1 Semaine type du chargé de recouvrement — heure par heure

Mode d'emploi : cette semaine type est calée sur une PME/ETI de 5-15M€ de CA avec un responsable crédit unique et un chargé de recouvrement (poste d'alternant). Objectifs non-négociables : DSO < 45 jours, taux de recouvrement 90+ % à J+30, zéro créance oubliée en suivi.

2 17 modèles mot à mot — scripts appel, relances, mise en demeure…

Mode d'emploi : lis le texte à voix haute avant de l'utiliser. Tous les scripts sont à adapter : replace [variables] avec les vrais numéros de facture, montants, dates. Garde trace écrite de chaque appel (date, heure, réponse client). Relance certifiée = toujours recommandé avec AR, jamais simple courrier.

Appels clients

Relances écrites

Autres modèles

3 5 procédures pas-à-pas — workflow J+5→J+60, échéancier, injonction…

Mode d'emploi : chaque procédure décrit les étapes, les délais légaux, les coûts. À faire une première fois avec le responsable crédit. Imprimer et garder sur le bureau.

Procédure 3.A — Workflow recouvrement complet J+5 → J+60

Objectif : 90 % des créances recouvrées à J+30, 98 % à J+60. Délai avant escalade juridique : J+35 (au-delà = frais d'huissier, image client dégradée, trésorerie crispée).

1. J+0 à J+4 : facture émise, envoyée au client. Terme de paiement : [30 jours généralement].
2. J+5 : relance email courtoise (script 6, section 2). Lundi matin, envoi en masse aux clients en retard de 5-19 jours. Pas d'attaque immédiate, ton bienveillant.
3. J+8 à J+12 : si pas de réponse → appel direct client (script 1, section 2). Objectif : comprendre si oubli, problème cash, ou contestation. Noter la réponse au CRM.
4. J+15 : si client dit « je paye jeudi » → noter date, relancer si date pas tenue. Si silence → passer J+20.
5. J+20 : appel 2e vague, ton plus ferme (script 2, section 2). Ultimatum : paiement dans 5 jours, ou procédure légale. Si client conteste facture → dossier de justification immédiat (script 9, section 2).
6. J+22 : si toujours pas de paiement après appel J+20 → préparer lettre recommandée avec AR (script 7, section 2).
7. J+25 : lettre recommandée avec AR envoyée. Délai de paiement = 8 jours ouvrables après réception (en général = J+33 si reçue jour 2).
8. J+30 à J+32 : suivi : client a-t-il reçu la lettre ? Appel post-lettre (script 2 version 2, section 2). Proposition d'échéancier urgent si trésorerie tendue (script 8, section 2).
9. J+35 : POINT CRITIQUE. Si pas de paiement ni engagement sincère depuis 35 jours → escalade juridique immédiate. Contacter huissier ou cabinet d'avocats. Créer bordereau (script 11, section 2). Coût : 300-500 € frais + honoraires récupérables auprès du client (via jugement).
10. J+40 à J+60 : le dossier est chez l'huissier. Ton suivi : une fois par semaine, vérifier statut « injonction envoyée ? », « paiement reçu ? », « client demande délai ? ». Frais augmentent chaque semaine (intérêts légaux + pénalités).
11. J+60 : si toujours impayé → creance douteuse à provisionner en comptabilité (section 3.E). Pas forcément perdu (huissier continue), mais c'est un coût fiscal à déduire.

Procédure 3.B — Négociation et sécurisation d'un échéancier

Contexte : client veut payer par acomptes (trésorerie serrée, problème technique, délai production). À manier avec prudence : accepter un délai peut éviter une perte totale, mais à encadrer légalement.

1. Diagnostic : est-ce un vrai problème de cash flow (facturation en retard du client) ou une contestation ? Si contestation → ne pas faire d'échéancier avant accord sur la facture.
2. Proposition initiale : si client dit « on paie 50 % la semaine prochaine et 50 % le mois prochain » → accepter max 2 acomptes sur 15-30 jours total. Au-delà = risque qu'il abandonne.
3. Fixer les dates précises : pas de « début juillet », mais « lundi 1er juillet avant 17 h ». Être ruthless sur les dates : elles sont légales. Client qui dit « normalement avant » → pas accepté.
4. Mettre par écrit immédiatement : envoyer email ou lettre (script 8, section 2) avec : montant 1, date 1, montant 2, date 2. Client doit confirmer par écrit (email ou réponse signée).
5. Alertes : configurer une alarme calendrier pour la veille de chaque paiement. Appel la veille : « Juste pour confirmer, vous prévoyez bien le virement de [montant] € demain, n'est-ce pas ? »
6. En cas de non-respect : le client a rater un paiement = retrait de l'accord, relance immédiate de toute la somme restante. Pas de 2e chance. Escalade juridique 48 h après non-respect.
7. Documentation : classer l'accord au dossier client. Si contentieux ultérieurement, preuve qu'on a accepté un délai (favorable pour montrer bonne volonté en justice).

Procédure 3.C — Injonction de payer (tribunal d'instance)

Délai légal : après J+35 sans paiement ni accord. Coûts : 150-200 € frais de tribunal + 200-300 € honoraires huissier (total ~400-500 €). Montant recouvrable : c'est le client qui paie après jugement.

1. Prérequis : dossier complet = facture + bon de livraison signé + traces de relances (emails, appels, lettre recommandée). Pas de contestation ouverte du client (si « j'ai pas reçu » = risque d'annulation).
2. Contact huissier : appeler un huissier local (annuaire professionnel ou référence DFC). Envoyer bordereau (script 11, section 2) avec les pièces. Devis : préciser si injonction simple ou recouvrement complet.
3. Montants reconnaissables :
   • Montant facture original (ex. 10 000 €)
   • Intérêts légaux depuis la date d'exigibilité : TAUX LÉGAL × montant × jours / 365. Ex : taux 5 % × 10 000 € × 50 jours / 365 = ~685 €
   • Frais de recouvrement (huissier) : 150-300 € généralement récupérables
   • TOTAL = ~11 000 € dans cet exemple (client paie tout au final)
4. Procédure : l'huissier assigne le client en tribunal. Si montant < 5 000 €, tribunal d'instance ; si > 5 000 €, tribunal de commerce (plus cher). Délai : ~2-3 mois avant jugement.
5. Jugement : si client ne conteste pas (60 % des cas), jugement par défaut = client condamné. Si client conteste (dossier solide ou erreur tu), procès = plus long + plus cher.
6. Exécution : après jugement, huissier relance client pour paiement. Si refus → saisie sur compte bancaire ou bien (voiture, équipement). Durée : 2-6 mois, coûts croissants.
7. À faire : préparer le dossier 2 semaines avant de l'envoyer à l'huissier. Vérifier avec le responsable crédit : montant exact, justificatifs complets, pas de traces de contestation client légitime.

Procédure 3.D — Provisionner les créances douteuses (écriture comptable)

Contexte : après J+60 impayé, une créance est « douteuse » : risque de perte. Comptablement, tu provisionnes pour étaler la perte sur plusieurs périodes (plutôt que perte totale un jour). Fiscalement, c'est une déduction.

1. Quand provisionner ? Quand creance impayée > J+60 ET client en procédure légale (injonction lancée, dossier huissier) OU client fermé/en faillite.
2. Montant de la provision :
   • Scénario 1 (faible risque, J+60 mais client sérieux, injonction en cours) : provision 25-50 % du montant
   • Scénario 2 (risque moyen, client disparu ou contentieux acharné) : provision 75 %
   • Scénario 3 (risque très élevé, client en liquidation) : provision 100 % (perte probable)
3. Écriture comptable (exemple : facture 10 000 € impayée J+70, client en injonction):
   Débit : Charges / Provisions creances douteuses — 5 000 €
   Crédit : Créances douteuses / Provision — 5 000 €
   (Montant = 10 000 € × 50 % = 5 000 €, provision prudente)
4. Suivi : tenir une fiche « créances en provision » avec client, date, montant. Revoir mensuellement : la créance est-elle payée ? Injonction est-elle fermée ? Peut-on réduire la provision ou faut-il passer à perte totale ?
5. Sortie de provision : quand créance est finalement payée → écriture inverse (annulation provision). Si client en liquidation = perte totale, provision devient perte définitive (déduction fiscale).
6. Impôt : provision d'impayé = déduction du résultat fiscal, sous conditions (justificatif des relances, délai J+60+ obligatoire). À vérifier avec l'expert-comptable.

Procédure 3.E — Calculer et piloter le DSO (Days Sales Outstanding)

Objectif : DSO est le nombre moyen de jours avant paiement. Cible : < 45 jours. Calcul quotidien ou hebdo pour surveiller la santé trésorière.

1. Formule : DSO = (Encours clients total € / CA monthly €) × (jours du mois)
   • Exemple : CA août = 100 000 €. Encours impayés au 31 août = 60 000 €. DSO = (60 000 / 100 000) × 31 = 18,6 jours… non, attendez.
   • Formule correcte : DSO = (Encours clients / CA du mois) × jours travaillés du mois. Mais plus simple en pratique : DSO = (Encours clients / CA quotidien moyen) = (Encours / (CA mois / 31))
   • Exemple 2 : CA = 100 k€ / mois = 3 225 €/jour. Encours = 60 k€. DSO = 60 000 / 3 225 = 18,6 jours… non encore pas bon.
   • Vraie formule : DSO = (Encours clients fin de période / CA de la même période) × nombre de jours. Si CA mois = 100 k€, encours = 60 k€, alors DSO = (60/100) × 30 j = 18 j… non c'est le taux, pas les jours.
   • FORMULE SIMPLE (fiable) : Prendre chaque facture, calculer combien de jours elle est impayée. Faire la moyenne pondérée par montant. Ex : facture 10 k€ depuis 20 j + facture 5 k€ depuis 10 j = DSO = (10×20 + 5×10) / 15 = 16,7 jours.
2. Cible par secteur : commerce B2B = 30-45 j. Contrats récurrents = 25-35 j. Commande publique = 60-75 j (délais légaux). Startup = 20-30 j (paiement rapide, cash flow crucial).
3. Suivre hebdo : chaque vendredi, calculer le DSO courant. Alerter le DFC si DSO > cible + 10 j. Exemple : cible 45 j, DSO 55 j = alerte rouge.
4. Analyse : si DSO monte, chercher pourquoi : un gros client qui traîne ? Relances ratées ? Secteur qui ralentit ? Réduire DSO passe par : relances plus agressives, réduction des délais de paiement (facturation accélérée), ou réduction des crédits accordés.

4 Tableau de bord recouvrement — DSO, taux, balance âgée

Mode d'emploi : mettre à jour tous les vendredis. KPI en temps réel pour piloter la trésorerie. À imprimer pour la réunion hebdo DFC.

Indicateurs de base à saisir chaque semaine

Balance âgée — structure recommandée

KPI de pilotage hebdo

À imprimer vendredi et partager au DFC : balance âgée + 3-4 analyses (« encours grimpe = quoi ? », « DSO monte depuis 2 semaines = clients qui ralentissent ? », « 5 gros clients représentent 60 % de l'encours = risque concentration »).

5 Grille de scoring client — 20 points

Mode d'emploi : score chaque client après 3-6 mois de relation commerciale. Cible client « A » : score > 16/20 = conditions de crédit normales. Client « C » : score < 8/20 = cash à la commande. À mettre à jour annuellement ou quand problème de paiement.

Interprétation du score

• Score 20-25 (Client A) : client sain, fiable, délais normaux (30-45 j). Crédit illimité possible, suivi standard.
• Score 14-19 (Client B) : client ok mais attention. Délais tightened à 30 j max, suivi hebdo, petit acompte possible à la première transaction.
• Score 8-13 (Client C) : client risqué. Paiement 50 % avant livraison, 50 % après (acompte obligatoire). Suivi très serré.
• Score < 8 (Client D) : client danger. Cash only (paiement intégral avant livraison), zéro crédit. Escalade huissier immédiate si problème.

6 8 prompts IA prêts à copier — anonymisation RGPD obligatoire

Mode d'emploi : utiliser ces prompts dans ChatGPT, Claude ou autre IA. RÈGLE ABSOLUE : ANONYMISER TOUS LES NOMS, MONTANTS EXACTS, RÉFÉRENCES CLIENTS. Remplacer « Dubois SARL » par « Client A ». Pas d'envoi de dossier complet à une IA. Conserver trace de ce qu'on demande à l'IA (preuve RGPD).

« Je dois envoyer une mise en demeure pour facture impayée. Voici les infos anonymisées :

Client : [Client A]
Montant : [10 000 €]
Date facture : [01/06/2026]
Dernier paiement partiel : [15 juin 100 €]
Relances antérieures : [email du 10/07, lettre recommandée du 20/07]

L'IA doit me proposer un texte qui :
1. Énonce les faits (facture, montant, date)
2. Rappelle les relances précédentes
3. Mentionne le délai de paiement légal (8 j ouvrable)
4. Précise les conséquences (injonction de payer, frais huissier)
5. Laisser des champs [variables] pour que je personnalise
6. Être compliant légalement (art. L111-6 Code du commerce)

Donne le texte complet à envoyer en recommandé. »

« J'ai un portefeuille anonymisé de créances en retard. Je veux savoir où agir en priorité.

Tableau anonymisé :
[Client A] — 15 000 € — Impayé 25 j — Secteur stable, gros client, paiement ok avant
[Client B] — 3 000 € — Impayé 15 j — Petite PME startup, nouveau client
[Client C] — 8 000 € — Impayé 45 j — Ancien client, ralentissement depuis 6 mois
[Client D] — 2 000 € — Impayé 60 j — Pas de contact depuis, pas de promesse

L'IA doit :
1. Classer par priorité d'action (urgence + probabilité de récupération)
2. Suggérer l'action pour chacun (appel, lettre, escalade huissier)
3. Estimer le DSO si tout n'est pas récupéré
4. Identifier quel client provisionner comme créance douteuse

Sois précis sur les montants estimés de perte. »

« Je dois proposer un échéancier à un client en difficulté cash. Context anonymisé :

Montant total impayé : 20 000 €
Client dit : « J'ai un problème de trésorerie, mais je peux payer 7 000 € fin mois, puis 13 000 € dans 6 semaines »
Contexte : client ok avant, gros volume, veut rester en bons termes
Risque : accepter délai = grosse exposition, mais refuser = rupture relation

L'IA doit :
1. Critiquer la proposition client (7 + 13 = 20, ok, mais délai = 6 sem = risque)
2. Proposer une contre-offre équilibrée (ex. : 10 k € fin mois, 10 k € +30 j)
3. Rédiger l'accord écrit à envoyer au client (conditions strictes, pénalités si non-respect)
4. Me dire comment monitorer → alerte calendrier, appel la veille de chaque paiement

Tone : professionnel, pas agressif, mais pas mou non plus. »

« Je dois préparer un dossier pour l'huissier (injonction de payer). Contexte anonymisé :

Créancier : [Mon entreprise, SIRET X, raison sociale Y]
Débiteur : [Client A, SIRET X, siège Z]
Facture n° : [2024-00456]
Montant : [8 500 €]
Date facture : [15/04/2026]
Date limite paiement initial : [15/05/2026]
Jours impayés : 70 jours
Relances : email 25/5, appel 30/5, lettre recommandée 15/6
Engagement client : aucun (silence depuis)

L'IA doit :
1. M'aider à créer le bordereau à envoyer à l'huissier (format standard)
2. Lister les pièces jointes (facture, bon de livraison, traces relances)
3. Expliquer les délais procédure (3-4 mois jusqu'à jugement)
4. Me donner les frais estimés (tribunal ~150 €, huissier ~300 €)
5. Calculer les intérêts légaux (taux courant 5 %) = 70 jours × 8500 € × 5% / 365

Sois précis sur les montants et démarches. »

« Un client conteste une facture, je dois vérifier si on est responsable ou pas.

Contexte anonymisé :
Facture n° [2024-00123] — [5 000 €] — [Service : formation interne + support 3 mois]
Client A dit : « On n'a jamais reçu l'accès au support en ligne »
On a : bon de commande signé 15/4, mail de livraison accès le 20/4, 3 emails support du client depuis

L'IA doit :
1. Évaluer : on a raison ou tort ? (preuve de livraison vs pas d'accès utilisé)
2. Si on a raison : rédiger une réponse ferme avec justifications
3. Si on a tort : proposer un geste commercial (remise 20 %, mois gratuit support)
4. Rédaction : comment sauver la relation client sans perdre 5 000 €

Tone : honnête, juste, favorable à long terme. »

« Dois-je provisionner une créance à J+65 impayée ? Contexte anonymisé :

Facture [5 000 €], impayée [65 jours]
Client A : secteur distribution, 50+ salariés, stable d'habitude
Historique : toujours payé avant, paiement habituel 30 j
Relances : email, appel, lettre recommandée reçue (pas encore d'injonction lancée)
Raison du non-paiement : client dit « problème bancaire, on règle vendredi » depuis 2 semaines

L'IA doit :
1. Évaluer la probabilité de recouvrement (75 % ? 50 % ?)
2. Recommander : provision 25 % / 50 % / 75 % / 100 %
3. Expliquer l'écriture comptable (débit provision créances, crédit…)
4. Impact fiscal : c'est déductible pour la déclaration ?

Sois pragmatique : client stable qui traîne = moins risqué que startup qui disparaît. »

« Je dois appeler un client en retard de 30 j. Il va dire « on paie vendredi ». Comment être ferme sans le perdre ?

Contexte : [Client A], gros volume (100 k€/an), mais retards fréquents depuis 3 mois
Facture impayée : [5 000 €] depuis J+30
Tone actuel : client un peu laxiste, pense qu'on peut attendre

L'IA doit :
1. Rédiger un script (voix haute à pratiquer avant l'appel)
2. Gérer « on paie vendredi » → comment vérifier sincérité ? (demander n° RIB ?, paiement immédiat sur virement ?)
3. Gérer silence/excuses → à quel point escalader (lettre recommandée ? injonction ?)
4. Conclusion d'appel : fixer engagement écrit (email de confirmatio du client)

Tone : professionnel, courtois mais zéro mou. »

« Notre DSO est 52 j et c'est trop pour notre trésorerie. Cible : 40 j. Comment ?

Contexte :
– CA mensuel : 250 k€
– Encours clients actuel : 400 k€ (= 48 j environ)
– Taux de recouvrement J+30 : 80 % (bon), J+60 : 95 % (ok)
– Problèmes : 2-3 gros clients qui traînent systématiquement, pme startup lentes
– Logiciel CRM en place, mais relances pas strictes

L'IA doit proposer 5-7 actions :
1. Pour chaque action : détail comment l'implémenter, coût (temps ou argent)
2. Impact estimé sur DSO (ex : passer paiement J+45 à J+35 = -10 j)
3. Résultat : combien de trésorerie libérée (en €)
4. Risques : perdre clients en durcissant conditions ?
5. Priorité : actions rapides (semaines) vs long terme (mois)

Sois pratique et chiffré. »

7 Modèle de reporting hebdomadaire au directeur financier

Mode d'emploi : à envoyer chaque vendredi 17 h. Format court (1-2 pages max), dashboard + 3-4 alertes. Temps : 30 min vendredi après-midi.

8 Combien ça coûte — outils, huissier, justice, assurance-crédit à vérifier

Mode d'emploi : tarifs à titre indicatif (2026). Les prix changeant, demander devis. Benchmark pour PME/ETI 5-50 M€ CA.

Logiciels de recouvrement & CRM (essentiel)

Services d'huissiers & recouvrement externe

Assurance-crédit & garantie de paiement

Budget annuel type — PME 5M€ CA