1 Semaine type de l'assistant RH — heure par heure, pré-remplie

Mode d'emploi : cette semaine type est calée sur une PME de 50-200 salariés avec un DRH unique et un assistant RH (poste d'alternant). Remplace les éléments entre [crochets] par ceux de ta structure. Les six tâches essentielles qui ne se négocient pas : la paie du 28, le traitement des absences et congés, les déclarations obligatoires (DPAE, radiations), les communications légales, la conformité de la base de données et l'onboarding J-7→J+30.

Journée type « lundi — gestion paie & absences »

Journée type « mercredi — conformité & documentation »

La semaine : ce qui change chaque jour

2 18 modèles mot à mot — promesse, congés, certificat, avertissement…

Mode d'emploi : lis le texte à voix haute avant de l'envoyer, remplace les [variables], vérifie les dates et références. Règle générale : sois clair et courtois, jamais de surprises. Tous les courriers doivent être signés par le DRH ou envoyés sous son autorité. Conserve une trace écrite de tout (impression email = preuve légale).

Accueil et embauche

Gestion des congés et absences

Courriers disciplinaires

Sorties et certificats

Demandes et démarches

3 5 procédures pas-à-pas — DPAE, dossier personnel, onboarding…

Mode d'emploi : chaque procédure est détaillée écran par écran ou étape par étape. À faire une première fois avec le DRH, puis en autonomie. Imprimer et garder sur le bureau pendant les 3 premiers mois.

Procédure 3.A — Déclaration DPAE sur net-entreprises.fr (embauche)

Délai légal : avant le début du contrat ou au maximum J+8. Pas respecter cette deadline = amende URSSAF.

1. Accès : aller sur www.net-entreprises.fr → connexion avec les identifiants de l'entreprise (utilisateur habituel : souvent le comptable ou le DRH).
2. Chercher la rubrique : menu principal → Déclarations du personnel → Déclaration préalable à l'embauche (DPAE).
3. Cliquer sur « Nouvelle DPAE » — pour le mois d'embauche, indiquer [mois année].
4. Remplir données du salarié :
   • Nom, prénom exact (à copier de la pièce d'identité original du salarié)
   • Date de naissance [JJ/MM/AAAA]
   • Adresse actuelle du salarié (celle où il reçoit son courrier)
   • Numéro de sécurité sociale (si vous l'avez ; sinon la déclaration peut être complétée après)
   • Nationalité
5. Données du contrat :
   • Date de début du contrat [JJ/MM/AAAA] — doit correspondre à la signature du contrat
   • Type de contrat : CDI / CDD / Stage / Apprentissage
   • Si CDD : date de fin [JJ/MM/AAAA]
   • Qualification du poste (selon barème : cadre, agent de maîtrise, ouvrier, etc.)
   • Temps : plein (35 h) ou partiel (préciser heures)
   • Coefficient ou niveau de salaire (selon convention collective)
6. Vérification complète — relire le résumé affiché avant de cliquer « Valider ».
7. Transmission — cliquer « Envoyer » = le système envoie automatiquement à l'URSSAF. Vous recevrez une confirmation d'accusé de réception par email.
8. Conservation : imprimer ou télécharger l'accusé de réception et le ranger au dossier du salarié.

Procédure 3.B — Dossier personnel complet du salarié (12 pièces obligatoires)

Délai de constitution : avant ou immédiatement après l'embauche (avant la 1ère paie). Audit mensuel : vérifier qu'aucune pièce ne manque.

• 1. Contrat de travail signé en original (+ tous les avenants s'il y en a) — copie pour le salarié remise à la signature
• 2. Copie pièce d'identité (recto-verso) — carte d'identité, passeport ou titre de séjour valide
• 3. RIB (relevé d'identité bancaire) — pour la paie
• 4. Déclaration DPAE — accusé de réception de la déclaration préalable à l'embauche
• 5. Attestation Pôle emploi (si embauché via Pôle emploi) ou confirmation fin contrat précédent
• 6. Visite médicale d'embauche — avis du médecin du travail (CONFIDENTIEL, sous scellés dans une enveloppe à part, non accessible au responsable hiérarchique)
• 7. Questionnaire médical / déclaration des problèmes de santé — si applicable (rarement)
• 8. Preuve d'information légale — PDF imprimé et signé du salarié : charte confidentialité, RGPD, harcèlement, etc.
• 9. Fiche de paie première embauche — copie classée au dossier
• 10. Toute décision de salaire, prime ou modification — tout changement documenté par écrit
• 11. Arrêts maladie / avis d'hospitalisation — originaux à conserver (CONFIDENTIEL)
• 12. Courriers RH — correspondances relatives à la discipline, formations, évaluations, congés

!! Conservation : dossiers classés dans un armoire fermée à clé ou fichier numérique protégé. Données sensibles (arrêts maladie, avis médical) = confidentialité renforcée. Durée légale : 5 ans après la fin du contrat.

Procédure 3.C — Onboarding administratif complet (J-7 à J+30)

Responsable : l'assistant RH coordonne, le DRH valide, le responsable hiérarchique accueille jour 1. Budget : ~2 h RH + 1 h responsable métier.

1. J-7 : email d'accueil au nouveau salarié (script 2, section 2), envoi du dossier administratif (formulaires pré-remplis, plan du bâtiment, consignes de sécurité).
2. J : accueil 8 h 30 à la réception. Binômage avec un collaborateur senior pour la journée (observateur, pas seul).
3. J + 0 (matin) :
   • Remise badge + accès informatique avec IT
   • Photos d'identité (pour affichage tableau de bord sécurité)
   • Signature de tous les documents (charte IT, confidentialité, RGPD, harcelement, harcèlement sexuel)
   • Tour des locaux (toilettes, escaliers, sorties d'urgence, point de rassemblement, local de pause)
4. J + 0 (après-midi) :
   • Point 1:1 avec le DRH (15 min) : présentation valeurs, attentes, questions
   • Visite du responsable hiérarchique direkt (30 min) : plan de travail 1ère semaine
5. J + 2 : vérifier que l'accès informatique fonctionne, que le badge entre partout, que l'ordi est configuré.
6. J + 5 : premier 1:1 RH de bilan (15 min) : comment ça se passe, questions, petits ajustements. Fixer date visite médicale obligatoire.
7. J + 8 (avant J+8) : DPAE envoyée — vérifier statut sur net-entreprises.
8. J + 15 : RDV visite médicale d'embauche (signé médecin, rangé au dossier confidentiel).
9. J + 30 : évaluation 30 jours : point RH + responsable sur adaptation, questions, plan des semaines 2-3.

Procédure 3.D — Sortie d'un salarié (démission, licenciement, retraite)

Délai : la sortie commence le jour où le préavis prend fin (ou immédiatement si rupture sans préavis). Documents à signer avec le DRH.

1. Jour de la démission / licenciement :
   • Communication écrite au salarié (si licenciement : en recommandé avec AR, lettre motivée)
   • Calcul du préavis [X jours / X semaines selon convention, pas moins légal]
   • Rappel des jours de congés restants : le salarié doit les consommer avant la fin du contrat (s'il ne peut pas : les jours sont payés à la fiche finale)
   • Saisir dans le logiciel de paie : date fin de contrat, motif de départ
2. Pendant le préavis (semaines 1-2) :
   • Point de transmission de dossier avec le remplaçant (si applicable)
   • Suivi du travail restant
   • Vérification de la remise de tout le matériel (badge, ordi, clés, documents confidentiels)
3. Dernier jour :
   • Retrait définitif du badge et clés
   • Suppression des accès informatiques (lundi matin si fin vendredi soir)
   • Nettoyage du bureau / vestiaire : le salarié emporte ses affaires personnelles
   • Règlement définitif de la paie : fiche spéciale « solde de tout compte » avec : dernier mois de salaire + jours de congés non pris payés + éventuels rappels ou déductions, déduction des avances, attestation fin de contrat
4. Documents à remettre au dernier jour :
   • Certificat de travail (original) — art. L1234-20 du Code du travail
   • Fiche de paie finale et bulletin solde de tout compte
   • Reçu de remise de documents (attestation chômage, attestation paie, certificat — le salarié signe qu'il a reçu)
   • Attestation pour Pôle emploi (à demander au logiciel de paie ou RH)
5. J + 3 après départ : envoi définitif des documents au domicile du salarié par lettre simple ou récupération en personne avec signature.
6. Dossier fermé : classer tous les documents au dossier de sortie, ranger dans une boîte d'archives (conservation légale : 5 ans).

Procédure 3.E — Suivi visites médicales obligatoires (tracking Sheets + alertes)

Fréquence : visite d'embauche = avant ou J+8 après 1er jour ; puis tous les 2 ans pour tout salarié, visites médicales renforcées si [travail de nuit / postes RPS / agents chimiques].

1. Créer un registre partagé Google Sheets : colonnes = Nom salarié | Fonction | Date dernière visite | Médecin | Avis retenu | Prochaine visite prévue | Statut (À faire / Fait / En attente).
2. Chaque 1er lundi du mois : scanner le registre, identifier les visites dues dans les 3 mois qui suivent. Cas d'urgence : avis médical en retard + suivi de paie = prioriser la convocation.
3. Invitations : 6 semaines avant la date anniversaire, envoyer convocation au médecin (script 3, section 2). Confirmer RDV avec le salarié par SMS ou email (2 semaines avant).
4. Avis médical retourné : le médecin envoie l'avis directement à l'entreprise (confidentiel, enveloppe fermée). Tu récupères le courrier, notes la date de réception au Sheets, ranges l'avis dans le dossier confidentiel du salarié (NON accessible au manager).
5. Avis restrictif ? (ex. : pas de travail de nuit, restrictions de charge) = signaler au DRH immédiatement, adapter le planning/poste.
6. Salarié absent au RDV prévu : relancer une fois. Absence à 2 RDV consécutifs = alerter DRH, notifier salarié par écrit.

4 Tableau de bord RH — KPI et formules prêtes à utiliser

Mode d'emploi : créer ce tableau dans Google Sheets ou Excel, mettre à jour tous les vendredis. Les formules donnent le pilotage mensuel et annuel du DRH. À imprimer pour la réunion DRH du 1er mardi du mois.

Données de base à saisir chaque mois

Formules KPI à calculator

Tableau résumé mensuel (à remplir le vendredi avant le reporting)

À imprimer vendredi et partager au DRH : ce tableau + 2-3 analyses (« absentéisme en hausse = quoi ? », « turnover juillet = départs planifiés ou signaux d'alerte ? »).

5 Grille d'auto-audit conformité RH — 20 points

Mode d'emploi : faire une audit complète une fois par mois (mercredi), section par section. À imprimer et cocher, conserver en archive.

Audit : documents et dossiers

• 1. Tous les contrats en place ? Vérifier que chaque salarié a un contrat signé et daté (pas de verbal). Cas : nouvel embauché doit avoir contrat avant J+0.
• 2. Les dossiers personnels complets ? Pour chaque salarié : 12 pièces à jour (voir section 3.B). Manquements : DPAE tardive, attestation pôle emploi, visite médicale.
• 3. DPAE envoyées dans les délais ? Tous embauchés du mois : DPAE transmise avant J+8. Vérifier confirmations URSSAF reçues.
• 4. Visite médicale d'embauche faite ? Tous nouveaux contractés depuis 30 jours : visite médicale d'embauche effectuée. Avis médical archivé (confidentiel, sous scellés).

Audit : paie & charges sociales

• 5. Paie comptabilisée chaque mois ? Pas d'oubli de salarié. Chaque paie vérifiée avant transmission (heures, primes, absences, déductions).
• 6. Charges patronales calculées ? Vérifier que cotisations patron (Urssaf, mutuelle, prévoyance) sont correctes. Comparaison paie/déclaration sociale (DSN) alignées.
• 7. Salaires conformes convention collective ? Chaque salaire ≥ SMIC + minima de la convention. Vérifier coefficient appliqué correct.
• 8. Heures supplémentaires payées ? Au-delà de 35 h / semaine : majorations légales (25 % ou plus selon convention) appliquées. Suivi des HS systématique.

Audit : congés & absences

• 9. Solde de congés à jour ? Chaque salarié a son solde actualisé : congés acquis − congés consommés. Acquisition : 2,5 jours par mois (25 jours / an en général).
• 10. Demandes de congés documentées ? Toute demande de congés a une réponse écrite (approbation ou report proposé). Pas de congés accordés de façon informelle.
• 11. Absences justifiées ? Absence maladie > 3 jours : arrêt médical original au dossier. Absence sans justificatif : procédure mise en place (mise en demeure section 2, script 7).
• 12. Registre absentéisme tenu ? Feuille de présence ou pointage en place. Absences enregistrées (date, motif, justificatif) ; calcul absentéisme mensuel.

Audit : discipline & communication

• 13. Avertissements documentés ? Toute action disciplinaire (avertissement, mise à pied) : courrier recommandé avec AR, signé DRH, motifs précis. Aucun avertissement verbal qui n'est pas suivi d'écrit.
• 14. Droits des salariés expliqués ? À l'embauche : charte confidentialité, RGPD, harcelement, droit de grève expliqués. Signature du salarié au dossier.
• 15. Respect du délai de prévenance (planning) ? Modification planning respecte délais légaux : 7 j pour temps partiel, délai raisonnable pour temps plein. Pas de changement de planning en 48 h sauf urgence.

Audit : protection données & confidentialité

• 16. RGPD appliqué (données personnelles) ? Dossier personnel fermé à clé ou accès numérique restreint. Arrêts maladie/données médicales : confidentialité renforcée (enveloppe scellée). Aucune donnée personnelle transmise sans accord salarié (sauf légalement obligé).
• 17. Demandes d'accès données honorées ? Tout salarié qui demande consulter son dossier : délai 15 jours, consultation en présence RH, copies autorisées. Trace écrite de la consultation.
• 18. Contrats de confiance en place ? Toute donnée sensible (client, commercial, produit) : accord de confidentialité signé par le salarié. Rarement, mais important si applicable.

Audit : départ & archivage

• 19. Sortie correctement réalisée ? Dernier salarié qui a quitté : certificat de travail remis, solde de tout compte signé, matériel restitué (badge, clés, ordinateur). Dossier fermé, archivé 5 ans.
• 20. Documents archivés légalement ? Dossiers clos : conservés 5 ans minimum au dossier. Pas de destruction de contrats, paies, fiches de présence avant 5 ans.

6 8 prompts IA prêts à copier — anonymisation RGPD obligatoire

Mode d'emploi : utiliser ces prompts dans ChatGPT, Claude ou autre IA. RÈGLE ABSOLUE : ANONYMISER TOUS LES NOMS DE SALARIÉS avant de copier du texte contenant données personnelles. Remplacer « Jean Martin » par « Salarié A ». Pas d'envoi de dossier entier à une IA. Conserver une trace écrite de ce qu'on a demandé à l'IA (preuve de respect RGPD).

« Je veux rédiger un avertissement disciplinaire formel pour un salarié ayant eu des retards répétés. Voici les faits :
– [Date 1] : [description du retard]
– [Date 2] : [description du retard]
– [Date 3] : [description du retard]

L'IA doit me proposer un texte qui :
1. énonce les faits de façon neutre et datée (pas d'opinions)
2. cite le motif légal (contrat / convention collective)
3. précise les exigences à respecter désormais
4. mentionne la durée de validité de l'avertissement
5. rappelle les droits du salarié (droit de réponse 15 jours)

Donne-moi le texte complet à envoyer en recommandé. »

« J'ai un tableau de salaires anonymisés (Salarié A, B, C…) par poste. Je veux vérifier s'il y a des écarts injustifiés. Voici les colonnes : Ancienneté mois | Poste | Salaire brut | Évaluations.

Tableau :
[COLLER TABLEAU SANS NOMS]

Qui me dise :
1. Y a-t-il des écarts de salaire anormaux pour le même poste et même ancienneté ?
2. Quels critères pourraient justifier un écart (performance, responsabilités, compétences spéciales) ?
3. Si écart injustifié : comment le corriger (augmentation progressive, harmonisation) ? »

« Rédige une note de service RH sur : « Gestion stricte des absences et justificatifs ».
Contexte : absences non justifiées en hausse ce mois, besoin de rappeler les règles.

La note doit :
1. Expliquer la règle (absence > 3 jours = arrêt maladie obligatoire)
2. Donner la procédure (appel avant 8 h 30, mail dans les 48 h)
3. Préciser les conséquences (absence injustifiée = action disciplinaire)
4. Être bienveillante mais claire

Tone : professionnel, pas menaçant. »

« Question légale RH : [Situation anonymisée, ex. : « Un salarié veut partir mais n'a pas de nouvel emploi, et il pense qu'il va être licencié. Peut-on lui proposer une rupture conventionnelle ? »]

L'IA doit :
1. Expliquer le cadre légal (Code du travail, article…)
2. Lister les obligations de l'employeur (délais, notifications, droits du salarié)
3. Identifier les pièges potentiels (rupture abusive, contournement de procédure)
4. Proposer les étapes légales à respecter

Me dire aussi : dois-je consulter un avocat ? »

« Nous avons 5 salariés, effectif minimum 3 en activité. Trois demandes de congés :
– Salarié A : juillet 2-15
– Salarié B : juillet 1-31
– Salarié C : juillet 20-31

Pas d'autres salariés disponibles pour tenir les charges.

L'IA doit :
1. Analyser les demandes : qui a priorité légale ? (ancienneté, pas de congés depuis quand ?)
2. Proposer une répartition qu'on peut proposer
3. Expliquer comment le refuser légalement et courtoisement

Critères de priorité : ancienneté, derniers congés, urgence personnelle. »

« Je vais faire un entretien annuel avec [Salarié anonymisé, ex. « Salarié A »]. Points de discussion :
– Performance cette année : [sujets objectifs, pas d'opinions]
– Absences : [nombre de jours]
– Évolution souhaitée : [il/elle veut progresser vers poste X]
– Points sensibles : [conflits avec collègue, ralentissement perfs sur tâche X]

L'IA doit :
1. Me proposer un ordre du jour equilibré (positif → critiques → projets)
2. Des questions ouvertes à poser
3. Comment aborder les sujets sensibles sans l'agresser
4. Conclusion : quels objectifs 2026 et mesurables ? »

« Notre entreprise dépend de la convention collective [Exemple : « Commerce de détail »]. Nous avons des questions :
1. Quel est le salaire minimum pour un [poste, ex. « vendeur »] avec [X mois ancienneté] ?
2. Heures supplémentaires : majoration de combien ? (25 %, 50 % ?)
3. Congés : 2,5 jours / mois ou autre ? Droit aux congés bonifiés ?
4. Préavis démission : combien de jours minimum ?

L'IA doit :
1. Citer l'article précis de la convention
2. Me dire s'il y a eu des mises à jour récentes
3. Si question : où trouver le texte complet en ligne »

« Notre entreprise constate :
– Absentéisme à [X %]
– Turnover [X salariés / an]
– Feedbacks salariés : ambiance de travail, manque de reconnaissances, salaires perçus comme bas

Nous cherchons des actions pour améliorer l'engagement des salariés (budget : [montant limité]).

L'IA doit proposer 5-7 actions concrètes et réalistes :
1. Pour chaque action : coût estimé
2. Résultat attendu (réduction absentéisme de X %)
3. Temps de mise en place
4. Autres exemples d'entreprises qui ont réussi

Priorité : actions à faible coût, impact rapide. »

7 Modèle de reporting mensuel au DRH

Mode d'emploi : à envoyer chaque vendredi avant le 1er mardi du mois suivant. Format court (2-3 pages max), dashboard + commentaires. Temps préparation : 30-45 min vendredi matin.

8 Combien ça coûte — outils RH et pricing à vérifier

Mode d'emploi : tarifs à titre indicatif. Les prix changent régulièrement. Appeler directement les éditeurs pour une devis. Benchmark pour PME 50-200 salariés.

Logiciels de paie (obligatoire, le plus cher)

Logiciels RH complémentaires (optionnel mais utile)

Services externes (coûts ponctuels)

Budget annuel type — PME 50 salariés