google Sheets vs Strands Events

Google Sheets (Solution gratuite, suffisante pour PME)

Coût : 6 €/mois (suite Google Workspace) ou gratuit si compte Google personnel
Template : créer un classeur = 1 onglet par événement | colonnes = date, salle, hôtel, repas, transport, frais admin, total presta, prix client facturé, marge, marge %, temps chef projet (heures).
Graphiques : graphe tendance CA par trimestre, graphe répartition coûts (40 % salle, 35 % hôtel, etc.), graphe marge % par type événement (congrès vs séminaire).

Strands Events (Solution dédiée pour événements)

Coût : 200 €/mois (minimum) | Fonctionnalités : budgets par événement (avec alertes dépassement), timelines collaboratives, liste des participants automatique (import Cvent/Eventbrite), gestion prestataires (coordonnées, contracts, paiements), reporting KPI en un clic.

Qui choisir ? Sheets si < 10 événements/an et équipe <= 2 personnes. Strands si > 15 événements/an et besoin reporting avancé.

Checklist intégration logiciels (J-30 avant 1er événement)

Compte Eventbrite OU Cvent créé + test création événement test (pas de frais)
Compte Kactus + Bird Office activé (gratuit), recherche 3 lieux de test
Template Google Sheets clonée (un pour chaque événement prévu)
Google Forms création NPS basique (3 questions : note 0-10, meilleur, à améliorer)
Mailchimp ou Brevo : liste contacts clients existants importée (test envoi 1 email de test)
Zapier OR Make : connexion Eventbrite → Sheets pour auto-sync inscrits (réduction 90 % tâche manuelle)
Slack workspace créé, canal #événements + #urgences (alertes critiques J)

Benchmark tarifs prestataires 2026 (Pour devis réaliste)

Prestataire	Unité	Tarif bas (régio)	Tarif moyen	Tarif premium
Hôtel 3-étoiles	Chambre/nuit	70 €	95-105 €	130+ €
Petit déjeuner	Par personne	8 €	10-12 €	15+ €
Déjeuner assis	Par personne	16 €	20-24 €	30+ €
Dîner assis	Par personne	20 €	26-32 €	40+ €
Salle séminaire	Par jour 40-60 pers	400 €	700-1000 €	1500+ €
Transport car 60 places	Journée (8h)	800 €	1000-1200 €	1500+ €
AV basique (son, image)	Par jour	300 €	600-800 €	1500+ €
Animateur / team building	Demi-jour (3-4h)	500 €	800-1200 €	2000+ €

Conseil devis : Toujours proposer 3 niveaux de séminaire (Économique / Standard / Premium) plutôt que 1 seul tarif. Ça laisse choix client et augmente probabilité signature (format « À partir de 10 500 € »).

Boîte à outils complète — École de Commerce de Lyon, Groupe ECL, 2026.
À jour avec tarifs, plateformes et bonnes pratiques MICE françaises.
Votre feedback améliore cette version : [email protected]

Chargé(e) de tourisme d'affaires (MICE) / responsable séminaires & congrès

Le plan du cours

Le passé éclaire l'avenir

Définition

Le marché français du MICE

Vos futurs employeurs

Répartition des événements en France (2025)

Débouchés rapides en alternance

À retenir — Le secteur MICE

À retenir

Définition

Les phases d'un événement

Livrables attendus

Gestion des imprévus

À retenir — Missions quotidiennes

À retenir

Définition

Trois piliers : commercial, technique, humain

Comment acquérir ces compétences

Panorama des compétences — ce qui vous attend

À retenir — Compétences clés

À retenir

Structure d'une réponse commerciale

Décrypter les demandes cachées

Cas réel — Séminaire d'une PME industrielle

À retenir — Réponse aux cahiers des charges

À retenir

Définition

Les incontournables : Cvent, Eventbrite, CRM

Compétences digitales attendues

Marché des logiciels événementiel en France (2024-2025)

À retenir — Outils numériques

À retenir

Construction d'un budget événement

Négociation avec les fournisseurs

Calcul du ROI réel — séminaire client

Pièges courants en gestion budgétaire

À retenir — Budgets et ROI

À retenir

Définition

Métriques de succès d'un événement

Votre salaire dépend de ces métriques

À retenir — Performance

À retenir

Trajectoires de carrière typiques

Spécialisations possibles

À retenir — Carrière

À retenir

Qualités des top performers

Savoir-être : ce qui manque à beaucoup

À retenir — Les meilleurs

À retenir

Exercice — Construire votre premier événement

Consignes

Sources & références

Acronymes du cours

Lexique technique

Auto-test de fin de séance

1 Journée type chargé d'affaires — préparation, jour J, après-vente

Phase 1 : Préparation (J-90 → J-15) — prospection et devis

Phase 2 : Montage intensif (J-14 → J-1) — logistique et confirmations

Phase 3 : Après-vente (J+1 → J+30) — facturisation et upsell

2 15 scripts mot à mot — appels, mails, négociations

3 5 procédures pas-à-pas chiffrées

Procédure 1 : Chiffrer un séminaire résidentiel 60 personnes, 2 jours, 1 nuit

Procédure 2 : Monter une rooming list à l'hôtel (40 personnes)

Procédure 3 : Rétroplanning événement (J-90 → J+7)

Procédure 4 : Calculer le ROI d'un séminaire (Exemple chiffré)

Procédure 5 : Sourcer un lieu événement (Kactus, Bird Office…)

4 Tableau de bord MICE — KPI et formules

KPI principaux & formules

Template tableau de bord simplifié (à copier en Google Sheets)

5 Grille de visite technique d'un lieu — 20 critères

Grille d'audit (cocher OK / Alerte / À corriger)

6 8 prompts IA pour démarrer

7 Check-list jour J et tableau « Combien ça coûte »

Check-list jour J — À imprimer et cocher en live

Tableau « Combien ça coûte » — Outils & plateformes (Prix réels 2026)

8 Outils & logiciels MICE — Fiches pratiques

Logiciel de gestion événement — Cvent (La référence industrie)