Fiche métier — Boîte à outils opérationnelle

Boîte à outils — Assistant commercial

École de Commerce de Lyon — Groupe ECL · Alternants commerce-vente · Version 2026

1 Journée type de l'assistant commercial — heure par heure

Mode d'emploi : cette journée type est calée sur une PME de négoce ou une petite entreprise de vente B2B (15-30 commerciaux de terrain, 2-3 assistants commerciaux). Tu interchanges les zones selon tes responsabilités réelles (support d'un seul commercial ou d'une équipe complète). Verrouille les 3 créneaux non négociables : le point d'équipe du matin, la saisie des commandes avant 17 h 30, et la passation fin de journée.

Règle de survie : tu es le lien entre le terrain et le back-office. Un commercial sans devis le matin ne vend rien — une facture non validée la veille bloque la relance. Les trois pires situations : une commande perdue en transit, un devis sans date d'expiration, une relance oubliée. Apprends à dire « Je te le confirme avant 10 h » plutôt que « Je vais voir ».

Journée type — 8 h 30 à 17 h 30

Heure	Zone	Ce que tu fais, concrètement
8 h 30 – 8 h 50	Bureau	Arrivée : cafetière, vérification des emails de nuit (clients, fournisseurs, alertes système), lecture du cahier de passation de la veille au soir (devis imprévus, relances urgentes, incidents clients). Scan rapide du tableau KPI/ADV (section 4) : combien de devis en attente de suivi, lequel expire aujourd'hui ?
8 h 50 – 9 h 00	Développement	Point de synchronisation commerciaux/équipe — les commerciaux viennent chercher leurs devis du jour, tu les briefes sur les relances urgentes, les clients en retard de paiement, les dossiers bloqués. Jamais plus de 10 minutes.
9 h 00 – 10 h 00	Bureau	Traitement des demandes de devis arrivées par email/téléphone — création du dossier client si nouveau, saisie des paramètres (quantités, délais, conditions commerciales), enregistrement dans le CRM/ERP (Sellsy, Axonaut, EBP — procédure section 3.A).
10 h 00 – 10 h 30	Appels	Plage d'appels clients : relances devis non transformées depuis 7 jours (script 3, script 4), demandes de documentation, confirmation de réception de commandes. Note systématiquement chaque appel (date, objet, suite donnée) en commentaire CRM.
10 h 30 – 11 h 30	Bureau	Saisie des commandes de la matinée — chaque bon de commande papier ou email → logiciel, vérification stock, calcul date de livraison (procédure section 3.C). Impression des bordereaux de colisage pour l'entrepôt/logistique. Envoi de la confirmation de commande au client (script 7).
11 h 30 – 12 h 00	Développement	Deuxième point rapide avec les commerciaux : retours des appels, nouveaux dossiers gagnés, clients en difficulté. Répartition des tâches si plusieurs assistants ou urgence du jour.
12 h 00 – 13 h 00	Bureau	Pause déjeuner (rarement tranquille) : monitoring des alertes (commande bloquée en préparation, retard transporteur, impayé dû ce jour). Réponse rapide aux emails non prioritaires.
13 h 00 – 14 h 30	ADV	Gestion administrative des commandes : suivi des préparations en entrepôt, vérification documents d'expédition (bon de livraison, facture douanière si export), correction d'écarts (client demande un délai, changement d'adresse de livraison). Coordination avec logistique/transporteur.
14 h 30 – 15 h 00	Bureau	Traitement des retours/réclamations clients — enregistrement en base (motif, dates, impact CA), évaluation (retour justifié ou contestation ?), mise en place de la solution (remboursement/remplacement/avoir), script 10 si contestation. Mise à jour du tracking.
15 h 00 – 16 h 00	Bureau	Traitement de la facturation du jour — récupération des bons d'expédition retournés, création des factures (procédure section 3.D), vérification des remises commerciales appliquées, enregistrement comptable, envoi des factures clients. Archivage des traces.
16 h 00 – 17 h 00	Appels	Deuxième plage d'appels (clients qu'on n'a pas eus le matin) et suivi des commandes de la veille. Vérification que tous les devis du jour qui devaient être envoyés l'ont bien été — quoi d'oublié ? Envoi de devis perdus aux clients avant 17 h 30.
17 h 00 – 17 h 30	Bureau	Saisie des dernières commandes, clôture du tableau ADV du jour (combien de devis transformés, combien en attente, quels appels de relance pour demain ?), mise à jour du reporting (section 7 si vendredi, sinon : heures passées, dossiers traités), rédaction du cahier de passation (modèle script 14.1).

La semaine : ce qui change chaque jour

Jour	Focus principal (en plus de la journée type)	Créneau réservé
Lundi	Relance des devis de la semaine passée (script 3 — devis J+7), traitement des absences commerciaux du weekend (clients perdus ?), briefing complet avec la direction commerciale.	9 h 00 – 11 h 00 / 16 h
Mardi	Inventaire des devis en attente : lesquels sont gelés ? lesquels peuvent être relancés ? mise à jour du taux de transformation cible pour la semaine.	14 h 00 – 15 h 00
Mercredi	Nettoyage du portefeuille : archivage des devis trop vieux, fusion des doubles clients, vérification de la récupération des avoir auprès des fournisseurs.	15 h 00 – 16 h 30
Jeudi	Relances fermes des devis à J+15 (script 4), scan des clients en retard de paiement (plus de 30 jours = appel personnel — script 11), prise RDV fournisseurs si besoin.	10 h 00 / 16 h
Vendredi	Reporting hebdo envoyé avant 12 h (section 7 : chiffres de la semaine, devis transformés vs objectif, impayés, incidents). Clôture comptable légère. Réunion de synthèse commerciale.	9 h 00 – 10 h 00 / 11 h 00 – 12 h 00

Gestion des priorités urgentes (remet tout le reste en attente) : client qui appelle en retard de livraison, incident logistique (colis perdu/cassé), impayé qui veut une prolongation, nouveau client gagnant qui débarque avec une commande urgente. Appelle ton responsable commercial dès les 30 premières secondes si tu ne sais pas à quel saint te vouer.

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2 18 modèles mot à mot — devis, relances, confirmations, litiges

Mode d'emploi : adapte les [variables] à ton cas exact, lis-le une fois avant d'envoyer/appeler. La base : devis = technique pédagogue (explique, ne vends pas), relance = curiosité courtoise, facture = simple et tracée, litige = factuel et rapide.

Accompagner le devis

Script 1 — E-mail d'envoi de devis (avec contexte)

Après avoir discuté avec le commercial ou reçu une demande directe. Le devis n'est jamais seul : on l'explique, on donne les conditions, on fixe une date limite.

Objet : Devis [REF-D-26-004512] — [Pompes industrielles pour circuit de refroidissement] Bonjour [Prénom], Suite à votre demande du [15 juillet], je vous adresse en pièce jointe notre devis portant les références [3 modèles PM-60, PM-80, PM-100], quantité [5 unités de chaque], pour une livraison en [France métropolitaine avant le 15 août]. À retenir : — Montant : [18 450 € HT], soit [22 140 € TTC] ; remise de [5 % appliquée sur quantités] — Délai de livraison : [4-5 semaines après validation commande] — Conditions : [paiement 50 % à la commande, 50 % avant livraison] — Installation : [non incluse ; sur devis si demandé] Ce devis est valable jusqu'au [15 août 2026]. Passé cette date, les prix seront à reconduire. Je reste disponible si vous avez des questions — n'hésitez pas à appeler [Nom du commercial] au [06 XX XX XX XX] ou moi-même au [02 XX XX XX XX poste X] pour une démonstration ou des précisions. Cordialement, [Ton nom] — Assistant commercial [Entreprise, tél, email]

Script 2 — Appel téléphonique : enregistrement d'une demande de devis

Un prospect t'appelle ou un client demande un devis par téléphone. Structure : accueil → compréhension du besoin → confirmation écrite.

« Bonjour [Prénom], c'est [mon nom], assistant commercial chez [Entreprise]. Je suis avec [Nom du commercial], qui s'occupe de votre dossier — ça va ? D'accord, vous me dites que vous avez besoin de [quantité et type de produit]. C'est pour une livraison le [date cible], c'est ça ? Et c'est pour [application précise : refroidissement d'usine, déstock, etc.] ? Parfait, je prends note. Voilà ce que je fais : je reprépare un devis précis en fonction de vos besoins, avec les options [climatisation, installation, SAV] que tu mentionnes. Je vous l'envoie par email AVANT [jour et heure précise, genre jeudi 17 h], je le signe, et vous pouvez déjà l'étudier. Vous aurez besoin d'une démonstration avant de décider ? … [Si oui :] Je coordonne avec [Nom du commercial], qui vous appellera demain pour fixer un RDV. Je vous confirme tout par email dans l'heure avec le devis en PJ. À tout de suite, [Prénom]. »

Script 3 — Relance devis à J+7 (courtoise)

Le devis a été envoyé le [mardi 8 juillet] et on est [mercredi 16 juillet]. Pas de réponse. Première relance : curiosité sympathique, pas de pression.

Objet : Relance — Devis [REF-D-26-004512] — Vous aviez besoin de [pompes industrielles] Bonjour [Prénom], J'espère que ce message vous trouve bien. Je vous relance simplement sur le devis que je vous ai adressé le [8 juillet] (réf. [REF-D-26-004512], montant [22 140 € TTC]). Vous avez pu le consulter ? Si vous avez des questions — sur les délais, les conditions, ou une détail technique — je suis là pour clarifier. Et si le budget ou le timing ne correspondent pas, on peut retravailler le devis ensemble. Vous pouvez aussi directement joindre [Nom du commercial] au [06 XX XX XX XX] pour discuter. À bientôt, [Ton nom]

Script 4 — Relance devis à J+15 (ferme)

Deuxième relance, plus directe. Le client a eu 2 semaines, c'est l'heure de déterminer s'il y a vraiment une transaction en vue.

Objet : Statut devis [REF-D-26-004512] — Votre feedback Bonjour [Prénom], Je reviens vers vous — il y a maintenant 3 semaines que je vous ai adressé ce devis (valable jusqu'au [15 août]). Avant que le délai n'expire, j'aimerais savoir : 1. Êtes-vous intéressé et on avance ? → Je vous aide à structurer la commande. 2. Le budget ou les délais ne conviennent pas ? → On recalibre le devis. 3. C'est pas la bonne solution pour vous ? → Pas de souci, je cherche une alternative. Pour que j'organise mon planning et celui de [Nom du commercial], j'aurais besoin d'un retour claire dans les [3 jours]. Peux-tu me confirmer par email ou venir en RDV ? Merci pour ta clarté, [Ton nom]

Transformer le devis en commande

Script 5 — Appel de confirmation de commande (à la client)

Le client vient de transmettre le bon de commande (par email, téléphone, ou signature du devis). Tu le rappelles dans l'heure pour confirmer les détails critiques et éviter les surprises.

« Bonjour [Prénom], c'est [mon nom] chez [Entreprise]. Je suis ravi de ta commande — je prends juste 30 secondes pour confirmer qu'on s'est bien compris sur trois points : 1. Livraison : adresse [Rue, Code Postal, Ville], date cible [15 août] — c'est bien ça ? 2. Conditions de paiement : 50 % à la commande (que tu nous envoies avant ce soir), 50 % avant livraison — d'accord ? 3. Déballage : tu pourras prendre possession le [date d'arrivée transporteur], c'est qui qui signe la livraison — toi ou quelqu'un d'autre chez vous ? Très bien. Je te confirme tout par email dans [2 heures] avec le bon de commande signé et les details de suivi. Et [3 jours avant la livraison], je t'appelle pour confirmer le créneau de déballage. Des questions ? … À très bientôt. »

Script 6 — E-mail de confirmation de commande

Après l'appel de confirmation, envoi du doc de référence : bon de commande signé + modalités + traçage du colis.

Objet : Confirmation commande [BC-26-004512] — [5x Pompes industrielles] Bonjour [Prénom], Merci de votre confiance. Votre commande [BC-26-004512] est en cours de traitement. Récapitulatif : — Références : [3x PM-60, 1x PM-80, 1x PM-100] — Montant : [22 140 € TTC] — Livraison : [entre 15 et 22 août 2026] — Transporteur : [DHL / Gérard Logistique] (suivi détaillé en pièce jointe) Modalités : — Paiement acompte (50 %, [11 070 € TTC]) à virement sur [RIB détail] avant [18 juillet] — Solde (50 %) avant déballage (on vous envoie la facture de solde 5 jours avant livraison) — Délai de rétractation : [14 jours selon CGV], si applicable Suivi : je vous recontacterai le [12 août] pour confirmer le créneau exact de livraison, et le [jour J-1] pour le numéro de suivi du transporteur. Merci de votre paiement rapide, [Ton nom] — Assistant commercial

Avant et après la livraison

Script 7 — Relance 3 jours avant livraison (préparation client)

Dernier contact de confirmation — adresse correcte, horaires, personne responsable de la signature.

Objet : Préparation livraison — Commande [BC-26-004512] — [20-22 août] Bonjour [Prénom], Votre commande de [5 pompes industrielles] arrivera entre [20 et 22 août]. On fait un dernier check avant livraison : 1. Adresse de livraison : [Rue, Code Postal, Ville] — toujours bon ? 2. Horaires : l'entrepôt/le site sera-t-il accessible [le matin entre 8-12 h] ? 3. Signature : qui signe la livraison — toi ou un collègue ? Assure-toi que cette personne soit libre. 4. Déballage initial : l'équipe peut déjà vérifier l'état à l'arrivée ? (Il faut vérifier avant de signer le bordereau.) Je t'envoie demain le numéro de suivi exact et le créneau du transporteur. Appelle-moi au [02 XX XX XX XX] si tu veux changer quoi que ce soit. À bientôt, [Ton nom]

Script 8 — Avis de retard de livraison (événement logistique)

Le transporteur appelle : il y a un souci (panne, accident, perte de colis). Tu dois l'annoncer au client sur-le-champ, ne rien cacher.

Objet : URGENT — Retard livraison commande [BC-26-004512] — Nous gérons Bonjour [Prénom], Je dois te signaler un incident logistique. Le transporteur vient de nous appeler : le colis de votre commande [5 pompes] a eu un souci le [21 août] — [problème moteur du camion]. Voilà le plan : — Le colis est en sécurité (stocké chez le transporteur à [localité]). — Nouvelle tentative de livraison : [25 août] (on vient de valider ce créneau). — Je te rappelle moi-même le [24 août en fin de journée] pour confirmer ton dispo. — Aucun surcoût pour toi — c'est du ressort du transporteur. Je m'excuse pour ce contretemps. Appelle-moi au [02 XX XX XX XX] si tu as des questions. Cordialement, [Ton nom]

Traiter les litiges et les impayés

Script 9 — Client conteste l'état du colis (arrivé endommagé)

Le client appelle : il a reçu son colis et une pompe est fissurée. Réaction immédiate, sans discussion — on le remplace, on demande photos pour la traçabilité.

« Bonjour [Prénom], merci de m'appeler tout de suite — c'est ça qu'il faut faire. Tu me dis ce qui s'est cassé ? [Écoute le détail.] D'accord, PM-60, fissure sur [le dessus]. Écoute, tu fais une photo du colis à côté et de la pièce cassée — tu me l'envoies par email, et je contacte le transporteur aujourd'hui même pour un sinistre. En attendant, voilà ce que je te propose : je te prépare un remplacement gratuit de cette pompe, expédition rapide [48 h]. La cassée, tu me la mets de côté — le transporteur t'enverra un avis de transport retour à récupérer. Ça te convient ? … Je valide la relivraison aujourd'hui et tu la recevras le [27 août]. Je m'excuse vraiment pour ce souci, c'est pas du normal chez nous. »

Script 10 — Client conteste une facture ou une remise

Le client reçoit la facture et dit « Mais tu m'avais dit 10 %, pas 5 % ! ». Vérifier d'abord la vérité dans le devis avant de répondre.

Objet : Re : Facture [F-26-004512] — Clarification remise Bonjour [Prénom], Merci d'avoir signalé cette différence. Je vérifie tout de suite dans le devis. [Cas 1 : tu avais bien promis 10 %] : « Je suis désolé — c'était bel et bien 10 % dans le devis, et c'est une erreur de notre part. Je vais corriger la facture tout de suite et t'envoyer une facture d'avoir pour la différence ([2 214 €]). Désolé, ça ne se reproduira pas. » [Cas 2 : c'était bien 5 %] : « J'ai recheck le devis de [15 juillet] — la remise était fixée à 5 % selon les quantités (conditions générales jointes). La facture est donc conforme. Peut-être y a-t-il eu une confusion lors de notre discussion avec [Nom du commercial] — il n'y a pas eu de changement appliqué après le devis validé. Peux-tu me rappeler la conversation exacte ? Comme ça on s'assure qu'il n'y a pas eu un faux pas de notre côté. » Cordialement, [Ton nom]

Script 11 — Impayé à J+30 (appel courtois)

La facture [F-26-004512] date du [15 juillet], on est [15 août], la facture n'a pas été payée. C'est pas normal. Premier appel : curiosité, pas accusation.

« Bonjour [Prénom], c'est [Nom] chez [Entreprise]. Je t'appelle simplement sur la facture [F-26-004512] du [15 juillet] — montant [22 140 €]. Elle date d'un mois maintenant, et on ne l'a pas reçue sur notre compte. Il y a eu un souci pour vous (mauvais RIB, oubli, dossier bloqué en compta) ? Je peux t'aider à débloquer le truc — des fois c'est juste une confusion de numéro de facture, des fois les ordres de virement traînent… Qu'est-ce qui se passe de ton côté ? … »

Script 12 — Impayé à J+60 (mise en demeure)

C'est ta seconde relance, le client esquive. Ton responsable doit être informé — on va vers une menace légale.

Objet : Mise en demeure — Facture impayée [F-26-004512] — Délai 7 jours Monsieur [Nom], Par cette lettre, je vous mets formellement en demeure de nous verser la somme de [22 140 € TTC] relative à la facture n° [F-26-004512] du [15 juillet 2026], facturée à [votre adresse], dans un délai de [7 jours calendaires] à compter de la réception de cette lettre. Cet impayé n'a pas répondu à nos relances téléphoniques antérieures. Nous vous demandons de régulariser cette facture en versant le montant dû au RIB [détails du virement]. À défaut de paiement, nous serons dans l'obligation de [suspendre vos accès / transmettre le dossier à nos services juridiques] et d'engager [une procédure de recouvrement / une action en justice], ce qui sera à votre charge financière. Nous restons ouverts à une discussion avant cette date si vous rencontrez des difficultés : contactez [Ton responsable commercial] au [téléphone] ou [email]. Cordialement, [Prénom Nom] — Assistant commercial [Entreprise, coordonnées]

Script 13 — Prise de RDV (commercial qui veut rencontrer un client)

Le commercial a besoin d'un RDV avec un client pour faire signer un gros devis. Tu coordonnes les calendriers.

Objet : RDV proposé — [Nom commercial] et vous — [date/lieu] Bonjour [Prénom], J'écris pour proposer un RDV avec [Nom du commercial], notre responsable comptes clés. C'est pour discuter du projet de [pompes industrielles pour refroidissement] — il y a une approche technique qu'on aimerait vous exposer, et peut-être aussi des options d'installation que tu n'as pas envisagées. Quels sont tes disponibilités dans les [10 prochains jours] ? — Mardi [date], après-midi ? — Jeudi [date], matin ? — Ou un autre créneau qui t'arrange mieux ? [Nom du commercial] t'enverra tous ses coordonnées GPS et sa disponibilité exacte une fois que tu auras choisi. Compte [1 h 30] pour le RDV. À bientôt, [Ton nom]

Script 14 — Demande de documentation ou info technique

Le client demande une datasheet, un manuel, ou une précision technique qu'on doit aller chercher.

Objet : Documentation — Fiches techniques pompes [PM-60/80/100] Bonjour [Prénom], Je vous adresse en pièce jointe : — [Fiche technique pompes PM-60, PM-80, PM-100] (spécifications, courbes débit/pression, consommation électrique) — [Schémas de raccordement] (eau, électrique, à terre) — [Normes de conformité CE] et [certificat d'étalonnage] en date Si vous avez des questions précises (notamment sur la [courbe de rendement ou la maintenance]), je peux organiser un appel technique direct avec [notre ingénieur SAV] — c'est gratuit et ça aide à bien dimensionner le système. À votre dispo, [Ton nom]

Script 15 — Compte rendu d'appel client entrant

Un client appelle le 02 XX XX XX pendant que son commercial est sur le terrain. Tu le reçois, tu notes, tu fais un suivi.

Objet : Compte rendu appel — [Prénom client] — [17 juillet 10 h 30] Client : [Nom, contact, dossier] Objet : [Demande délai de paiement sur facture F-26-004512] Contexte : Le client traverse une période de trésorerie serrée (investissement immobilier passé ce trimestre) et demande un report de paiement. Demande précise : Repousser le paiement de [22 140 €] du [15 août au 15 septembre]. Discussion : — J'ai écouté sa situation. — Je lui ai dit que c'était pas mon pouvoir de décider seul, mais que je transmettais à [Nom du responsable commercial]. — Je lui ai proposé un acompte de [50 % avant le 20 août] pour montrer la bonne foi. — Il a accepté en principe. Ma recommandation : Valider le report jusquà [15 septembre] (on ne perd pas le client pour 30 jours de tréso, et il a besoin de nous) — mais encaisser les [50 % acompte] d'ici [20 août]. Suite : J'attends ton accord pour valider au client. Je lui rappelle demain. [Ton nom]

Script 16 — Réponse à une réclamation qualité produit

Le client dit : « Une des pompes fuit après 2 semaines d'utilisation. C'est un défaut de fabrication. »

Objet : Suivi SAV — Pompe fuyard — Commande [BC-26-004512] Bonjour [Prénom], Merci de nous signaler ce défaut de fuite sur la pompe. C'est important qu'on en sache plus pour qualifier le problème et vérifier que c'est vraiment un défaut de fab (et pas une installation, un manque de précharge…). Je te demande : 1. Photos/vidéo du point de fuite exacte (jointure ? Joint ? Raccord ?) 2. Contexte d'utilisation : quel fluide, quelle température, quel débit au moment de la fuite ? 3. Durée d'utilisation avant fuite : [2 semaines, oui ?] 4. Avez-vous suivi la mise en route initiale décrite dans le manuel [section 3 « Avant la première utilisation »] ? [Si c'est bien un défaut fab :] On prend en garantie — remplacement gratuit + récupération de la pompe fuyard pour analyse. Envoie-moi les infos et photos ASAP, et dis-moi si la pompe t'immobilise ou si vous pouvez continuer à travailler avec les autres. Cordialement, [Ton nom]

La passation en fin de journée

Script 14.1 — Cahier de passation / rapide fin de journée

À 17 h 30, tu remplis cette fiche rapidement pour la veille. C'est le lien équipe → direction commerciale → toi demain matin.

[Jeudi 17 juillet 2026 — 17 h 30 — Rédigé par : Toi] 1. DEVIS TRANSFORMÉS AUJOURD'HUI : [3 (BC-004512 / 004513 / 004514)], valeur totale [67 540 € HT]. 2. INCIDENTS / CLIENTS BLOQUÉS : [Litige qualité pompe PM-60 : fuite signalée, photos en attente du client demain. / Retard de livraison [BC-004510] : transporteur signale panne camion, relivraison [25 août].] 3. RELANCES URGENTES DEMAIN : [Appel client XYZ sur devis à J+15 (va expirer le 22 août) / Recouvrement : impayé [F-004500] depuis 30j — à escalader si pas paiement fin semaine.] 4. FACTURATIONS PENDANTES : [Bon de livraison [BC-004512] reçu, facture prête à éditer matin]. 5. NOUVEAUX DOSSIERS À LANCER : [RDV commercial + client ABC fixé lundi 14 h — préparer devis technique lundi 11 h]. 6. REMARQUES : [Bonne journée — 5 appels commerciaux, 2 devis complètement retravaillés sur demande client, taux de transfo cette semaine : 35 % (objectif : 40 %).]

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3 6 procédures pas-à-pas — au niveau du geste et du bouton

Mode d'emploi : suis les étapes dans l'ordre. Les logiciels varient (Sellsy, Axonaut, SAP, EBP, Dolibarr) — la logique ne varie pas. Les exemples ci-dessous sont calés sur Sellsy/Axonaut, les deux outils les plus courants en PME. À adapter à ta pile tech réelle.

Procédure A — Créer un devis, étape par étape 0 € (CRM/ERP en place)

Situation : le matin, le commercial te dit « client nouveau, besoins 5 pompes, livraison rapide, je veux un devis pour midi »

Ce que tu fais, étape par étape

Crée ou retrouve le dossier client : dans Sellsy/Axonaut → Contacts → nouveau contact OU retrouve si client récurrent. Saisie : nom complet, email, téléphone, adresse livraison exacte, secteur d'activité. C'est l'unique endroit où ce client vit pour toi.
Crée un devis lié : Devis → nouveau → client juste créé → date du jour → date d'expiration [+30 jours].
Ajoute les articles : colonne par colonne : référence produit, description technique, quantité, prix unitaire HT (vérif le tarif dans la base produits — pas d'improvisation). Le système calcule total HT, puis ajoute les remises commerciales si besoin (appliquées en ligne % ou montant fixe).
Conditions commerciales : encadre texte, saisie conditions de paiement ([Acompte 50 % à commande, solde avant livraison]), délai de livraison estimé ([à vérifier avec le responsable logistique]), frais de port ([inclus / à la charge du client]), garantie produit ([2 ans pièces, SAV payant après]).
Révision finale : total HT, montant TVA, total TTC — exactitude chiffres. Relis la description techniques : elle vaut dire quelque chose au client, pas du charabia.
Signature électronique : si procédé en place (Docusign, Yousign), intègre la signature — c'est plus pro, ça trace. Sinon, devis PDF envoyé par email + signature manuscrite scanner OK.
Export PDF et envoi : télécharge le devis en PDF, emballe-le dans un email (script 1 section 2), envoie au client + copie au commercial. Marque le devis « Envoyé » dans Sellsy.

Résultat attendu

Devis daté, signé, tracé en CRM. Le client reçoit dans l'heure un doc professionnel qu'il peut imprimer ou signer directement. Toi, tu as la preuve de l'envoi.

Procédure B — Transformer devis en facture après livraison 0 € (CRM tracé)

Situation : le client a signé la commande, la livraison s'est bien passée, tu prépares la facture définitive

Ce que tu fais, étape par étape

Récupère le bon de livraison (BL) : c'est le document qui revient du transporteur avec la signature du client. Il fait foi pour la livraison. Archive-le dans le dossier digital du client.
Passage en facture dans Sellsy : Devis → sélectionne le devis → Créer une facture depuis ce devis. Le système clone le devis en facture automatiquement.
Vérifications facture : date facture = date du jour (pas la date du devis), numéro facture = séquence auto (jamais du manuel), les articles et montants sont corrects. Si remise commerciale, elle doit être documentée (email du commercial justifiant ? accord direction commerciale ?).
Acomptes déduits : si le client a versé [50 %] lors de la commande, soustrais cet acompte du total facture (le solde facturé = montant total − acompte déjà encaissé).
Conditions de paiement** : si paiement différé, saisie les conditions (ex. : « Paiement à [30 jours date facture] »). C'est obligatoire légalement.
Mentions légales : auto-remplies par Sellsy (CGV, mentions légales, n° SIRET/SIREN). Vérifie-les pour être sûr.
Export PDF + archivage** : télécharge la facture en PDF, enregistre-la dans [dossier partagé / serveur historique] avec le nom [F-26-004512_NomClient_DateFacture.pdf].
Envoi au client : email basique : objet « Facture [F-26-004512] — Paiement avant [date limite] », PJ facture PDF, rappel du RIB et de la date limite de paiement.

Résultat attendu

Facture officielle, légale, archivée, envoyée et tracée en CRM. La comptabilité peut l'enregistrer sans retard. Tu peux scanner pour ton trésorier.

Procédure C — Suivi des devis dans Google Sheets (tableau maison) 0 € (Sheets gratuit) — formules incluses

Situation : tu as 25-30 devis en attente, tu veux une vue rapide sans sortir du CRM pour savoir lesquels relancer

Colonnes essentielles du tableau

Formules magiques

Colonne F (jours restants) : =JOURS(E2;AUJOURD'HUI()) — donne le nombre de jours avant expiration. Si le résultat est négatif (rouge), le devis a expiré.
Statut auto (colonne G) : =SI(F2<0;"EXPIRÉ";SI(F2<7;"À relancer J+7";SI(F2<14;"À relancer J+15";"En attente"))) — classe auto les devis selon urgence.
Alertes : mise en forme conditionnelle → colorer la ligne en orange si F2<7, en rouge si F2<0 → tu vois les urgences au coup d'œil.

Remplissage quotidien

Chaque matin, copie-colle les nouveaux devis du jour depuis Sellsy en ligne.
Chaque appel de relance, note la date dans colonne H et mets à jour le statut.
Chaque devis gagné → passe en « Gagné » (+ montant en vert, ou colonne J pour facture créée).
Chaque devis perdu → colonne G = « Perdu » + notes brèves (« Budget insuffisant », « Choix concurrent », etc.).

Bonus : taux de transformation

Ajoute une ligne « SYNTHÈSE » en bas : =COUNTIF(G:G;"Gagné") / COUNTIF(G:G;"En attente") * 100 → Donne ton % de transfo en temps réel. Objectif cible : affiche-le aussi, ça motive.

Procédure D — Traiter une commande de A à Z (de la réception au SAV) 0 € — 2-3 heures au total

Situation : client envoie un bon de commande signé — tu la traites jusqu'à la satisfaction client

Les 8 étapes

Réception commande (J0) : email/bon papier → crée un dossier unique « [CLIENT_BC_26_004512] ». Scanne le bon si papier, garde tout au même endroit.
Confirmation paiement (J0 + 30 min) : appelle le client pour confirmer les trois points critiques (adresse liv, paiement, délai). Cf. script 5 section 2.
Saisie en système (J0, avant fin journée) : rentre la commande dans Sellsy/ERP → lien à la facture d'acompte → libère la préparation en entrepôt (logistique dit tu suis). Génère le bordereau de colisage pour entrepôt.
Suivi préparation (J+1 à J+3) : entrepôt colise et étiquette. Toi, tu suis l'avancement (« c'est prêt quand ? »), tu vérifies que le bon d'expédition est complet, que les articles correspondent.
Expédition (J+3 à J+5, selon délai promis) : transporteur prend le colis. Tu générer le numéro de suivi, l'envoies au client (script 7 — 3 jours avant livraison). Tu notes transporteur + n° suivi en CRM.
Suivi livraison (J+4 à J+6) : le jour avant livraison, tu appelles client de nouveau (script 7 — confirme il sera dispo). Jour de livraison : tu as le tracking en temps réel, tu le surveilles. Si retard → appelle client, avertis-le (script 8 — pas de surprise).
Facture définitive (J+7, après BL signé retour) : une fois que le transporteur t'a confirmé livraison (BL signé) et qu'aucun problème immédiat n'est signalé, émettre facture de solde. Script « Procédure B ».
Suivi post-livraison (J+10 à J+30) : appel client 1-2 semaines après : « Ça fonctionne bien ? » (script 16 si pb). Enregistre tout en CRM. Facture finale validée quand pas de réclamation après 2 semaines.

Procédure E — Organiser la tournée d'un commercial (planning logistique) 0 € (Maps ou Sheets)

Situation : trois commerciaux doivent visiter 8 clients chacun cette semaine — tu organises l'ordre et les trajets

Étapes d'optimisation

Liste des RDV demandés : récupère tous les RDV confirmés de la semaine (tu as dû les caler avec script 13). Fiche de chaque : nom client, adresse précis, géolocalisation (Google Maps), durée RDV estimée, produits à présenter.
Regroupement géographique : utilise Google Maps → crée une couche de points (adresses clients) et zoome par secteur. Groupe les clients qui sont à proximité (max 20 min de trajet entre deux).
Classement dans l'ordre : commence par le point le plus éloigné le matin (moins de détour), reviens vers le centre / le siège. Cale la pause déjeuner entre les gros trajets.
Buffer de 30 min par RDV : un RDV prévu 1 h → réserve 1 h 30 (on est jamais à l'heure, il y a du bavardage client). Inclus le trajet GPS estimé.
Tableau planning : Sheets avec colonnes Heure → Client → Adresse → Produits à prés → Trajet suivant (km et min). Envoie-le à chaque commercial la veille.
Gestion des incidents** : un client annule le RDV du matin ? Le commercial appelle toi immédiatement (pas tard que 8 h 15) et tu le réaffectes ailleurs (autre client, appels de prospection, devis à préparer).

Bonus : suivi en live
Si tu as un petit CRM connecté (Sellsy, Axonaut, Pipedrive), tu peux suivre où chaque commercial est en live via son GPS (avec leur consentement), et tu sais quels RDV sont faits, lesquels dérapent.

Procédure F — Préparer les chiffres d'une réunion commerciale 0 € — 1-2 heures prep, formules Sheets

Situation : directeur commercial veut les chiffres hebdo/mensuels pour réunion de 10 h 30 — tu as 2 heures pour préparer

Les 5 chiffres à extraire

CA du jour / semaine / mois (vs N−1, vs objectif) : requête dans Sellsy/ERP → factures validées → somme des montants TTC. Calcule le % de progression. Format : [CA semaine : 58 450 € vs 52 000 € obj. (+12,4 %)]

Commandes transformées (devis → achat) : nombre de devis devenu commande cette semaine, valeur totale, taux transfo (nb commandes / nb devis). Données du Sheets section 3.C.

Impayés : factures non payées après 30 j, montant total, noms clients. Données depuis le CRM (colonne « Statut paiement »). Alerte si impayé > 5 % du CA du mois.

Incidents clients (réclamations, retards, retours) : compteur simple de la semaine (ex. « 2 litiges qualité, 1 retard livraison »). Ça aide la direction à voir si y a un pattern.

Prévisions / pipeline (devis en attente de transformation) : valeur totale des devis actifs cette semaine avec taux transfo estimé. Format : [Pipeline : 125 000 € en devis actifs, si transfo 40 % = 50 000 € CA semaine prochaine]

Mise en forme pour la réunion
Prépare une slide simple ou un tableur partagé : — Ligne 1 : CA cette semaine vs objectif (gros chiffre, couleur verte si OK rouge si pas OK) — Ligne 2 : Taux de transfo devis → commande (% avec flèche tendance) — Ligne 3 : Impayés (montant et noms des clients mauvais payeurs) — Ligne 4 : Problèmes clients remontés (listing court) — Ligne 5 : Pipeline transfo estimée semaine prochaine Rien de plus — tu prépares la discussion, pas un rapport.

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4 Tableau de bord ADV — devis en cours, taux, relances, en temps réel

Mode d'emploi : ce tableau vit dans un Sheets partagé que tu updates chaque jour. C'est ton cockpit — tu le regardes le matin, tu sais ce qui te tue cette semaine.

Vue temps réel — Devis & Commandes

Indicateur Cible semaine Réel % cible Formule Sheets

Devis créés 12-15 [14] [93 %] =COUNTIF(DevisSheet!G:G;"Envoyé")

Devis transformés 5-6 [4] [67 %] =COUNTIF(DevisSheet!G:G;"Gagné")

Taux de transfo 35-40 % [29 %] [À améliorer] =B3/B2*100

CA cible (HT) 55 000 € [58 450 €] [106 %] =SUMIF(FacturesSheet!E:E;">="&DÉBUT_SEMAINE();SUMIF(FacturesSheet!E:E;"<="&FIN_SEMAINE())

Délai moyen (réception → livraison) 5 jours [6,2 j] [−1,2 j] =AVERAGE(CommandesSheet!J:J) [si colonne J = délai]

Impayés > 30 j 0 € [8 650 €] [ALERTE] =SUMIF(FacturesSheet!H:H;"Impayée";FacturesSheet!C:C)

Taux retard livraison < 2 % [3,5 %] [À améliorer] =COUNTIF(RetardsSheet!A:A;"=VRAI")/COUNTIF(CommandesSheet!A:A;"Livrée")*100

Suivi des relances (classeur d'actions)

Statut Client N° Devis Montant Jour relance Qui appelle

À relancer J+7 ACME Corp D-26-004512 22 140 € Mercredi Commercial A

À relancer J+15 BTP Solutions D-26-004510 45 800 € Jeudi Toi / Commercial B

Expiré TradeXYZ D-26-004508 18 500 € Archivé —

Gagné MégaRetail D-26-004502 95 000 € En préparation —

Mise en place rapide : Crée un Sheets avec ces onglets : « KPI Hebdo » (les chiffres) + « Suivi Devis » (la liste détaillée) + « Incidents » (retards, qual issues). Consulte-le à 9 h 15 chaque matin (ça prend 3 min) pour savoir tes vraies urgences du jour.
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5 Grille d'audit assistant commercial — 20 points, auto-évaluation

Mode d'emploi : une fois par mois, fais le bilan. Pour chaque point : coché = OK, × = à améliorer. Si tu as < 15 points, c'est alerte — il faut renforcer quelque chose.

Devis & Transformation

☐ Tous les devis envoyés ont une date d'expiration claire (jamais de devis sans limite)

☐ Taux de transfo devis → commande ≥ 35 % (mesure chaque semaine dans le Sheets)

☐ Pas de devis perdu en transit (je peux scanner tout ce qui a été envoyé cette semaine)

☐ Relances devis : J+7 systématiquement pour tous les devis actifs

Commandes & Facturation

☐ Zéro erreur de montant sur les factures (je vérifie 2× avant d'envoyer)

☐ Factures envoyées dans les 3 jours après livraison (jamais plus)

☐ Paiements tracés : colonne « Statut paiement » remplie dans le CRM (dû, payé, retard)

☐ Pas d'impayé > 60 j sans action (appel ou mise en demeure)

Communication & Service client

☐ Appels clients reçus traités en < 24 h (callback ou réponse email)

☐ Incidents clients (réclamations, retards) documentés en CRM avec suite donnée

☐ Délai moyen de livraison = celui promis (pas de dérive)

☐ Client peut me joindre et reçoit une réponse : contact tel/email actualisé dans CRM

Administration & Traçabilité

☐ Cahier de passation rempli chaque soir (même si RAS)

☐ Dossiers clients archivés numériquement (devis + BC + BL + facture + reclamations)

☐ Reporting hebdo présenté avant midi le vendredi (section 7)

☐ Zéro email ou appel « perdu » : je mets tout en CRM le jour même

Proactivité & Développement

☐ Relances clients régulièrement : j'appelle les bons clients au moins 1× par mois

☐ Pipeline prospecté : je dois avoir 2-3 nouveaux clients en discussion chaque mois

☐ Pas de crise logistique ou client par surprise : je surveille les délais et les impayés

Scoring : 15-20 points = Excellent ; 10-14 = Bon, quelques axe d'amélioration ; < 10 = À renforcer — parle avec ton responsable.
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6 8 prompts IA prêts à copier (GPT/Claude) — gain temps 1-2 heures/jour

Mode d'emploi : ouvre ChatGPT, Claude, ou Copilot, copie-colle le prompt, adapte les [variables], envoie. Résultat en 10-30 secondes. À vérifier toujours avant d'envoyer au client.

Prompt 1 — Rédiger un devis détaillé (en 30 sec)

Tu es expert en rédaction commerciale. Rédige un devis professionnel pour [client NOM] cherchant [PRODUIT/SERVICE]. Inclus : description technique du produit → gamme proposée avec prix → conditions paiement et délai → remarques. Ton = professionnel, pas lourd. Ajoute une phrase accrocheuse finale sur les avantages du produit. Montant total : [MONTANT €HT].

Prompt 2 — Email de relance client (polite → ferme)

Rédige une séquence de 3 emails de relance pour un devis non transformé après [JOURS] jours. Email 1 (J+7) : Curiosité douce, on ne sait pas si ça intéresse. Email 2 (J+14) : Plus direct, on demande clarification (intéressé oui/non). Email 3 (J+21) : Ferme, c'est la dernière chance avant archivage. Chaque email < 5 phrases. Tone = pro, poli, pas agressif.

Prompt 3 — Analyser les causes de perte de devis

J'ai perdu [X NOMBRE] de devis le mois dernier auprès de [SECTEUR CLIENTS]. Donne-moi les 5 causes les plus probables (budget insuffisant, concurrent plus réactif, délai trop long...). Pour chaque cause, propose une contre-mesure concrète à appliquer immédiatement. Format : cause → contre-mesure en 1 ligne.

Prompt 4 — Traiter une réclamation client (réponse rapide)

Client [NOM] se plaint : "[RÉCLAMATION]" sur commande du [DATE]. Je dois répondre aujourd'hui. Rédige un email où je : 1. M'excuse sans excès, 2. Reconnais le problème factuellement, 3. Propose une solution (remboursement / remplacement / avoir) avec timing, 4. Demande des photos si besoin pour analyser. Ton = sincère, rapide, constructif.

Prompt 5 — Générer des arguments de vente (améliorer transfo)

Mon produit est : [DESCRIPTION PRODUIT]. Mon concurrent offre : [CONCURRENT OFFRE]. Génère 5 arguments de vente différenciateurs (prix à part si possible). Format : argument → preuve/chiffre qui l'appuie → phrase de conclusion pour le client. Aide-moi à convaincre sans mentir.

Prompt 6 — Structurer un appel de prospection (script court)

Je dois appeler [CLIENT] pour lui proposer [PRODUIT/SERVICE]. C'est un nouveau contact. Rédige un script d'appel de 2 minutes max. Structure : accroche (pourquoi j'appelle) → besoin (question ouverte) → proposition → RDV (fermeture). Tone = naturel, pas comme un robot.

Prompt 7 — Planifier le suivi d'une commande urgente

Commande urgente reçue [DATE]. Client [NOM]. Livraison promise [DATE LIVRAISON]. Génère un plan de suivi jour par jour (J0 à livraison + J+2 après) : qui appelle quand, pour quoi. Inclus les checkpoints critiques (paiement, préparation, exp, déballage). Format : jour → tâche → qui.

Prompt 8 — Synthétiser les KPI hebdo rapidement

Voici mes chiffres de semaine (copie-colle de mon Sheets) : [CHIFFRES : CA, devis transformés, impayés, incidents clients, pipeline]. Résume en 5 lignes max : ce qui va bien + ce qui ne va pas + 1 action urgente. Tone = rapide, actionnable, pour un chef commercial pressé.

Règle d'or : l'IA te fait gagner du temps de rédaction, pas de vérité. Toujours relire avant envoyer, adapter les chiffres/noms, et ne jamais la laisser inventer des prix ou des délais sans validation.
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7 Modèle de reporting hebdo au responsable commercial

Mode d'emploi : à remplir chaque vendredi avant midi. Envoie-le par email au directeur/manager avec sujet « Reporting S — [Semaine dates] ». 10 lignes = suffisant.

Modèle complet à adapter à ta situation

REPORTING SEMAINE [n°] — du [lundi date] au [vendredi date] 1. CHIFFRES CLÉS — CA semaine : [58 450 € HT] (objectif : [55 000 €]) — soit [+6.3 %] — CA cumulé mois : [245 320 € HT] (objectif mois : [220 000 €]) — soit [+11.6 %] — Devis transformés cette semaine : [4 devis], valeur [95 670 € HT] — Taux de transfo (devis → commande) : [28 %] (cible : [35 %]) — [À améliorer] 2. PIPELINES & PERSPECTIVES — Devis actifs en attente (valeur potentielle) : [125 000 € HT] — Prospect chauds identifiés pour semaine prochaine : [3] (en discussion, démos programmées) — Risque de perte devis : [aucun anormal cette semaine] 3. INCIDENTS & PROBLÈMES — Impayés > 30 j : [1 client : 8 650 €] — [en relance ferme jeudi] — Retards de livraison : [1 incident transporteur] — [résolu, client informé] — Réclamations qualité : [aucune cette semaine] — Autres alertes : [un concurrent a baissé ses prix de 8 % — à analyser] 4. ACTIONS PRIORITAIRES SEMAINE PROCHAINE — Relance des [3 devis à J+15] lundi-mardi (valeur : [85 000 € à transformer]) — Recouvrement impayé [CLIENT NAME] : mise en demeure si pas paiement jeudi — Démo produit chez [NOUVEAU CLIENT] mardi 14 h (prépa devis technique) 5. NOTE GLOBALE Bonne semaine : CA en avant sur objectif, équipe active. Le taux de transfo reste faible (28 % vs cible 35 %) — probable que les devis demandent des aménagements. À discuter en réunion commerciale. [Signature, ton nom] [Date/heure envoi]

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8 Combien ça coûte de s'équiper — kit maison, kit pro 2026

Mode d'emploi : ces tarifs sont indicatifs juillet 2026 — à vérifier auprès des éditeurs. Remboursés généralement par l'entreprise, mais bon de savoir.

Logiciels & Abonnements (annualisé par utilisateur)

Outil Fonction Tarif mensuel Tarif annuel Alternative gratuite

Google Sheets Tableau suivi devis, KPI, planning 0 € 0 € [—]

Sellsy CRM + Facturation + Devis 29-79 € 348-948 € Dolibarr (gratuit mais limité UI)

Axonaut CRM + Facturation + Devis 19-49 € 228-588 € Wave (gratuit, moins de features)

EBP (Paye/Compta) Facturation + Comptabilité 15-35 € 180-420 € Dolibarr / Gerer-mes-comptes (limité)

Google Workspace Email professionnel + Drive 100 Go 12 € 144 € Gmail perso (moins pro)

Slack Communication équipe 0-15 € 0-180 € Discord gratuit

Kit Maison (assistant seul ou micro-équipe) — ~0-30 € / mois

Google Sheets gratuit : tableau devis + facturation maison + KPI. Un peu limité (pas d'automatisation avancée), mais suffisant pour < 50 devis/mois.

Gmail / Google Workspace basique : email professionnel (12 € / mois).

Dolibarr gratuit (self-hosted) : si ton entreprise a un serveur ou si tu peux l'installer en local. Limité en support, mais zéro coût.

Libre Office : suite bureautique gratuite, alternative à Microsoft Office.

Limite du kit maison : zéro automatisation (pas de suivi SMS, d'alertes auto, d'intégration transporteurs). À la main, tout. Ça convient pour 1-2 assistants sur une toute petite structure.

Kit Pro (équipe commerciale 3-5 personnes) — ~60-150 € / mois / utilisateur

Composant Outil recommandé Tarif mois Avantages

CRM + Devis + Facturation Sellsy (formule pro) ou Axonaut 49-79 €/user Intégrés, automations, suivi temps réel, API export

Comptabilité chaîne EBP (module transactionnel) ou Sage 100 35-60 € Rapprochement auto des factures/paiements, tréso en temps réel

Email + Stockage Google Workspace Business Standard 14 €/user Email pro sécurisé, 2 To storage, intégration Sheets

Communication équipe Slack ou Microsoft Teams (si déjà Office 365) 12-15 €/user Notifications temps réel, intégration CRM

Gestion transporteurs Intégration API Sendcloud ou DirectFreight 10-25 € Suivi live, création étiquettes auto

Coût total kit pro par assistant : ~100-180 € / mois (1 200-2 160 € / an).

Coût temps d'implémentation

Activité Durée estimée Ressource

Mise en place CRM (paramétrages, imports clients, tests) 2-3 jours Consultant CRM ou éditeur

Intégration comptabilité (test flux factures) 1-2 jours Expert comptable / éditeur

Formation équipe (utilisation + procédures) 1 jour Ton directeur commercial

Migration données anciennes (optionnel mais recommandé) 3-5 jours selon volume Data specialist ou consultant

Question à se poser : combien ça coûte de NE PAS avoir les bons outils ? Si tu perds 1 % de CA par désorganisation ou manque de suivi, c'est généralement plus que le coût du logiciel pro.
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Boîte à outils Assistant commercial — École de Commerce de Lyon — 2026 · Apprenants en alternance · Libre reproduction pour usage pédagogique

Indicateur	Cible semaine	Réel	% cible	Formule Sheets
Devis créés	12-15	[14]	[93 %]	=COUNTIF(DevisSheet!G:G;"Envoyé")
Devis transformés	5-6	[4]	[67 %]	=COUNTIF(DevisSheet!G:G;"Gagné")
Taux de transfo	35-40 %	[29 %]	[À améliorer]	=B3/B2*100
CA cible (HT)	55 000 €	[58 450 €]	[106 %]	=SUMIF(FacturesSheet!E:E;">="&DÉBUT_SEMAINE();SUMIF(FacturesSheet!E:E;"<="&FIN_SEMAINE())
Délai moyen (réception → livraison)	5 jours	[6,2 j]	[−1,2 j]	=AVERAGE(CommandesSheet!J:J) [si colonne J = délai]
Impayés > 30 j	0 €	[8 650 €]	[ALERTE]	=SUMIF(FacturesSheet!H:H;"Impayée";FacturesSheet!C:C)
Taux retard livraison	< 2 %	[3,5 %]	[À améliorer]	=COUNTIF(RetardsSheet!A:A;"=VRAI")/COUNTIF(CommandesSheet!A:A;"Livrée")*100

Statut	Client	N° Devis	Montant	Jour relance	Qui appelle
À relancer J+7	ACME Corp	D-26-004512	22 140 €	Mercredi	Commercial A
À relancer J+15	BTP Solutions	D-26-004510	45 800 €	Jeudi	Toi / Commercial B
Expiré	TradeXYZ	D-26-004508	18 500 €	Archivé	—
Gagné	MégaRetail	D-26-004502	95 000 €	En préparation	—

Outil	Fonction	Tarif mensuel	Tarif annuel	Alternative gratuite
Google Sheets	Tableau suivi devis, KPI, planning	0 €	0 €	[—]
Sellsy	CRM + Facturation + Devis	29-79 €	348-948 €	Dolibarr (gratuit mais limité UI)
Axonaut	CRM + Facturation + Devis	19-49 €	228-588 €	Wave (gratuit, moins de features)
EBP (Paye/Compta)	Facturation + Comptabilité	15-35 €	180-420 €	Dolibarr / Gerer-mes-comptes (limité)
Google Workspace	Email professionnel + Drive 100 Go	12 €	144 €	Gmail perso (moins pro)
Slack	Communication équipe	0-15 €	0-180 €	Discord gratuit

Composant	Outil recommandé	Tarif mois	Avantages
CRM + Devis + Facturation	Sellsy (formule pro) ou Axonaut	49-79 €/user	Intégrés, automations, suivi temps réel, API export
Comptabilité chaîne	EBP (module transactionnel) ou Sage 100	35-60 €	Rapprochement auto des factures/paiements, tréso en temps réel
Email + Stockage	Google Workspace Business Standard	14 €/user	Email pro sécurisé, 2 To storage, intégration Sheets
Communication équipe	Slack ou Microsoft Teams (si déjà Office 365)	12-15 €/user	Notifications temps réel, intégration CRM
Gestion transporteurs	Intégration API Sendcloud ou DirectFreight	10-25 €	Suivi live, création étiquettes auto

Activité	Durée estimée	Ressource
Mise en place CRM (paramétrages, imports clients, tests)	2-3 jours	Consultant CRM ou éditeur
Intégration comptabilité (test flux factures)	1-2 jours	Expert comptable / éditeur
Formation équipe (utilisation + procédures)	1 jour	Ton directeur commercial
Migration données anciennes (optionnel mais recommandé)	3-5 jours selon volume	Data specialist ou consultant

Assistant commercial — Découvrir le métier — environnement, missions et compétences clés

Le plan du cours

Le passé éclaire l'avenir

Définition

Les secteurs privilégiés

PME ou grand groupe : deux expériences

Cas — Une PME de robinetterie

À retenir — Environnement professionnel

À retenir

Définition

Cinq missions principales

Livrables clés et délais attendus

Cas — Une demande de devis en restauration collective

À retenir — Missions et livrables

À retenir

Définition

Les dix compétences clés

Standards de performance

À retenir — Compétences et standards

À retenir

Créer un devis dans Sellsy

De la commande à la facture

Temps moyen de traitement des devis (en heures)

À retenir — Devis et facturation

À retenir

Qu'est-ce qu'un CRM

Structurer un CRM : pipeline et étapes

Cas — Gérer la relance dans un CRM

À retenir — CRM et suivi

À retenir

Construire un tableau de bord

Les KPIs clés à suivre

Impact d'une facture impayée sur la trésorerie

À retenir — Tableaux de bord

À retenir

Évaluer votre performance personnelle

Fixer ses propres objectifs SMART

À retenir — Votre performance

À retenir

Formations et certifications clés

Se spécialiser dans votre secteur

À retenir — Votre développement

À retenir

Trois trajectoires de carrière

Progresser en salaire et responsabilité

À retenir — Votre carrière

À retenir

Exercice — Créez votre premier devis professionnel

Consignes

Sources & références

Acronymes du cours

Lexique technique

Auto-test de fin de séance

1 Journée type de l'assistant commercial — heure par heure

Journée type — 8 h 30 à 17 h 30

La semaine : ce qui change chaque jour

2 18 modèles mot à mot — devis, relances, confirmations, litiges

Accompagner le devis

Transformer le devis en commande

Avant et après la livraison

Traiter les litiges et les impayés

La passation en fin de journée

3 6 procédures pas-à-pas — au niveau du geste et du bouton

Procédure A — Créer un devis, étape par étape 0 € (CRM/ERP en place)

Procédure B — Transformer devis en facture après livraison 0 € (CRM tracé)

Procédure C — Suivi des devis dans Google Sheets (tableau maison) 0 € (Sheets gratuit) — formules incluses

Procédure D — Traiter une commande de A à Z (de la réception au SAV) 0 € — 2-3 heures au total

Procédure E — Organiser la tournée d'un commercial (planning logistique) 0 € (Maps ou Sheets)

Procédure F — Préparer les chiffres d'une réunion commerciale 0 € — 1-2 heures prep, formules Sheets

4 Tableau de bord ADV — devis en cours, taux, relances, en temps réel

Vue temps réel — Devis & Commandes

Suivi des relances (classeur d'actions)

5 Grille d'audit assistant commercial — 20 points, auto-évaluation

Devis & Transformation

Commandes & Facturation

Communication & Service client

Administration & Traçabilité

Proactivité & Développement

6 8 prompts IA prêts à copier (GPT/Claude) — gain temps 1-2 heures/jour

7 Modèle de reporting hebdo au responsable commercial