Fiche métier — Boîte à outils opérationnelle

Boîte à outils — Acheteur(se) / Approvisionneur(se)

École de Commerce de Lyon — Groupe ECL · Alternants achats et supply chain · Version 2026

1 Mois type de l'acheteur — semaine par semaine, minute par minute

Mode d'emploi : cette semaine type est calée sur un portefeuille de 100-150 fournisseurs en gestion active. Les trois priorités non-négociables : traiter les commandes (30 %), sourcer et négocier (40 %), qualifier fournisseurs (20 %), reporting (10 %). Remplace les éléments entre [crochets] par ceux de ta structure.

Règle de survie achats : tout devis demandé lundi avant 9 h, tout contact fournisseur mardi-jeudi 9 h-11 h. Aucun accord prix signé vendredi après 14 h. Chaque jeudi 16 h : point court terme avec le DAI (directeur d'approvisionnement). Premier jeudi du mois : bilan complet avec savings réalisés, déviations vs budget, risques fournisseurs, prévisions trimestre.

Semaine type « appels d'offres, suivi commandes, négociation »

Jour/Heure	Zone	Ce que tu fais, concrètement
Lundi 8 h – 9 h	Sourcing	Lancement des 5-8 appels d'offres (RFQ) préparés vendredi. Fournisseurs identifiés sur Kompass/Europages. Envoi en PDF signé + conditions générales. Délai de réponse : 5 jours calendaire minimum.
Lundi 9 h – 12 h	Admin	Mise à jour du logiciel e-achats (Jaggr, Vandebron ou Excel selon PME/ETI). Enregistrement des réceptions marchandises du week-end, vérification factures vs bons de commande. Aucun paiement sans 3 niveaux de conformité.
Lundi 13 h – 17 h	Qualité	Traitement des non-conformités : appels fournisseurs si dossier ouvert, demandes d'avoir ou de reprise, vérification correction éventuellement prochaine livraison.
Mardi 8 h 30 – 11 h	Sourcing	Appels téléphoniques fournisseurs : 6-8 appels vers 3-4 fournisseurs stratégiques (relance devis, clarification conditions, validation délai). Prise de notes systématique dans la fiche fournisseur CRM.
Mardi 13 h – 15 h	Négoc	Suivi des réponses RFQ du lundi : classement offres par critères (prix, délai, qualité), constitution du dossier d'appel d'offres comparatif. Grille de pondération préparée pour jeudi.
Mardi 15 h – 17 h	Admin	Commandes urgentes : traitement des demandes en 48 h, lancement achats secours si besoin (avec autorisation DAI si dépassement budget spot). Mise à jour des prévisions cash flow.
Mercredi 9 h – 12 h	Négoc	Rendez-vous de négociation (1-2 par semaine). Visio ou visite physique fournisseur. Agenda 30 min. Préparation : brief, réduction prix cible, points de flexibilité (délai, MOQ, conditions).
Mercredi 13 h – 14 h 30	Admin	Suivi administrative post-négociation : envoi proposition formelle, conditions contractuelles, contrat-cadre si partenaire multi-année.
Jeudi 9 h – 11 h	Sourcing	Veille marché fournisseur : identification de 3-4 nouveaux fournisseurs potentiels via secteurs critiques, envoi lettre d'information pour sourcing proactif. Analyse prix du jour pour commodités (pétrole, métaux, blé).
Jeudi 14 h – 16 h	Qualité	Point court terme avec DAI : récapitulatif RFQ en cours, décisions appels d'offres, blocages, risques fournisseurs détectés cette semaine.
Vendredi 9 h – 12 h	Négoc	Analyse saine des offres et décision : dépouillement grille pondérée (section 3), choix fournisseur recommandé, transmission DAI pour signature. Aucune hésitation : recommandation factuelle.
Vendredi 14 h – 16 h	Admin	Reporting hebdomadaire : synthèse appels d'offres lancés, réponses reçues, commandes passées, factures traitées, budget consommé vs prévisions, alertes.

Ce qui change chaque mois

Semaine	Activité dominante du mois	Créneau réservé
Sem 1	Sourcing proactif : lancement vague de RFQ pour renouvellement contrats, identification nouveaux fournisseurs par famille de produit.	Lun 8-9h, Jeu 9-11h
Sem 2	Traitement réponses RFQ, mise à jour fiches fournisseurs, grille pondération construite.	Mar 13-15h, Jeu 9-11h
Sem 3	Négociations commerciales : RDV fournisseurs, clarifications prix/délais, premiers accords négociés.	Mer 9-12h, Jeu 14-16h
Sem 4	Reporting mensuel (1er jeudi) : savings réalisés, budget vs réel, dossiers fournisseur critiques, prévisions N+1, audit qualité si applicable.	Ven 9-12h + jeudi point DAI

Le pire ennemi de l'acheteur : l'absence de suivi de votre pipeline d'appels d'offres. 10 RFQ lancées = 6-8 réponses attendues = 1 à 2 nouveaux fournisseurs qualifiés. Si vous n'envoyez pas 2 RFQ par semaine, votre portefeuille s'endort et vos coûts explosent. Vendredi 16 h, prenez 30 min pour lister les 4-6 RFQ de la semaine prochaine.

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2 12 modèles mot à mot — RFQ, relances, négociation, réclamations, référencement…

Mode d'emploi : remplace les [variables], adapte la tonalité au fournisseur (startup tech ou industriel lourd, PME ou groupe). Tous les documents archivés dans le dossier fournisseur du CRM (preuve d'envoi). Signature : toujours avec numéro direct + titre. Garder une copie papier pour audit fournisseur annuel.

Appel d'offres et sourcing

Modèle 1 — RFQ (Request for Quotation) formelle, 5 jours délai

Document PDF signé envoyé lundi avant 9 h. Fournisseur identifié via Kompass. Délai réponse strict : 5 jours. CC directeur achat.

DEMANDE DE COTATION (RFQ) Date : [DATE] Numéro RFQ : [2026-ACH-001] Délai de réponse obligatoire : [DATE + 5 JOURS] À : [RAISON SOCIALE FOURNISSEUR] Attn : [Service Ventes] Nous vous demandons une cotation complète sur les articles suivants : **ARTICLE 1 :** – Désignation : [Moteurs asynchrones triphasés, 7,5 kW] – Norme : [IE3, classe F, 1500 tr/min] – Quantité : [20 unités] – Délai de livraison demandé : [4 semaines après BC] – Incoterms : [DAP — lieu de destination] **CONDITIONS OBLIGATOIRES :** – Prix : unitaire + total HT – Frais de transport : séparé ou inclus – Conditions de paiement : [à proposer] – Garantie : [12 mois min] – Délai validité devis : [30 jours min] – Certification (ISO 9001 ou équivalent) : à joindre Vous engagez-vous à respecter ces conditions ? Oui / Non **À JOINDRE :** – Attestation ISO 9001 (copie certifiée) – Fiche technique produit – Références clients français actuels Tout devis incomplet sera éliminé d'office. Cordialement, [NOM, Acheteur] École de Commerce de Lyon [TEL DIRECT] [EMAIL]

Modèle 2 — Relance RFQ après 5 jours silence

Jeudi 10 h, RFQ lancée le lundi sans réponse. Relance ferme mais courtoise.

Objet : URGENT — Demande de cotation RFQ 2026-ACH-001 Bonjour [Prénom], Je vous avais adressé une demande de cotation (RFQ n° 2026-ACH-001) lundi dernier concernant [moteurs asynchrones 7,5 kW]. Le délai de réponse était fixé à 5 jours (échéance [DATE]). Pouvez-vous confirmer réception et estimation de votre date de réponse ? Si délai dépassé, nous aurons l'obligation de poursuivre la consultation avec d'autres fournisseurs. Merci de votre retour dans les 24 heures. Cordialement, [NOM, Acheteur] [TEL & EMAIL]

Modèle 3 — Réponse à offre fournisseur : demande de clarification tarif/délai

Fournisseur a répondu mais conditions pas claires. Relance précise avant décision.

Objet : Réponse RFQ 2026-ACH-001 — Clarifications demandées Bonjour [Prénom], Merci de votre devis reçu [DATE]. Avant décision, nous avons besoin de clarifications : 1. **Tarif :** Vous indiquez [850 € HT/unité]. Est-ce prix base ou net après remise volume sur 20 unités ? 2. **Délai :** Vous annoncez [6 semaines]. Pouvez-vous garantir [4 semaines] pour livraison fin avril ? 3. **Transport :** [300 €] inclus dans votre prix ou à ajouter ? 4. **Paiement :** Vous proposez [net 30]. Êtes-vous ouvert à [acompte 30 % / solde à réception] ? Merci de confirmer ces points avant jeudi 17 h. Si confirmation impossible, nous retiendrions [autre fournisseur] dès vendredi. Cordialement, [NOM, Acheteur]

Négociation et contrats

Modèle 4 — Convocation à négociation (prix/délai/conditions)

Fournisseur finaliste après appel d'offres. Réduction prix visée : 8-12 %. Visite physique ou visio.

Objet : Invitation à négociation commerciale — RFQ 2026-ACH-001 Monsieur, Madame, Suite à votre proposition du [DATE] pour notre RFQ n° 2026-ACH-001, nous souhaitons vous rencontrer pour finaliser cette collaboration. **RENDEZ-VOUS :** Date : [MERCREDI 20 AVRIL À 14 h] Lieu : [Visio Zoom (lien envoyé séparément) OU visite site ECL, Lyon] Durée : [45 min] **ORDRE DU JOUR :** 1. Présentation volumes et roadmap (5 min) 2. Votre offre : clarifications (10 min) 3. Négociation tarif et conditions (20 min) 4. Décision d'engagement (10 min) **CE QUE VOUS DEVEZ APPORTER :** – Signature (Directeur Commercial minimum) – Autorisation de flexibilité (rabais, délai) – Références clients ECL si possibles **CE QUE NOUS APPORTERONS :** – Volume engagé sur 12 mois (plan prévisionnel) – Opportunité continuation contrat années 2 et 3 Pouvez-vous confirmer cette date dès maintenant ? Cordialement, [NOM ACHETEUR, Titre] [TEL DIRECT]

Modèle 5 — Compte rendu de négociation (signature avant confirmation commande)

Après RDV, synthèse ce qui a été négocié et convenu. Signé des deux côtés = engagement contractuel.

COMPTE RENDU DE NÉGOCIATION Date de réunion : [20 avril 2026 à 14 h] Lieu : [Visio Zoom] Participants : – Pour ECL : [Nom Acheteur, Directeur Achats] – Pour [FOURNISSEUR] : [Nom Dir Comm, Responsable Ventes] **ACCORD PRIX ET CONDITIONS :** – Article moteurs 7,5 kW : [750 € HT/unité] (au lieu de 850 € initial) → Rabais obtenu : 100 € (-11,8 %) – Transport : [inclus FCO — Incoterm DAP Lyon] – Volume année 1 : [240 moteurs soit 180 000 € HT] – Délai de livraison : [4 semaines après BC] – Conditions de paiement : [30 % acompte commande, 70 % à réception marchandise] **GARANTIE ET SUPPORT :** – Garantie : 12 mois pièces + main d'œuvre – SAV réactif : [délai intervention 48 h max] – Formation technique offerte (2 jours) **ENGAGEMENT CONTRACTUEL :** Contrat-cadre signé pour [3 ans] avec clause renouvellement. Prix gelé pour [12 mois], puis révision annuelle sur indice [EuroStat métaux]. **PROCHAINES ÉTAPES :** – ECL envoie bon de commande premier ordre : [avant 24 avril] – Fournisseur confirme livraison : [avant 26 avril] Accord signé le [20 avril 2026] Pour ECL : _________________________ (Acheteur + cachet) Pour fournisseur : _________________________ (Dir Comm + cachet)

Modèle 6 — Lettre de référencement fournisseur (inclusion liste fournisseurs agréés)

Après 3 mois collaboration OK, fournisseur peut être "agréé" = livraisons sans nouveau devis chaque fois.

LETTRE D'AGRÉMENT — RÉFÉRENCEMENT FOURNISSEUR Date : [01 juin 2026] À : [RAISON SOCIALE FOURNISSEUR] Attn : [Directeur Relation Clients] Suite à nos livraisons réussies de [avril-mai 2026], nous vous informons que vous êtes dorénavant **FOURNISSEUR AGRÉÉ** dans la catégorie [Moteurs électriques]. **STATUT AGRÉÉ = :** ✓ Livraisons directes sans RFQ systématique ✓ Délais prioritaires ECL ✓ Reconduction contrat-cadre annuelle ✓ Volume garanti [240 unités/an minimum] **CONDITIONS D'AGRÉMENT :** – Respect 100 % délai de livraison – Taux défaut matière < 0,5 % – Audit qualité annuel obligatoire (juillet) – Attestation responsabilité civile à jour **RÉVOCATION POSSIBLE SI :** – Dépassement délai de 15 jours sans justification – Taux non-conformité > 2 % – Incidents paiement / non-respect contrat – Perte certification ISO 9001 Vos conditions commerciales restent celles du contrat-cadre du [20 avril 2026]. Nous vous confirmons cette agrément pour durée [12 mois], renouvelable. Cordialement, [NOM ACHETEUR] École de Commerce de Lyon

Modèle 7 — Lettre de déréférencement fournisseur (résiliation avant fin contrat)

Fournisseur ne respecte plus critères. Motif précis, délai prévenance 30 jours.

LETTRE DE DÉRÉFÉRENCEMENT — RUPTURE CONTRAT Date : [15 juillet 2026] À : [RAISON SOCIALE FOURNISSEUR] Attn : [Directeur Commercial] Recommandé avec A.R. Nous vous informons qu'à compter du [15 août 2026] (préavis 30 jours), l'École de Commerce de Lyon met fin à la relation commerciale dans la catégorie [Moteurs électriques 7,5 kW]. **MOTIFS DE CETTE DÉCISION :** 1. Dépassement délai de livraison : 18 jours en mai (vs 4 semaines convenu) 2. Taux défaut matière : 2,1 % juin 2026 (vs seuil toléré 0,5 %) 3. Non-présentation audit qualité demandé juillet (prévu) **OBLIGATIONS RÉSIDUELLES :** – ECL reste tenu de payer factures légitimes jusqu'au [15 août] – Fournisseur doit assurer SAV 12 mois pour articles livrés – Litiges présents : traitement selon contrat **TRANSITION :** Veuillez prendre disposition pour : – Livraisons urgentes avant 15 août (délai accéléré demandé) – Retrait de stocks consignés – Facturation administrative finalisée avant 30 août ECL se réserve le droit de relancer cette relation en cas amélioration facteurs critiques. Cordialement, [NOM ACHETEUR, Titre] École de Commerce de Lyon [TEL + EMAIL]

Gestion des litiges et qualité

Modèle 8 — Réclamation non-conformité marchandise (avec demande d'avoir)

Livraison reçue mais produits ne correspondent pas ou endommagés. Demande d'avoir ou reprise.

RÉCLAMATION — NON-CONFORMITÉ MARCHANDISE Numéro BC d'origine : [BC-2026-1245] Numéro Facture fournisseur : [FAC-F-2026-5678] Date réception : [10 juillet 2026] Date constatation défaut : [11 juillet 2026] À : [FOURNISSEUR ABC — Service Qualité] **DESCRIPTION DU DÉFAUT :** Articles commandés : [10 moteurs 7,5 kW IE3] Défaut constaté : [5 unités présentent fissures carter — chocs transport probable] Photos jointes : [annexe 1 — 3 photos] **DEMANDE ECL :** 1. Crédit (avoir) de [5 × 750 € = 3 750 € HT] sur facture OU 2. Remplacement 5 unités : livraison dans 2 semaines maximum **DÉLAI DE RÉPONSE :** Vous disposez de [48 heures] pour : – Confirmer responsabilité logistique – Proposer solution (crédit ou remplacement) – Éventuellement demander retour article défectueux Passé ce délai, ECL appliquera crédit d'office sur prochaine facture. **IMPACT FOURNISSEUR :** Incident enregistré au dossier qualité fournisseur (section 5). Répétition = risque déréférencement. Merci de votre réponse rapide. Cordialement, [NOM ACHETEUR] École de Commerce de Lyon

Modèle 9 — Demande de baisse de prix argumentée (contrat-cadre existant)

Contrat-cadre en cours, marché baisse (matières premières). Demande formelle de révision prix.

Objet : Demande de révision tarifaire — Contrat-cadre moteurs 2026 Monsieur, Madame, Suite à évolution marché des métaux [baisse 12 % indice LME depuis avril], nous sollicitons une révision de votre tarif pour moteurs 7,5 kW. **SITUATION ACTUELLE :** Tarif contrat : [750 € HT/unité] (signé 20 avril 2026) Nombre unités engagées : [240 moteurs/an] **DEMANDE :** Rabais supplémentaire [8 %] = tarif réduit [690 € HT] Impact financier : [14 400 € d'économie annuelles] **JUSTIFICATION :** – Indice Eurostat métaux : [- 12 % depuis avril] – Offre concurrente actuelle : [695 € HT pour même spécification] – Volume ECL stable : 240 unités guaranteed 2026 + continuation envisagée **CONTREPARTIE ECL :** – Engagement volume année 2 à tarif fixe – Extension contrat [+2 ans] Pouvez-nous rencontrer jeudi prochaine pour traiter cette demande ? Cordialement, [NOM ACHETEUR]

Modèle 10 — Réponse fournisseur hausse tarifaire (négociation contrepartie)

Fournisseur demande +8 % prix. Réponse ferme : conditions à remplir avant acceptation.

Objet : Réf. votre demande hausse tarif +8 % — Contreparties attendues Monsieur, Madame, Nous accusions réception votre demande hausse tarifaire [+8 % soit +60 € HT/unité] pour moteurs électriques, reçue [22 juillet]. Nous comprenons hausse matières premières (alliages, cuivre). Toutefois, ECL ne peut accepter cette augmentation sans contreparties substantielles. **NOS CONDITIONS ACCEPTATION :** 1. **Réduction délai de livraison :** passer de 4 semaines à 3 semaines (coûteux pour vous = justifie partiellement hausse ECL) 2. **Garantie produit étendue :** 18 mois au lieu 12 mois, sans surcoût 3. **Service après-vente renforcé :** intervention 24 h max en cas incident 4. **Réduction volume minimal :** passer de 240 unités/an à 200 unités/an (ECL ajuste ses prévisions) Si ces contreparties acceptées, ECL envisage accueil hausse +5 % (au lieu 8 %) : [795 € HT] Délai réponse : **avant jeudi 31 juillet.** Au-delà, ECL basculera sourcing vers [fournisseur concurrent]. Cordialement, [NOM ACHETEUR]

Modèle 11 — Demande d'informations Business France (veille marché, import réglementaire)

Sourcing nouveau marché. Besoin info douanes, normes, distributeurs locaux.

Objet : Demande assistance sourcing — Marché Allemagne moteurs électriques Bonjour, Nous souhaitons diversifier notre sourcing fournisseurs pour moteurs électriques IE3 (7,5-15 kW) et ciblons marché allemand. Pouvez-vous nous fournir : 1. Liste top 5-8 fabricants/distributeurs Allemagne (contacts directs) 2. Tarification indicative moteurs 7,5 kW (comparaison vs France) 3. Normes techniques locales applicables 4. Tarifs douane import France (si applicable) 5. Calendrier salons secteur 2026-2027 Quels sont vos tarifs pour étude market entry complète ? Délai ? Merci, [NOM ACHETEUR] École de Commerce de Lyon

Modèle 12 — Compte rendu audit fournisseur annuel (synthèse visite physique)

Visite usine fournisseur 1 fois/an. Synthèse qualité, production, finances, relations.

RAPPORT AUDIT FOURNISSEUR ANNUEL Fournisseur : [Moteurs ABC SA] Date audit : [12 octobre 2026] Auditeurs ECL : [Acheteur + Responsable Qualité] Participants fournisseur : [Dir Comm, Dir Prod, Responsable Qualité] **ÉVALUATION GLOBALE : ✓ CONFORME** (score 17/20) **DÉTAILS PAR THÈME :** 1. **Respect délai de livraison** (score 4/5) – 12 mois écoulés : 98 % à l'heure – 2 dépassements mineurs (3-4 jours causés grève juillet) → Acceptable 2. **Qualité / non-conformités** (score 4/5) – Taux rejet ECL : 0,3 % (vs seuil 0,5 % accepté) ✓ – Process qualité : ISO 9001 OK – 3 incidents juin (fissures carter) = logistique, pas fabrication → Recommandation : audit 6 mois 3. **Capacité production** (score 4/5) – Usine visitée : capacité 15 000 moteurs/an – Taux occupation : 45 % (espace croissance OK) – Investissement machinerie : €800k prévu 2027 4. **Solidité financière** (score 3/5) – CA fournisseur : ~€3,2 M (€0,18 M ECL) – Endettement : normal pour PME – Aucun problème paiement observable 5. **Sécurité / Hygiène / Environnement** (score 5/5) – NF ISO 14001 en place – Accidentalité : zéro incident 12 mois – Conformité complète **RECOMMANDATIONS PROCHAINES ÉTAPES :** ✓ Renouvellement contrat-cadre 2027-2029 recommandé ✓ Augmentation volume possible (200 → 240 unités) ⚠ Demander audit 6 mois (qualité contrôle) ⚠ Clarifier investissement 2027 (impact délai possible) **SCORE GLOBAL :** 17/20 = Partenaire Fiable Prochain audit complet : octobre 2027 Signé, [NOM ACHETEUR] ECL

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3 5 procédures pas-à-pas chiffrées — appels d'offres pondérés, TCO, stock, audit…

Mode d'emploi : chaque procédure détaille toutes les étapes de A à Z, sur cas réel chiffré. À faire la première fois avec le Directeur Achats, puis en autonomie. Imprimer et garder sous le coude.

Procédure 3.A — Appel d'offres achats complet : lancement → dépouillement pondéré → sélection

Cas concret : Achat de 240 moteurs électriques 7,5 kW pour la saison. Budget budget ECL : €180 000 HT. 3 fournisseurs en lice. Investissement temps : 6 heures réparties sur 2 semaines. Économie généralement attendue vs. prix initial : 8-15 %.

Jour 1 — Lundi 8 h 30 : Préparer fichier RFQ à partir modèle section 2.1. Remplir spécifications techniques précises (puissance kW, vitesse tr/min, norme IE3, classe isolant F, etc.). Indiquer quantité (240), délai exigé (4 semaines), incoterm (DAP). Sauvegarder doc + liste 3-4 fournisseurs potentiels. Temps : 1 h
Jour 1 — 10 h : Envoyer RFQ simultanément 4 fournisseurs par email signé + PDF. CC directeur achat + controller (suivi budget). Sujet : « RFQ-2026-MOTEURS-01 — Délai réponse 5 jours ». Conserver copie email dans CRM. Temps : 20 min
Jour 5 — Jeudi 10 h : Comptabiliser réponses reçues. Fournisseur 1 : réponse jeudi matin. Fournisseur 2 : réponse mercredi. Fournisseur 3 : pas de réponse. Fournisseur 4 : réponse vendredi. Relancer Fournisseur 3 par téléphone (« avez-vous reçu RFQ ? »).
Jour 6 — Vendredi 9 h : Créer grille de dépouillement Excel. En-têtes colonnes : Critère d'évaluation | Pondération | Fournisseur A | Fournisseur B | Fournisseur C.

Jour 6 — Vendredi 9 h 30 : Remplir grille pondérée (voir tableau ci-dessous) avec données réelles :

Critère	Pond. %	Fournisseur A	Fournisseur B	Fournisseur C
Prix unitaire	40 %	850 € note : 14/20	750 € note : 18/20	780 € note : 17/20
Sous-total prix		40% × 14 = 5.6 pts	40% × 18 = 7.2 pts	40% × 17 = 6.8 pts
Délai livraison	20 %	6 semaines note : 12/20	4 semaines note : 20/20	5 semaines note : 16/20
Sous-total délai		20% × 12 = 2.4 pts	20% × 20 = 4.0 pts	20% × 16 = 3.2 pts
Garantie/SAV	15 %	12 mois note : 14/20	18 mois note : 18/20	12 mois note : 14/20
Sous-total SAV		15% × 14 = 2.1 pts	15% × 18 = 2.7 pts	15% × 14 = 2.1 pts
Références/Fiabilité	15 %	2 refs françaises note : 16/20	5 refs + ISO note : 19/20	3 refs note : 15/20
Sous-total réfs		15% × 16 = 2.4 pts	15% × 19 = 2.85 pts	15% × 15 = 2.25 pts
Flexibilité comm.	10 %	Rigide note : 8/20	Flexible note : 16/20	Moyen note : 12/20
TOTAL	100 %	14.5/20	16.75/20 ★	14.45/20

Temps : 45 min pour tous les calculs

Jour 6 — 10 h 30 : Analyse résultats : Fournisseur B gagnant (16,75/20). Coût total B vs A : 750 € × 240 = 180 000 € vs 850 € × 240 = 204 000 €. Économie ECL : 24 000 € soit 11,8 % !
Jour 6 — 11 h : Rédiger synthèse 1 page pour Directeur Achat + Directeur Financier. Contenu : recommandation Fournisseur B, justification pondération, économie attendue. Validation avant engagement.
Jour 6 — 14 h : Si approbation directeur, contacter Fournisseur B par téléphone : « Vous êtes sélectionné. Pouvons-nous passer à signature du contrat-cadre cette semaine ? » Convenir RDV si besoin.
Jours 7-8 : Finalisation contrat-cadre (modèle section 2, ou template juridique). Signature des deux côtés. Lancement BC première commande. Notifier Fournisseurs A et C (« Malheureusement non-retenus cette fois »).

Procédure 3.B — Préparer une négociation fournisseur (objectifs, plancher, leviers)

Cas concret : Fournisseur en place depuis 1 an au tarif 750 € HT/unité. Marché baisse (métaux -12 %). ECL veut rabais 8 %. Investissement temps : 3 heures. Objectif : sortir RDV avec -8 % minimum (690 € HT).

Jour 1 — Matin : Rassembler données marché des 48 h précédentes. ITC Trade Map / Kompass / Appels concurrents : tarifs comparatifs moteurs IE3 7,5 kW sur marché français/européen. Résultat : tarifs concurrents affichent 680-710 € HT. Temps : 45 min
Jour 1 — 11 h : Analyser contrat-cadre actuel. Durée restante : 6 mois. Volume engagé : 240 moteurs/an = 180 000 € CA pour fournisseur. Clauses rupture : préavis 30 jours. Points de flexibilité possibles : délai (4 → 3 semaines ?), GAO (garantie → 18 mois ?), volume année 2.

Jour 1 — 13 h : Créer plan négociation écrit = document 1 page format ci-dessous :

Objectif Négociation	Données de soutien	Position de départ	Position de repli
PRIX TARGET	Marché indice LME -12 %, concurrence affiche 695 € HT	Demander -10 % = 675 €	Plancher absolu 690 € (si +contreparties)
DÉLAI	ECL production critique Q4	Proposer 4 sem → 3 sem contre prix	Garder 4 sem si rabais excellent
GARANTIE	Historique 0 défaut 12 mois	Proposer extension 18 mois contre prix	Minimum 12 mois standard
VOLUME ANNÉE 2	Fournisseur a capté 100 % volume ECL	Engagement 240 unités si rabais validé	Minimum 200 unités si refus rabais

Temps : 30 min

Jour 2 — Matin : Envoyer convocation RDV (modèle section 2.4). Format visio. Date : mercredi 14 h 30. Objet : « Révision conditions contrat-cadre 2027 ».
Jour 3 — 9 h : Relire plan négociation 2 fois. Mémoriser argumentaire chiffré. Préparer 2-3 slides PowerPoint minimalistes : (1) contexte marché baisse, (2) offre concurrence, (3) proposition ECL (tarif + contreparties).
Jour 3 — 14 h : RDV visio lancé. Ouverture : « Merci de vous connecter. Nous devons discuter conditions année 2 pour assurer continuation partenariat. » Ton : collaboratif, jamais agressif.
Pendant RDV : Présentation position ECL, puis écoute attentive réponse fournisseur. Noter TOUS les objections possibles. Fin RDV : « Nous vous laissons 24-48 h pour retour. On se rappelle vendredi 10 h ? »
Jour 4 — 10 h : Fournisseur appelle : « Nous pouvons faire 710 € HT au lieu 750 €, mais délai reste 4 semaines ». Analyse : rabais 7,5 % (vs target 10 %). Décision : accepter 710 € si fournisseur ajoute garantie 18 mois. Relance téléphonique immédiate. Accord trouvé : 710 € + garantie 18 mois. Score : 95 % objectif atteint. Rédiger CRN (modèle section 2.5).

Procédure 3.C — Calcul TCO (Total Cost of Ownership) d'une acquisition

Cas concret : Acquisition moteurs électriques. Deux fournisseurs finalists avec prix différent. Lequel vraiment meilleur marché si on compte durée de vie, maintenance, consommation énergie ? TCO = outil de décision réel.

Étape 1 — Données de base : Fournisseur A = 750 € HT/moteur, Fournisseur B = 710 € HT/moteur. Quantité : 240 moteurs. Durée amortissement : 5 ans. Consommation électrique estimée par moteur : 2 000 kWh/an. Coût électricité ECL : 0,15 €/kWh. Maintenance annuelle : 80 € (fournisseur A) vs 120 € (fournisseur B, pièces spéciales plus chères).

Étape 2 — Construction tableau TCO (voir ci-dessous) :

Composante Coût	Fournisseur A (750 €)	Fournisseur B (710 €)
Coût d'acquisition 240 moteurs	240 × 750 = 180 000 €	240 × 710 = 170 400 €
Coût électricité 5 ans (2 000 kWh/moteur/an × 0,15 €/kWh × 5 ans × 240)	240 × 2 000 × 0,15 × 5 = 360 000 €	240 × 2 000 × 0,15 × 5 = 360 000 €
Coût maintenance 5 ans (80 € vs 120 €/an × 5 ans × 240)	80 × 5 × 240 = 96 000 €	120 × 5 × 240 = 144 000 €
Coût immobilisation capital (intérêt 4 % sur 5 ans)	180 000 € × 4 % × 2,5 ans = 18 000 €	170 400 € × 4 % × 2,5 ans = 17 080 €
TCO TOTAL 5 ANS	654 000 €	691 480 €
Insight : Fournisseur A meilleur marché en TCO (-37 480 €) malgré prix initial plus élevé, grâce maintenance inférieure. Recommandation : Fournisseur A = meilleur choix réel.

Temps total : 1 h 30 pour calcul complet

Procédure 3.D — Calcul point de commande et stock de sécurité (exemple chiffré)

Cas concret : Moteurs électriques. Consommation régulière 20 unités/mois. Délai fournisseur 4 semaines. Question : à quel niveau de stock ECL doit-elle lancer une nouvelle commande pour ne jamais manquer ?

Paramètres : Consommation mensuelle (D) = 20 moteurs. Délai fournisseur (L) = 4 semaines = 1 mois. Variabilité demande (σ) = 15 % (usage réel parfois +/- 15 %). Niveau service souhaité = 95 % (accepte 5 % rupture exceptionnel).
Formule point de commande (PC) : PC = (Consommation mensuelle × Délai en semaines) + Stock sécurité.
PC = (20 × 1 mois) + [Z-score × σ × √Délai]
PC = 20 + (1,64 × 3 moteurs × √1)
PC = 20 + 4,92 ≈ 25 moteurs
Interprétation : Quand stock ECL atteint 25 moteurs, lancer automatiquement une nouvelle commande (BON DE COMMANDE) de 60-80 moteurs pour les 3 mois suivants. Avantage : jamais rupture, pas de stock dormi inutile.
Stock de sécurité (SS) calculé ci-dessus = 5 moteurs minimum en permanence. Coût immobilisation : 5 × 750 € = 3 750 € capital bloqué. Acceptable vs risque rupture (coûte 10 000 € par rupture = perte production).

Procédure 3.E — Évaluation fournisseurs annuelle : grille + plan de progrès

Cas concret : Juillet, audit annuel Fournisseur moteurs. Visite usine + analyse données 12 mois. Décision : renouveller contrat ou chercher ailleurs ?

Collecte données 12 mois : Nombre de commandes passées (30), factures payées (30), livraisons à l'heure vs retard (29 OK / 1 retard 3j), taux défaut rejeté (4 incidents sur 5 000 unités = 0,08 %). Coûts supports : emails, appels, heures achats (estimé 40 h/an = 2 000 €).
Visite usine : Observation directe production. Vérifier ISO 9001, visite ligne de production, interview manager qualité, vérification capacité. Prendre photos installations. Durée : 2 h.
Remplir grille évaluation (voir tableau section 5 ci-après) sur 20 points. Résultat : score 17/20 = très bon.
Élaborer plan de progrès si score < 15 : « Points d'amélioration souhaités année N+1 : (1) réduire délai 4 → 3 semaines, (2) améliorer taux retour < 0,3 %, (3) implémenter système traçabilité complète ». Fournisseur s'engage par écrit.
Décision : Score ≥ 16 = Renouvellement contrat automatique 2 ans supplémentaires. Score 12-16 = Renouvellement conditionnel (audit 6 mois). Score < 12 = Sourcing alternatif lancé, déréférencement possible.

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4 Tableau de bord achats — savings, taux de service, délais, litiges

Mode d'emploi : à remplir quotidiennement (10 min). À envoyer Directeur Achat chaque vendredi 17 h. Cible stratégique : savings 8 %, taux service 98 %, délais -2 % vs prévision.

Tableau de bord hebdomadaire ECL — Achats

Indicateur clé	Cible 2026	Semaine N	MTD (mois)	Écart %
SAVINGS (réductions négociées)	80 000 € annuel	2 600 €	31 200 €	+39 % ✓
dont prix négocié	70 000 €	2 400 €	28 800 €	+41 % ✓
dont délai optimisé	10 000 €	200 €	2 400 €	+24 % ✓
TAUX DE SERVICE (commandes à l'heure)	98 %	97,2 %	97,8 %	-0,2 pts ⚠
dont délai < 7 jours	100 %	96 %	98 %	-2 pts ⚠
dont délai 7-14 j	98 %	98 %	98 %	OK ✓
DÉLAIS LIVRAISON (vs prévision)	-2 % vs réel	+1 %	-1,2 %	-0.2 pts ✓
TAUX NON-CONFORMITÉ (rejets)	< 0,5 %	0,08 %	0,14 %	OK ✓
LITIGES FOURNISSEURS (dossiers ouverts)	< 3	1	2	OK ✓
dont facture litigieuse	0	0	1	-
dont qualité (échanges)	< 2	1	1	OK
BUDGET ACHATS CONSOMMÉ	1 600 000 € annuel	65 000 €	780 000 €	-3 % vs plan ✓
NOMBRE FOURNISSEURS ACTIFS	150	150	150	OK ✓
NOMBRE APPELS D'OFFRES LANCÉS	16/mois	4	16	OK ✓

Seuils d'alerte : Si savings < 50 % cible = relancer RFQ supplémentaires. Si taux service < 96 % = point qualité fournisseur urgent. Si litiges > 3 = réunion DAI.

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5 Grille d'audit fournisseur — 20 points d'évaluation opérationnelle

Mode d'emploi : à utiliser lors visite usine annuelle, ou audit à distance trimestrielle. Noté de 1-4 points par critère. Score < 12 = déréférencement, score 12-16 = conditionnel, score 17-20 = partenaire de confiance.

Critère d'évaluation	Points	Score	Justification / Observations
1. Respect délai livraison (12 derniers mois)	0-4	4	29/30 commandes à l'heure. 1 retard 3 jours justifié (grève). Score maximum.
2. Qualité produit fini (taux rejet < 0,5 %)	0-4	4	0,08 % rejeté (4 pièces sur 5 000). Bien. Certifications ISO 9001 à jour.
3. Conformité documentation (factures, étiquetage, traces)	0-4	3	Factures OK mais manque parfois référence interne ECL. Traçabilité production à améliorer.
4. Respect conditions paiement (pas de retard facture)	0-4	4	30 factures envoyées, 30 reçues dans délai. Parfait.
5. Flexibilité commande (changement volumes, délai urgence)	0-4	3	OK pour volumes. Urgences < 72 h = charge supplémentaire demandée. Négociable mais pas gratuit.
6. Capacité de production (croissance, pics)	0-4	4	Visite usine : 45 % utilisation capacité. Espace pour doubler volumes. Investissements 2027 envisagés.
7. Certifications/Normes (ISO 9001, etc.)	0-4	4	ISO 9001:2015 valide jusqu'oct 2027. ISO 14001 en place (environnement). Excellent.
8. Service après-vente (GAO, support)	0-4	3	12 mois garantie OK. Intervention support : 48 h. Pourrait être 24 h comme concurrence.
9. Hygiène / Sécurité site (visite)	0-4	4	Site propre, éclairage OK, équipe protégée. Zéro accident reporté 12 mois. Excellent.
10. Réactivité communication (réponses email/appels)	0-4	4	Réponses 24 h systématiques. Responsable commercial très réactif. Bon.
11. Stabilité financière (pas d'endettement critique)	0-4	3	PME stable, CA ~€3.2M, pas d'incident bancaire connu. Demander bilans financiers année N-1.
12. Prix compétitif (vs marché)	0-4	3	710 € après négociation. Concurrence affiche 695-720 €. Correct, pas meilleur mais acceptable.
13. Respect de l'environnement (recyclage, émissions)	0-4	4	ISO 14001. Emballages recyclés. Pas de pollution reportée.
14. Transparence prix/conditions (pas de surprises)	0-4	4	Tarification claire. Pas de frais cachés. Conditions contractuelles respectées.
15. Engagement RSE (conditions travail, horaires)	0-4	3	Site visité : équipes OK. Pas d'engagement RSE écrit détecté. À formaliser.
16. Réactivité demandes spéciales (customs, emballage, etc.)	0-4	3	Possible mais charge supplémentaire réclamée souvent. À négocier.
17. Innovation produit (mises à jour, R&D)	0-4	3	Produits standards seulement. Pas de R&D innovation visible. OK pour acquis, limité pour custom.
18. Traçabilité approvisionnement (origine matières)	0-4	2	Traçabilité partielle seulement. À améliorer pour certification chaîne complète.
19. Relation long terme (engagement partenariat)	0-4	4	Fournisseur montre engagement. Investissements usine envisagés. Partenariat crédible.
SCORE TOTAL / 20		17/20	Partenaire fiable — Renouvellement contrat 2027-2029 recommandé

Plan de progrès proposé Fournisseur (si score 12-16)

Point 18 : Traçabilité approvisionnement → Implémenter traçabilité matières premières d'ici janvier 2027
Point 8 : Service après-vente → Réduire délai intervention 48 h → 24 h (coût surcharge acceptable)
Point 15 : Engagement RSE → Formaliser politique emploi et conditions travail (document écrit)

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6 8 prompts IA pour optimisation achats, négociation, sourcing

Mode d'emploi : copie-colle prompt ci-dessous dans ChatGPT ou Claude (mode gratuit accepte). Remplace [VARIABLES] par données réelles. Résultat attendu : 3-5 min de traitement. Excellent pour : analyser concurrence, rédiger RFQ, préparer négociation, évaluer risques fournisseur.

Prompt 1 — Analyse concurrence : trouver 5 alternatives fournisseurs moteurs électriques

Je dois sourcer [5] moteurs électriques triphasés [7,5 kW] pour l'École de Commerce de Lyon.
Critères : puissance exacte, norme IE3, classe isolant F, fabricant France ou UE.
Fournisseur actuel : [Moteurs ABC].
Demande :
1. Liste 5 fabricants concurrents France/UE (contactables)
2. Tarification estimée par unité (fourchette)
3. Délai livraison habituel
4. Points forts/faibles de chaque
5. Lequel recommandes-tu pour rapport qualité/prix ?

Réponds sous forme tableau.

Prompt 2 — Rédiger une RFQ professionnelle à partir spécifications techniques

Rédige une Demande de Cotation (RFQ) formelle pour acheteur professionnel.
Données :
– Produit : [moteurs électriques 7,5 kW IE3 classe F]
– Quantité : [240 unités]
– Délai demandé : [4 semaines]
– Conditions de paiement : [30 % acompte, 70 % réception]
– Incoterms : [DAP Lyon]

La RFQ doit :
1. Être claire et non ambiguë
2. Énumérer spécifications complètes
3. Préciser délai réponse (5 jours)
4. Lister conditions obligatoires (certifications, garantie, etc.)
5. Être prête à envoyer fournisseur immédiatement

Fournis le texte complet RFQ.

Prompt 3 — Préparer une négociation : objectifs et stratégie

Aide-moi préparer une négociation fournisseur.
Contexte :
– Fournisseur actuel : moteurs 750 € HT/unité
– Tarif concurrence : 695-710 € HT
– Délai actuel : 4 semaines
– Marché : baisse matières premières (métaux -12 % depuis avril)
– Ma cible de rabais : -8 % = 690 € HT
– Contreparties possibles : délai, garantie, volume année 2

Demande :
1. Stratégie négociation (ordre arguments)
2. Objections fournisseur anticipées + réponses ECL
3. Points de rupture absolus (sous lesquels on cherche autre source)
4. Plan B (alternative si accord impossible)

Fournis synthèse 1 page.

Prompt 4 — Calcul TCO (Total Cost of Ownership) détaillé

Calcule le TCO (coût total 5 ans) de deux options moteurs électriques :

Option A (Fournisseur A) :
– Prix achat : 750 € HT/unité, quantité 240
– Consommation électrique : 2 000 kWh/an par moteur
– Maintenance annuelle : 80 €/moteur
– Intérêt immobilisation capital : 4 %

Option B (Fournisseur B) :
– Prix achat : 710 € HT/unité, quantité 240
– Consommation électrique : 2 000 kWh/an (identique)
– Maintenance annuelle : 120 €/moteur (pièces plus chères)
– Intérêt immobilisation capital : 4 %

Autres données fixes :
– Tarif électricité ECL : 0,15 €/kWh
– Durée amortissement : 5 ans

Demande :
1. TCO détaillé par composante
2. Option la moins coûteuse globalement
3. Recommandation fournisseur (au-delà du prix d'achat)

Présente sous forme tableau.

Prompt 5 — Identifier risques fournisseur (analyse pays/secteur)

Analyse risques approvisionnement fournisseur moteurs électriques.

Contexte :
– Fournisseur basé : [Allemagne]
– Secteur : fabrication moteurs électriques industriels
– Matières premières critiques : cuivre, silicium, alliages acier
– Situations possibles : crise matières premières, instabilité politique, rupture transport

Demande :
1. Top 3 risques géopolitiques/économiques année prochaine
2. Impact probable sur prix fournisseur
3. Impact probable sur délai de livraison
4. Mesures mitigation ECL recommandées (diversification, contrats, stocks)

Propose plan B : fournisseur alternatif France/Italie/Espagne si besoin.

Prompt 6 — Évaluer offre fournisseur : points forts/faibles détaillés

Analyse offre fournisseur reçue, fournis points forts/faibles.

Offre fournisseur :
– Prix : 750 € HT/unité (vs budget 700 €)
– Délai : 6 semaines (vs demande 4 semaines)
– Garantie : 12 mois
– Transport : 300 € forfait (non inclus prix)
– Références clients : 3 références françaises, ISO 9001 valide
– Flexibilité urgences : possible, +15 % coût
– Conditions paiement : net 45 jours

Demande :
1. Score offre global (0-10)
2. Points négatifs à clarifier avant signature
3. Points à négocier absolument
4. Ce qu'on peut accepter
5. Recommandation : passer à négociation ou chercher ailleurs ?

Prompt 7 — Générer "scoring fournisseur" multi-critères (grille pondération)

Crée grille de scoring pondéré pour sélection fournisseur moteurs électriques.

Critères à évaluer (fournis pondération suggérée) :
– Prix unitaire (40 %)
– Délai de livraison (20 %)
– Garantie/SAV (15 %)
– Références/Fiabilité (15 %)
– Flexibilité commerciale (10 %)

Données 3 candidats :
Fournisseur A : prix 850 €, délai 6 sem, garantie 12 m, 2 refs, flexible
Fournisseur B : prix 750 €, délai 4 sem, garantie 18 m, 5 refs + ISO, très flexible
Fournisseur C : prix 780 €, délai 5 sem, garantie 12 m, 3 refs, moyen flexible

Demande :
1. Grille de notation 0-20 points par candidat
2. Score final pondéré
3. Recommandation d'achat
4. Justification décision

Présente résultats tableau.

Prompt 8 — Rédiger synthèse audit fournisseur visite usine

Rédige rapport audit fournisseur après visite usine.

Données visite :
– Fournisseur : Moteurs ABC SA
– Date audit : 12 octobre 2026
– Lieu : Usine Strasbourg
– Points contrôlés : qualité production, sécurité, certifications, capacité, relations

Observations terrain :
– ISO 9001 à jour
– Production : taux rejet 0,08 % (excellent)
– Hygiène site : très bon
– Capacité usine : 45 % utilisée (croissance possible)
– Financement : stable
– Équipe : compétente
– Relation ECL : positive

Demande :
1. Rapport synthétique 3-4 paragraphes
2. Score global recommandé (0-20)
3. Recommandation : renouveler contrat / conditionnel / refuser
4. Points de progrès si contrat renouvelé

Réponse prête à envoyer au fournisseur (sympathique mais factuel).

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7 Modèle de reporting mensuel achats (à envoyer DAI chaque mois)

Mode d'emploi : complète ce template le 1er jeudi du mois suivant. Vise 2 pages max. Cible stratégique : > 8 % de savings, taux service > 98 %, zéro dépassement budget.

À envoyer : Directeur Achat + Directeur Financier. Format : PDF. Archive systématiquement dans dossier drives/reporting/achats/. Mail synthèse : « Reporting achats [MOIS/ANNÉE] — [XX k€ savings réalisés, [XX %] taux service ».

Template Reporting Mensuel

Rubrique	Données Juin 2026	Cible annuelle 2026	Écart vs cible
1. ACHATS ENGAGÉS (€ HT)	145 000 €	1 600 000 € (annuel)	12,1 % consommés
dont matières premières	95 000 €	1 000 000 €	✓ OK
dont services / prestataires	50 000 €	600 000 €	✓ OK
2. SAVINGS RÉALISÉS (€)	8 200 €	80 000 € (annuel)	+2 % vs cible ✓
dont rabais prix négociés	7 800 €	70 000 €	+2,2 % ✓
dont délai optimisé / transport	400 €	10 000 €	Correct
3. TAUX DE SERVICE (commandes à l'heure)	97,8 %	98 % min	-0,2 pts ⚠
dont délai < 7 jours	98,0 %	100 %	-2 pts
4. TAUX NON-CONFORMITÉ	0,12 %	< 0,5 %	OK ✓
5. APPELS D'OFFRES LANCÉS	4 RFQ	16/mois avg	OK (1 mois test)
6. FOURNISSEURS ACTIFS	148	150	-2 (2 dérefs)
dont fournisseurs agréés	42	50	-8 (audit en cours)
7. LITIGES/DOSSIERS OUVERTS	2	< 3	OK ✓
dont non-conformité	1	< 2	✓
dont facture litigieuse	1	0	⚠ suivi

Synthèse narrative (1 page)

Mois de juin 2026 — Résumé d'activité achats

Achats engagés : 145 k€ HT (vs cible 133 k€). Savings : 8,2 k€ (+ 2 % cible annuelle). Highlights positifs : (1) source nouveau fournisseur moteurs, rabais -7,5 % vs ancien, (2) négociation réussie délai 6 semaines → 4 semaines, (3) audit fournisseur X OK (17/20). Alertes : taux service 97,8 % < 98 % cible (1 retard 3 jours justifié), 1 dossier facture à résoudre rapidement (40 k€ non-conformité).

Actions prévues juillet : Audit complet 2 fournisseurs critiques. Lancement RFQ sourcing électronique nouvelle. Résolution facture litigieuse avant fin juillet. Prévision savings juillet : +10 k€.

Conseil : envoyer ce reporting régulièrement (même si pas parfait) = visibilité directeur achat. Directeur voit que vous maîtrisez métriques. Impact : plus d'autonomie, budget augmenté.

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8 Combien ça coûte — outils e-achats, bases fournisseurs, plateformes

Mode d'emploi : checklist budgétaire pour directeur achats. Tarifs indicatifs 2026 France. À adapter selon infrastructure actuelle ECL. Total budget logiciels achats : 15-30 k€/an pour PME-ETI.

Outil / Abonnement	Modèle tarifaire	Coût indicatif 2026	Fonction principale
LOGICIEL E-ACHATS COMPLET
Jaggr (gestion achats + sourcing)	Abonnement SaaS	200-400 €/mois	RFQ, catalogue fournisseurs, suivi commandes
Vandebron (plateforme spécialisée PME)	Freemium + premium	100-250 €/mois	Sourcing léger, matching fournisseurs
SAP Ariba (groupe, très complet)	Modèle entreprise	500-1 500 €/mois	Achats, contrats, paiement fournisseurs intégré
Excel / Google Sheets + CRM libre	Gratuit (temps)	0 €	Solution basique PME, très peu cher mais lourd
BASES FOURNISSEURS
Kompass (annuaire fournisseurs France/UE)	Accès par crédits	150-300 €/mois	Recherche fournisseurs, coordonnées, chiffre d'affaires
Europages (annuaire UE industriel)	Abonnement accès	120-250 €/mois	Sourcing UE, spécialistes secteurs
Dun & Bradstreet (vérification solvabilité)	Par rapport/abonnement	100-500 €/an	Fiabilité financière fournisseur, risque crédit
SOURCING / VEILLE
Business France (étude marché export)	Par étude	200-1 500 € / étude	Rapports marché pays, listes distributeurs
ITC Trade Map (statistiques commerce)	Gratuit (web)	0 € (base ONU)	Volumes/prix mondiaux, tarifs douaniers
Google Alerts + LinkedIn Sales Navigator	Gratuit + 39 €/mois	50 €/mois	Veille marché fournisseurs, contacts
CONFORMITÉ / AUDIT
Helios (audit fournisseur complet)	Par audit physique	500-2 000 € / audit	Audit qualité, sécurité, financier sur site
Ecovadis (note RSE fournisseur)	Abonnement + per-éval	150-400 €/an	Notation RSE/environnement fournisseurs
AUTRES OUTILS
Calendly (planification RDV)	Freemium + 15 €/mois	0-15 €/mois	Prise RDV automatisée fournisseurs
DocuSign (signature électronique)	Par signature ou abo	20-50 €/mois	Signature contrats fournisseurs sans papier
ChatGPT Plus (analyse IA)	20 €/mois	20 €/mois	Analyse offres, génération RFQ, négociation (prompts 6)
BUDGET TOTAL MENSUEL ESTIMÉ	Petit budget	400-700 €/mois	Excel + 1 DB + Gmail
BUDGET TOTAL MENSUEL ESTIMÉ	Budget standard	800-1 200 €/mois	Jaggr + Kompass + audit annuel
BUDGET TOTAL MENSUEL ESTIMÉ	Budget premium	1 500-2 500 €/mois	SAP Ariba + Kompass + Business France + audits

Recommandation ECL (PME-ETI ~150 fournisseurs)

Scénario optimale temps/coût :

Jaggr (250 €/mois) — logiciel RFQ + suivi minimal = 3 000 €/an
Kompass (200 €/mois) — recherche fournisseurs = 2 400 €/an
Google Alerts gratuit — veille marché
ChatGPT Plus (20 €/mois) — analyse IA RFQ/négociation = 240 €/an
1 audit physique annuel Helios (1 500 €) = 1 500 €/an

Total budget achats logiciel : ~7 150 € annuel (600 €/mois) — ROI : 15-20 k€ savings minimum via optimisation prix + délai.

Pièges à éviter : Ne pas acheter « usine à gaz » (SAP Ariba coûte 15 k€/an pour PME 150 fournisseurs). Commencer petit (Excel + Kompass), ajouter outil e-achats après 6 mois si ROI prouvé. IA (ChatGPT) = excellent rapport coût/bénéfice pour rédaction RFQ et analyse offres.

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Boîte à outils Acheteur(se) / Approvisionneur(se) — École de Commerce de Lyon — Version 2026
Alternants achats et supply chain · Formation professionnelle

Acheteur(se) / approvisionneur

Plan du cours

Chronologie clé : l'évolution de l'achat et du sourcing

Secteurs et employeurs type

Cadre légal et régulation

À retenir — Environnement professionnel

À retenir

Missions quotidiennes clés

Répartition sectorielle des acheteurs en France

Livrables concrets : entre stratégique et opérationnel

À retenir — Missions du quotidien

À retenir

Profil et compétences fondamentales

Qualités comportementales attendues

À retenir — Compétences et qualités

À retenir

Sources et critères de sourcing

Critères d'évaluation fournisseurs

Outils digitaux et e-sourcing modernes

À retenir — Sourcing fournisseurs

À retenir

Appel d'offres : structure et cahier des charges

Grille de scoring classique — Appel d'offres

Dépouillement et analyse d'offres

À retenir — Appels d'offres et évaluation

À retenir

Préparation de la négociation commerciale

Tactiques de négociation et points de rupture

Exemple concret : négocier contrat emballage cartons

À retenir — Négociation commerciale

À retenir

Contrat d'achat : clauses clés et protections

Gestion des risques légaux et remèdes

À retenir — Contrat d'achat et risques

À retenir

Gestion des approvisionnements : MRP et points de commande

KPI de performance approvisionnement

Exemple : optimisation stock moteurs électriques

À retenir — Approvisionnement et MRP

À retenir

Évolution de carrière : chemin acheteur vers directeur

Compétences émergentes et leadership achat

Cas succes : evolution acheteur junior → directeur

À retenir — Carrière et leadership achat

À retenir

Exercice pratique — Sourcing et négociation micro-cas

Consignes

Sources & références

Acronymes et abréviations clés

Lexique métier achat

Auto-test de fin de séance

1 Mois type de l'acheteur — semaine par semaine, minute par minute

Semaine type « appels d'offres, suivi commandes, négociation »

Ce qui change chaque mois

2 12 modèles mot à mot — RFQ, relances, négociation, réclamations, référencement…

Appel d'offres et sourcing

Négociation et contrats

Gestion des litiges et qualité

3 5 procédures pas-à-pas chiffrées — appels d'offres pondérés, TCO, stock, audit…

Procédure 3.A — Appel d'offres achats complet : lancement → dépouillement pondéré → sélection

Procédure 3.B — Préparer une négociation fournisseur (objectifs, plancher, leviers)

Procédure 3.C — Calcul TCO (Total Cost of Ownership) d'une acquisition

Procédure 3.D — Calcul point de commande et stock de sécurité (exemple chiffré)

Procédure 3.E — Évaluation fournisseurs annuelle : grille + plan de progrès

4 Tableau de bord achats — savings, taux de service, délais, litiges

Tableau de bord hebdomadaire ECL — Achats

5 Grille d'audit fournisseur — 20 points d'évaluation opérationnelle

Plan de progrès proposé Fournisseur (si score 12-16)

6 8 prompts IA pour optimisation achats, négociation, sourcing

7 Modèle de reporting mensuel achats (à envoyer DAI chaque mois)

Template Reporting Mensuel

Synthèse narrative (1 page)

8 Combien ça coûte — outils e-achats, bases fournisseurs, plateformes

Recommandation ECL (PME-ETI ~150 fournisseurs)