Fiche métier — Boîte à outils opérationnelle

Boîte à outils — Assistant(e) import-export / ADV export

École de Commerce de Lyon — Groupe ECL · Alternants commerce international · Version 2026

1 Semaine type de l'ADV export — heure par heure, pré-remplie

Mode d'emploi : cette semaine type est calée sur une PME de 20-80 salariés avec un responsable export et un assistant export (poste d'alternant). Les tâches non-négociables : saisie des commandes export, constitution des dossiers documentaires, suivi transitaire et douane, tracking clients, relance paiement, traitement des litiges. Lundi matin et vendredi après-midi : verrouillés.

Règle de survie : l'export = zéro tolérance sur les délais. Une proforma en retard = client perdu. Un dossier douane incomplet = bloquer le navire. Un crédit documentaire pas validé à J-2 = non-paiement client. Trois créneaux inviolables : lundi 8 h 30-11 h (saisie commandes), mercredi 14 h-16 h (dossiers douane), vendredi 10 h-12 h (reporting + relances).

Lundi — Entrée des commandes et saisie dans ERP

Heure	Zone	Ce que tu fais, concrètement
8 h 30 – 9 h 00	Admin	Lecture des emails weekend : nouvelles commandes (emails clients, devis acceptés, confirmations verbal SMS). Tri par urgence et client VIP.
9 h 00 – 10 h 30	Doc	Saisie dans l'ERP de toutes les commandes reçues : référence client, qty/article, incoterm (EXW/FOB/CIF/DDP), destination, délai livraison, conditions paiement, urgences signalées. Vérification des doubles saisies.
10 h 30 – 11 h 00	Rel	Envoi des confirmations de commande (modèle section 2.2) : récapitulatif prix, incoterm, délai de livraison estimé, date d'embarquement prévisionnelle. 1 email = 1 commande.
11 h 00 – 12 h 00	Conf	Point avec le responsable export : validation des incoterms, affectation du transitaire si besoin, identification des rush ou problèmes de stock. Validation des dates d'embarquement.
12 h 00 – 13 h 00	Admin	Pause déjeuner.
13 h 00 – 14 h 30	Douane	Vérification conformité produits : code SH 6 chiffres, pays d'origine correct (en fonction de l'accord commercial), restrictions d'export (CITES, dual-use, embargos santé). Alertes vers le responsable si risque.
14 h 30 – 16 h 00	Doc	Préparation des proformas (modèle section 2.1) : facture proforma avec tous les détails (qty, prix unitaire, Incoterm, conditions, durée validité). Envoi client dans les 4 h après commande.
16 h 00 – 17 h 00	Admin	Mise à jour du tableau de suivi export (spreadsheet ou ERP) : statut chaque commande (saisi / facturé / embarqué / expédié / livré). Flagage des urgences pour mardi.

Mercredi — Dossiers documentaires et douane

Heure	Zone	Ce que tu fais, concrètement
8 h 30 – 10 h 00	Doc	Constitution des dossiers documentaires (procédure section 3.B) : liste de colisage, facture commerciale, certificat d'origine, certificat phytosanitaire si requis (fruits/légumes), attestation de conformité CE si produits réglementés.
10 h 00 – 11 h 00	Douane	Vérification douanière des dossiers : codes SH valides, poids/volumes corrects sur les déclarations, zone géographique compatible (embargo liste UE?), imposition douanière estimée pour le client.
11 h 00 – 12 h 00	Rel	Envoi des dossiers au transitaire (email + fichiers) : liste colisage, facture commerciale et proforma, certificats. Demande du transitaire : cotation transport maritime/aérien, délai embarquement.
12 h 00 – 13 h 00	Admin	Pause déjeuner.
13 h 00 – 14 h 30	Doc	Suivi des crédits documentaires en cours : vérification des prédocs reçus du client, validation vs. conditions de vente, alertes sur les amendements client.
14 h 30 – 16 h 00	Rel	Traitement transitaire : récupération des cotations, transmission des instructions d'expédition (modèle section 2.4) au transitaire, demande d'embarquement confirmé pour les envois de la semaine.
16 h 00 – 17 h 00	Admin	Mise à jour du tracking : création des dossiers de suivi par client, intégration des références transitaire (BL, AWB), configuration des alertes clients pour suivi autonome.

Vendredi — Reporting et relances

Heure	Zone	Ce que tu fais, concrètement
9 h 00 – 10 h 00	Doc	Relance des paiements export : identification des factures impayées >30 jours, envoi rappels diplomatiques (modèle section 2.9), flagage des retards >45 jours.
10 h 00 – 11 h 30	Admin	Reporting hebdomadaire (section 7) : OTIF %, litiges en cours, DSO export, encours par pays, prévisions embarquement. Préparation de la réunion responsable export.
11 h 30 – 12 h 30	Conf	Point avec responsable export : revue des KPI, problèmes de la semaine, actions correctives, alertes géopolitiques (tarifs, délais, pays à risque).
12 h 30 – 13 h 30	Admin	Pause déjeuner.
13 h 30 – 15 h 00	Rel	Suivi clientèle : réponses aux réclamations retards livraison (modèle section 2.6), documentation litiges transporteur (modèle section 2.7), demandes d'amendements crédits doc.
15 h 00 – 17 h 00	Admin	Archivage de la semaine : classement des dossiers, sauvegarde des emails critiques dans les chemins partagés, mise à jour du calendrier de production pour la semaine suivante.

Points chauds du mois : le 10 = relance sur les crédits doc. Le 20 = point transport avec transitaire (tarifs, délais). Le 25 = clôture mensuelle (encours < 45 jours si possible). Avant toute signature d'incoterm non négocié avec le client : demande validation au responsable export.

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2 15 modèles mot à mot — proforma, confirmation, transitaire, litiges…

Mode d'emploi : tous les courriers sont en anglais ou français selon le client. Jamais d'à-peu-près sur les prix, montages, Incoterms ou délais — les erreurs d'export se paient cher. Toujours une copie au DG ou responsable export avant envoi pour les montants > 20 k€ ou clients nouveaux. Conserve traces écrites (bcc sur compte archive).

Offre et commande

Modèle 1 — Facture proforma export (25 000 € CIF Liverpool)

Cas réel : 2 000 units × 12,50 € HT, packing 50 units/carton, emballage bois (normes ISPM-15), cotation transport maritime à 2 500 € (20 ft container), assurance-crédit 1,5 %. Durée validité : 30 jours.

FACTURE PROFORMA — Export ======================================== Date: 15 juillet 2026 Référence: PF-2026-1847 Validité: 15 juillet – 14 août 2026 VENDEUR (Français, SIRET xxx) [Entreprise nom] [Adresse] [Tél, email export] ACHETEUR (Importateur GB) [Nom client] [Adresse] [Code postal UK] ──────────────────────────────────────── DESCRIPTION MARCHANDISE ──────────────────────────────────────── 2 000 units — Produit référence ABC-2400 Poids brut: 4 000 kg (80 cartons de 50 kg chacun) Volume: 2,4 m3 Prix détaillé: ─ 2 000 × 12,50 € = 25 000,00 € HT (marchandise) ─ Emballage (caisse bois ISPM-15): 400,00 € ─ Surtaxe transport interne: 150,00 € ─ Chargement/manutention: 200,00 € Sous-total marchandise: 25 750,00 € TRANSPORT & ASSURANCE (CIF Liverpool) ─ Transport maritime (20 ft) Marseille→Liverpool: 2 500,00 € ─ Assurance marchandise (1,5 % valeur): 386,25 € Sous-total transport: 2 886,25 € TAXES & FRAIS ─ Document handling: 50,00 € ─ Certificat d'origine CCI: 25,00 € TOTAL GÉNÉRAL (CIF Liverpool): 28 711,25 € INCOTERM: CIF – Liverpool, United Kingdom CONDITIONS PAIEMENT: 50 % acompte à la commande (14 356 €) 50 % avant embarquement (14 355 €) OU par crédit documentaire irrévocable DÉLAI LIVRAISON: Embarquement 22 juillet 2026 (port Marseille) Livraison estimée: 2 août 2026 (15 jours transit) POIDS NET: 3 950 kg POIDS BRUT: 4 000 kg (+ 50 kg emballage) VOLUME: 2,4 m³ Validité: cette proforma expire le 14 août 2026. Après cette date, les tarifs et délais sont à renégocier. NOTES IMPORTANTES: ─ Les prix sont HT (TVA non applicable exports) ─ Commande confirmée = envoi ordre à production. Annulation <5 jours = frais imprévus de 5 %. ─ Crédit documentaire à ouvrir AVANT production (délai: 21 jours avant embarquement) ─ Tous les documents export (douane, certificats) sont à charge du vendeur (CIF). ─ Les retards de paiement entraînent un report d'embarquement. Contact export: [email]

Modèle 2 — Confirmation de commande export

À envoyer dès réception du bon de commande ou acompte versé. Récapitulatif complet : articles, prix, Incoterm, date livraison, conditions paiement, exigences client.

Objet: SALES ORDER CONFIRMATION — Ref ABC-2400 — 2,000 units Dear [Mr/Mrs Client Name], We are pleased to confirm your purchase order dated [date]. ORDER DETAILS: ─ Quantity: 2,000 units ─ Article: [Product description & code] ─ Unit price: [12.50 €] HT ─ Total: [25,000 €] HT + transport + insurance (CIF) ─ Incoterm: [CIF Liverpool] ─ Delivery: [2 August 2026] (15 days sailing) PAYMENT TERMS: ─ 50 % deposit (€14,356) — upon order confirmation ─ 50 % before shipment (€14,355) — 7 days pre-departure ─ OR via Irrevocable Documentary Credit (preferred) PRODUCTION & SHIPMENT: ─ Production start: 16 July 2026 ─ Shipping date: 22 July 2026 from Marseille port ─ Transit: Maritime 20 ft container (Full Container Load) SHIPPING REFERENCE: ─ Booking reference: TBA (upon deposit received) ─ Forwarder: [Transitaire Name] IMPORTANT NOTES: ─ This order is subject to availability and our standard terms & conditions. ─ Any modification after confirmation = 5% amendment fee. ─ Cancellation <7 days before shipment = 10% penalty. ─ Documentary credit must be opened BEFORE production start (21 days before shipment). Awaiting your deposit payment to proceed with production. Best regards, [Your name] — Export Department

Demandes transitaire

Modèle 3 — Email demande de cotation transitaire (avec détails)

Toujours être très précis : poids exact, volume, hauteur libre container, nature marchandise, incoterm choisi, dates limite embarquement et arrivée.

Objet: QUOTATION REQUEST — Export Marseille to Liverpool — 22 July 2026 Dear [Transitaire contact], We need a freight quotation for the shipment below. Please quote by end of day. SHIPMENT DETAILS: ─ Origin: Marseille port (France) ─ Destination: Liverpool port (United Kingdom) ─ Departure: 22 July 2026 (firm date) ─ ETA: 2-5 August 2026 (negotiable) CARGO: ─ Description: Electronic components, non-hazardous ─ Gross weight: 4,000 kg ─ Cubic volume: 2.4 m³ ─ Packaging: Wooden crates (ISPM-15 marked) ─ Carton dimensions: 50 kg per carton, 80 cartons total CONTAINER REQUIREMENT: ─ Type: 20 ft FCL (Full Container Load) ─ Special handling: None ─ Temperature control: None REQUEST: 1. Sea freight rate (20 ft FCL) Marseille-Liverpool 2. Port handling + documentation (origin & destination) 3. Delivery address in Liverpool: [Customer full address] 4. Transit time guaranteed 5. Insurance quotation (if not included): value 28,711 € TERMS: ─ Incoterm: CIF Liverpool (you include shipping & insurance) ─ Payment: Net 30 days (post-delivery invoice) ─ Bill of Lading: To order of exporter Please confirm: ─ Availability for 22 July departure ─ Exact total freight cost (all-in) ─ Cut-off date for booking confirmation ─ Any surcharges (fuel, congestion, etc.) Looking forward to your quote. Best regards, [Your name]

Modèle 4 — Instructions d'expédition au transitaire

À envoyer une fois la cotation acceptée et le paiement (acompte 50 %) confirmé. Détail complet du conteneur, numéros de références, adresses exactes, documents à préparer.

Objet: SHIPPING INSTRUCTIONS — Order ABC-2400 — Marseille-Liverpool — 22 July 2026 Dear [Transitaire], Please proceed with the booking and shipment as per details below. Confirm receipt and booking reference within 24 hours. SHIPPER (Exporter — France): [Company name, SIRET, full address] Contact: [Export manager name & email] CONSIGNEE (Buyer — UK): [Importer full name, company] [Street address, UK postal code] Phone: [+44 xxx xxx] SHIPMENT DETAILS: ─ Description: 2,000 units Electronic Component ABC-2400 ─ Gross weight: 4,000 kg ─ Volume: 2.4 m³ (80 cartons) ─ Packaging: Wooden crates (ISPM-15 certification attached) ─ HS Code: 8534.31.00 ─ Origin: France ─ Total value: 25,000 € HT (CIF basis 28,711 € including transport & insurance) CONTAINER: ─ Type: 20 ft standard FCL ─ Seal numbers: TBA (to be added to documents) ─ Port of loading: Marseille (France) ─ Port of discharge: Liverpool (United Kingdom) DEPARTURE & TRANSIT: ─ Earliest departure: 22 July 2026 ─ Latest departure: 24 July 2026 ─ Estimated transit: 15 days ─ Target arrival: 2-5 August 2026 BILL OF LADING: ─ Make B/L "To Order of Exporter" (for credit documentary purpose) ─ Notify: [Your company] ─ Marks: Customer PO number + container number DOCUMENTATION REQUIRED: ☐ Commercial invoice (provided by us) ☐ Packing list (provided by us) ☐ Certificate of origin — France (CCI) (provided by us) ☐ Phytosanitary certificate (if applicable) ☐ Bill of Lading (3 originals + 3 copies) — MUST show "To Order" ☐ Insurance certificate (Marseille-Liverpool CIF) ☐ Customs declaration EUR1 (for UK post-Brexit trade) All documents to be sent to us within 48 hours post-shipment for documentary credit negotiation. PAYMENT: ─ Invoice terms: Net 30 days post-shipment ─ Incoterm: CIF (freight & insurance included in our quote) SPECIAL REQUIREMENTS: ─ Confirm loading by photo ─ Provide container tracking link to buyer ─ Any port delays >24 hours: notify us immediately Please confirm: 1. Booking reference 2. Container number 3. Final departure date 4. Estimated arrival Liverpool Best regards, [Your name]

Litiges et paiement

Modèle 5 — Réponse à client sur retard de livraison

Factuel, sans excuses excessives. Donner l'ETA révisée, les causes réelles (port congestion, météo, incident navire), les actions correctives, indemnisation si applicable selon contrat.

Objet: SHIPMENT DELAY — Order ABC-2400 — Container ref XXXXX — New ETA 5 August Dear [Client name], We regret to inform you that your shipment of 2,000 units ABC-2400 has experienced a delay. SHIPMENT STATUS: ─ Container reference: XXXXX ─ Departure: 22 July 2026 (as planned) ─ Original ETA Liverpool: 2-3 August ─ REVISED ETA: 5 August 2026 (+2-3 days) REASON FOR DELAY: Port congestion at Marseille (unexpected surge in container traffic). The vessel MS [Ship name] has been delayed 36 hours in departure due to terminal capacity. CURRENT LOCATION: The container is loaded and secured on board MS [Ship name]. Vessel is currently [at Marseille terminal / en route to English Channel]. Real-time tracking: [link to shipper's platform] OUR ACTIONS: ─ Contacted vessel operator to confirm accelerated route (no additional cost) ─ Confirmed discharge slot at Liverpool for 5 August morning ─ Arranged priority delivery from Liverpool docks ─ Your forwarder has been notified for customs clearance preparation CLIENT IMPACT: We understand this may impact your production schedule. Per our sales terms: ─ Delivery commitment: 15 calendar days from shipment (now 18 days) ─ No penalty applies for force majeure delays (port congestion <24 hours per maritime convention) ─ If your terms included "strict delivery date", we can discuss compensation separately NEXT STEPS: 1. Confirm your final delivery address for direct trucking from Liverpool 2. Prepare import customs clearance (VAT, tariffs for UK entry) 3. We'll send arrival notice 24 hours before discharge 4. Bill of Lading & supporting documents transmitted today for your credit documentary negotiation (if applicable) Tracking details: ─ Booking ref: [xxx] ─ Vessel: [Ship name] ─ IMO: [xxx] ─ Real-time link: [tracking URL] We apologize for any inconvenience and will keep you updated hourly if further delays occur. Best regards, [Your name]

Modèle 6 — Réclamation transporteur avec réserves (CMR)

À envoyer dans les 3 jours après constatation du sinistre (casse, mouillure, vol). Toujours en recommandé AR ou email attesté. Les réserves CMR (Lettre de voiture internationale) doivent être précises et chiffrées.

Objet: RESERVATION OF RIGHTS — Damage claim — Invoice/CMR ref XXXXX — Shipment delivered 5 August Dear [Transport company name], We hereby lodge a formal notice of claim for damages to cargo under your responsibility. SHIPMENT DETAILS: ─ CMR (International Consignment Note): XXXXX ─ Shipper: [Our company] ─ Consignee: [Customer UK] ─ Departure: 22 July 2026, Marseille ─ Delivery: 5 August 2026, Liverpool ─ Goods: 2,000 units electronic components ABC-2400 ─ Invoice value: 25,000 € (CIF 28,711 €) DAMAGE DESCRIPTION & ASSESSMENT: Upon final delivery and inspection by consignee: ─ 156 units found damaged (broken electronic circuits — moisture exposure) ─ Damage pattern: consistent with container lid seal failure during transit ─ Estimated loss: 156 units × 12.50 € = 1,950 € (merchandise) + proportional transport (340 €) = Total 2,290 € ─ Consignee's independent inspection report: [attached] RESPONSIBILITY: Per CMR Article 17, the carrier is responsible for loss or damage occurring during transport unless caused by: a) Acts beyond carrier control b) Shipper's packaging deficiency c) Consignee's fault In this case: ─ Packaging (wooden crates ISPM-15) was intact and compliant ─ Loading was performed by your handlers ─ Container seal was valid at departure ─ Damage indicates seal failure in-transit (your responsibility) CLAIM AMOUNT: ─ Cargo loss: 1,950 € ─ Transport pro-rata: 340 € (1,950 / 28,711 × 2,500) ─ Documentation & claim processing: 50 € ─ TOTAL CLAIMED: 2,340 € SUPPORTING DOCUMENTS (attached): 1. Original CMR (signed proof of condition at pickup) 2. Photos of container seal upon arrival (broken) 3. Consignee's damage inspection report (official) 4. Commercial invoice (2,000 × 12.50 € = 25,000 € HT) 5. Transport invoice proving freight cost (2,500 €) CLAIM DEADLINE: Per CMR Article 30: carrier must acknowledge receipt of claim within 3 days or it is deemed accepted. We expect your response and formal settlement within 14 days. If not resolved, we will escalate to your insurance and pursue collection via legal means. Yours formally, [Your name & signature]

Modèle 7 — Demande d'ouverture crédit documentaire à la banque

À envoyer dès le paiement de l'acompte 50 % confirmé. La banque doit établir le crédit AVANT production (min. 21 jours avant embarquement). Format strict : montant exact, Incoterm, documents requis, délai de négociation.

Objet: REQUEST FOR DOCUMENTARY CREDIT ESTABLISHMENT — Order ABC-2400 — 28,711 € CIF Dear [Bank contact], We request the establishment of an irrevocable documentary credit as follows: APPLICANT (Buyer/Importer): Name: [Customer company name UK] Address: [Full UK address] Bank: [Customer's bank, SWIFT code] BENEFICIARY (Seller/Exporter — us): Name: [Our company, SIRET] Address: [Our full address France] Bank: [Our bank, SWIFT code, IBAN] CREDIT TERMS: Amount: EUR 28,711.00 (twenty-eight thousand seven hundred eleven euros) Currency: EUR (Euros) Beneficiary has the right to draw on you for this amount. Incoterm: CIF Liverpool (Cost, Insurance, Freight to UK) Shipment: 2,000 units electronic components ABC-2400 From: Marseille, France To: Liverpool, United Kingdom Shipment date: NOT LATER THAN 24 July 2026 Latest for negotiation: 24 August 2026 REQUIRED DOCUMENTS FOR PAYMENT: 1. Signed commercial invoice (in English or French) 2. Packing list (detailed per carton) 3. Bill of Lading (signed original), marked "To Order of Bank" 4. Insurance certificate or policy (CIF coverage) 5. Certificate of origin (CCI France) 6. Phytosanitary certificate (if applicable) 7. Customs declaration EUR1 (UK post-Brexit requirement) PRESENTATION: All documents must be presented within 21 days after shipment date. Discrepancies: acceptable only if approved in writing by applicant. PAYMENT: Payment at sight against presentation of conforming documents. Advising bank: [Our bank] SPECIAL CONDITIONS: ─ Partial shipments permitted ─ Transshipment not permitted (direct service Marseille-Liverpool) ─ Force majeure clause: standard maritime exceptions apply ─ Seller not responsible for delays caused by port congestion or vessel incidents TIMELINE: ─ This credit must be opened and confirmed BEFORE 1 July 2026 ─ Applicant must provide confirmation within 5 days ─ We will begin production upon receipt of confirmed credit Please confirm: 1. Willingness to establish this credit 2. Charges breakdown (opening fee, amendment fee, negotiation fee) 3. Estimated time for confirmation Yours truly, [Your name & signature]

Modèle 8 — Relance paiement export 45+ jours

À envoyer dès que le DSO (Days Sales Outstanding) dépasse 45 jours. Ton (diplomatique mais ferme). Rappeler les conditions contractuelles, les intérêts de retard légaux, les conséquences (suspension future commandes, recours).

Objet: FINAL REMINDER — Payment overdue — Invoice ABC-2400 — 28,711 € Dear [Client name], Our records show your invoice remains unpaid after more than 45 days. INVOICE DETAILS: ─ Invoice number: FAC-2026-XXX ─ Date: 5 August 2026 (for 2,000 units ABC-2400) ─ Amount: 28,711 € (CIF Liverpool) ─ Due date: Per contract = Net 30 days post-shipment = 4 September 2026 ─ Current overdue: 60 days as of today PAYMENT STATUS: ☐ Original invoice sent: 5 August ☐ 1st reminder (30 days): 4 September ☐ 2nd reminder (45 days): 19 September ☐ NO PAYMENT RECEIVED TO DATE ACTION REQUIRED: We require immediate payment of 28,711 € to: Bank: [Our bank name] IBAN: [xxxxx] Reference: ABC-2400 Payment must be received within 5 business days (by 1 October 2026). LEGAL CONSEQUENCES (if payment not received): 1. Late payment interest: 3 % per annum (legal rate) = 720 € additional charge 2. Suspension of future orders until full settlement 3. Escalation to our legal department for debt collection 4. Potential referral to credit insurance (Coface/Allianz Trade) = mark on your credit profile CONTACT: If you have experienced difficulties or disputes regarding this invoice, please contact us immediately to discuss. We prefer amicable resolution, but cannot delay further action beyond 5 October. Finance contact: [email] Yours formally, [Your name] Export Department

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3 5 procédures pas-à-pas chiffrées — incoterms, dossiers, crédits doc…

Mode d'emploi : chaque procédure utilise des montants réels (exemple 25 000 €). À faire une première fois avec le responsable export, ensuite seul. Imprimer et garder sur le bureau les 3 premiers mois. Les calculs incoterms se font EN MÊME TEMPS que la négociation client (jamais après).

Procédure 3.A — Calculer un prix export complet EXW→DDP (25 000 € marchandise)

Contexte : client demande un prix DDP (rendu payé au port d'arrivée). Tu dois couvrir tous les frais : transport maritime, assurance, douane destination, livraison finale. Risque = prix trop bas (on perd) ou trop haut (client accepte pas).

Point de départ : le prix EXW (ex-works = usine France, avant transport) = 25 000 € HT (montant négocié avec client).
Ajouter frais de départ :
- Emballage export (caisse bois ISPM-15) : +400 €
- Palettisation + chargement usine : +150 €
- Transport usine vers port Marseille : +200 €
- Sous-total départ = 25 750 €
Ajouter transport maritime Marseille→Liverpool : cotation transitaire = 2 500 € (20 ft FCL, 4 tonnes, 15 jours).
Ajouter assurance marchandise : 1,5 % de la valeur (couverture tous risques de l'usine au port d'arrivée UK) = 25 750 € × 1,5 % = 386,25 €.
Total jusqu'à Liverpool (CIF) : 25 750 + 2 500 + 386 = 28 636 €.
Ajouter droits de douane UK : post-Brexit, appliquer tarif extérieur UE. Supposons taux 5 % sur 25 000 € de marchandise brute = 1 250 €. Attention : si accord de commerce bilatéral France-UK, peut être 0 % (à vérifier).
Ajouter frais de douane destination : clearing, déclaration, documentation (Liverpool customs) = 150 €.
Ajouter déchargement & handling Liverpool : 300 € (déchargement du navire, inspection, manutention docks).
Ajouter transport camion Liverpool→adresse finale client : 400 € (30 miles en UK).
Ajouter frais administratifs : CCI certificate, EUR1, documentation = 75 €.
TOTAL DDP (rendu payé adresse UK) : 28 636 + 1 250 + 150 + 300 + 400 + 75 = 30 811 € (HT sans TVA UK).
Marge de sécurité : ajouter 2-3 % pour imprévus (retard douane, surcoûts carburant) = 30 811 × 2,5 % = 770 €.
PRIX FINAL À PROPOSER AU CLIENT : 31 581 € DDP Liverpool (arrondi à 31 600 €).
Comparaison : le client voit un prix +26 % vs. EXW (25 000 → 31 600), mais il ne paye plus rien après livraison. Transparence = clé pour validation.
Feuille de calcul à archiver : garder le détail (25 750 + 2 500 + 386 + ...) dans un fichier Excel nommé « Pricing_ABC-2400_July2026 » pour preuve en cas de litige (client reçoit facture totale, pas détail).

Procédure 3.B — Constituer le dossier documentaire export (8 documents, qui les émet?)

Délai : 2 jours avant embarquement. Oubli d'un document = retard douane à l'arrivée = client retient paiement. Les 8 documents ne sont JAMAIS optionnels en export.

Rang	Document	Qui l'émet	Délai	Notes
1	Facture commerciale	Vendeur	J-2 avant embarquement	Détail complet : qty, prix unitaire, montant total HT, incoterm, délai livraison. Format: en anglais ou français selon client.
2	Liste de colisage (Packing list)	Vendeur	J-2 avant embarquement	Numérotation des colis (Colis 1/80, 2/80, etc.), poids/volume/description par colis. Utilisé pour vérifier la conformité à la livraison.
3	Certificat d'origine (CCI)	Chambre Commerce (CCI)	J-3 avant embarquement	Attestation que la marchandise est originaire de France. Frais: ~25-50 € par certificat auprès de la CCI locale.
4	Bill of Lading (B/L)	Transitaire maritime	J après embarquement	Preuve d'embarquement. CRUCIAL: doit être marqué "To Order of Bank" si crédit documentaire. 3 originaux + 3 copies.
5	Certificat phytosanitaire	Autorité sanitaire FR (DRAAF)	J-5 avant embarquement	OBLIGATOIRE si marchandise = fruits, légumes, bois, plantes, semences. Sinon : déclaration "N/A". Délai: 10-15 jours.
6	Facture proforma	Vendeur	Avant commande	Envoyée au client AVANT pour validation. Une fois acceptée (acompte reçu), elle devient facture commerciale (rang 1).
7	Déclaration EUR1 (post-Brexit UK)	Exportateur	À embarquement	Proof of preferential origin France-UK. Permet au client UK d'éviter tarifs douaniers élevés (0% vs 5%). À demander à votre DG ou transitaire.
8	Certificat d'assurance (Insurance cert.)	Transitaire ou assureur	À embarquement	Couverture toutes risques marchandise usine France → destination UK. Montant: valeur CIF (28,711 €). Délai: 2h après embarquement.

Checklist avant embarquement : les 8 documents sont réunis dans un dossier client. Nomme le dossier « ABC-2400_July2026_Liverpool_COMPLETE ». Envoie au transitaire ET à la banque (si crédit doc) le jour du B/L. Fais une photo des documents empilés = preuve d'archivage.

Procédure 3.C — Dérouler un crédit documentaire de l'ouverture au paiement (21 jours)

Délai critique : Ouverture du crédit par banque du client AVANT production (sinon production se bloque). Paiement intervient 3-5 jours après présentation des documents. Étapes précises ci-dessous.

J-21 avant embarquement : client envoie demande au BG (son banque). Tu reçois en copie la "Letter of Credit" (LC) avec tous les détails : montant 28,711 €, documents requis, délai de présentation.
J-18 : ta banque reçoit le crédit. Vérifie qu'il est irrévocable, confirmé, et sans discordances majeures. Ton responsable signe l'acceptation du crédit.
J-15 : production démarre (maintenant que le crédit est confirmé = paiement assuré).
J-5 : produits prêts à embarquement. Tous les documents commencent à être rédigés (facture commerciale, packing list, certificat d'origine auprès CCI, etc.).
J-3 : CCI certificate reçu. Phytosanitaire (si applicable) finalisé auprès DRAAF.
J-2 : embarquement du conteneur au port Marseille. Transitaire émet le Bill of Lading (B/L original, 3 exemplaires).
J-1 : Tous les 8 documents (facture, packing list, B/L, certificats) sont finalisés et rassemblés dans un dossier. Envoie au transitaire pour envoi final à ta banque.
J (jour embarquement) : tu as 21 jours (délai du crédit) pour présenter tous les documents à ta banque. Fais la présentation J+1 ou J+2 = maximum de temps de correction si problème.
Présentation à la banque : paquet complet (8 documents) en format PDF/copie + liste de conformité. La banque compare chaque ligne vs. le crédit original. Si 100 % conforme = "negotiation" (paiement peut procéder).
Négociation (1-2 jours) : ta banque négocie le crédit auprès de la banque du client. Envoie tous les documents + demande de paiement du montant complet 28,711 €.
Paiement (J+3 à J+5) : la banque du client approuve les documents et autorise le virement. Ta banque transfère l'argent sur ton compte (en France, paiement arrivé en compte 1-2 jours).
Clôture : une fois paiement reçu, tu envoies un email au client confirmant que les fonds sont arrivés et que tu as transmis les instructions de livraison au transitaire. Travail terminé.
Cas de discordance : si banque client refuse les documents (ex: montant facture ≠ crédit par 1 €), elle refuse la présentation. Tu as 21 jours pour corriger et re-présenter (J+22 = expire). Si non-correction = non-paiement. Les discordances sont rares mais c'est 80 % des réglementaires qui bloquent.
Timeline résumée : Crédit ouvert (J-21) → Production (J-15) → Embarquement (J-2) → Présentation docs (J+1) → Négociation (J+3) → Paiement reçu (J+5). Total = 26 jours de J-21 à paiement.

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4 Tableau de bord ADV export — OTIF, litiges, DSO, encours

Mode d'emploi : à remplir chaque vendredi 11 h (avant le reporting). Chiffres bruts, sans interprétation. Ces 4 KPI racontent l'état global du mois. OTIF < 90 % = alert, DSO > 45 jours = alerte, encours > 3 mois = alerte. Historique sur 12 mois (chart en annexe).

KPI export — Mois de juillet 2026 (semaines 29-31)

Indicateur	Semaine 29 (1-7 juillet)	Semaine 30 (8-14 juillet)	Semaine 31 (15-21 juillet)	Total mois
OTIF % (On-Time In-Full)	85 %	92 %	88 %	88,3 %
Raison écarts (retards): Port delay Marseille (+3 jours), cliente non-réponse payment (1 case)	2 shipments retardés >3 jours / 24 total shipments
Nombre commandes traitées	6	7	11	24
Chiffre d'affaires export	145 k€	176 k€	203 k€	524 k€
Litiges transporteur (€ réserves)	0 €	2,340 € (casse conteneur)	0 €	2,340 €
Statut des réclamations	1 réclamation en cours (CMR #XXXXX) — négociation 50 % remboursement attendue
DSO export (Days Sales Outstanding)	32 jours	38 jours	41 jours	37 jours
Factures impayées >30 jours	2 factures (client UK: 45 jours, client DE: 52 jours) — relances enclenchées
Encours par pays (montants impayés)
— Allemagne	47,500 € (1 invoice, 52 jours)
— Royaume-Uni	32,200 € (2 invoices, 45 jours max)
— Italie	18,600 € (1 invoice, 28 jours)
— Espagne	12,300 € (1 invoice, 18 jours)
TOTAL ENCOURS MOIS	110,600 € (4 clients, 21 % du CA du mois)
Crédits documentaires actifs	3	5	7	7 (fin période)
Crédits en retard >3 jours (amend. client)	0 (tous validés à temps)

Seuils d'alerte : OTIF < 85 % = investiguer retards root-cause. DSO > 50 jours = relance immédiate + appel client. Encours > 40 % du CA = risque trésorerie (signaler DG). Litiges > 5 k€ = escalade aux assureurs.

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5 Grille d'audit de dossier export — 20 points

Mode d'emploi : avant d'embarquer chaque conteneur, tu passes cette checklist. Un seul point rouge = retard de 24-48 h. À utiliser après la procédure 3.B (dossiers documentaires). Temps: 20 minutes par dossier.

N°	Point à vérifier	État	Remarque / Action corrective
1	Facture commerciale — montants HT vs. proforma	☐ OK	Les prix unitaires doivent correspondre exactement à la commande client.
2	Qty et références articles — match vs. bon de commande client	☐ OK	Aucune substitution d'article sans accord client écrit.
3	Incoterm — confirmé par écrit du client	☐ OK	EXW/FOB/CIF/DDP ? Vérifier email de confirmation client ou bon de commande.
4	Codes HS (douane) — 6 chiffres validés	☐ OK	Tarif douanier correct? Vérifier avec responsable export si article nouveau.
5	Pays d'origine — marqué "Made in France" ou accord commercial?	☐ OK	Si accord UE-UK: EUR1 requis. Si tiers-pays: certificat d'origine CCI requis.
6	Poids et volume — cohérents avec nature marchandise	☐ OK	Ratio poids/volume doit être logique (ex: électronique = léger). Sinon: re-peser.
7	Packing list — numérotation colis complète	☐ OK	Chaque colis numéroté (1/80, 2/80, ..., 80/80). Match avec poids/volume physique.
8	Certificat d'origine CCI — signé et tamponné	☐ OK	Obligatoire. Si oublié: contact CCI locale pour émission urgente (24 h).
9	Phytosanitaire (si produits veg/bio) — émis par DRAAF	☐ OK / N/A	Fruits/légumes/bois/semences OBLIGATOIRES. Autres produits: N/A. Ne jamais expédier sans.
10	Restrictions d'export — check CITES/dual-use/embargo	☐ OK	Consulter liste CITES (animaux/plantes protégées) et dual-use (technologie militaire?). Certains pays = embargos UE.
11	Adresse de livraison client — correcte et vérifiée	☐ OK	Pas de typos. Tél + email du contact réceptionnaire. Si UK: code postal correct post-Brexit.
12	Conditions de paiement — marquées sur facture et confirmées client	☐ OK	Net 30 / Net 45 / Crédit doc? Pas de variation entre proforma et facture commerciale.
13	Bill of Lading (B/L) — "To Order" si crédit doc	☐ OK / N/A	Crédit doc actif? B/L doit être "To Order of Bank [nom]". Sinon: "To Order" suffit.
14	Références transitaire — booking + container n° + seal	☐ OK	Tous les numéros doivent être sur le B/L et transmission client/banque.
15	Certificat d'assurance — valeur CIF, couverture OK	☐ OK	Montant assuré ≥ valeur facture CIF. Couverture: tous risques usine→destination.
16	Facture proforma vs. facture définitive — aucune discordance	☐ OK	Prix, qty, incoterm, délai: ALL identiques entre proforma (J-30) et facture (J-2). Sinon client peut contester.
17	Crédit documentaire actif? — présenté ou pas requis	☐ OK / N/A	Si crédit doc: vérifier montant min + max, délai présentation, documents requis vs. ce qu'on envoie.
18	Photos d'emballage/conteneur — archivées	☐ OK	Preuve visuelle de l'état à l'embarquement (utile en cas litige transporteur).
19	Emails client confirmés — tous les échanges clés en copie	☐ OK	Trace écrite: commande, prix, délai, paiement. BCC à un compte archive (legal@...) pour traçabilité.
20	Dossier complet sauvegardé — dossier client centralisé	☐ OK	Folder: ABC-2400_July2026_Liverpool_COMPLETE. Contient: proforma + confirmation + facture + docs + emails.

Règle de champ : avant de signer le B/L, tu fais cette checklist EN TOTALITÉ. Un SEUL point rouge = tu arrêtes et tu contactes responsable export. Jamais d'embarquement avec discordance documentaire.

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6 8 prompts IA prêts à copier — anonymisation, génération docs…

Mode d'emploi : copie-colle directement dans ChatGPT / Claude / Microsoft Copilot. Remplace les [crochets] par tes données réelles. Les 8 prompts couvrent les tâches rébarbatives : anonymisation factures, génération templates, analyse risque pays.

Prompt 1 — Générer une proforma export (template)

Génère une facture proforma export pour cet ordre :
─ Marchandise: [description produit]
─ Quantité: [nombre] units
─ Prix unitaire HT: [XX €]
─ Incoterm: [EXW/FOB/CIF/DDP]
─ Destination: [ville, pays]
─ Transport: [maritime/aérien] - montant [XX €]
─ Assurance: [1,5% valeur]
─ Délai livraison: [X jours]

Format: facture proforma officielle, dates, numérotation, durée validité 30 jours.
Inclus frais d'emballage export (+5%), certification (+0.5%), calcul TOTAL CIF ou DDP.
En français, adapté pour client [nationalité].

Prompt 2 — Anonymiser une facture client (RGPD)

Anonymise cette facture pour usage interne/formation:
[Colle ici le contenu PDF ou scan de la facture]

Remplace:
─ Noms clients → "Client ABC"
─ Adresses → "[Destination: London, UK]"
─ Montants exacts → "[Approx. 25,000 EUR]"
─ Références conteneur → "[Container ref XXXXX]"
─ Dates précises → "[July 2026]"
─ Numéros de compte bancaire → "[Bank details redacted]"

Garde:
─ Structure facture (description, prix unitaire, Incoterm)
─ Codes HS, certifications
─ Texte éducatif sur export

Format: PDF texte clair, prêt à partager en formation sans risque RGPD.

Prompt 3 — Analyser risque client (nouveau)

Évalue le risque commercial pour ce nouveau client:
─ Entreprise: [nom, secteur]
─ Pays: [UK/DE/IT/ES/autre]
─ Montant première commande: [XX k€]
─ Conditions paiement demandées: [Net 30 / Net 60 / Crédit doc]
─ Références (si disponibles): [noms 2 clients existants]

Analyse:
1. Risque géopolitique du pays (embargos UE? santé? currency volatility?)
2. Solvabilité estimée (taille entreprise, secteur stable?)
3. Risque crédit (paiement rapide probable ou retard courant?)
4. Recommandation: paiement acompte %, crédit doc requis?, assurance-crédit (Coface/Allianz)?
5. Délais de présentation doc (21 jours? 15 jours?).

Réponse: 1 page, format rapport, prêt à valider avec responsable export.

Prompt 4 — Générer relance paiement (diplomatique)

Génère un email de relance paiement, ton DIPLOMATIQUE:
─ Client: [nom]
─ Facture n°: [ref]
─ Montant: [XX k€]
─ Date facturation: [date]
─ Jours retard: [45 jours]
─ Devise: EUR ou autre?

Email doit:
1. Rappeler délai (Net 30 → on est à J+45)
2. Dire "paiement IMMÉDIAT requis" sans menacer
3. Proposer: paiement partial si difficulté trésorerie?
4. Mentionner: intérêts de retard légaux (art. L441-6 Code commerce)
5. Signature: "Export team"

Envoyer en 24h avant escalade DG.

Prompt 5 — Synthétiser un incident transporteur (sinistre)

Résume cet incident transporteur en dossier formel:
─ B/L: [numéro]
─ Cargo: [description marchandise]
─ Montant facture: [XX k€]
─ Dégâts constatés: [description dommage, % impact]
─ Cause probable: [cassure conteneur / mouillure / choc]
─ Date constatation: [date]
─ Photos: [oui/non]

Génère:
1. Réclamation transporteur (format CMR, 50 lignes max)
2. Chiffrage du préjudice (% perte marchandise + transport pro-rata)
3. Deadline revendication (10 jours ouvrables)
4. Contact assureur cargo (si besoin)

Prêt à envoyer en recommandé AR.

Prompt 6 — Vérifier conformité crédit documentaire

Vérifie si nos documents sont conformes au crédit documentaire:
CRÉDIT ORIGINAL (termes banque):
[Colle ou décris les exigences du crédit: montant, délai, documents requis]

NOS DOCUMENTS À PRÉSENTER:
[Décris ce qu'on va envoyer: montant facture, délai présentation, docs inclus]

Identifie:
1. Discordances majeures (montant $, délai dépassé, documents manquants)
2. Discordances mineures (typos, formatage, références)
3. Risque de rejet banque (probabilité %)
4. Actions correctives (quoi changer avant présentation)

Format: checklist, prêt pour banque négociation.

Prompt 7 — Traduction facture export (EN ↔ FR)

Traduis cette facture export de manière professionnelle:
[Colle le contenu facture]

Termes clés à respecter:
─ "Facture commerciale" → "Commercial invoice"
─ "Incoterm CIF" → "Cost, Insurance and Freight to [port]"
─ "Crédit documentaire" → "Documentary Credit / Letter of Credit"
─ "Dossier douanier" → "Customs documentation"
─ "Délai livraison" → "Delivery timeline"

Format final: bilingue (FR | EN) ou EN seul selon client.
Sans erreurs de montants ($, €, GBP conversion si besoin).

Prompt 8 — Générer rapport hebdo export (template KPI)

Génère un rapport export hebdomadaire avec ces données:
─ Semaine du: [date]
─ Commandes reçues: [nombre]
─ CA: [montant €]
─ Embarquements: [nombre conteneurs]
─ OTIF %: [chiffre]
─ Litiges/retards: [brèves descriptions]
─ Paiements impayés: [nombre invoices, montant, jours retard]
─ Crédits doc: [nombre actifs, statut]
─ Alerte spéciale: [port delay / client non-payeur / etc]

Format: 1 page, présentable au responsable export, avec:
1. Tableau KPI résumé
2. Faits marquants (ce qui a changé vs. semaine prev)
3. Actions prévues (semaine prochaine)

Prêt pour réunion 11 h vendredi.

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7 Reporting hebdomadaire au responsable export

Mode d'emploi : à remplir chaque vendredi 10 h 30, avant la réunion 11 h avec le responsable. Format : 1 page max. Remplace [crochets] par les chiffres réels de la semaine.

Rapport export — Semaine 31 (15-21 juillet 2026)

SOMMAIRE EXÉCUTIF ─ Commandes reçues: 11 ─ CA hebdo: 203 k€ (YTD 524 k€) ─ Embarquements confirmés: 8 conteneurs ─ OTIF hebdo: 88 % ─ Litiges: 0 nouveaux ─ Encours paiement: 110,6 k€ (21 % CA) ─ Crédits doc actifs: 7 1. CHIFFRES CLÉ Semaine 31 vs. Semaine 30: • Commandes: +57 % (7 → 11 orders) • Embarquements: +300 % (2 → 8 containers) • CA: +15 % (176 k€ → 203 k€) • OTIF: -4 pts (92 % → 88 %) → root cause: 1 port delay Marseille 2. RETARDS & PROBLÈMES ─ Port Marseille congestion: 2 containers retardés 48 h (S30 + S31) Action: contacté transitaire pour compensation; transitaire propose 5% discount frais Impact client: 2 livraises repoussées de 48 h, clients informés, pas de pénalité contrat ─ Client DE (Düsseldorf): facture 47,5 k€ impayée J+52 Action: relance téléphone + email escaladé. Client répond: "chèque envoyé", suivi banque ─ Phytosanitaire manquant 1 shipment: certificat CCI retardé DRAAF Action: relance DRAAF lundi J-1, obtenu en urgence J+1 (risque zéro, embarquement J+2 validé) 3. PAIEMENTS & TRÉSORERIE DSO export semaine: 41 jours (seuil 45 jours → ALERTE ORANGE) Impayés >30 jours: • DE: 47,5 k€, J+52 → relance priorité • UK: 32,2 k€, J+45 → suivi (client = VIP, généralement rapide) Perspective: normalisé si paiements les 2 prochains jours (prévu par clients contactés) 4. CRÉDITS DOCUMENTAIRES Actifs: 7 crédits (valeur: ~180 k€ total) Status: ─ 6/7 en cours normal (documents validés ou en présentation banque) ─ 1/7 amend. client en attente (client Italie: +5 jours délai livraison) → discussion banque lundi Aucune discordance documentaire majeure. Tous les délais présentation < 10 jours = OK. 5. TRANSPORT & LOGISTIQUE Transitaire (Seatrade): • 8 bookings confirmés S31 • 1 incident mineur: container seal faulty (J+1 correction) • Tarif: stable (aucune augmentation fuel/congestion) Point mardi avec transitaire: 10 h 30 6. AGENDA & ACTIONS PRÉVUES Lundi 22 juillet: ─ DPAE phytosanitaire relance (case S31) ─ Point téléphone client DE (paiement) ─ Amendement crédit doc Italie ← banque Mardi 23 juillet: ─ Point 10 h 30 transitaire (tarifs, délais, incidents) ─ Validation 4 proformas clients nouveaux ─ Saisie 2 nouvelles commandes (urgentes) Mercredi 24 juillet: ─ Constitution dossiers documentaires (8 shipments S32) ─ Relance paiement UK (J+45) ─ Audit interne 1 dossier (grille 20 points) Vendredi 26 juillet: ─ Reporting S32 (16 h 00) ─ Clôture mois (encours, OTIF, litiges) 7. ALERTES & RECOMMANDATIONS 🟠 ALERTE ORANGE — DSO export 41 jours (seuil 45, on approche) → Recommandation: relance agressive semaine 32. Risque trésorerie si trend >50 jours 🟢 OK — OTIF 88 % (seuil min 85 %), pas d'alerte. Port delay Marseille exceptionnel. 🟢 OK — Litiges: 0 nouveaux cette semaine. Réclamation S30 (2,34 k€) en négociation. PRIORITÉS POUR SEMAINE 32 1. Paiements: relance DE (J+52) et UK (J+45) — objectif: encours < 100 k€ 2. Crédits doc: clôturer amend. Italie avant J-7 embarquement 3. Transport: point Seatrade (tarifs post-Brexit, délais UK post-congestion) 4. Conformité: audit grille 20 points 2 dossiers (protocol qualité) ───────────────────────────── Rapporteur: [Ton nom], ADV export Date: 21 juillet 2026, 10 h 30 Validé par: [Responsable export]

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8 Combien ça coûte — services export et tarifs 2026

Mode d'emploi : tableau des frais réels facturés aux clients ou à charge de l'entreprise. À jour juillet 2026. Les tarifs varient selon prestataire et volumes ; à vérifier avec tes fournisseurs locaux.

Services et tarifs indicatifs 2026 (France → Destinations principales)

Service	Fournisseur / Exemple	Montant indicatif	Unité / Base	Charge	Notes
Transport maritime 20 ft	Seatrade, Maersk, CMA-CGM	2 500 € — 3 200 €	Par container, Marseille → Liverpool (15j)	Client (CIF)	Varie: haute saison +15%, surcharge carburant +200/300 €, congestion port +10%.
Assurance marchandise	AXA, Allianz, insurance broker local	1,5 % — 2,5 %	% valeur CIF facturé	Client (CIF)	Couvre tous risques usine → destination. Sur 28 k€ = 420-700 €. Clause WAR exclue (conflit).
Certificat d'origine CCI	Chambre Commerce locale (Lyon, Marseille, Paris)	25 € — 50 €	Par certificat	Entreprise (ajouté facture pro-rata)	Délai: 3-5 jours. Urgence +50 %. Obligatoire pour accords commerciaux.
Phytosanitaire (si applicable)	DRAAF (Autorité publique)	70 € — 150 €	Par certificat (fruits, légumes, bois, plantes)	Entreprise + client (selon Incoterm)	Fruits/légumes: 70-100 €. Bois/semences: 100-150 €. Délai: 10-15 jours (LENTEUR COURANTE).
Transitaire (frais service export)	Seatrade, DHL, Kuehne+Nagel	400 € — 600 €	Par shipment (dossier complet, suivi)	Entreprise (frais interne ou client en FOB)	Inclut: booking, suivi, suivi douane, Bill of Lading, coordination. Base: 1 container/semaine.
Emballage export (caisse bois)	Entreprise locale palettes/caisses	300 € — 500 €	Par shipment (caisses ISPM-15 pour 4 tonnes)	Entreprise (ou répliqué client)	Bois certifié ISPM-15: +30 % vs. carton standard. Retour caisses = réduction 20-30 %.
Certification ISPM-15	Organisme agréé (INRA local)	50 € — 100 €	Par shipment (tamponnage caisses)	Entreprise	Obligatoire bois vers UK/UE/Amérique. Délai: 1 jour. Omission = douane refuse cargo.
Déclaration douane export (Cerfa)	Entreprise (autonome) ou agent douane	0 € (autonome) / 150-250 € (agent)	Par shipment	Entreprise	Export UE: déclaration simplifiée possible (autonome, gratuit). Pays tiers: conseil agent douane.
Crédit documentaire — frais banque	BNP Paribas, Société Générale, LCL	150 € — 300 €	Par crédit (opening + negotiation)	Client (généralement)	Opening: 0,5-0,75 % du montant crédit. Negotiation: 0,25 %. Sur 28 k€ = 140-210 €.
Assurance-crédit (Coface/Allianz Trade)	Coface, Allianz Trade, Euler Hermes	1 % — 3 %	% du chiffre d'affaires export annuel	Entreprise (protection retard paiement >90j)	Prime annuelle: PME 20-50 k€ CA export = 200-1500 € an. Indemnisation: 70-80 % montant facture impayée après 90j.
Déchargement & manutention destination	Terminal portuaire destination (Liverpool, Rotterdam, Hambourg)	300 € — 500 €	Par container	Client (en DDP) / Transitaire (en CIF)	UK post-Brexit: tarifs +15-20 % vs. UE. Délai: 1-2 jours après arrivée navire.
Customs clearance destination	Agent douane pays destination ou transitaire local	200 € — 400 €	Par shipment	Client (en DDP) / Transitaire (en CIF)	UK: VAT import + droits calcul automatique. Délai: 1-2 jours si docs complets. EUR1 = 0 % droits UE.
Livraison camion destination	Transporteur routier local (TMS, TNT, Gefco)	400 € — 800 €	Par shipment (30-100 km France/UE)	Client (en DDP) / Transitaire (en CIF)	UK: +50 % coût (post-Brexit, moins de carriers, délais +1 jour). Assurance: incl. ou +50 €.
Traçabilité / tracking client	Transitaire (système inclus) ou API cargo TMS	0 € (inclus) / 50-100 € (custom)	Par shipment	Entreprise (value-add)	Links de suivi: gratuitement fournis par transitaire. Custom dashboard = facturé si besoin VIP.
Révision tarif carburant/congestion	Transitaire (fuel surcharge)	+100 € — +300 €	Par container (épisodique, période de crise)	Client (si Incoterm CIF) / Entreprise (si FOB)	Volatile: vérifie chaque semaine. Juillet 2026: stable, mais post-Ukraine risque +10-15 %.
Retard port / demurrage	Terminal portuaire (loading delay)	100 € / jour	Par container par jour > délai libre	Entreprise (risque)	Container libre Marseille: 3 jours. Au-delà: 100 €/jour. Dépannage transitaire souvent absorbe.
Modification/amende crédit documentaire	Banque (accord + négociation)	100 € — 200 €	Par amendement (client demande changer condition)	Client (généralement)	Chaque amendement = frais banque. Clients gourmands en amends = friction (anticiper avant ouverture).
Dédouanement urgent / rush	Agent douane spécialisé	200 € — 400 €	Par shipment (traitement priorité 24h)	Client (en DDP, si besoin d'urgence)	Normal = 2-3 jours. Rush = 24 h. Rarement utilisé sauf problème client urgent.

Exemple complet : coût réel shipment 25 k€ CIF Liverpool (juillet 2026)

Scénario : PME fabricant français, 2 000 units à 12,50 € HT (25 k€), export vers client UK. Charges directes (à répercuter sur facture ou absorber) :

Transport maritime: 2 500 € (client paie, inclus CIF)
Assurance: 386 € (1,5 % × 25,75 k€)
Certificat d'origine CCI: 35 €
Frais transitaire: 450 €
Emballage bois ISPM-15: 400 €
Certification ISPM-15: 75 €
Sous-total client facture (CIF): 28,636 €

Charges internes absorption (marge) :

Chargement usine + transport internal: 200 €
Prise en charge administrative ADV: 100 € (estimé salaire partial)
Coût interne réel pour entreprise: 25,436 € (vs. 25 k€ EXW)
Marge résiduelle entreprise: 28,636 − 25,436 = 3,200 € bruts (11 % de marge)

À retenir : les tarifs 2026 fluctuent (carburant, congestion portuaire, taux change EUR/GBP). Vérifie chaque mois avec transitaire + assureur. Ne jamais fixer un prix DDP >3 mois sans clause de révision. DSO export < 45 jours = trésorerie saine = marge préservée.

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Boîte à outils ADV export — École de Commerce de Lyon — Version 2026 — Alternants commerce international

Assistant(e) import-export / ADV export

Le plan du cours

Le passé éclaire l'avenir

Définition

Secteurs économiques majeurs

Cas — PME fabricant agroalimentaire

À retenir — Environnement professionnel

À retenir

Définition

Missions commerciales

Missions administratives et douanières

Cas — Votre lundi matin typique

À retenir — Missions quotidiennes

À retenir

Définition

Compétences techniques essentielles

Qualités humaines et comportements clés

À retenir — Compétences et profil

À retenir

Définition

Les 11 Incoterms 2020 (groupe par groupe)

Calcul d'un prix export complet

Cas — Négociation Incoterm avec client suédois

Volume des exportations françaises par secteur (2025)

À retenir — Incoterms et conditions

À retenir

Définition

Facture proforma et facture commerciale

Packing list et documents certificateurs

Déclaration d'Exportation (DAU) et Déclaration d'Échanges (DEB)

Cas — Remplissage d'une DAU pour client Suisse

Temps de traitement douanier moyen (France, 2025)

À retenir — Documentation et douanes

À retenir

Définition

Types de crédit documentaire (LC types)

Cas — Traitement d'une LC avec la banque

Attention — Pièges du crédit documentaire

À retenir — Paiement et crédit documentaire

À retenir

Définition

Indicateurs clés de performance (KPIs)

Cas — Chausse-trappe d'une livraison urgente

À retenir — Performance opérationnelle

À retenir

Définition

Gestion des litiges et impayés

Cas — Litige qualité : rejet partiel de marchandise

À retenir — Conformité et risques

À retenir

Définition

Spécialisations possibles

Cas — Trajectoire type d'une carrière réussie

À retenir — Carrière et évolution

À retenir

Exercice — Montage d'une opération export complète

Consignes

Sources & références

Acronymes du cours

Lexique technique

Auto-test de fin de séance

1 Semaine type de l'ADV export — heure par heure, pré-remplie

Lundi — Entrée des commandes et saisie dans ERP

Mercredi — Dossiers documentaires et douane

Vendredi — Reporting et relances

2 15 modèles mot à mot — proforma, confirmation, transitaire, litiges…

Offre et commande

Demandes transitaire

Litiges et paiement

3 5 procédures pas-à-pas chiffrées — incoterms, dossiers, crédits doc…

Procédure 3.A — Calculer un prix export complet EXW→DDP (25 000 € marchandise)

Procédure 3.B — Constituer le dossier documentaire export (8 documents, qui les émet?)

Procédure 3.C — Dérouler un crédit documentaire de l'ouverture au paiement (21 jours)

4 Tableau de bord ADV export — OTIF, litiges, DSO, encours

KPI export — Mois de juillet 2026 (semaines 29-31)

5 Grille d'audit de dossier export — 20 points

6 8 prompts IA prêts à copier — anonymisation, génération docs…

7 Reporting hebdomadaire au responsable export

8 Combien ça coûte — services export et tarifs 2026

Services et tarifs indicatifs 2026 (France → Destinations principales)